Définitions clés : une avance est versée avant tout commencement d’exécution, un acompte dès le début de l’exécution — comptablement ils sont traités de la même façon mais juridiquement différents.
Pour le client (acompte versé) : enregistrer le paiement en débitant 4091 « Fournisseurs – Avances et acomptes versés » et 44566 (TVA) si applicable, et en créditant 512 « Banque », puis lettrer lors de la réception de la facture finale (écritures de charge en classe 6 et transfert 4091→401).
Pour le fournisseur (acompte reçu) : constater l’encaissement en débitant 512 « Banque » et en créditant 4191 « Clients – Avances et acomptes reçus » et 44571 « TVA collectée », puis émettre la facture finale et lettrer 4191→411 lors du solde.
TVA et pièces justificatives : la TVA devient exigible à l’encaissement de l’acompte (services ou biens) — exigez impérativement une facture d’acompte pour déduire/collecter la TVA et l’intégrer à la déclaration périodique; cas intracommunautaires spécifiques.
Cas particuliers et impacts : utiliser comptes 237/238 pour acomptes sur immobilisations, contrepasser les écritures en cas de remboursement, et suivre rigoureusement lettrage et lettrage pour maîtriser trésorerie et présentation du bilan.
Comment sécuriser une commande importante tout en optimisant votre trésorerie ? L’acompte est une pratique commerciale courante qui engage à la fois le client et le fournisseur. Mais au-delà de son rôle de garantie, son traitement comptable doit être rigoureux pour assurer la conformité de vos comptes et une gestion saine de la TVA. Maîtriser les écritures relatives aux acomptes, qu’ils soient versés à un fournisseur ou reçus d’un client, est donc indispensable pour tout dirigeant d’entreprise.
Comprendre les Avances et Acomptes : Définitions Clés
Bien que souvent utilisés comme synonymes dans le langage courant, les termes “avance” et “acompte” ont une distinction juridique subtile.
- L’avance est une somme versée avant tout commencement d’exécution d’une commande. Elle n’est pas directement liée à une partie spécifique de la prestation.
- L’acompte correspond au paiement d’une partie du prix total, versé dès que la commande commence à être exécutée. Il valide l’engagement ferme des deux parties. En cas de rétractation, la partie défaillante peut être redevable de dommages et intérêts.
D’un point de vue comptable, le traitement de ces deux types de versements est généralement identique. Ils sont enregistrés dans des comptes spécifiques du plan comptable général (PCG) en attendant la facturation finale.
La Comptabilisation d’un Acompte Versé (Côté Client)
Lorsqu’en tant qu’entreprise, vous versez un acompte à un fournisseur pour l’achat de biens ou de services, vous constatez une créance envers ce dernier. Le processus se déroule en plusieurs étapes clés.
Étape 1 : Enregistrement du paiement de l’acompte
Le paiement de l’acompte est la première écriture à passer. Il ne s’agit pas encore d’une charge, mais d’une sortie de trésorerie en contrepartie d’une créance.
L’écriture comptable est la suivante :
- On débite le compte 4091 « Fournisseurs – Avances et acomptes versés sur commandes » du montant de l’acompte.
- On crédite le compte 512 « Banque » du même montant.
Cette opération montre que l’entreprise a payé une somme mais n’a pas encore reçu le bien ou le service correspondant. Le compte 4091 apparaîtra à l’actif de votre bilan.
Étape 2 : Traitement de la TVA sur l’acompte versé
Depuis le 1er janvier 2023, les règles de TVA ont été harmonisées. Que l’acompte concerne une livraison de biens ou une prestation de services, la TVA devient exigible dès le versement de l’acompte. Le fournisseur doit donc émettre une facture d’acompte mentionnant la TVA, et vous, en tant que client, pouvez la déduire immédiatement.
L’écriture pour le paiement incluant la TVA déductible est alors :
- On débite le compte 4091 « Fournisseurs – Avances et acomptes versés » pour le montant HT.
- On débite le compte 44566 « TVA sur autres biens et services » pour le montant de la TVA.
- On crédite le compte 512 « Banque » pour le montant TTC.
Pour pouvoir déduire la TVA sur un acompte, vous devez impérativement être en possession d’une facture d’acompte en bonne et due forme, émise par votre fournisseur. Ce document est la pièce justificative indispensable en cas de contrôle fiscal. Nos solutions de gestion chez Keobiz, couplées à l’application Pennylane, permettent de scanner et centraliser automatiquement ces justificatifs pour ne jamais rien oublier.
