La DPAE (ancienne DUE) est une déclaration préalable obligatoire auprès de l’URSSAF ou de la MSA qui centralise plusieurs formalités et lutte contre le travail dissimulé.
Elle concerne la quasi-totalité des employeurs (entreprises, associations, particuliers employeurs), sauf les missions d’intérim où l’agence est l’employeur légal.
La déclaration doit être faite avant la prise effective de poste (possible dès 8 jours avant) et se transmet principalement en ligne via net-entreprises, par EDI/API ou, à partir de janvier 2027, via un signalement DPAE en DSN pour certains contrats.
La DPAE exige des informations employeur (SIRET, code APE, identifiant SPST) et salarié (NIR ou NTT, nom, date/lieu de naissance, nature du contrat) ; un accusé de réception légal est délivré et doit être conservé.
En cas d’erreur, faites immédiatement une nouvelle DPAE ; en cas d’oubli, régularisez rapidement — l’absence de DPAE expose à des régularisations de cotisations et à des sanctions administratives et pénales.
Vous vous apprêtez à accueillir un nouveau talent dans votre équipe ? Avant même de penser à son intégration, une étape administrative cruciale et incontournable vous attend : la Déclaration Préalable à l’Embauche, ou DPAE. Loin d’être une simple formalité, cette démarche est le véritable acte de naissance de la relation de travail. Mais comment s’y retrouver dans les délais, les informations à fournir et les différentes méthodes de transmission ? Suivez ce guide complet pour sécuriser chaque nouvelle embauche et rester en parfaite conformité.
Qu’est-ce que la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) ?
La Déclaration Préalable à l’Embauche est une formalité unique et obligatoire que tout employeur doit réaliser avant l’intégration effective d’un nouveau salarié. Ayant remplacé l’ancienne Déclaration Unique d’Embauche (DUE), elle centralise en une seule démarche plusieurs obligations légales essentielles auprès de l’URSSAF (pour le régime général) ou de la MSA (pour le régime agricole).
Cette déclaration unique permet d’accomplir simultanément six formalités indispensables, simplifiant ainsi considérablement les démarches administratives de l’employeur :
- La déclaration d’une première embauche au sein d’un établissement, qui déclenche l’ouverture du compte employeur.
- La demande d’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale et au régime d’assurance chômage s’il s’agit du tout premier salarié.
- La demande d’immatriculation du salarié à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM), si celui-ci n’a pas encore de numéro de sécurité sociale (NIR).
- L’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail (SPST).
- La déclaration d’embauche du salarié auprès de ce même service de santé en vue de la visite médicale d’information et de prévention.
- Le pré-établissement de la liste des salariés embauchés pour la future Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS).
Au-delà de son rôle administratif, la DPAE est un outil majeur de lutte contre le travail dissimulé. Les informations transmises sont consultables par les organismes de contrôle pendant trois ans, garantissant la transparence et protégeant les droits du salarié dès son premier jour.
Qui est concerné par l’obligation de DPAE ?
L’obligation de réaliser une DPAE s’applique à la quasi-totalité des employeurs, quel que soit leur statut juridique ou leur secteur d’activité. Sont notamment concernés :
- Les entreprises (SAS, SARL, SA, etc.).
- Les associations.
- Les artisans, commerçants et professions libérales.
- Les collectivités territoriales pour leur personnel non statutaire.
- Les particuliers employeurs (sous des régimes spécifiques comme le CESU).
Cette formalité est requise pour toute embauche d’un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail : Contrat à Durée Indéterminée (CDI), Contrat à Durée Déterminée (CDD), contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. Il est important de noter que les contrats de travail temporaire (intérim) sont exclus de ce périmètre, car c’est l’entreprise de travail temporaire qui est l’employeur légal.
Même si vous êtes dirigeant d’entreprise ou associé, vous pouvez être concerné par cette démarche si vous relevez du régime assimilé-salarié. Comprendre le statut social du chef d’entreprise est donc essentiel pour déterminer vos obligations.
Quand et comment effectuer cette déclaration ?
Le timing et la méthode de transmission de la DPAE sont strictement encadrés par la loi. Le non-respect de ces règles peut entraîner des sanctions.
Le délai légal à respecter
La règle d’or est simple : la DPAE doit impérativement être effectuée avant la prise de poste effective du salarié. Le délai légal vous autorise à la réaliser au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date d’embauche. Cette période inclut la période d’essai. Une déclaration envoyée le jour même de l’embauche mais après le début du travail est considérée comme tardive.
