La facturation électronique obligatoire transforme les factures en données structurées (UBL, CII, Factur‑X) transmises via des plateformes certifiées et s’accompagne d’e‑reporting des transactions hors champ B2B et des données de paiement.
Calendrier clé : dès le 1er septembre 2026 toutes les entreprises doivent pouvoir RECEVOIR des factures électroniques ; l’émission devient obligatoire pour la plupart des sociétés à partir du 1er septembre 2027 (calendrier différencié selon la taille).
Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France sont concernées (y compris micro‑entrepreneurs) ; la réception est exigée pour tous dès 2026, l’émission selon les échéances par taille et régime.
Pour se conformer : auditez vos flux et données (SIREN, adresses), choisissez PPF ou une PDP selon vos besoins d’intégration, adaptez/paramétrez l’ERP, formez les équipes et mettez en place un archivage électronique à valeur probante pour 6 ans.
Avantages concrets : gains de productivité, réduction des coûts d’impression/archivage, meilleure visibilité et optimisation de trésorerie ; l’État vise aussi la lutte contre la fraude à la TVA via la collecte automatisée des données.
Votre entreprise est-elle prête pour le grand changement de 2026 ? La généralisation de la facturation électronique approche à grands pas, et avec elle, son lot de questions : qui est concerné ? Quelles sont les nouvelles obligations ? Comment s’y préparer concrètement sans perturber votre activité ? Loin d’être une simple contrainte administrative, cette réforme est une véritable opportunité de moderniser votre gestion et d’optimiser vos processus. Ce guide pratique est conçu pour vous accompagner pas à pas dans cette transition majeure, en vous apportant des réponses claires et des conseils opérationnels pour aborder cette échéance avec sérénité.
Qu’est-ce que la réforme de la facturation électronique ?
La facturation électronique obligatoire, ou e-invoicing, est bien plus que la simple dématérialisation d’une facture PDF envoyée par e-mail. Il s’agit d’une transformation profonde des processus d’échange de factures entre entreprises et de la transmission d’informations à l’administration fiscale. La réforme repose sur trois piliers distincts qui couvrent l’ensemble des transactions commerciales.
Le premier volet est la facturation électronique (e-invoicing). Elle s’applique à toutes les transactions d’achat et de vente de biens ou de services entre des entreprises assujetties à la TVA et établies en France. La facture n’est plus un simple document, mais un ensemble de données structurées qui transitent obligatoirement par des plateformes certifiées. Ces données sont extraites et transmises automatiquement à l’administration fiscale.
Le deuxième volet est la transmission électronique des données de transaction (e-reporting). Ce dispositif concerne les opérations qui sortent du champ de la facturation électronique B2B, notamment :
Les ventes à des particuliers (B2C).
Les transactions avec des entreprises situées à l’étranger (exportations, livraisons et acquisitions intracommunautaires).
Les entreprises devront transmettre un résumé de ces opérations à l’administration, selon une périodicité définie.
Enfin, le troisième volet est la transmission des données de paiement (e-reporting de paiement). Il concerne les entreprises dont la TVA est exigible à l’encaissement, comme c’est souvent le cas pour les prestations de services. Ces entreprises devront déclarer les montants encaissés pour chaque prestation, permettant ainsi à l’administration de déterminer la TVA collectée exigible.
Quels sont les objectifs et les bénéfices pour votre entreprise ?
Si la lutte contre la fraude à la TVA est l’un des moteurs de cette réforme pour l’État, les avantages pour les entreprises sont nombreux et concrets. L’objectif est de renforcer la compétitivité du tissu économique français en simplifiant les obligations déclaratives et en fluidifiant les échanges commerciaux.
Pour votre entreprise, les bénéfices se mesurent à plusieurs niveaux :
Gains de productivité : La dématérialisation et l’automatisation réduisent considérablement le temps de traitement manuel des factures (création, envoi, saisie, validation). Le risque d’erreur humaine est minimisé, et la conformité des factures est assurée dès leur émission.