Étape 3 : Réception et comptabilisation de la facture finale
Une fois la prestation réalisée ou le bien livré, votre fournisseur vous envoie la facture définitive. Vous devez alors l’enregistrer de manière classique, comme n’importe quelle facture d’achat.
- On débite le compte de charge approprié (Classe 6, ex: 607 « Achats de marchandises »).
- On débite le compte 44566 « TVA sur autres biens et services » pour le montant total de la TVA.
- On crédite le compte 401 « Fournisseurs » pour le montant total TTC de la facture.
Étape 4 : Lettrage et paiement du solde
La dernière étape consiste à solder l’acompte versé pour ne payer que le reliquat. On “vide” le compte d’acompte pour le transférer dans le compte fournisseur principal.
-
Virement de l’acompte :
- On débite le compte 401 « Fournisseurs ».
- On crédite le compte 4091 « Fournisseurs – Avances et acomptes versés ».
-
Paiement du solde :
- On débite le compte 401 « Fournisseurs » du montant restant dû.
- On crédite le compte 512 « Banque ».
À l’issue de ces opérations, les comptes 401 et 4091 liés à cette transaction sont soldés.
Exemple chiffré : Acompte versé
Une entreprise commande du matériel pour 10 000 € HT. Elle verse un acompte de 30 %. (TVA à 20 %)
Tableau récapitulatif
Étape
Libellé
Débit
Crédit
1. Paiement acompte (30%)
4091- Fournisseurs, acomptes
3 000 €
44566- TVA déductible
600 €
512- Banque
3 600 €
2. Réception facture finale
607- Achats de marchandises
10 000 €
44566- TVA déductible
2 000 €
401- Fournisseurs
12 000 €
3. Virement de l’acompte
401- Fournisseurs
3 600 €
4091- Fournisseurs, acomptes
3 000 €
44566- TVA (pour solde)
600 €*
4. Paiement du solde
401- Fournisseurs
8 400 €
512- Banque
8 400 €
**Cette écriture de crédit sur le 44566 peut être évitée si la TVA est gérée globalement lors de l’enregistrement de la facture finale.
La Comptabilisation d’un Acompte Reçu (Côté Fournisseur)
Du point de vue du fournisseur, l’enregistrement d’un acompte est le miroir des écritures passées par le client. Un acompte reçu représente une dette envers le client tant que la vente n’est pas finalisée.
[image alt=”Schéma des écritures comptables pour un acompte reçu par un fournisseur”]
Étape 1 : Enregistrement de l’encaissement de l’acompte
Dès la réception du paiement du client, vous devez le constater en comptabilité. Il ne s’agit pas encore d’un produit (chiffre d’affaires), mais d’une entrée de trésorerie qui crée une dette.
L’écriture comptable est la suivante :
- On débite le compte 512 « Banque » du montant TTC reçu.
- On crédite le compte 4191 « Clients – Avances et acomptes reçus sur commandes » du montant HT.
- On crédite le compte 44571 « TVA collectée » du montant de la TVA.
L’encaissement d’un acompte rend la TVA immédiatement exigible. Vous devez donc l’inclure dans votre prochaine déclaration de TVA et la reverser à l’État, même si la facture finale n’a pas encore été émise. Un pilotage précis de votre trésorerie est crucial pour ne pas être pris au dépourvu. Nos experts chez Keobiz s’assurent que votre suivi de TVA est toujours à jour.
Étape 2 : Émission et comptabilisation de la facture de vente finale
Une fois la commande livrée ou la prestation achevée, vous émettez la facture de vente définitive, qui constate le chiffre d’affaires.
- On débite le compte 411 « Clients » pour le montant total TTC.
- On crédite le compte de produit concerné (Classe 7, ex: 707 « Ventes de marchandises »).
- On crédite le compte 44571 « TVA collectée » pour le montant total de la TVA.
Étape 3 : Lettrage et encaissement du solde
Pour finaliser l’opération, vous devez solder le compte d’acompte et constater le paiement du montant restant.
-
Virement de l’acompte reçu :
- On débite le compte 4191 « Clients – Avances et acomptes reçus ».
- On crédite le compte 411 « Clients ».
-
Encaissement du solde :
- On débite le compte 512 « Banque ».
- On crédite le compte 411 « Clients » du solde restant.
Après ces écritures, les comptes 411 et 4191 relatifs à cette vente sont soldés, et votre créance client est éteinte.
Cas Particuliers et Situations Spécifiques
Le traitement des acomptes peut se complexifier dans certaines situations. Voici les plus courantes.
