Tous les commerçants doivent tenir une comptabilité, quel que soit leur mode d’exercice. Au minimum, ils doivent établir une facturation et tenir un livre des recettes (au régime d’imposition micro). Dans le cadre d’une activité exercée en société, la comptabilité d’un commerçant est plus lourde : enregistrement des mouvements comptables, inventaire, établissement des comptes annuels et conservation des documents. L’accompagnement par un expert-comptable pour commerçant est donc souhaitable.
Comptabilité pour les commerçants : quelles sont vos obligations comptables ?
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En tant que commerçant, vous devez respecter des obligations comptables spécifiques de votre secteur d’activité, imposées par le Code de commerce. En effet, tous les commerçants, quel que soit leur mode d’exercice (en nom propre ou en société) doivent tenir une comptabilité rigoureuse, fidèle à la réalité de l’entreprise. Ils doivent ensuite présenter à l’administration des documents qui diffèrent en fonction du régime fiscal et de la taille de l’activité. Quelle est l’étendue de ces obligations ? Que devez-vous savoir à propos de la comptabilité du commerçant ?
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Sommaire
- Qu’est-ce que la comptabilité commerciale ?
- Quelles sont les obligations comptables communes à tous les commerçants ?
- Quelles sont les simplifications comptables au régime réel simplifié ?
- Quelles sont les obligations comptables des commerçants au régime micro ?
- Quelles sont les obligations comptables des commerçants au régime réel d’imposition ?
- Quelles obligations comptables pour une société commerciale ?
- Quelles particularités pour la comptabilité du commerçant ?
- Quels sont les avantages d’un expert-comptable en ligne dédié aux commerçants ?
- Quels sont les tarifs d’un expert-comptable pour commerçant ?
Qu’est-ce que la comptabilité commerciale ?
La comptabilité commerciale est rendue obligatoire par le Code de commerce. Celui-ci dispose que « toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise » (art. L123-12). Cette obligation est également définie par l’Autorité des normes comptables.
Les commerçants sont donc tenus de respecter des obligations comptables qui varient en fonction du régime d’imposition et de la forme juridique. Ces obligations consistent à :
- Enregistrer les opérations comptables, budgétaires et de trésorerie.
- Établir des comptes réguliers et sincères.
- Présenter les états financiers de l’entreprise à la date de clôture de l’exercice, à travers des comptes annuels communiqués à l’administration.
- Évaluer la performance de la société sur la base de son résultat annuel.
Cette comptabilité commerciale peut se faire avec l’aide d’un expert-comptable spécialisé.
Quelles sont les obligations comptables communes à tous les commerçants ?
Indépendamment du mode d’exercice, de la taille de l’entreprise ou du régime fiscal, tous les commerçants doivent remplir un minimum d’obligations sur le plan comptable. Voici lesquelles.
Établir une facturation conforme à la réglementation
La bonne tenue d’une comptabilité de commerçant passe par l’édition de factures conformes à ce que prévoit la loi, pour chaque vente et pour chaque prestation de service. C’est obligatoire pour les fournisseurs dans tous les cas de figure, et optionnel pour les clients sous le seuil de 25 € TTC (sauf s’ils en font la demande).
Enregistrer les mouvements de l’entreprise
Un commerçant doit enregistrer les mouvements qui affectent le patrimoine de son entreprise dans les documents comptables correspondants, et suivant un ordre chronologique : on parle d’écritures comptables. Cela concerne les ventes et les achats. Seuls les commerçants qui exercent leur activité dans le cadre de la micro-entreprise sont dispensés de réaliser des enregistrements comptables : il leur suffit de tenir un registre des recettes et des dépenses.
Tenir des livres comptables
Les enregistrements comptables se font dans des documents spécifiques, appelés « livres comptables ».
- Le livre-journal reprend chronologiquement tous les mouvements qui affectent le patrimoine tout au long de l’exercice.
- Le grand-livre liste les mêmes informations, mais en suivant le plan comptable de l’entreprise (par numéro de compte).
- Le livre d’inventaire récapitule les éléments chiffrés de l’actif et du passif de la société (mais il n’est plus obligatoire depuis 2016).