Amélioration de la trésorerie : Les délais de traitement étant raccourcis, les délais de paiement le sont aussi. Le suivi en temps réel du statut des factures (“reçue”, “validée”, “en attente de paiement”) permet une meilleure visibilité et facilite les relances, optimisant ainsi votre gestion de trésorerie.
Réduction des coûts : Les coûts liés à l’impression, à l’affranchissement et à l’archivage physique des factures disparaissent. Le stockage devient numérique, sécurisé et centralisé.
Simplification administrative : À terme, l’administration fiscale utilisera les données collectées pour pré-remplir vos déclarations de TVA, allégeant ainsi vos obligations déclaratives et vous faisant gagner un temps précieux.
En somme, cette transition représente une opportunité unique d’améliorer le pilotage de votre activité grâce à des données fiables et accessibles en temps réel.
Le calendrier de la facturation électronique obligatoire : qui est concerné et quand ?
La mise en place de la réforme est progressive pour laisser le temps à toutes les entreprises de s’adapter. Cependant, la première échéance est commune à toutes et approche rapidement.
Le calendrier d’application
Tableau récapitulatif
Date d’échéance
Obligation pour les Grandes Entreprises (GE) et ETI
Obligation pour les PME et Micro-entreprises
Obligation pour TOUTES les entreprises
1er septembre 2026
Émettredes factures électroniques
Recevoir des factures électroniques
Recevoirdes factures électroniques
1er septembre 2027
(Déjà en place)
Émettredes factures électroniques
(Déjà en place)
L’obligation de transmission des données via l’e-reporting suit ce même calendrier.
Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises sans exception, y compris les plus petites et les micro-entrepreneurs, devront être en capacité de recevoir et d’accepter les factures électroniques de leurs fournisseurs. Il est donc impératif de vous équiper d’une solution compatible avant cette date, même si votre propre obligation d’émission est fixée à 2027.
Quelles entreprises sont concernées ?
La réforme s’applique à l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Cela inclut :
Toutes les formes juridiques (SA, SAS, SARL, EURL, etc.).
Tous les régimes d’imposition (réel normal, réel simplifié).
Les entreprises bénéficiant de la franchise en base de TVA.
Les micro-entrepreneurs (auto-entrepreneurs).
Les indépendants et professions libérales.
Même une entreprise qui n’émet pas de factures à d’autres professionnels, mais qui a des fournisseurs, est concernée par l’obligation de réception. Le périmètre couvre les livraisons de biens et les prestations de services situées en France, ainsi que les acomptes s’y rapportant.
Comment fonctionne la facturation électronique en pratique ?
L’un des changements majeurs de cette réforme est la fin des échanges directs de factures entre le fournisseur et son client. Toutes les factures devront désormais transiter par des plateformes habilitées, qui assureront la mise en conformité et la transmission des données à l’administration.
Le rôle central des plateformes
Chaque entreprise devra choisir une plateforme pour émettre et recevoir ses factures. Deux options s’offrent à vous :
Le Portail Public de Facturation (PPF) : Il s’agit de la plateforme gratuite mise à disposition par l’État. Elle assurera les services de base : réception, validation et transmission des factures et des données fiscales. C’est l’équivalent de Chorus Pro, mais étendu au secteur privé.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) : Ce sont des opérateurs privés immatriculés par l’administration fiscale. En plus des services de base du PPF, les PDP proposeront des services à valeur ajoutée : intégration poussée avec votre ERP, tableaux de bord de suivi, gestion des statuts de paiement, archivage à valeur probante, etc.
Le choix entre PPF et PDP dépendra de la taille de votre entreprise, de la complexité de vos flux de facturation et des fonctionnalités dont vous avez besoin pour optimiser votre gestion.
Formats de facture acceptés et mentions obligatoires
Une facture électronique au sens de la réforme n’est pas un simple PDF. Elle doit comporter un fichier de données structurées lisible par une machine. Les formats acceptés par le socle minimal sont :
UBL (Universal Business Language) : un format XML standard international.