N’attendez jamais le premier jour de votre nouveau collaborateur pour faire la déclaration. Une embauche sans DPAE préalable est considérée comme du travail dissimulé, même si l’oubli est involontaire. Anticipez cette démarche pour éviter tout risque juridique et financier.
Les canaux de transmission disponibles
La méthode de transmission privilégiée et la plus sécurisée est la voie dématérialisée.
- En ligne (EFI) sur net-entreprises.fr : C’est le moyen le plus courant. Après authentification avec votre numéro de SIRET, vous remplissez un formulaire en ligne et la transmission est instantanée.
- Par transfert de fichiers (EDI) ou API : Les entreprises équipées d’un logiciel de paie compatible peuvent générer un fichier contenant les DPAE et le transmettre directement aux organismes sociaux. Cette méthode est souvent utilisée par les cabinets d’expertise comptable pour gérer les déclarations de leurs clients de manière automatisée. Chez Keobiz, nous intégrons ces formalités d’embauche dans nos services de gestion de paie pour vous garantir une conformité totale.
Bien que les envois par courrier ou télécopie à l’URSSAF compétente restent possibles, ils sont de moins en moins utilisés en raison des délais de traitement plus longs et du manque de traçabilité immédiate.
Le guide pas-à-pas pour votre DPAE en ligne
Réaliser cette démarche sur le portail net-entreprises.fr est relativement simple si vous avez préparé toutes les informations nécessaires.
Informations concernant l’employeur :
- Dénomination sociale et adresse de l’établissement.
- Code APE (ou NAF).
- Numéro SIRET de l’établissement concerné.
- Coordonnées du service de santé au travail dont vous dépendez.
Informations concernant le futur salarié :
- Nom de famille, nom d’usage et prénoms.
- Sexe.
- Date et lieu de naissance.
- Numéro d’Inscription au Répertoire (NIR), c’est-à-dire le numéro de sécurité sociale. Si le salarié n’en a pas, un Numéro Technique Temporaire (NTT) pourra être utilisé.
Informations relatives au contrat de travail :
- Nature du contrat (CDI, CDD, etc.).
- Date et heure prévisibles de l’embauche.
- Durée de la période d’essai éventuelle (pour les CDI).
- Pour un CDD : date de fin de contrat si le terme est précis.
Une fois le formulaire soumis, vous recevez immédiatement un accusé de réception qui fait office de preuve légale. Conservez-le précieusement.
Une information souvent oubliée est l’identifiant du Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST). Cette donnée est obligatoire. Vous devez la renseigner en vous basant sur le référentiel officiel de l’Urssaf. La valeur attendue correspond au champ “mt_lib_court” (par exemple : MT189). Vérifiez auprès de votre organisme de santé au travail si vous n’avez pas cette information.
La DPAE via la DSN : ce qui change à l’horizon 2027
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) continue de centraliser les formalités sociales. À partir de janvier 2027, il sera possible d’effectuer la DPAE directement via un “signalement DPAE” en DSN.
Ce nouveau canal sera disponible dès la norme P26V01 mais son ouverture a été reportée. Voici ses caractéristiques :
- Périmètre initial : Dans un premier temps, ce signalement ne concernera que les embauches relevant du régime général et pour les contrats de type CDI et CDD. Le régime agricole et les contrats de travail temporaire en seront exclus.
- Délai identique : Le signalement devra, comme la DPAE classique, être réalisé dans les 8 jours précédant l’embauche.
- Structure spécifique : Le signalement correspondra à la nature de déclaration « 10 – Signalement Déclaration préalable à l’embauche » et devra être déposé sur le point de dépôt « 01 – Net-entreprises ».
- Informations requises : Les données d’identification du salarié (NIR, nom, prénom, date/lieu de naissance) et l’identifiant SPST seront obligatoires.
Attention à ne pas confondre ! Le signalement DPAE est distinct du “signalement d’amorçage des données variables”. Ce dernier est à transmettre une fois l’embauche effective et sert principalement à récupérer le taux de prélèvement à la source (PAS) du salarié. Le signalement DPAE, lui, ne permet pas d’obtenir cette information.
Cette évolution s’inscrit dans la logique de simplification et d’intégration des démarches dans l’écosystème DSN. En tant qu’experts de la paie, nous nous tenons prêts à intégrer ces nouvelles modalités pour assurer une transition fluide pour nos clients.
