Comptabilité : 9 règles à respecter pour assurer la sécurité fiscale de votre entreprise

Comptabilité : 9 règles à respecter pour assurer la sécurité fiscale de votre entreprise

Une confusion fiscale mineure au sein d’une entreprise peut occasionner des problèmes plus graves. Voici 9 règles à respecter afin d’assurer la sécurité fiscale de son entreprise.

Avoir une comptabilité probante

Afin d’être en conformité avec la législation, toute entreprise, petite ou grande, doit obligatoirement tenir une comptabilité. Elle permet de justifier les déclarations fiscales qui servent de base au calcul des taxes et autres impôts.

La comptabilité de l’entreprise n’est pas à prendre à la légère : elle doit être établie selon les règles dictées par l’administration fiscale.

Une comptabilité est dite probante, si et seulement si, elle est complète, sincère, justifiée par des pièces comptables et si elle respecte les règles du droit dans sa forme et dans son fond.

Nul n’étant censé ignoré la loi, tout dirigeant ou gestionnaire doit apprendre à connaître et maîtriser les formalités relatives aux déclarations fiscales avant de créer une entreprise. Les directives qui encadrent la présentation, la tenue des pièces comptables et l’écriture des livres comptables font partie de ces règles.

Chaque ligne, chaque page, chaque pièce justificative doit être écrite et présentée conformément aux règles définies.

Le recours aux services d’un cabinet d’expert-comptable est alors préférable pour tenir une comptabilité probante et conforme à la loi.

Faire appel à un expert-comptable permet d’avoir accès à des systèmes comptables informatisés qui réduisent les risques d’erreurs de calculs ou de déclarations.

De plus, les services de ce professionnel sont aujourd’hui facilement accessibles grâce aux plateformes d’experts-comptables en ligne.

Toujours justifier les ventes

Les pièces justificatives des ventes font partie intégrante des preuves à inclure dans les différents livres comptables. Elles servent de justifications en cas de contrôle mené par l’administration dans votre entreprise ou votre PME.

De manière générale, elles sont constituées des doubles des factures établies. Vous devez vous assurer que ces factures soient traçables et faciles à vérifier.

Cela implique de préciser la date d’émission de chaque facture, le numéro d’émission et son enregistrement dans le journal de ventes. Les factures, pièces essentielles du livre comptable, doivent être conservées pendant au moins 10 ans. Tout défaut en la matière vous expose à des sanctions, voire à des pénalités pouvant être importantes.

Pour avoir plus d’informations sur la traçabilité des documents.

Pour avoir plus d’informations sur les mentions obligatoires des factures.

Pour vous motiver à rester méticuleux sur ce point, souvenez-vous de la règle suivante : les factures, les livres comptables, n’ont pas vocation à vous protéger en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Cette dernière est libre de ne pas croire les mentions qui y sont faites, mais aussi d’utiliser les renseignements obtenus à partir des factures présentes ou non contre votre entreprise. Le double de chaque facture doit être classé par ordre chronologique et conservé pendant au moins 10 ans.

Une exception concerne néanmoins les ventes au comptant. Pour les ventes de plus de 76 € TTC, les opérations doivent être bien distinguées et détaillées au quotidien dans un livre spécial. Chaque page de ce livre spécial doit être numérotée et remplie sans rature et sans blanc.

Parmi les détails qui doivent figurer pour chaque opération figure entre autres :

• la date de la transaction ;
• la nature et le volume du service ou du produit vendu ;
• le prix de vente du produit ou de la prestation ;
• les informations sur l’acheteur et le vendeur la domiciliation d’entreprise, le RCS, etc. ;
• le montant des éventuels courtages, salaires, escomptes, agios et autres remises.

À la fin du mois, vous devez faire le total des transactions écrites dans ce livre.

Pour les ventes de moins de 76 €, les transactions peuvent être enregistrées dans le livre spécial, sans toutefois jeter les pièces justificatives détaillées. Les bordereaux de remise en banque, en cas de paiement par cartes de crédit ou par virement sont à conserver minutieusement.

