Tenir le registre unique du personnel

Les employeurs concernés par la tenue du registre unique du personnel.

Toutes les entreprises quelle que soient leur taille ou le nombre de salariés employés ont l’obligation de tenir le registre unique du personnel à l’exception néanmoins des associations qui règlent les salaires de leurs salariés avec des chèques emplois associatifs et les particuliers qui emploient une personne pour des travaux divers. 

Les salariés concernés par la tenue du registre unique du personnel

Dès leur embauche de nombreuses catégories de salariés doivent être enregistrés par leur employeur dans le registre unique du personnel. Voici quelles sont ces catégories :

Tout d’abord les salariés qui ont signé soit un contrat à durée déterminée soit un contrat à durée indéterminée, ensuite l’ensemble des salariés de nationalité étrangère qui sont embauchés, mais aussi les stagiaires présents dans l’entreprise auxquels une partie spécifique du registre unique du personnel doit être consacrée afin d’y inscrire dans leur ordre d’arrivée, leur nom et prénom, ainsi que les jeunes lorsqu’ils rentrent dans l’entreprise avec un contrat d’apprentissage ou avec un contrat de professionnalisation, sans oublier les personnes volontaires en service civique comme les personnes qui sont employées par le biais d’une agence de travail temporaire et enfin tous les travailleurs à domicile.

Les informations qui doivent figurer dans le registre unique du personnel.

Dès l’entrée d’un salarié dans son entreprise, l’employeur à le devoir d’inscrire sur le registre unique du personnel les informations suivantes :

Tout d’abord celles concernant l'identité du salarié, c'est-à-dire sa nationalité, sa date de naissance et son sexe.

Ensuite des informations concernant le poste qu’il va occuper, c'est-à-dire son emploi, sa qualification et les dates d'entrée et de sortie de son entreprise.

Puis  dans le cas d’une autorisation d'embauche ou de licenciement, la date de cette autorisation ou la date de la demande d'autorisation.

Enfin concernant  les travailleurs étrangers qui doivent détenir un titre leur permettant de travailler en tant que salarié le type et le numéro d'ordre du titre qui vaut une autorisation de travail.

Il mentionnera aussi des informations quant au contrat de travail. Pour les salariés en contrat à durée déterminée il inscrira la mention « contrat à durée déterminée », pour les salariés temporaires il inscrira la mention « salarié temporaire » plus le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire concernée, pour les travailleurs issus d’un groupement d'employeurs, il inscrira la mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs » plus la dénomination et l'adresse du groupement concerné, pour les salariés à temps partiel, il inscrira la mention « salarié à temps partiel » et pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, il inscrira la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».

En cas de changement de contrat l’employeur devra le mentionner dans un ordre chronologique comme toutes les autres informations. Le registre unique du personnel doit être conservé pendant 5 ans.

La forme du registre unique du personnel

Il peut être sous la forme informatique ou papier, l’important est qu’il puisse être facilement contrôlé.

Les sanctions pour défaut de registre du personnel ou mauvaise tenue.

Le risque dans ces deux cas est une contravention de 1500 à 3000€ en cas de récidive.

Pour non présentation à l’inspection du travail la contravention est de 450 €.

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