Les acomptes sur immobilisations
Si vous versez un acompte pour l’achat d’un bien destiné à être immobilisé (machine, véhicule, logiciel…), l’écriture initiale est différente. Au lieu du compte 4091, vous devez utiliser un compte de la classe 2.
- Pour une immobilisation incorporelle : compte 237 « Avances et acomptes versés sur commandes d’immobilisations incorporelles ».
- Pour une immobilisation corporelle : compte 238 « Avances et acomptes versés sur commandes d’immobilisations corporelles ».
Cette distinction est importante, car elle permet de suivre correctement la construction de votre actif immobilisé avant même que le bien ne soit mis en service et que l’amortissement ne commence.
Annulation de commande et remboursement d’acompte
En cas d’annulation de la commande, si l’acompte est remboursé, il suffit de contrepasser les écritures initiales.
- Côté client (qui est remboursé) :
- Débit du compte 512 « Banque ».
- Crédit du compte 4091 « Fournisseurs – Avances et acomptes versés ».
- Crédit du compte 44566 « TVA sur autres biens et services » (pour annuler la TVA déduite).
- Côté fournisseur (qui rembourse) :
- Débit du compte 4191 « Clients – Avances et acomptes reçus ».
- Débit du compte 44571 « TVA collectée » (pour récupérer la TVA versée).
- Crédit du compte 512 « Banque ».
L’impact des Acomptes sur Votre Gestion et Bilan
Le suivi des acomptes n’est pas qu’une simple question de saisie comptable. Il a un impact direct sur la santé financière de votre entreprise.
- Sur la trésorerie : Les acomptes reçus améliorent votre fonds de roulement, tandis que les acomptes versés le diminuent. Un suivi précis est essentiel pour piloter vos liquidités.
- Sur le bilan comptable : Les acomptes versés (compte 4091) sont une créance à l’actif, tandis que les acomptes reçus (compte 4191) sont une dette au passif. Ils doivent être correctement lettrés à la fin de l’exercice pour présenter un bilan comptable fidèle.
Pour un suivi précis et en temps réel de votre trésorerie, des outils comme ceux que nous proposons chez Keobiz, synchronisés avec vos comptes bancaires, sont essentiels. Ils permettent d’anticiper les impacts de chaque acompte et de piloter votre activité sereinement, sans mauvaise surprise.
La comptabilisation des acomptes est un processus structuré qui, une fois maîtrisé, devient une simple routine. L’essentiel est de faire preuve de rigueur à chaque étape, notamment en matière de TVA, et de toujours s’appuyer sur des pièces justificatives valides comme les factures d’acompte.
En confiant votre comptabilité à un expert-comptable en ligne comme Keobiz, vous vous assurez que ces opérations sont gérées avec précision, vous libérant du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier. Nos chargés de mission dédiés veillent à la conformité de vos comptes et optimisent votre gestion au quotidien.
FAQ – Comptabilisation des acomptes
FAQ :
Faut-il obligatoirement émettre une facture d'acompte ?
Oui, l’article 289 du Code Général des Impôts (CGI) stipule que tout règlement d’un acompte doit donner lieu à l’émission d’une facture. Cette facture d’acompte doit comporter les mentions obligatoires d’une facture classique, ainsi que la référence au devis ou bon de commande initial. C’est ce document qui justifie la collecte et la déduction de la TVA.
Quelle est la différence entre acompte et avance ?
Juridiquement, une avance est versée avant tout début d’exécution de la commande, alors qu’un acompte est payé lorsque la prestation ou la livraison a déjà commencé. Cependant, en pratique comptable, leur traitement est identique et ils sont enregistrés dans les mêmes comptes (4091 pour les versements, 4191 pour les réceptions).
Comment gérer la TVA pour une livraison de bien intracommunautaire ?
L’obligation d’émettre une facture d’acompte et de gérer la TVA sur les acomptes ne s’applique généralement pas aux livraisons intracommunautaires de biens. Ces opérations suivent des règles spécifiques en matière deTVA intracommunautaire, où la taxe est souvent autoliquidée par l’acquéreur dans son pays. Il est conseillé de se faire accompagner pour traiter ces cas complexes.
Que se passe-t-il si mon client ne paie pas le solde après l'acompte ?
Si un client ne règle pas le solde de sa facture, l’acompte versé est généralement conservé par le fournisseur à titre de dédommagement, sauf clause contraire dans le contrat. La créance pour le solde impayé devra être gérée via des procédures de relance puis, si nécessaire, de recouvrement. Comptablement, il faudra éventuellement constater une perte sur créance irrécouvrable.
