Quatre conditions cumulatives pour déduire la TVA : dépense engagée dans l’intérêt de l’entreprise, TVA exigible chez le fournisseur, justificatif original conforme, facture libellée au nom de l’entreprise (et l’entreprise réalise des opérations taxées).
Le justificatif prime : facture en bonne et due forme exigée ; ticket de caisse non suffisant sauf restauration <150 € HT détaillé (HT, TTC, taux et montant TVA). Les mentions obligatoires (nom/adresse, date, n° facture, description, HT/TTC, taux TVA) doivent figurer.
La déductibilité dépend de la nature de la dépense : repas professionnels et réceptions déductibles si caractère pro prouvé ; billets de transport non soumis à la TVA ; péage/parking déductibles ; indemnités kilométriques non récupérables ; carburant = VP 80% (essence/gazole) / VU 100% ; GPL/électricité 100%.
Hébergement en principe non déductible pour salariés/dirigeants, sauf exceptions (personnel de sécurité, invités tiers) ; la part repas (petit‑déjeuner) est déductible si facturée et ventilée distinctement.
Procédure pratique : collecte et vérification des justificatifs, saisie comptable (débit charge + débit 44566 TVA déductible, crédit 462/512), agrégation avec la TVA déductible et déclaration (CA3/CA12) — vigilance maximale face aux contrôles (pénalités de 5 à 80 % et intérêts de retard).
La gestion des notes de frais est un enjeu quotidien pour votre entreprise. Mais au-delà du simple remboursement des dépenses engagées par vos collaborateurs, comment vous assurer d’optimiser la récupération de la TVA associée ? C’est un levier financier non négligeable, mais également une source de risque en cas de contrôle fiscal. Maîtriser les règles de déduction de la taxe sur la valeur ajoutée sur ces dépenses est donc essentiel pour sécuriser votre trésorerie et garantir votre conformité.
Ce guide complet vous détaille toutes les conditions, les cas particuliers et les bonnes pratiques pour transformer la gestion de la TVA sur les notes de frais en un avantage pour votre entreprise.
Les règles d’or pour récupérer la TVA sur les notes de frais
Pour qu’une entreprise puisse déduire la TVA grevant les dépenses professionnelles de ses salariés ou dirigeants, quatre conditions cumulatives doivent impérativement être respectées. L’absence d’une seule d’entre elles peut entraîner le rejet du droit à déduction par l’administration fiscale.
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La dépense doit être engagée dans l’intérêt de l’entreprise. C’est le principe de base : la dépense doit être nécessaire à l’exploitation et directement liée à l’activité professionnelle. Un repas d’affaires avec un client remplit cette condition, un dîner personnel pendant un déplacement, non.
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La TVA doit être exigible chez le fournisseur. L’entreprise ne peut déduire la TVA que si son fournisseur l’a lui-même collectée et déclarée. Concrètement, le droit à déduction naît au moment où la taxe devient exigible chez le vendeur ou le prestataire. Pour une prestation de services, par exemple, ce droit intervient généralement au moment du paiement.
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L’entreprise doit être en possession d’un justificatif original et conforme. Ce document, le plus souvent une facture, est la preuve matérielle de la dépense. Il doit respecter un formalisme précis que nous détaillerons plus bas.
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La facture doit être libellée au nom de l’entreprise. C’est un point crucial souvent négligé. Une facture au nom du salarié ou du dirigeant, même si la dépense est professionnelle, n’ouvre théoriquement pas droit à déduction pour la société.
Enfin, il faut rappeler que pour exercer son droit à déduction, l’entreprise doit elle-même réaliser des opérations soumises à la TVA. Les dépenses doivent faire partie des frais généraux de l’entreprise ou être des éléments constitutifs du prix des opérations taxées en aval.
Le justificatif : la clé de la déduction de la TVA
La simple preuve de paiement (ticket de carte bancaire, relevé de compte) ne suffit pas pour récupérer la TVA. Seul un document formel, généralement une facture, permet d’exercer ce droit.
Facture vs. Ticket de caisse : que faut-il exiger ?
Un ticket de caisse classique n’est pas une facture et ne permet pas, en principe, de déduire la TVA. Il faut exiger une facture en bonne et due forme.
Toutefois, l’administration fiscale admet une tolérance pour les notes de restaurant dont le montant total est inférieur à 150 € HT. Dans ce cas, un ticket de caisse détaillé peut suffire, à condition qu’il mentionne distinctement le montant HT, le montant TTC, ainsi que le taux et le montant de la TVA.
