Le compte 626 « Frais postaux et de télécommunications » centralise les dépenses d’envois et de communication ; il est recommandé de le ventiler en sous‑comptes (ex. 6261 timbres/affranchissements, 6262 internet, 6263 mobile, 6264 fixe) pour un suivi précis.
Inclure au 626 les timbres, affranchissements, lettres recommandées, envois de colis et abonnements/télécommunications ; exclure la location de machine à affranchir (6135), les mailings publicitaires (623), les frais de transport de marchandises (624), l’achat de matériel (6063) et les timbres fiscaux (6354).
Traiter la TVA selon la nature du service : les timbres-poste pour la France sont exonérés, les prestations de transporteurs privés sont généralement soumises à la TVA (20 %) et la TVA n’est déductible que si la facture mentionne le montant de TVA.
Appliquer la partie double avec écritures types : achat de timbres sans TVA (débit 6261 / crédit 401), facture prestataire avec TVA (débit 6261 + débit 44566 / crédit 401), remboursement salarié via compte 421 puis paiement par 512.
Gérer les cas particuliers et bonnes pratiques : constater en CCA le stock significatif de timbres (débit 486 / crédit 626), distinguer location de machine vs recharges, conserver tous justificatifs originaux et, si possible, digitaliser (OCR) pour sécuriser la TVA et faciliter les contrôles.
Comment s’assurer que chaque timbre acheté, chaque colis envoyé, est correctement enregistré dans votre comptabilité ? La gestion des frais postaux, bien que courante, recèle des subtilités qu’il est essentiel de maîtriser pour garantir la conformité de vos comptes et optimiser votre fiscalité. L’enregistrement de ces dépenses s’articule principalement autour d’un compte spécifique : le compte 626 « Frais postaux et de télécommunications ». Ce guide complet vous détaille la marche à suivre, des écritures les plus simples aux cas les plus particuliers, pour que la comptabilisation des affranchissements n’ait plus de secrets pour vous.
Le compte 626 : la clé de voûte pour vos frais postaux et de télécommunications
Au cœur de la gestion de vos dépenses de communication se trouve le compte 626 « Frais postaux et de télécommunications ». Ancré dans le Plan Comptable Général, ce compte de charges externes (classe 6) est conçu pour centraliser l’ensemble des coûts liés à l’envoi de courrier et aux communications électroniques de l’entreprise.
Historiquement, ce compte regroupait les dépenses effectuées auprès des PTT (Postes, Télégraphes et Téléphones). Aujourd’hui, son périmètre est bien plus large et couvre aussi bien les services postaux traditionnels que les abonnements internet ou la téléphonie. Pour une analyse plus fine de vos dépenses, il est vivement recommandé de subdiviser ce compte. Une telle ventilation permet de suivre avec précision chaque pôle de coût :
6261 : Frais postaux (timbres, recommandés, colis)
6262 : Frais d’abonnements internet
6263 : Frais de téléphonie mobile
6264 : Frais de téléphonie fixe
Cette structuration, bien que non obligatoire, facilite grandement le pilotage de votre budget et l’analyse de vos charges externes. Elle s’avère particulièrement utile lors de la préparation du bilan et pour identifier d’éventuelles pistes d’économies.
Quelles dépenses enregistrer dans le compte 626 ?
Identifier précisément quelles charges doivent être imputées au compte 626 est la première étape vers une comptabilité rigoureuse. Une erreur d’affectation peut fausser l’analyse de votre performance et, dans certains cas, attirer l’attention lors d’un contrôle fiscal.
Les frais inclus dans le compte 626
Le compte 626 est destiné à enregistrer une large palette de dépenses liées aux communications. Voici les principaux frais que vous devez y imputer :
-
Frais postaux :
Achat de timbres-poste et d’affranchissements divers.
Frais d’envois spécifiques : lettres recommandées, lettres suivies, accusés de réception.
Coûts d’expédition de colis et de paquets (via des services comme Colissimo, Chronopost, etc.).
Location de boîtes postales.
Recharges de crédit pour une machine à affranchir.
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Frais de télécommunications :
Abonnements et consommations de téléphonie fixe et mobile.
Abonnements internet (fibre, ADSL, 4G/5G).
Services de visioconférence ou de téléconférence.
Frais d’hébergement et de maintenance de sites web.
Coûts liés aux messageries électroniques professionnelles.
Les exceptions : ce qu’il ne faut PAS inclure
Certaines dépenses, bien que proches en apparence, ne doivent pas figurer dans le compte 626. Leur enregistrement dans des comptes distincts est impératif pour respecter les normes comptables.
