Maintien et retenue de salaire
Dans quels cas d’absence du salarié l’employeur doit-il effectuer un maintien de salaire ?
Lors de l’absence d’un salarié, son contrat de travail est systématiquement suspendu. Cette absence peut être injustifiée, par conséquent passible de sanctions, ou justifiée.
Une retenue sur salaire peut alors être effectuée, le salaire étant la contrepartie de la prestation de travail. Attention, pour que cette retenue ne soit pas considérée comme une sanction pécuniaire, type de sanction prohibée par la législation, elle doit être proportionnelle à la durée de l’absence. Cependant, dans certains cas, l’employeur se doit de maintenir la rémunération du salarié malgré l’absence.
Voici donc une liste, la plus exhaustive possible, des absences et des motifs d’absences donnant lieu à un maintien de la rémunération ou au contraire à une retenue de salaire. A noter toutefois que nous ne traitons pas dans cet article des incidences des différentes absences sur l’ancienneté ou sur la détermination des congés payés.
Absences avec maintien de salaire
1- Les congés payés
Les congés payés sont des congés de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectué chez le même employeur dus à chaque salarié.
La période de référence pour le calcul est située, sauf cas particulier, entre le 1er juin de l’année N-1 et le 31 mai de l’année N.
L’absence du salarié pour prise de ces congés donne lieu à un maintien de salaire égal à la rémunération qu’aurait perçu le salarié s’il avait été présent à son poste et avait accompli un travail effectif.
2- Les congés pour évènements familiaux
Les congés pour évènements familiaux sont des congés attribués par la loi, sans condition d’ancienneté, mais sur justification. Il faut donc être en mesure de présenter un justificatif d’absence. Les durées peuvent être augmentées par la convention collective ou par accord d’entreprise, selon l’accord collectif dont le salarié dépend.
- Pour un mariage ou la conclusion d’un pacte civil de solidarité, la durée est de 4 jours ouvrables,
- Pour une naissance ou une adoption, la durée du congé parental est de 3 jours ouvrables,
- Pour le décès d’un enfant, la durée est de 2 à 5 jours ouvrables,
- Pour le décès du conjoint, concubin ou partenaire de PACS, la durée est de 2 à 3 jours ouvrables,
- Pour le mariage d’un enfant, la durée est d’un jour ouvrable,
- Pour le décès du père, de la mère, du beau-père, de la belle-mère, d’un frère ou d’une sœur, la durée est de 3 jours ouvrables,
- Suite à l’annonce d’un handicap chez un enfant, d’une pathologie chronique ou d’un cancer, la durée est de 2 jours ouvrables.
L’absence pour prise de congés dans les cas ci-dessus donne lieu à un maintien de salaire égal à la rémunération qu’aurait perçu le salarié s’il avait été présent à son poste.
3- Les jours fériés
Les jours fériés sont des jours de fêtes dites légales. Ils sont, par principe et sauf convention collective ou accord d’entreprise, chômés.
La législation en France désigne 11 jours par an comme fériés : le 1er Janvier, le lundi de Pâques, le 1er Mai, le 8 Mai, l’Ascension, le lundi de Pentecôte, le 14 Juillet jour de la fête nationale, l’Assomption, la Toussaint, le 11 Novembre et enfin le jour de Noël.
L’absence durant ces jours donne lieu à un maintien de salaire égal à la rémunération qu’aurait perçu le salarié s’il avait été présent à son poste et cela sous certaines conditions : une ancienneté minimum de trois mois dans l’entreprise, un minimum de 200h de travail effectué dans les 2 mois précédents, la présence du salarié à son poste de travail sauf pour absence autorisée, le jour précédant et le jour suivant le jour férié.
4- Les repos compensateurs
Les jours de repos compensateurs sont des jours de congés supplémentaires obtenus dans le cadre d’heures supplémentaires ou de conventions de forfait. Ils donnent lieu à un maintien de salaire égal à la rémunération qu’aurait perçu le salarié s’il avait été présent à son poste.
5- Les heures de délégation
Les salariés exerçant un mandat de représentant du personnel dans le cadre du comité d’entreprise, des délégués du personnel, du comité social et économique, du Comité d’hygiène de sécurité et des conditions de travail ou encore des délégués syndicaux disposent d’heures de délégation.
Les heures de délégation représentent un crédit d’heures permettant de remplir les différentes missions inhérentes à leurs fonctions, la durée variant en fonction du type de mandat de la taille de l’entreprise.
Elles donnent lieu à un maintien de salaire égal à la rémunération qu’aurait perçu le salarié s’il avait été présent à son poste.