Si vous utilisez un brouillard de caisse, les étiquettes des marchandises vendues doivent être collées sur la page où la transaction est enregistrée dans le brouillard. De même, si les opérations ont été enregistrées sur une caisse enregistreuse, les supports des enregistrements, comme les bandes de caisse, doivent être soigneusement conservés.

Vérifier les frais et les charges

Le fisc exige aussi des entreprises qu’elles apportent des justificatifs probants de leurs frais et charges. Toutes les charges qui ne sont pas facturées et justifiées par les factures dûment libellées au nom et à l’adresse de la société doivent être écartées.

De même, toutes les charges qui ont été destinées à l’intérêt personnel du gérant ou des associés doivent être exclues.

Insister sur l’archivage

Comment ranger et organiser toutes ces pièces justificatives ? La réponse tient en un mot : archivage.

Cette tâche incombe au gérant de l’entreprise, qui peut toutefois la confier à une personne de confiance, comme son expert-comptable ou un archiviste spécialisé.

Dans tous les cas, l’archivage des documents financiers et comptables de l’entreprise constitue une part non négligeable de votre sécurité fiscale. Sans archivage concret, vous pourriez ne pas remplir l’obligation de conserver vos documents commerciaux et les justificatifs de ventes et de charges pendant 10 ans, comme la loi vous oblige.

Faire l’inventaire annuel

L’inventaire des stocks doit être fait à chaque fin d’exercice. Il est utilisé pour mesurer l’ampleur et l’évaluation de votre patrimoine. Cet inventaire doit être réalisé avec le plus de précision possible, sans quoi vous risquez de déclarer des chiffres erronés à titre de bénéfices. Et c’est souvent la source d’interventions de l’administration fiscale.

Faire attention aux prélèvements personnels

Si vous êtes chef d’entreprise, vous pourriez être amené à faire des prélèvements financiers sur le compte de la société. Attention toutefois à bien justifier ces opérations : le fisc s’intéresse beaucoup à ces prélèvements lors des contrôles afin de s’assurer qu’aucun des associés ou gérants de l’entreprise n’abuse de son accès au compte de l’entreprise.

Aussi, pensez à établir un rapport de service ou des pièces justificatives comme des notes de frais ou des remboursements d’apports en compte courant, pour éviter tout imbroglio avec l’administration fiscale.

Surveiller votre marge commerciale

La marge commerciale est une valeur importante, que le fisc prend toujours en compte pour vérifier la justesse du chiffre d’affaires déclaré. Le volume de ventes déclaré doit en effet correspondre au chiffre d’affaires théorique, que le fisc peut calculer à partir du taux de marque moyen de votre entreprise. Pour en savoir plus sur le calcul de la marge commerciale, cliquez ici.

En cas de non-conformité entre le chiffre d’affaires déclaré et le chiffre d’affaires théorique, vous devez être en mesure de fournir des justificatifs, en évoquant par exemple le coulage, les soldes ou les destructions de produits obsolètes ou périssables.

Restez dans les clous

En matière fiscale, l’administration s’intéresse toujours avant tout aux entreprises qui se font souvent rappeler à l’ordre à cause d’un retard de paiement ou de défaut de déclarations obligatoires. Pour ne pas attirer l’attention des contrôleurs, il est donc crucial de se conformer scrupuleusement aux exigences du fisc, en fournissant les dossiers complets de déclaration dans les délais impartis.

Faites appel au fisc en cas de souci

En cas de souci d’interprétation de texte lors de votre déclaration fiscale, vous pouvez contacter le fisc directement par téléphone, par mail ou par écrit au nom de votre entreprise. N’hésitez surtout pas à poser des questions sur l’éligibilité de votre entreprise à un régime fiscal particulier ou à une réduction d’impôt. À noter que la réponse écrite de l’administration engage sa responsabilité, conformément à l’Article L.80 du livre des procédures fiscales.

Bien sûr, vous devez imaginer, puis mettre en place une organisation comptable adéquate dès le moment où vous avez une idée de création d’entreprises rentables. Si, toutefois, vous avez encore du mal à maîtriser les rouages de la comptabilité de votre entreprise nouvellement créée, l’aide d’un expert comptable pourrait alors être envisageable.