Réaliser un inventaire annuel
La comptabilité du commerçant suppose de réaliser un inventaire au moins une fois par an, afin de contrôler physiquement l’existence et la valeur des éléments actifs et des éléments passifs de l’entreprise lors de la clôture de l’exercice. Trois principes doivent être respectés pour mener à bien cette opération :
- La séparation des tâches et leur supervision par un responsable.
- La retranscription du comptage des stocks sur des feuilles dédiées, numérotées, validées et signées par le responsable.
- L’exhaustivité de l’inventaire, qui doit concerner l’ensemble des pièces du magasin, sans exception.
Établir les comptes annuels
Les commerçants au régime réel (normal ou simplifié) ou en société ont l’obligation d’établir des comptes annuels lors de la clôture de l’exercice comptable, et de les transmettre au greffe du tribunal de commerce. Trois documents sont indispensables :
- Le bilan comptable, qui synthétise l’ensemble des éléments composant le patrimoine de l’entreprise.
- Le compte de résultat, qui récapitule les opérations réalisées tout au long de l’exercice.
- L’annexe comptable, qui apporte des informations complémentaires et aide à mieux comprendre les états financiers.
Conserver les pièces comptables
La conservation des pièces comptables justificatives (comme les factures fournisseurs et clients, les devis, les relevés bancaires, les bons de commande ou de livraison, ainsi que les livres comptables) fait partie des obligations des commerçants. De fait, en cas d’audit comptable ou de contrôle fiscal, le gérant doit pouvoir justifier toutes les opérations réalisées par son entreprise. Ces pièces doivent être gardées pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.
Les documents comptables sont une preuve de la bonne gestion de votre activité. Compte tenu de la teneur de ces obligations relatives à la comptabilité d’un commerçant, il est préférable de vous faire accompagner par un expert-comptable compétent, même si cela n’est pas une obligation légale.
Quelles sont les simplifications comptables au régime réel simplifié ?
Si vous relevez du régime d’imposition réel simplifié, vous bénéficiez pour votre comptabilité de commerçant de certaines simplifications. Ce régime est ouvert aux entreprises dont le chiffre d’affaires HT n’excède pas 840 000 € pour les activités de commerce et de fourniture de logement (254 000 € pour les prestations de services – seuils valables jusqu’en 2025). Quels sont ces allègements comptables ?
Une comptabilité simplifiée
Au régime réel simplifié, vous pouvez opter pour la tenue d’une comptabilité de trésorerie, qui permet une saisie comptable allégée (et donc un gain de temps significatif). Elle consiste à enregistrer exclusivement les encaissements et les décaissements de l’entreprise, et à ne comptabiliser les créances et les dettes que lors de la clôture (plutôt qu’en cours d’exercice).
La dispense d’annexe comptable
La dispense d’établir l’annexe comptable est réservée aux commerçants qui ne franchissent pas deux des trois seuils suivants : 700 000 € HT de chiffre d’affaires, 350 000 € de bilan total, et 10 salariés.
La présentation simplifiée des comptes annuels
Le régime réel simplifié permet aussi de présenter des comptes annuels simplifiés par rapport au réel normal. Cela concerne les entreprises qui ne dépassent pas deux des trois seuils suivants : 12 millions € HT de chiffre d’affaires, 6 millions € de bilan, et 50 salariés.
L’évaluation forfaitaire des stocks et des en-cours
Enfin, vous avez la possibilité de procéder à l’évaluation forfaitaire de vos stocks et de vos en-cours. Une manière de simplifier grandement votre comptabilité de commerçant.
Quelles sont les obligations comptables des commerçants au régime micro ?
Au régime micro d’imposition, votre comptabilité de commerçant est réduite au minimum. Pour bénéficier de ce régime, vos recettes annuelles des deux années civiles précédentes ne doivent pas dépasser les seuils imposés dans le cadre de la micro-entreprise (chiffres 2023) :
- 188 700 € pour les activités commerciales de vente/achat de marchandises et de fourniture de logement ou de nourriture.
- 77 700 € pour les prestations de services et les professions libérales.
La dispense de tenue de comptabilité du commerçant
Si vous relevez du régime micro d’imposition, vous bénéficiez d’une dispense de tenue de comptabilité. Dans le cadre d’activités commerciales de vente, votre comptabilité se limite à trois choses :
- Établir une facturation.