6- Les absences pour maladies professionnelles ou accident du travail
Les absences pour maladies professionnelles ou accidents du travail peuvent être indemnisées, en partie, par la Sécurité sociale. L’employeur doit assurer, en complément, un maintien de salaire sans délai de carence sous certaines conditions : le salarié a une ancienneté d’un an minimum, l’absence est justifiée dans les 48h, l’absence ouvre droit à des indemnités de la Sécurité sociale, le salarié est soigné sur le territoire français, au sein de l’Union européenne ou dans l’un des états membres de l’Espace économique européen.
Les minimums de montant et de durée du maintien de salaire sont fixés par la loi ou par les conventions collectives en cas de dispositions plus favorables.
7- Les absences pour accident de trajet et maladies non professionnelles
Les absences pour accident de trajet ou maladies non professionnelles peuvent être indemnisées, en partie, par la Sécurité sociale. L’employeur doit assurer, en complément, un maintien de salaire avec un délai de carence sous certaines conditions : le salarié a une ancienneté d’un an minimum, l’absence est justifiée dans les 48h, l’absence ouvre droit à des indemnités de la Sécurité sociale, le salarié est soigné sur le territoire français, au sein de l’Union européenne ou dans l’un des états membres de l’Espace économique européen.
Les minimums de montant et de durée du maintien de salaire sont fixés par la loi ou par les conventions collectives en cas de dispositions plus favorables.
8- Le congé maternité
La salariée enceinte bénéficie d’un congé de maternité durant une période se situant avant et après l’accouchement. La durée varie en fonction du rang de l’enfant dans la fratrie, du nombre d’enfants à naître, du caractère pathologique ou non de la grossesse et de l’accouchement.
Ce congé ne donne pas lieu à un maintien de salaire sauf en cas de dispositions plus favorables définies par la convention collective. La salariée est indemnisée par la Sécurité sociale.
9- Le congé paternité
Le congé paternité est un congé parental pour le papa consécutif à la naissance d’un enfant. Il peut être pris par le père de l’enfant et/ou par la personne vivant maritalement avec la mère même lorsqu’elle n’est pas le père de l’enfant.
La durée est de 11 à 25 jours calendaires pour une naissance simple et de 18 à 32 jours calendaires en cas de naissances multiples.
Ce congé ne donne pas lieu à un maintien de salaire sauf en cas de dispositions plus favorables définies par la convention collective. Le salarié est indemnisé par la Sécurité sociale.
10- Le congé d’adoption
Le congé d’adoption est un congé dont les deux parents adoptifs peuvent profiter. La durée varie en fonction du rang de l’enfant dans la fratrie et du nombre d’enfants adoptés. Il n’est pas individuel, les parents ont donc la possibilité de se répartir la période par fractionnement.
Ce congé ne donne pas lieu à un maintien de salaire sauf en cas de dispositions plus favorables définies par la convention collective. Le salarié est indemnisé par la Sécurité sociale.
11- Le congé de formation économique, sociale environnementale et syndicale
Le congé de formation économique, sociale environnementale et syndicale est un congé accordé au salarié pour participer à des formations. Dispensées par un organisme habilité, elles doivent permettre d’acquérir des connaissances économiques, sociales ou syndicales afin que le salarié puisse exercer des responsabilités syndicales.
La durée annuelle est de 12 jours maximum, consécutifs ou non, pouvant être portée à 18 jours sous certaines conditions.
Ce congé peut donner lieu à un maintien de salaire égal à la rémunération qu’aurait perçu le salarié s’il avait été présent à son poste à la demande d’une organisation syndicale. Il s’agit alors d’une subrogation : le montant de la rémunération versée est ensuite restitué à l’entreprise par l’organisation syndicale.
12- Le congé de formation pour validation des acquis de l’expérience (VAE)
Le congé de formation pour validation des acquis de l’expérience est accordé au salarié afin qu’il participe aux épreuves ou bénéficie d’une aide à la préparation de l’examen. La durée est de 24h de travail maximum consécutives ou non.
Ce congé peut donner lieu à un maintien de salaire égal à la rémunération qu’aurait perçu le salarié s’il avait été présent à son poste lorsqu’il est financé par l’OPACIF. Il s’agit alors d’une subrogation : le montant de la rémunération versée est ensuite restitué à l’entreprise par l’OPACIF.
13- Le congé de participation aux instances d’emploi et de formation professionnelle ou à un jury d’examen
Le salarié désigné pour siéger dans une instance traitant des problèmes d’emploi et de formation ou nommé pour participer à un jury d’examen ou de VAE a droit à un congé. La liste des instances concernées par cette mesure est fixée par le décret n°79-251 du 27 mars 1979 pris en application de l’article L. 990-8 du Code du travail.
