Registre unique du personnel : un document obligatoire dans chaque entreprise

Qui est concerné par le registre unique du personnel ?

Au niveau employeur : pour tous, hormis les particuliers et les associations qui utilisent le chèque emploi associatif.

Pour tous les autres, il convient de tenir un registre par établissement, d'autant plus si votre entreprise en connaît plusieurs.

Au niveau des salariés : pour tous, même les intérimaires, les travailleurs à domicile, les étrangers, les salariés détachés pour lesquels il faut joindre au registre la déclaration préalable faite à l’inspection du travail , les stagiaires pour lesquels il faut préciser les dates de début et de fin de stage, le lieu de présence et le nom du tuteur.

Quelle forme doit prendre le registre ?

Vous avez toute liberté. Sachez qu’il existe des cahiers spéciaux qui faciliteront votre travail. Les corrections seront rayées. Vous pouvez aussi le tenir sur votre ordinateur puisque les corrections sont datées et enregistrées évitant toutes fraudes. Ainsi dans les deux cas la chronologie des entrées sorties est respectées et l’historique lisible.

Des sanctions financières identiques pour la non-tenue ou la mauvaise tenue

Les sanctions vont de 750 euros pour les personnes physiques à 3 750 euros pour les personnes morales et ce, par salariés concernés.

Vous devez y mentionner :

- L’identité des salariés,

- Leur emploi et leurs qualifications,

- Leur date d’entrée et de sortie,

- Le type de contrat que vous avez signé.

Pour les étrangers, il convient d'ajouter les renseignements concernant l’autorisation de travail et enfin pour les stagiaires, il faut préciser les dates de début et de fin de stage, le lieu de présence et le nom du tuteur.

Toutes ces informations sont notées par ordre chronologique et de façon indélébile.

Dans le cas d’une embauche du même salarié à plusieurs reprises ou de changement de contrat par exemple, vous devrez à chaque fois noter la nouvelle mention toujours par ordre chronologique.

Vous devrez conserver 5 ans après le départ du salariés le registre sur lequel figurent les mentions le concernant.