Une mauvaise affectation comptable peut non seulement fausser votre vision financière, mais aussi entraîner des complications fiscales. Voici les erreurs les plus fréquentes à éviter pour les frais liés aux envois et communications.
Voici les principales exclusions :
Location de machines à affranchir : Le coût de la location mensuelle ou annuelle du matériel doit être enregistré au débit du compte 6135 « Locations mobilières ». Seules les recharges d’affranchissement sont à imputer au compte 626.
Mailings publicitaires : Les frais d’affranchissement engagés dans le cadre d’une campagne de prospection ou de marketing direct doivent être comptabilisés dans le compte 623 « Publicité, publications, relations publiques ».
Frais de port sur achats ou ventes : Les frais de transport liés à l’achat de marchandises ou à la livraison de biens vendus s’enregistrent dans le compte 624 « Transports de biens et transports collectifs du personnel ».
Achat d’un téléphone ou de matériel : L’acquisition d’un smartphone ou de tout autre petit équipement de communication est à imputer au compte 6063 « Fournitures d’entretien et de petit équipement ».
Timbres fiscaux : Ces timbres, utilisés pour des formalités administratives ou juridiques, sont des impôts et taxes. Ils doivent être enregistrés au débit du compte 6354 « Droits d’enregistrement et de timbre ».
L’écriture comptable des frais postaux : un guide pas à pas
L’enregistrement des frais postaux suit la logique de la comptabilité en partie double. Une charge (compte de classe 6) est débitée, tandis qu’un compte de tiers (fournisseur) ou de trésorerie est crédité. La gestion de la TVA est un point central de cette opération.
Exemple 1 : Achat de timbres (sans TVA)
L’entreprise achète un carnet de timbres pour 20 € auprès de La Poste. Les timbres-poste pour un usage en France sont exonérés de TVA.
L’écriture dans le journal des achats est la suivante :
Tableau récapitulatif
Numéro de compte
Libellé du compte
Débit
Crédit
6261
Frais postaux
20,00 €
401
Fournisseurs – La Poste
20,00 €
Lors du paiement, par exemple par carte bancaire, l’écriture sera :
Tableau récapitulatif
Numéro de compte
Libellé du compte
Débit
Crédit
401
Fournisseurs – La Poste
20,00 €
512
Banque
20,00 €
Exemple 2 : Facture d’un prestataire d’envoi (avec TVA)
L’entreprise reçoit une facture de Chronopost pour l’envoi d’un colis urgent, d’un montant de 50 € HT, soit 60 € TTC (TVA à 20 %).
L’écriture dans le journal des achats se décompose ainsi :
Tableau récapitulatif
Numéro de compte
Libellé du compte
Débit
Crédit
6261
Frais postaux
50,00 €
44566
TVA déductible sur autres biens et services
10,00 €
401
Fournisseurs – Chronopost
60,00 €
Le traitement de la TVA sur les frais postaux
La gestion de la TVA est un aspect crucial de la comptabilisation des frais postaux. La règle générale est que la TVA sur ces services est déductible pour les entreprises assujetties, à condition de disposer d’une facture en bonne et due forme.
Le cas particulier des timbres-poste
Précision : les timbres-poste utilisés pour des envois en France métropolitaine sont exonérés de TVA. En revanche, si des services complémentaires (suivi, recommandation, etc.) sont facturés en plus de la valeur faciale du timbre, la TVA peut s’appliquer sur cette partie additionnelle.
Pour les autres services (Chronopost, transporteurs privés, abonnements…), la TVA est généralement applicable au taux normal de 20 %. Pour exercer votre droit à déduction, la facture du fournisseur doit impérativement mentionner le montant de la TVA déductible.
Gérer les cas particuliers et optimiser votre comptabilité
Au-delà des écritures classiques, certains cas spécifiques nécessitent une attention particulière pour rester en conformité et refléter une image fidèle de la situation financière de l’entreprise.
Le stock de timbres en fin d’exercice
À la clôture de l’exercice comptable, il se peut que votre entreprise détienne un stock de timbres non utilisés. Si ce stock représente un montant significatif, il ne peut pas être laissé intégralement en charge sur l’exercice qui s’achève. Il convient de le neutraliser via une écriture de charge constatée d’avance (CCA).
Cette opération consiste à transférer la valeur du stock de timbres du compte de charges vers un compte de bilan. L’écriture à passer au 31 décembre est la suivante :
Débiter le compte 486 « Charges constatées d’avance » du montant du stock de timbres.