Les mentions obligatoires sur la facture
Pour être valable, une facture doit comporter un certain nombre d’informations obligatoires. L’absence de l’une d’elles peut invalider votre droit à déduction. Assurez-vous que les justificatifs fournis par vos collaborateurs contiennent :
Le nom complet et l’adresse de l’entreprise (votre société).
Le nom complet et l’adresse du fournisseur.
La date de la facture.
Un numéro de facture unique.
La description détaillée des biens ou services.
Le montant hors taxe (HT).
Le ou les taux de TVA applicables.
Le montant total de la TVA correspondante.
Le montant toutes taxes comprises (TTC).
Insistez auprès de vos équipes pour que chaque facture soit demandée au nom de l’entreprise. Pour les factures de restaurant de moins de 150 € HT, l’administration admet que l’identification du client soit ajoutée manuellement par ce dernier dans un espace prévu à cet effet. C’est une souplesse administrative à connaître et à utiliser correctement.
Analyse détaillée : la TVA déductible par type de dépense
Toutes les dépenses professionnelles n’ouvrent pas droit à la même déductibilité. La nature de la dépense est le critère déterminant. Voici un panorama des frais les plus courants.
Frais de repas et de réception
La TVA sur les frais de repas est entièrement déductible, à condition que la dépense ait un caractère professionnel avéré. Cela inclut :
Les repas pris par un salarié ou un dirigeant en déplacement professionnel.
Les repas d’affaires avec des clients, des prospects ou des fournisseurs.
Les frais de réception organisés pour des événements d’entreprise (séminaires, fêtes de fin d’année).
Pour justifier le caractère professionnel, il est impératif d’indiquer au dos de la facture l’identité et la qualité des personnes invitées. La TVA sur la restauration suit des règles précises qui doivent être maîtrisées.
Frais de déplacement et de transport
La gestion de la TVA sur les frais de transport est complexe, car elle dépend du mode de transport :
Non déductible : Les titres de transport de personnes (billets de train, d’avion, de bateau, de bus) ne sont pas soumis à la TVA. Il n’y a donc aucune taxe à récupérer.
Déductible : La TVA sur les frais de péage et les frais de stationnement est récupérable, à condition que le parking soit utilisé pour les besoins de l’activité (places réservées au personnel, aux clients ou aux visiteurs).
Indemnités kilométriques : Le remboursement des frais kilométriques au salarié utilisant son véhicule personnel n’est pas soumis à la TVA. L’entreprise ne peut donc rien déduire sur ces sommes.
Frais de carburant : un cas particulier
Les règles de récupération de la TVA sur le carburant varient selon le type de véhicule et le type de carburant. Depuis 2022, les règles pour l’essence et le gazole ont été harmonisées.
Tableau récapitulatif
Type de carburant
Véhicule de Tourisme (VP)
Véhicule Utilitaire (VU)
Gazole & Essence
80% de la TVA déductible
100% de la TVA déductible
GPL, propane, butane, GNV
100% de la TVA déductible
100% de la TVA déductible
Électricité
100% de la TVA déductible
100% de la TVA déductible
Il est donc crucial de bien distinguer les véhicules de tourisme (destinés au transport de personnes) des véhicules utilitaires (destinés au transport de marchandises) pour appliquer le bon taux de déduction.
Frais d’hébergement : une exclusion de principe
La règle est stricte : la TVA sur les dépenses de logement (hôtel, Airbnb, etc.) engagées pour les dirigeants ou les salariés de l’entreprise n’est jamais déductible.
Il existe cependant deux exceptions notables :
Les frais de logement pour le personnel de sécurité, de gardiennage ou de surveillance sur les chantiers ou dans les locaux de l’entreprise.
Les frais d’hébergement engagés pour des tiers à l’entreprise (un client ou un fournisseur que vous invitez).
Bon à savoir : Sur une facture d’hôtel, la part correspondant aux repas (petit-déjeuner, dîner) peut ouvrir droit à déduction. Pour cela, elle doit faire l’objet d’une ligne de facturation distincte et détaillée. Sans cette distinction, l’intégralité de la TVA est non récupérable. Une bonne compréhension de la TVA en hôtellerie est ici essentielle.
Cadeaux d’entreprise
La TVA sur les cadeaux offerts aux clients ou partenaires est déductible si leur valeur unitaire n’excède pas le seuil fixé par l’administration, soit 73 € TTC par bénéficiaire et par an. Au-delà de ce montant, la TVA n’est plus récupérable.
