Le registre unique du personnel est un document que doit remplir tout gérant d’entreprise. Il fait état du personnel qui travaille dans l’entreprise.

Parce qu’il n’est pas toujours évident de trouver des informations claires et précises sur le registre du personnel, nous vous proposons dans cet article de faire le point. Quels sont les employeurs et les salariés concernés ? Quelles informations doivent apparaître sur le registre du personnel ? On vous dit tout !

Les personnes concernées par le registre unique du personnel

Les employeurs concernés par la tenue du registre unique du personnel

Toutes les entreprises quelle que soit leur taille ou le nombre de salariés ont l’obligation de tenir le registre unique du personnel.

Tous les employeurs ne sont toutefois pas tenus de tenir le registre unique du personnel. Il s’agit des associations qui règlent les salaires de leurs salariés avec des chèques emplois associatifs. Ce sont aussi les particuliers qui emploient une personne pour des travaux divers.

Quels sont les salariés qui doivent apparaître dans le registre unique du personnel ?

Dès leur embauche de nombreuses catégories de salariés doivent être enregistrées par leur employeur dans le registre unique du personnel.

Les présents salariés doivent apparaître dans le registre unique du personnel :

• Les salariés qui ont signé soit un contrat à durée déterminée (CDD) soit un contrat à durée indéterminée (CDI);
• L’ensemble des salariés de nationalité étrangère qui sont embauchés ;
• Les stagiaires présents dans l’entreprise auxquels une partie spécifique du registre unique du personnel doit être consacrée afin d’y inscrire dans leur ordre d’arrivée, leur nom et prénom ;
• Les jeunes lorsqu’ils entrent dans l’entreprise avec un contrat d’apprentissage ou avec un contrat de professionnalisation ;
• Les personnes volontaires en service civique ;
• Les personnes qui sont employées par le biais d’une agence de travail temporaire ;
• Les travailleurs à domicile.

Vous l’aurez compris, la quasi-totalité des salariés sont concernés par le registre unique du personnel.

Quelles sont les informations qui doivent apparaître dans le registre unique du personnel ?

Dès l’entrée d’un salarié dans son entreprise, l’employeur a le devoir d’inscrire sur le registre unique du personnel les informations suivantes.

Les informations sur l’identité du salarié

Tout d’abord, il faut inscrire au registre unique du personnel les informations qui concernent l’identité du salarié. Il s’agit de sa nationalité, de sa date de naissance et de son sexe.

Les informations sur la nature du poste de travail occupé

Il faut inscrire au registre unique du personnel les informations concernant le poste que le salarié va occuper. Il s’agit de son emploi, de sa qualification et des dates d’entrée et de sortie de l’entreprise.

Dans le cas d’une autorisation d’embauche ou de licenciement, la date de l’autorisation ou la date de la demande d’autorisation doit apparaître dans le registre unique du personnel.

La particularité des travailleurs étrangers au registre unique du personnel

Concernant les travailleurs étrangers, ils doivent détenir un titre leur permettant de travailler en tant que salarié. Le type et le numéro d’ordre du titre qui correspondent à une autorisation de travail devant apparaître dans le registre unique du personnel.

Les autres informations dans le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel mentionne aussi des informations quant au contrat de travail.

Pour les salariés en contrat à durée déterminée (CDD), l’employeur inscrit la mention « contrat à durée déterminée ». Pour les salariés temporaires, il inscrit la mention « salarié temporaire » et le nom/l’adresse de l’entreprise de travail temporaire concernée.

Pour les travailleurs issus d’un groupement d’employeurs, l’employeur inscrit la mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » et la dénomination/adresse du groupement concerné.

Pour les salariés à temps partiel, il inscrit la mention « salarié à temps partiel ». Pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, il inscrit la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».

En cas de changement de contrat, l’employeur devra le mentionner dans un ordre chronologique comme toutes les autres informations.

La forme du registre unique du personnel

La conservation du registre unique du personnel

Il peut être sous la forme informatique ou papier, l’important est qu’il puisse être facilement contrôlé.

La durée de conservation du registre unique du personnel

Le registre unique du personnel doit être conservé pendant 5 ans.

Quelles sont les sanctions pour un défaut de registre unique du personnel ou une mauvaise tenue ?

Le risque dans ces deux cas est une contravention de 750€ à 3000€ en cas de récidive.

Pour non présentation à l’inspection du travail la contravention est de 450 €.

Conclusion : veillez à la bonne tenue du registre unique du personnel

Le registre unique du personnel permet d’éviter toute fraude en droit du travail. Il est également l’occasion d’une bonne gestion des effectifs salariés. Donc, il convient d’assurer une bonne tenue du registre unique du personnel afin d’éviter toute sanction et d’optimiser sa gestion RH.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur notre site internet : Keobiz. Vous pouvez également consulter les autres articles que nous avons rédigés en droit du travail.