Créditer le compte 626 « Frais postaux et de télécommunications » du même montant.
Au premier jour de l’exercice suivant, cette écriture devra être contre-passée pour que la charge soit correctement imputée sur la nouvelle période.
La machine à affranchir : location vs. recharges
L’utilisation d’une machine à affranchir implique deux types de dépenses bien distinctes :
La location de la machine : Le loyer versé au prestataire est une location mobilière. Il doit être comptabilisé au débit du compte 6135.
L’achat de crédit d’affranchissement : Les sommes versées pour recharger la machine en crédit postal correspondent bien à des frais postaux. Elles doivent être enregistrées au débit du compte 626.
Cette distinction est essentielle pour une affectation correcte des charges.
Remboursement des frais postaux à un salarié
Lorsqu’un salarié avance des frais postaux pour le compte de l’entreprise (par exemple, pour un envoi urgent depuis un bureau de poste), il doit être remboursé via une note de frais. L’écriture comptable passe par le compte du personnel :
Débiter le compte 626 pour le montant HT.
Débiter le compte 44566 pour la TVA si elle est récupérable.
Créditer le compte 421 « Personnel – Rémunérations dues » pour le montant TTC.
Le remboursement s’effectuera ensuite en créditant le compte 512 « Banque » et en débitant le compte 421.
Impacts fiscaux et bonnes pratiques
La rigueur dans la comptabilisation des frais postaux a des conséquences directes sur la fiscalité de votre entreprise. Ces charges sont, en règle générale, entièrement déductibles du résultat fiscal, à la condition sine qua non qu’elles soient engagées dans l’intérêt de l’exploitation et dûment justifiées par des factures ou des tickets probants.
Le risque d’un contrôle fiscal n’est jamais à écarter. Une comptabilisation floue ou des justificatifs manquants peuvent conduire à un redressement. La distinction entre usage professionnel et personnel, notamment pour les abonnements téléphoniques, doit être scrupuleusement respectée pour éviter une requalification en avantage en nature.
Chez Keobiz, nous savons que la gestion des petites pièces comptables comme les tickets de frais postaux peut être chronophage. En utilisant une solution de comptabilité en ligne, vous pouvez simplement prendre en photo vos justificatifs. Notre technologie OCR reconnaît les informations clés (montant, TVA, fournisseur) et pré-enregistre l’écriture. Cela vous garantit de ne perdre aucun justificatif, de récupérer toute la TVA déductible et de simplifier radicalement votre gestion comptable.
En conclusion, une maîtrise précise de l’utilisation du compte 626 et de ses exceptions est un gage de sérénité et d’optimisation. C’est l’assurance que votre comptabilité est non seulement conforme, mais aussi un véritable outil de pilotage au service de votre entreprise. Pour vous accompagner dans cette démarche et sécuriser toutes vos déclarations, les experts-comptables de Keobiz sont à votre disposition.
FAQ :
Quel compte comptable pour l'achat de timbres ?
L’achat de timbres-poste s’enregistre au débit ducompte 626 « Frais postaux et de télécommunications », et plus précisément dans un sous-compte comme le 6261. En France, ces achats sont généralement exonérés de TVA.
Comment comptabiliser une facture Colissimo ou Chronopost ?
Les factures de prestataires comme Colissimo ou Chronopost sont également à enregistrer au débit du compte 626. Contrairement aux timbres, ces services sont soumis à la TVA (généralement 20 %), qui doit être comptabilisée dans lecompte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services ».
Les timbres fiscaux vont-ils dans le compte 626 ?
Non, absolument pas. Les timbres fiscaux ne sont pas des frais postaux mais des taxes. Ils doivent être enregistrés au débit ducompte 6354 « Droits d’enregistrement et de timbre ».
Dois-je faire une charge constatée d'avance pour quelques timbres restants à la fin de l'année ?
La régularisation par une charge constatée d’avance (CCA) n’est nécessaire que si le montant du stock de timbres non utilisés estsignificatif. Pour quelques dizaines d’euros, cette écriture n’est généralement pas requise, par respect du principe d’importance relative.
Quels justificatifs dois-je conserver pour les frais postaux ?
Vous devez conserver tous les justificatifs originaux : factures des transporteurs, tickets de caisse de La Poste, bordereaux de recommandés, notes de frais des salariés, etc. Ces documents sont indispensables pour justifier la déductibilité de la charge et de la TVA en cas de contrôle.
