Compte à utiliser : pour un acompte sur achat courant, enregistrez-le au compte 4091 « Fournisseurs – Avances et acomptes versés sur commandes » (compte d’actif) ; pour un acompte sur immobilisation, utilisez les comptes 237 (incorporelle) ou 238 (corporelle).
Schéma opératoire en pratique : 1) paiement de l’acompte : débit 4091 / crédit 512 ; 2) réception de la facture : débit du compte de charge (classe 6) + débit 44566 (TVA déductible si applicable) / crédit 401 pour le TTC ; 3) imputation de l’acompte : débit 401 / crédit 4091, puis paiement du solde (débit 401 / crédit 512).
Règles TVA essentielles : pour une livraison de biens la TVA est exigible à la livraison (acompte HT), pour une prestation de services la TVA est exigible dès l’encaissement (facture d’acompte avec TVA et droit à déduction immédiat).
Cas particuliers à anticiper : remboursement = contrepassation (débit 512 / crédit 4091 et reprise de TVA si déjà déduite) ; acomptes internationaux peuvent impliquer autoliquidation et règles spécifiques de TVA à vérifier.
Bonnes pratiques : automatisez le rapprochement via un logiciel comptable, fournissez modèles d’écritures et FAQ pour l’utilisateur (ex. extrait journal, vidéo explicative 2–3 min) afin de limiter les erreurs et optimiser le SEO de la page.
Vous vous demandez comment gérer comptablement le versement d’un acompte à un fournisseur ? Cette opération, bien que courante, nécessite une rigueur particulière pour garantir la justesse de vos comptes et une gestion optimale de votre trésorerie. Une erreur d’imputation peut fausser votre bilan et complexifier le suivi de vos dettes. La maîtrise des comptes et des écritures associées est donc essentielle, non seulement pour la conformité, mais aussi pour le pilotage financier de votre entreprise.
Acompte Fournisseur : Définition et Compte Clé (4091)
Avant d’entrer dans la technique comptable, il est utile de distinguer deux termes souvent utilisés de manière interchangeable : l’avance et l’acompte.
Une avance est une somme versée avant tout commencement d’exécution d’une commande.
Un acompte est un paiement partiel réalisé alors que l’exécution de la commande (livraison de bien ou prestation de service) a déjà débuté.
En pratique comptable, ces deux notions sont traitées de la même manière. Le compte central pour enregistrer ces versements anticipés est le compte 4091 « Fournisseurs – Avances et acomptes versés sur commandes ».
Ce compte, qui appartient à la classe 4 « Comptes de tiers » du Plan Comptable Général, a une nature particulière. Bien qu’il concerne un fournisseur (généralement une dette), le compte 4091 est un compte d’actif. Il représente une créance que votre entreprise détient sur le fournisseur jusqu’à la livraison finale du bien ou la réalisation complète du service. En d’autres termes, vous avez payé pour quelque chose que vous n’avez pas encore reçu ; le fournisseur vous “doit” donc la contrepartie de ce paiement. Utiliser ce compte permet de suivre précisément ces sommes en attente et d’éviter de les enregistrer prématurément comme une charge.
Le Schéma Comptable d’un Acompte sur Charges Courantes
La comptabilisation d’un acompte versé à un fournisseur pour un achat de marchandises, de matières premières ou une prestation de service suit une logique en trois étapes claires : le paiement de l’acompte, la réception de la facture finale, et le règlement du solde.
Étape 1 : Le versement de l’acompte
Lorsque vous réglez l’acompte à votre fournisseur, vous constatez la sortie de trésorerie et la naissance de votre créance sur ce dernier. L’écriture est simple :
On débite le compte 4091 « Fournisseurs – Avances et acomptes versés sur commandes » du montant de l’acompte.
On crédite le compte 512 « Banque » du même montant.
Exemple : Votre entreprise commande des fournitures de bureau pour 1 000 € HT et verse un acompte de 300 € le 5 mars.
Tableau récapitulatif
Compte
Libellé
Débit
Crédit
4091
Fournisseurs – Avances et acomptes versés sur commande
300 €
512
Banque
300 €
Étape 2 : La réception et la comptabilisation de la facture finale
Quelques jours plus tard, vous recevez les fournitures ainsi que la facture définitive. Vous devez l’enregistrer de manière classique, comme n’importe quelle facture d’achat, pour la totalité du montant.
On débite le compte de charge approprié (classe 6).
On débite le compte 44566 « TVA sur autres biens et services » pour la TVA déductible.
On crédite le compte 401 « Fournisseurs » pour le montant total TTC.
