Comment obtenir le certificat de conformité du logiciel de caisse ?

Depuis une série de lois promulguées entre 2018 et 2021, tous les professionnels soumis à la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) qui enregistrent les règlements de leurs clients dans un logiciel de caisse, de facturation ou disposant d’un traitement par batch quotidien, doivent fournir en cas de contrôle un certificat de conformité du système de caisse.

Concernant les logiciels multi-fonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, devront être certifiées.

Pour cela, vous devez donc utiliser un outil de comptabilité ou un système de caisse répondant à certains critères :

• Sécurisation des données ;
• Inaltérabilité des données ;
• Conservation des données ;
• Archivage des données.

Le certificat de conformité du système de caisse sert de preuve quant au respect de ces éléments. Toutefois, tout n’est pas toujours si simple. Il se peut que vous n’ayez pas reçu votre certificat de conformité de votre éditeur de caisse.

Dans cette situation problématique, KeoBiz – votre cabinet d’expert-comptable – vous donne son conseil.

Le certificat de conformité du système de caisse est obligatoire

Que présenter à l’administration en cas de contrôle ?

Pour tous les terminaux de paiement utilisés, vous devez présenter en cas de contrôle :

• Soit un certificat de conformité du système de caisse fourni par l’éditeur de votre logiciel ;
• Soit une attestation qui vous a été fournie par un organisme tiers accrédité.

Ces documents prouvent le respect des critères de la norme NF525.

La présentation du certificat de conformité est, en effet, obligatoire pour :

• Les entreprises assujetties à la TVA réalisant des opérations avec des clients non assujettis à la TVA (exemple : B2C, le marché des particuliers) ;
• Les caisses enregistreuses/encaissements ou tout autre système informatisé pour enregistrer les opérations, livraisons de biens et services non soumis à facturation.

L’obligation d’utiliser des logiciels de caisse sécurisés certifiés ne concerne pas :

• Les relations B2B (entre professionnels) faisant l’objet d’une facture ;
• Les entreprises exonérées de TVA ;
• Les entreprises en franchise en base de TVA (exemple : micro-entrepreneurs).

Dois-je renouveler ou mettre à jour mon logiciel de caisse pour être en conformité ?

Cas 1 : je dispose d’un logiciel de caisse

La majorité des éditeurs certifient leurs logiciels. Vous ne devriez pas rencontrer de difficultés. Des mises à jour sont à disposition des utilisateurs dans la plupart des cas. Elles sont le plus souvent payantes.

Si vous ne recevez pas votre certificat de conformité, cela peut être dû à une absence de mise à jour. Dans ce cas, il vous suffira d’effectuer ces mises à jour pour être en conformité.

Cas 2 : j’utilise une simple caisse enregistreuse

Dans votre situation, il est indispensable d’acquérir un logiciel de caisse certifié afin d’être en conformité avec la législation.

Faites confiance à au cabinet Keobiz pour la certification de votre système de caisse

S’il est impossible de joindre votre éditeur, vous pouvez vérifier par vous-même la conformité de votre système de caisse. Pour cela, il suffit de consulter la liste des produits certifiés.

Toutefois, il est indispensable de joindre l’éditeur et d’obtenir le certificat de conformité. Sans quoi, vous devrez changer de logiciel immédiatement. En effet, il est en va de votre responsabilité de le présenter à l’administration fiscale en cas de contrôle.

À cet effet, nous vous rappelons deux éléments importants :

1) Cette nouvelle obligation en matière de caisse enregistreuse a été imposée dans le but de réduire les fraudes fiscales. Des sanctions sont prévues par la loi (une amende de 7 500 €) pour tout logiciel de caisse non certifié.

2) Cette nouvelle obligation concerne les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients non assujettis au moyen de tout logiciel ou système de caisse. Elle n’impose pas de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse pour les assujettis n’en utilisant pas actuellement.

Vous êtes désormais informé sur vos droits et obligations concernant l’attestation de conformité du logiciel de caisse. Afin de ne pas prendre le risque d’une amende facilement évitée, obtenez votre certification.
Vous pouvez compter sur l’intervention de notre cabinet d’expert-comptable dans vos démarches. Nous vous proposons de visiter le reste de notre site internet pour en apprendre davantage sur les normes de conformité et les bonnes pratiques face à l’administration. À très bientôt !