- Tenir un livre des recettes qui reprend, dans l’ordre chronologique, toutes les recettes encaissées avec leur montant et leur origine (tous les mouvements de caisse étant numérotés et justifiés).
- Tenir un registre (détaillé) des achats, là encore accompagné de pièces justificatives.
Dans le cadre de prestations de services, il faut simplement établir une facturation et tenir un livre des recettes.
La dispense de comptes annuels
De la même façon, au régime micro, vous êtes dispensé(e) de l’obligation d’établir des comptes annuels : bilan comptable, compte de résultat et annexe.
Quelles sont les obligations comptables des commerçants au régime réel d’imposition ?
Les commerçants qui exercent en nom propre et sont soumis au régime réel d’imposition doivent remplir des obligations comptables plus lourdes. Si vous vous trouvez dans cette catégorie, que devez-vous faire pour tenir légitimement votre comptabilité de commerçant ?
- Établir une facturation rigoureuse, conforme à la réglementation.
- Enregistrer les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise.
- Procéder à un inventaire annuel (au moins).
- Tenir des livres comptables.
- Établir et présenter des comptes annuels complets en fin d’exercice comptable.
- Conserver les pièces comptables justificatives.
Le cas échéant, votre comptabilité de commerçant ne bénéficie d’aucun allègement, ni d’aucune simplification. L’assistance d’un cabinet comptable professionnel est alors plus que souhaitable.
Quelles obligations comptables pour une société commerciale ?
Si vous exercez comme commerçant en société, vos obligations comptables rejoignent celles des entrepreneurs individuels soumis au régime réel d’imposition. Elles sont identiques quel que soit le statut juridique : EURL, SASU, SARL ou SAS :
- Facturation conforme.
- Enregistrement chronologique des mouvements.
- Réalisation d’un inventaire annuel.
- Tenue des livres comptables.
- Établissement des comptes annuels.
- Conservation des documents comptables.
Attention, la nomination d’un commissaire aux comptes devient obligatoire dans deux cas de figure :
- En cas de dépassement des seuils (deux sur trois) : 50 salariés et plus, 8 millions € HT de chiffre d’affaires et/ou 4 millions € de bilan.
- Sur demande des associés qui représentent une certaine fraction du capital (un tiers ou 1/10e en fonction des situations) dans les SARL et les SAS.
En outre, vous devez procéder chaque année au dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce. Pour toutes ces raisons, la comptabilité d’un commerçant exerçant en société a tout intérêt à être prise en charge par un professionnel aguerri : un expert-comptable qui maîtrise les spécificités de votre activité.
Quelles particularités pour la comptabilité du commerçant ?
Nous avons vu que les obligations comptables d’un commerçant varient en fonction de son régime d’imposition, mais aussi de son statut juridique. À ce titre, l’activité de vente revêt quelques particularités à connaître. Voici quelques informations à avoir en tête si vous démarrez une activité commerciale.
Quel statut juridique choisir en tant que commerçant ?
En matière de statut juridique, vous avez le choix d’exercer en nom propre ou en société. Quelles sont les principales formes juridiques pour un commerçant ?
- La micro-entreprise.
- L’entreprise individuelle (EI).
- La société simplifiée : SARL ou EURL.
- La société complexe : SA, SAS ou SASU (une forme juridique idéale si vous comptez développer très vite votre activité).
- La société montée à plusieurs : SNC (Société en Nom Collectif) qui réunit au moins deux commerçants.
Un statut juridique n’est pas figé : à tout moment, vous pouvez choisir d’en changer en fonction de l’évolution de votre activité et de votre chiffre d’affaires. Mais attention aux nouvelles obligations en matière de comptabilité du commerçant !
Quel régime fiscal choisir en tant que commerçant ?
Le régime fiscal du commerçant est fonction de son statut juridique et de son régime d’imposition.
- Régime micro : abattement automatique (71 % pour les activités de vente et 34 % pour les activités de service) appliqué sur le revenu imposable. La TVA s’applique au-delà d’un certain seuil de bénéfices.
- Régime réel d’imposition (normal ou simplifié) : déduction des charges d’activité afin de déterminer le bénéfice net imposable. En cas de déficit, celui-ci est imputable sur le revenu global. La TVA s’applique par défaut.