Exemple (suite) : Le 20 mars, vous recevez la facture de 1 000 € HT, soit 1 200 € TTC (TVA à 20 %).
Tableau récapitulatif
Compte
Libellé
Débit
Crédit
6064
Fournitures administratives
1 000 €
44566
État, TVA déductible sur ABS
200 €
401
Fournisseurs
1 200 €
À ce stade, votre comptabilité indique une dette de 1 200 € envers le fournisseur (au crédit du 401) et une créance de 300 € sur ce même fournisseur (au débit du 4091). Il faut maintenant rapprocher les deux.
Étape 3 : L’imputation de l’acompte et le règlement du solde
Pour refléter la réalité, vous devez solder le compte d’acompte en le virant au compte fournisseur. Cette opération diminue votre dette.
On débite le compte 401 « Fournisseurs ».
On crédite le compte 4091 « Fournisseurs – Avances et acomptes versés sur commandes ».
Exemple (suite) :
Tableau récapitulatif
Compte
Libellé
Débit
Crédit
401
Fournisseurs
300 €
4091
Fournisseurs – Avances et acomptes versés
300 €
Le solde du compte 401 est maintenant de 900 € au crédit (1 200 € – 300 €). Il ne vous reste plus qu’à payer ce solde.
On débite le compte 401 « Fournisseurs ».
On crédite le compte 512 « Banque ».
Tableau récapitulatif
Compte
Libellé
Débit
Crédit
401
Fournisseurs
900 €
512
Banque
900 €
Après ces quatre écritures, les comptes 401 et 4091 sont soldés. Votre comptabilité financière est à jour.
La Gestion de la TVA sur les Acomptes Fournisseurs
La gestion de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est un point crucial dans le traitement des acomptes. Les règles diffèrent selon la nature de l’opération.
La distinction entre une livraison de biens et une prestation de services est fondamentale pour l’exigibilité de la TVA sur les acomptes. Une erreur sur ce point peut entraîner un redressement en cas de contrôle.
Acompte sur une livraison de biens
Pour les livraisons de biens, la TVA n’est exigible qu’au moment de la livraison. Par conséquent, un acompte versé pour l’achat de marchandises ou de matériel ne doit pas inclure de TVA. Le fournisseur ne la collecte pas à ce stade, et l’acheteur ne la déduit pas. L’intégralité de la TVA sera mentionnée et traitée lors de l’enregistrement de la facture finale, comme dans notre exemple ci-dessus.
Acompte sur une prestation de services
Pour les prestations de services, la règle est différente : la TVA est exigible dès l’encaissement des acomptes. Le prestataire de services doit donc émettre une facture d’acompte mentionnant la TVA, et la reverser au Trésor Public.
Pour l’entreprise cliente, cela signifie qu’elle peut déduire la TVA sur l’acompte dès son paiement. L’écriture comptable du versement de l’acompte doit alors isoler cette TVA.
Exemple : Vous commandez une prestation de conseil pour 5 000 € HT. Vous versez un acompte de 1 500 € HT, soit 1 800 € TTC (TVA à 20 %). Le fournisseur vous transmet une facture d’acompte.
Tableau récapitulatif
Compte
Libellé
Débit
Crédit
4091
Fournisseurs – Avances et acomptes versés
1 500 €
44566
État, TVA déductible sur ABS
300 €
512
Banque
1 800 €
Cette écriture permet de constater immédiatement votre droit à déduction de la TVA, optimisant ainsi votre trésorerie. La suite du processus (facture finale et solde) reste identique.
Cas Particulier : L’Acompte sur Achat d’Immobilisation
Lorsque l’acompte ne concerne pas une charge mais l’acquisition d’un actif durable (machine, véhicule, logiciel…), les comptes à utiliser changent. On n’utilise plus le compte 4091, mais des comptes de la classe 2, dédiés aux immobilisations en cours.
Les principaux comptes sont :
Compte 237 « Avances et acomptes versés sur immobilisations incorporelles »
Compte 238 « Avances et acomptes versés sur immobilisations corporelles »
Le schéma comptable est similaire, mais les imputations diffèrent.
Exemple : Une entreprise commande un matériel industriel pour 50 000 € HT. Elle verse un acompte de 10 000 € le 10 janvier. Elle reçoit la machine et la facture finale le 22 janvier.
1. Versement de l’acompte le 10/01 :
Tableau récapitulatif
Compte
Libellé
Débit
Crédit
2385
Avances/acomptes sur immo. corporelles (matériel)
10 000 €
512
Banque
10 000 €
2. Réception de la facture et de l’immobilisation le 22/01 :
La facture est enregistrée en soldant le compte d’acompte.