Ce congé peut donner lieu à un maintien de salaire égal à la rémunération qu’aurait perçu le salarié s’il avait été présent à son poste dans les conditions définies par décret. Il s’agit alors d’une subrogation : le montant de la rémunération versée est ensuite restitué à l’entreprise par l’instance concernée.
14- Le projet de transition professionnel (PTP) ancien congé individuel de formation (CIF)
Il s’agit d’un congé utilisable par le salarié qui souhaite suivre une formation dans un but de se qualifier, d’évoluer ou de se reconvertir.
Le salarié doit toutefois remplir certaines conditions pour que cette prise de congés lui soit accordée.
La durée est de 1 an ou 1200h maximum sauf dispositions conventionnelles plus favorables.
Ce congé peut donner lieu à un maintien de salaire égal à la rémunération qu’aurait perçu le salarié s’il avait été présent à son poste lorsqu’il est financé par l’OPACIF. Il s’agit alors d’une subrogation : le montant de la rémunération versée est ensuite restitué à l’entreprise par l’OPACIF.
De nombreuses absences sont autorisées, mais sans être soumises à l’obligation de maintien de salaire. Elles ne peuvent pourtant pas engendrer de sanctions envers le salarié.
En cas de doute, votre cabinet d’expert-comptable est là pour vous conseiller, n’hésitez pas à solliciter ses conseils.
Absences avec retenue de salaire
1- Les jours de grève
La grève est un droit défini comme étant la cessation du travail consécutive à des revendications professionnelles. Le salarié ne peut être sanctionné d’utiliser ce droit, mais sa rémunération n’a pas à être maintenue. Il n’y a pas de durée maximale ou minimale.
2- Le congé pour enfant malade
Le congé pour enfant malade est un droit sans condition pour le salarié ayant à charge un enfant de moins de 16 ans. L’employeur ne peut pas refuser ce congé. La durée est de 5 jours ouvrables pour un enfant de moins d’un an et de 3 jours ouvrables sinon.
La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue lors d’un congé pour enfant malade. La convention collective ou l’accord d’entreprise peuvent toutefois prévoir des durées plus importantes et un maintien de salaire.
3- Le congé de présence parentale
Le congé de présence parentale est un droit pour le salarié ayant un enfant à charge de moins de 20 ans dont l’état de santé entraîne des soins contraignants et un besoin de présence. L’employeur peut refuser ce congé si les conditions d’obtention ne sont pas réunies.
Cela représente un crédit de jours, 310 jours ouvrés maximum, pouvant être pris sur une période de 3 ans. Un certificat médical attestant de la nécessité de ce congé doit être transmis tous les 6 mois à l’employeur. Ce crédit peut être renouvelé en cas de rechute ou de récidive.
La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue. Cependant, la convention collective ou l’accord d’entreprise peut prévoir un maintien de salaire.
4- Le congé en vue d’une adoption internationale ou extra-métropolitaine
Avec un agrément pour une adoption, un salarié a droit à un congé pour se rendre à l’étranger, dans un département d’outre-mer, une collectivité d’outre-mer ou en Nouvelle-Calédonie. L’employeur ne peut pas refuser ce congé, mais peut demander un report.
La durée est de 6 semaines maximum.
La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue. Cependant, la convention collective ou l’accord d’entreprise peut prévoir un maintien de salaire.
5- Le congé de solidarité familiale
Le congé de solidarité familiale permet au salarié d’accompagner un proche en fin de vie. Le salarié doit remplir certaines conditions. Ce congé peut être total ou partiel et a une durée maximale de 3 mois renouvelables une fois. Le congé total ne peut pas être refusé par l’employeur contrairement au congé à temps partiel.
La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue. La convention collective ou l’accord d’entreprise peut prévoir une durée plus importante et un maintien de salaire.
6- Le congé de proche aidant
Le congé de proche aidant permet au salarié d’aider une personne handicapée ou ayant subi une perte d’autonomie grave. Le salarié doit remplir certaines conditions. Ce congé peut être total ou partiel et a une durée maximale de 3 mois renouvelables pour une durée maximale de 12 mois. Le congé total ne peut pas être refusé par l’employeur contrairement au congé à temps partiel.
La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue. La convention collective ou l’accord d’entreprise peut prévoir une durée plus importante et un maintien de salaire.
7- Le congé de solidarité internationale
Le congé de solidarité internationale permet au salarié d’effectuer une mission d’entraide hors de la France pour le compte d’une association à but humanitaire ou d’une organisation internationale dont la liste est fixée par décret. Le salarié doit remplir certaines conditions pour prendre cette période de congés. Ce congé peut être refusé par l’employeur mais uniquement de façon motivée et après concertation des représentants du personnel. La durée maximale est de 6 mois ou 6 semaines en cas d’urgence.