- En tant que commerçant indépendant, vous êtes imposé au titre de l’impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC).
- En tant que commerçant exerçant en société, l’entreprise est imposée au titre de l’impôt sur les sociétés. La rémunération perçue par le dirigeant est soumise à l’impôt sur le revenu.
Quel régime social choisir en tant que commerçant ?
Le régime social du commerçant est lui aussi particulier :
- Un commerçant indépendant (EI ou micro-entrepreneur), un gérant majoritaire de SARL ou un associé unique d’EURL relève du régime des travailleurs non-salariés. Le calcul des cotisations dépend du régime d’imposition : au régime micro, le calcul s’appuie sur le chiffre d’affaires. Au régime réel, il prend en compte le revenu d’activité imposable de l’entreprise, moins les charges.
- Les sociétés commerciales relèvent de l’impôt sur les sociétés : les cotisations sont calculées sur la base de la rémunération du dirigeant.
De nombreux mécanismes de déduction des charges sociales, propres à la comptabilité du commerçant, existent. Discutez-en avec votre expert-comptable spécialisé !
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Quels sont les avantages d’un expert-comptable en ligne dédié aux commerçants ?
Le concours d’un expert-comptable est indispensable pour la gestion des nombreuses obligations comptables d’un commerçant : c’est la garantie de bénéficier d’un accompagnement sur mesure pour gérer sa comptabilité commerciale.
En effet, un expert maîtrise les normes et les règles de la comptabilité des sociétés commerciales (écritures comptables, établissement du bilan et autres), les leviers d’optimisation (par exemple : déduction des charges, immobilisations et amortissements), les obligations fiscales et financières, ainsi que les organismes sociaux compétents.
Mais savez-vous qu’un professionnel en ligne revêt encore plus d’avantages ?
- La communication est améliorée : votre expert de la comptabilité du commerçant est joignable à tout moment, pour une collaboration plus efficiente et en toute transparence.
- L’activité est pilotée en temps réel grâce aux outils digitaux (logiciel de comptabilité commerçant, plateforme en ligne) mis à disposition par le cabinet d’expertise comptable. Vous accédez aisément à vos comptes professionnels, à vos documents comptables, ainsi qu’à des conseils adaptés à vos besoins.
- Les tarifs appliqués par les comptables en ligne sont réduits par rapport aux cabinets de proximité, en raison d’économies réalisées sur les charges de fonctionnement et sur les déplacements.
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Quels sont les tarifs d’un expert-comptable pour commerçant ?
Les tarifs d’un comptable en ligne spécialisé dans l’activité commerçante varient en fonction de votre situation (situation juridique, régime d’imposition, taille de l’entreprise). Chez Keobiz, nos prix démarrent à 119 € HT par mois pour prendre en charge votre comptabilité de commerçant.
Nous accompagnons déjà plusieurs secteurs d’activités de la branche commerciale grâce à nos comptables spécialisés :
- Expert comptable pour les bars
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- Expert comptable pour les boulangers
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Nous proposons également des services complémentaires qui répondent à tous les besoins des sociétés commerciales : accompagnement à la création d’entreprise, établissement d’un business plan, assistance administrative et sociale, et bien d’autres encore.
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FAQ
Quelles sont les obligations comptables d’un commerçant ?
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Comment effectuer la comptabilité d’un commerce ?
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Les principaux documents relatifs à la comptabilité d’un commerçant sont : le livre journal et le grand livre. La gestion comptable comprend aussi l’élaboration des comptes annuels et la réalisation d’un inventaire. Pour le reste, tout dépend de la forme juridique et du régime d’imposition. Mais le concours d’un expert-comptable est toujours préférable car il connaît parfaitement les normes définies par le plan comptable général (PCG).
Tous les commerçants doivent-ils tenir une comptabilité ?
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Les obligations comptables concernent l’ensemble des commerçants, indépendamment de la forme juridique (entrepreneurs individuels ou sociétés commerciales) et du régime d’imposition. Par exemple, un commerçant indépendant doit tenir un livre des recettes, tenir un registre des achats (sauf en micro-entreprise), et établir une facturation rigoureuse. Ces obligations sont plus strictes pour les sociétés commerciales.