L’administration fiscale est particulièrement vigilante sur la conformité des notes de frais. Une déduction de TVA injustifiée peut entraîner un redressement fiscal. Les pénalités sont sévères : elles vont de 5% du montant de la TVA due pour une simple erreur à 40% en cas d’erreur délibérée, et peuvent atteindre 80% en cas de fraude avérée. À cela s’ajoutent des intérêts de retard de 0,2% par mois. La rigueur n’est pas une option.
Modalités pratiques : de la note de frais à la déclaration de TVA
Une fois les règles de fond maîtrisées, la mise en œuvre pratique doit être fluide et sécurisée, depuis la collecte des justificatifs jusqu’à la déclaration finale.
Saisie et comptabilisation des notes de frais
Le processus commence par la soumission de la note de frais par le collaborateur, accompagnée de tous les justificatifs originaux. Le service comptable ou le manager doit alors vérifier la conformité de chaque dépense et de chaque facture.
Avec des outils comme Pennylane, que nous mettons à disposition de nos clients chez Keobiz, cette étape est grandement simplifiée. La technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) permet d’extraire automatiquement les données des factures (montants HT, TTC, TVA), réduisant ainsi les erreurs de saisie et faisant gagner un temps précieux.
On débite le compte de charge correspondant (ex: 6251 Voyages et déplacements, 6256 Missions et réceptions).
On débite le compte 44566 “TVA déductible sur autres biens et services”.
On crédite le compte 462 “Autres comptes créditeurs” (le compte du salarié à rembourser) ou directement le compte 512 “Banque” si le remboursement est immédiat.
Déclaration de la TVA
La TVA déductible collectée via les notes de frais est ensuite agrégée avec toute l’autre TVA déductible de l’entreprise. Ce montant total vient en déduction de la TVA collectée sur les ventes. Le solde est ensuite reporté sur la déclaration de TVA (formulaire CA3 pour le régime réel normal, ou CA12 pour le régime réel simplifié).
Une bonne gestion en amont est la garantie d’une déclaration de TVA juste et sans stress. Pour les entreprises au régime réel normal, savoir comment remplir sa déclaration CA3 est une compétence clé pour piloter sa trésorerie.
Maîtriser la récupération de la TVA sur les notes de frais est un exercice d’équilibre entre optimisation financière et rigueur administrative. Chaque euro de TVA déduit à juste titre est un euro qui reste dans la trésorerie de votre entreprise. Cela exige une politique de frais claire, des collaborateurs bien formés et des outils de gestion performants.
Chez Keobiz, nos experts-comptables accompagnent des milliers d’entrepreneurs dans cette démarche. En combinant conseil humain et technologie de pointe, nous vous aidons à sécuriser vos process et à vous concentrer sur ce qui compte vraiment : le développement de votre activité.
FAQ :
Peut-on récupérer la TVA sur un simple ticket de caisse ?
En règle générale, non. Un ticket de caisse n’est pas une facture et ne contient pas toutes les mentions légales obligatoires, notamment l’identification de votre entreprise. L’unique exception concerne les factures de restaurant d’un montant inférieur à 150 € HT, pour lesquelles un ticket détaillé mentionnant la TVA est toléré.
Que faire si la facture est au nom du salarié ?
Théoriquement, une facture au nom du salarié ne permet pas à l’entreprise de récupérer la TVA. L’administration fiscale exige que la facture soit libellée au nom de la société qui paie et déduit la taxe. Il est donc crucial de former vos collaborateurs à systématiquement demander une facture au nom de votre entreprise.
Quelle est la différence de traitement pour un véhicule de tourisme et un véhicule utilitaire ?
La distinction est fondamentale, notamment pour les frais de carburant. Pour un véhicule de tourisme (VP), la TVA sur l’essence ou le gazole n’est récupérable qu’à 80%. Pour un véhicule utilitaire (VU), elle est récupérable à 100%. Il en va de même pour laTVA déductiblesur l’achat ou la location du véhicule.
Comment gérer la TVA sur les frais d'hébergement incluant le petit-déjeuner ?
La TVA sur les nuitées d’hôtel pour les salariés ou dirigeants n’est jamais récupérable. Cependant, la TVA sur le petit-déjeuner ou les autres repas l’est. Pour pouvoir la déduire, vous devez exiger de l’hôtelier une facture qui ventile clairement le prix de la chambre et le prix du petit-déjeuner, chacun avec son propre taux de TVA. Si tout est globalisé sur une seule ligne, aucune déduction ne sera possible.