La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue. La convention collective ou l’accord d’entreprise peut prévoir une durée plus importante et un maintien de salaire.
8- Le congé de formation de cadres et d’animateurs pour la jeunesse
Il s’agit d’un congé spécifique aux encadrants et animateurs de jeunesse. La durée est de 6 jours ouvrables par an pris en 1 ou 2 fois.
La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue.
9- Le congé mutualiste de formation
Il s’agit d’un congé spécifique aux administrateurs de mutuelle. La durée est de 9 jours ouvrables par an.
La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue.
10- Le congé de représentation
Il s’agit d’un congé spécifique au salarié représentant de mutuelle ou d’association pour siéger dans une instance durant laquelle l’association ou la mutuelle est présente. La durée est de 9 jours ouvrables par an.
La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue mais l’employeur peut toutefois décider de maintenir tout ou partie du salaire.
11- Le congé des salariés candidats ou élus à un mandat parlementaire ou local
Il s’agit d’un congé spécifique pour le salarié candidat ou élu à un mandat politique afin de pouvoir faire campagne ou d’occuper ses fonctions. La durée du congé varie en fonction du type de mandat.
La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue. A noter cependant que, titulaire de certains mandats, le salarié élu devient un salarié protégé.
12- Le congé des réservistes
Il s’agit d’un congé destiné aux salariés réservistes des armées. La durée du congé est de 5 jours ouvrables par an sans autorisation de l’employeur. Au-delà, l’employeur est consulté et peut refuser, mais il devra justifier de sa décision auprès du salarié et de l’autorité militaire.
A savoir que la durée annuelle de réserve est de 30 jours maximum sauf cas spécifiques. La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue.
13- Le congé des sapeurs-pompiers volontaires
Il s’agit d’un congé destiné aux salariés qui sont aussi sapeurs-pompiers volontaires. Il est utilisé en cas d’appel pour des missions opérationnelles de secours d’urgence ou en cas de péril. Aucune durée n’est définie. L’employeur doit être consulté et peut refuser, mais il devra justifier de sa décision auprès du salarié et au service départemental d’incendie et de secours (SDIS).
La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue mais l’employeur a la possibilité de rémunérer l’absence et de demander une subrogation : le montant de la rémunération versée est ensuite restitué à l’entreprise par le SDIS.
14- Le congé pour la création ou la reprise d’entreprise
Il s’agit d’un congé destiné, sous conditions, aux créateurs, aux repreneurs d’entreprise et aux dirigeants de «jeunes entreprises innovantes», les célèbres start-ups. Pour en bénéficier, le salarié doit avoir une ancienneté de 24 mois dans l’entreprise. Cependant, la convention collective ou l’accord d’entreprise peut prévoir des conditions d’admissibilité différentes. Ce congé peut être total ou partiel. L’employeur peut le refuser ou le reporter de façon motivée et sous certaines conditions. La durée maximale est d’un an.
La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue.
15- Le congé sabbatique
Il s’agit d’un congé de 6 à 11 mois pendant lequel le salarié est libre de se consacrer aux activités de son choix sauf activités de concurrence déloyale ou non-respect de la non-concurrence. Le salarié doit remplir certaines conditions. L’employeur peut refuser ou reporter le congé de façon motivée.
La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue. Cependant, la convention collective ou l’accord d’entreprise peut prévoir un maintien de salaire.
16- Le congé d’enseignement ou de recherche
Il s’agit d’un congé durant lequel le salarié peut dispenser un enseignement en formation initiale ou continue ou avoir une activité de recherche et d’innovation dans un établissement public de recherche, une entreprise privée ou une entreprise publique. Le salarié doit remplir certaines conditions. La durée est de 1 an maximum avec un délai dit de franchise entre deux congés.
La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue. Cependant, la convention collective ou l’accord d’entreprise peut prévoir un maintien de salaire.
Maintien et retenue de salaire, comment s’y retrouver ?
Alors,faut-il rémunérer ou non les absences des salariés ?
Lorsque la loi, une convention collective ou un accord d’entreprise définissent des absences devant être rémunérées, l’employeur se doit de respecter les directives sous peine d’être sanctionné. Cependant, parmi toutes les situations possibles, il est difficile de s’y retrouver.
Le service social de votre cabinet d’expert-comptable est toujours là, disponible et réactif, pour vous guider et vous conseiller sur les jours de congés de vos salariés, congé payé, RTT, calcul des congés, arrêt maladie, accident du travail, maladie professionnelle… les conditions pour la prise des congés payés et leur rémunération.
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