Toujours justifier les ventes
Les pièces justificatives des ventes font partie intégrante des preuves à inclure dans les différents livres comptables. Elles servent de justifications en cas de contrôle mené par l’administration dans votre entreprise ou votre PME.
De manière générale, elles sont constituées des doubles des factures établies. Vous devez vous assurer que ces factures soient traçables et faciles à vérifier.
Cela implique de préciser la date d’émission de chaque facture, le numéro d’émission et son enregistrement dans le journal de ventes. Les factures, pièces essentielles du livre comptable, doivent être conservées pendant au moins 10 ans. Tout défaut en la matière vous expose à des sanctions, voire à des pénalités pouvant être importantes.
Pour avoir plus d’informations sur la traçabilité des documents.
Pour avoir plus d’informations sur les mentions obligatoires des factures.
Pour vous motiver à rester méticuleux sur ce point, souvenez-vous de la règle suivante : les factures, les livres comptables, n’ont pas vocation à vous protéger en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Cette dernière est libre de ne pas croire les mentions qui y sont faites, mais aussi d’utiliser les renseignements obtenus à partir des factures présentes ou non contre votre entreprise. Le double de chaque facture doit être classé par ordre chronologique et conservé pendant au moins 10 ans.
Une exception concerne néanmoins les ventes au comptant. Pour les ventes de plus de 76 € TTC, les opérations doivent être bien distinguées et détaillées au quotidien dans un livre spécial. Chaque page de ce livre spécial doit être numérotée et remplie sans rature et sans blanc.
Parmi les détails qui doivent figurer pour chaque opération figure entre autres :
- la date de la transaction ;
- la nature et le volume du service ou du produit vendu ;
- le prix de vente du produit ou de la prestation ;
- les informations sur l’acheteur et le vendeur la domiciliation d’entreprise, le RCS, etc. ;
- le montant des éventuels courtages, salaires, escomptes, agios et autres remises.
À la fin du mois, vous devez faire le total des transactions écrites dans ce livre.
Pour les ventes de moins de 76 €, les transactions peuvent être enregistrées dans le livre spécial, sans toutefois jeter les pièces justificatives détaillées. Les bordereaux de remise en banque, en cas de paiement par cartes de crédit ou par virement sont à conserver minutieusement.
Si vous utilisez un brouillard de caisse, les étiquettes des marchandises vendues doivent être collées sur la page où la transaction est enregistrée dans le brouillard. De même, si les opérations ont été enregistrées sur une caisse enregistreuse, les supports des enregistrements, comme les bandes de caisse, doivent être soigneusement conservés.
NB : Si vous avez besoin d’un conseil ou d’un devis, n’hésitez pas à me contacter.