Après la déclaration : suivi, preuve et sanctions
Une fois la déclaration transmise, votre rôle n’est pas tout à fait terminé. Un suivi rigoureux est nécessaire.
L’accusé de réception et la preuve de déclaration
L’URSSAF ou la MSA vous adresse un accusé de réception qui atteste de la bonne réalisation de votre démarche. Ce document est votre preuve juridique. Il contient un volet détachable à remettre au salarié, qui lui sert d’attestation d’embauche. L’organisme se charge ensuite de transmettre les informations aux autres administrations concernées (France Travail, service de santé au travail, etc.). Vous pouvez à tout moment consulter vos déclarations passées sur votre espace net-entreprises, ce qui peut être utile pour obtenir un duplicata ou vérifier l’historique, un peu comme on consulte un extrait Kbis pour prouver l’existence de son entreprise.
Que faire en cas d’oubli ou d’erreur ?
Une erreur est vite arrivée : une faute de frappe dans le nom, une date d’embauche erronée… Si vous vous en rendez compte rapidement, la solution est simple : faites immédiatement une nouvelle DPAE avec les informations correctes. C’est la dernière déclaration enregistrée avant l’embauche qui sera prise en compte.
L’oubli pur et simple est plus problématique. Si vous réalisez avoir omis de faire la DPAE, régularisez la situation sans tarder en effectuant une déclaration tardive. Bien que cela ne vous exonère pas totalement des risques de sanction, cette démarche prouvera votre bonne foi en cas de contrôle.
Les sanctions encourues
L’absence de DPAE est lourdement sanctionnée car elle est assimilée à du travail dissimulé. Les risques pour l’employeur sont multiples :
- Sanctions civiles : Régularisation des cotisations sociales éludées.
- Sanctions administratives : Une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti. Suppression des aides publiques en matière d’emploi (allègements de cotisations) pour une durée pouvant aller jusqu’à 5 ans.
- Sanctions pénales : Dans les cas les plus graves (intention frauduleuse avérée), l’employeur risque jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende (225 000 € pour une personne morale).
La rigueur est donc de mise. Confier l’ensemble de vos démarches de création et de gestion à des professionnels vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier en toute sérénité.
La Déclaration Préalable à l’Embauche est bien plus qu’une simple formalité. C’est le socle qui officialise la relation de travail, ouvre les droits sociaux du salarié et protège l’employeur. Qu’elle soit réalisée en ligne via net-entreprises ou, demain, via un signalement DSN, sa maîtrise est indispensable pour tout dirigeant. En anticipant cette démarche et en vous appuyant sur des outils et des experts fiables, vous transformez cette obligation légale en un processus fluide et sécurisé, première étape d’une collaboration réussie.
FAQ :
La DPAE est-elle obligatoire pour une période d'essai ?
Oui, absolument. La période d’essai fait partie intégrante du contrat de travail. La déclaration doit donc être réalisée au plus tard la veille du début de cette période. L’absence de DPAE pendant l’essai constitue une infraction.
J'ai embauché mon premier salarié, que dois-je faire ?
La DPAE est la toute première étape. En la réalisant, vous déclenchez automatiquement votre immatriculation en tant qu’employeur auprès de l’URSSAF et des régimes sociaux (assurance chômage, retraite complémentaire…). Cela simplifie grandement lesdémarches liées à votre première embauche.
Quelle est la différence entre DPAE et DUE ?
Il n’y a pas de différence de fond, la DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) est simplement le nom qui a remplacé la DUE (Déclaration Unique d’Embauche). L’objectif reste le même : unifier plusieurs formalités en une seule.
Comment obtenir une copie de la DPAE ?
Vous pouvez télécharger l’accusé de réception immédiatement après votre déclaration en ligne sur net-entreprises.fr. Vous pouvez également retrouver l’historique de toutes vos déclarations dans votre espace personnel sur ce même site.
Que se passe-t-il si les informations du contrat changent après la DPAE ?
La déclaration est basée sur les informations connues au moment de sa réalisation. Si des ajustements mineurs interviennent (par exemple, un changement d’heure de début de quelques minutes), il n’est généralement pas nécessaire de la refaire. Cependant, pour un changement majeur comme la date d’embauche elle-même ou la nature du contrat, il est impératif d’annuler la précédente et d’en soumettre une nouvelle avec les informations à jour avant la prise de poste.
