Comment obtenir le certificat de conformité du logiciel de caisse ?

Comment obtenir le certificat de conformité du logiciel de caisse ?

Depuis le 1er janvier 2018, tous les professionnels soumis à la TVA, qui enregistrent les règlements de leurs clients dans un logiciel de caisse, doivent fournir en cas de contrôle un certificat de conformité du système de caisse.

Pour cela, vous devez donc utiliser un outil de comptabilité ou un système de caisse répondant à certains critères :

• Sécurité des données,
• Inaltérabilité des données,
• Protection des données,
• Sauvegarde des données.

Le certificat de conformité du système de caisse sert de preuve quant au respect de ces éléments.

Que faire si vous ne recevez pas votre certificat de conformité de votre éditeur de caisse ?

KeoBiz, votre cabinet d’expert-comptable vous donne son conseil.

Un certificat ou une attestation obligatoire

Pour tous les terminaux de paiement utilisés, vous devez présenter en cas de contrôle :

• Soit un certificat de conformité du système de caisse fourni par l’éditeur de votre logiciel,
• Soit une attestation qui vous a été fournie par un organisme tiers accrédité.

Ces documents prouvent le respect des critères de la norme NF525.

Si vous utilisez un logiciel de caisse, assurez-vous qu’il est certifié.

Si ce n’est pas le cas, contactez très rapidement l’éditeur de votre système de caisse.

La présentation du certificat de conformité est, en effet, obligatoire pour :

• Les entreprises assujettis à la TVA réalisant des opérations avec des clients non assujettis à la TVA. Par exemple, le B to C,
• Les caisses enregistreuses/encaissements ou tout autre système informatisé pour enregistrer les opérations, livraisons de biens et services non soumis à facturation.

L’obligation d'utiliser des logiciels de caisse sécurisés certifiés ne concerne pas :

• Les relations B to B faisant l’objet d’une facture,
• Les entreprises exonérées de TVA,
• Les entreprises en franchise en base de TVA.

Simple mise à jour ou renouvellement du logiciel de conformité caisse ?

En principe, cela dépend du matériel que vous utilisez.

On a deux cas :

• Vous disposez déjà d’un logiciel de caisse 

La majorité des éditeurs certifient leurs logiciels.

Des mises à jour payantes sont à disposition des utilisateurs dans la plupart des cas.

Si vous ne recevez pas votre certificat de conformité, cela peut être dû à une absence de mise à jour.

Dans ce cas, il vous suffira d’effectuer ces mises à jour pour vous mettre en conformité.

• Vous utilisez une simple caisse enregistreuse 

Dans ce cas, il sera indispensable d’acquérir un logiciel de caisse certifié afin d’être en conformité avec la législation.

Vérifier la conformité de votre système de caisse : le conseil de votre cabinet d’expert-comptable

S’il est impossible de joindre votre éditeur, vous pouvez, dans un premier temps, vérifier par vous-même la conformité de votre système de caisse.

Pour cela, il suffit de consulter la liste des produits certifiés.

Cependant, au final, il est indispensable de joindre l’éditeur et d’obtenir le certificat de conformité ou de changer de logiciel.

En effet, il est de votre responsabilité de le présenter à l’administration fiscale en cas de contrôle.

A cet effet, nous vous rappelons deux éléments importants :

• Cette nouvelle obligation en matière de caisse enregistreuse a été imposée dans le but de réduire les fraudes fiscales. Des sanctions sont prévues par la loi (une amende de 7 500 €) pour tout logiciel de caisse non certifié.

• Cette nouvelle obligation concerne les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients non assujettis au moyen de tout logiciel ou système de caisse. Elle n’impose pas de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse pour les assujettis n’en utilisant pas actuellement.