Tableau récapitulatif
Compte
Libellé
Débit
Crédit
2154
Matériel industriel
50 000 €
44562
État, TVA déductible sur immobilisations
10 000 €
2385
Avances/acomptes sur immo. corporelles (matériel)
10 000 €
404
Fournisseurs d’immobilisations
50 000 €
Le solde dû au fournisseur d’immobilisations est de 50 000 € TTC. Le paiement de ce solde suivra l’écriture classique (Débit 404 / Crédit 512). L’amortissement de ce matériel pourra alors commencer.
Gestion des Autres Cas Spécifiques
Que faire en cas de remboursement de l’acompte ?
Si la commande est annulée et que le fournisseur vous rembourse l’acompte versé, il suffit de contrepasser l’écriture initiale.
On débite le compte 512 « Banque » du montant reçu.
On crédite le compte 4091 « Fournisseurs – Avances et acomptes versés sur commandes » pour solder la créance.
Si de la TVA avait été déduite (cas d’une prestation de service), il faudra également la reverser en créditant le compte 44566.
Comment gérer un acompte sur une commande internationale ?
Pour les acomptes versés à des fournisseurs étrangers, notamment au sein de l’Union Européenne, les règles de TVA se complexifient. Il est souvent question d’autoliquidation de la TVA. La correcte gestion de la TVA intracommunautaire demande une expertise pointue pour éviter les erreurs déclaratives.
La tenue manuelle de ces écritures peut être source d’erreurs. Utiliser un logiciel de comptabilité connecté à votre banque, comme le proposent les experts-comptables en ligne, permet d’automatiser le rapprochement et de s’assurer que chaque acompte est correctement soldé lors de la réception de la facture. Cela garantit un suivi de trésorerie précis et des comptes fiables.
L’expertise Keobiz pour une gestion sereine
La gestion des acomptes fournisseurs, avec ses subtilités liées à la TVA et à la nature de l’achat, illustre parfaitement la complexité que peut atteindre la comptabilité d’une entreprise. Chez Keobiz, nous comprenons que votre temps est précieux. C’est pourquoi nous allions technologie de pointe et accompagnement humain pour simplifier votre quotidien.
Notre portail, couplé à des outils comme Pennylane, automatise la saisie de ces opérations. Vos factures et transactions bancaires sont synchronisées, et nos algorithmes préparent les écritures. Un chargé de mission dédié vérifie ensuite leur conformité et s’assure que votre TVA est correctement gérée, que ce soit pour des achats en France ou à l’international. Vous gagnez en tranquillité d’esprit et disposez d’une vision claire et en temps réel de vos engagements financiers.
Maîtriser le traitement comptable des acomptes est une étape indispensable pour une gestion financière saine. En utilisant les bons comptes (4091 pour les charges, 237/238 pour les immobilisations) et en appliquant scrupuleusement les règles de TVA, vous assurez la fiabilité de votre bilan et optimisez votre trésorerie. Cette rigueur, bien que technique, est le fondement d’un pilotage d’entreprise efficace.
FAQ :
Quel compte utiliser pour un acompte versé à un fournisseur ?
Pour un acompte sur un achat courant (marchandises, services), il faut utiliser lecompte 4091 « Fournisseurs – Avances et acomptes versés sur commandes ». S’il s’agit d’un acompte pour l’acquisition d’une immobilisation, on utilise les comptes237(incorporelle) ou238(corporelle).
Comment solder le compte 4091 après réception de la facture ?
Lors de l’enregistrement de la facture finale, le compte 401 « Fournisseurs » est crédité du montant total TTC. Pour solder l’acompte, il faut passer une écriture de virement :débiter le compte 401etcréditer le compte 4091du montant de l’acompte. Le solde du compte 401 représentera alors le montant restant à payer.
La TVA est-elle toujours applicable sur un acompte ?
Non. La TVA est exigible sur un acompte uniquement s’il concerne uneprestation de services. Dans ce cas, l’entreprise cliente peut la déduire dès le paiement. Pour unelivraison de biens, la TVA n’est exigible qu’au moment de la livraison ; l’acompte est donc versé hors taxes.
Faut-il une facture pour un acompte ?
Oui, c’est une obligation légale, surtout si l’opération est soumise à TVA. Le fournisseur doit émettre unefacture d’acomptedès l’encaissement des fonds. Ce document est indispensable pour l’acheteur, notamment pour justifier la déduction de la TVA dans le cas d’une prestation de services.