CII (Cross Industry Invoice) : un autre standard XML.
Factur-X : un format mixte (hybride) qui combine un fichier PDF lisible par l’homme et un fichier XML de données structurées. C’est le format qui devrait être le plus largement adopté par les PME.
Une facture au format Factur-X se présente comme un PDF classique, mais elle contient des données invisibles à l’œil nu qui peuvent être lues et traitées automatiquement par les systèmes comptables. Cela permet de concilier la lisibilité humaine et l’automatisation informatique.
En plus des mentions légales habituelles, de nouvelles informations deviendront obligatoires sur les factures :
Le numéro SIREN du client.
L’adresse de livraison des biens, si elle est différente de l’adresse du client.
La catégorie de l’opération (livraison de biens, prestation de services, ou mixte).
La mention “Option pour le paiement de la taxe d’après les débits”, le cas échéant.
Préparer votre entreprise à la transition : le guide étape par étape
Anticiper est le maître-mot pour une transition réussie. Ne pas attendre la dernière minute vous permettra de choisir les bonnes solutions et de former vos équipes sans précipitation.
1. Auditer vos processus actuels
La première étape consiste à faire un état des lieux de votre organisation.
Cartographiez vos flux : Comment créez-vous vos factures de vente ? Comment traitez-vous les factures d’achat ? Quels sont les outils utilisés (logiciel de facturation, ERP, tableur) ?
Analysez vos données : Disposez-vous de toutes les informations nécessaires, notamment les numéros SIREN de vos clients ? Vos bases de données sont-elles à jour ?
Identifiez les impacts : Quels services seront impactés (comptabilité, administration des ventes, achats) ? Quelles sont les compétences à acquérir ?
2. Choisir votre plateforme
Comme vu précédemment, vous devrez choisir entre le PPF et une PDP.
Pour les besoins simples : Si vous émettez peu de factures et que vos processus sont simples, le Portail Public de Facturation (PPF) peut être suffisant.
Pour une gestion intégrée : Si vous recherchez l’automatisation, l’intégration avec votre système de comptabilité et des fonctionnalités avancées de suivi, une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) sera plus adaptée.
Chez Keobiz, nous accompagnons nos clients dans cette transition en intégrant des outils, comme notre portail ou la plateforme Pennylane, qui seront nativement conformes à ces nouvelles obligations. Vous bénéficiez ainsi d’une solution clé en main qui simplifie la gestion de vos factures et garantit votre conformité.
Votre expert-comptable est votre meilleur allié dans cette transition. Il connaît vos spécificités métier et fiscales et peut vous aider à choisir la plateforme la plus adaptée. Il s’assurera que la solution choisie s’intègre parfaitement avec les outils de production du cabinet pour garantir la fluidité du traitement de votre bilan comptable et de vos déclarations.
3. Adapter votre organisation et vos outils
La mise en place de l’e-invoicing va au-delà du simple choix d’un outil. Elle implique d’adapter votre organisation interne.
Mise à jour des données : Lancez une campagne de mise à jour de vos fiches clients et fournisseurs pour collecter les informations manquantes, en particulier les SIREN.
Intégration technique : Si vous utilisez un ERP ou un logiciel de gestion commerciale, vérifiez sa compatibilité avec la plateforme que vous avez choisie. Des développements peuvent être nécessaires pour assurer une communication fluide des données.
Formation des équipes : Accompagnez vos collaborateurs dans ce changement. Formez-les aux nouveaux outils et aux nouvelles procédures de validation et de traitement des factures.
4. Sécurisation et archivage des factures
La réforme renforce les exigences en matière de conservation des documents. Les factures électroniques, ainsi que les originaux papier numérisés, doivent être conservées sous leur forme numérique pendant une durée minimale de 6 ans.
Il est crucial de mettre en place une solution d’archivage électronique à valeur probante. Cela garantit l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures sur toute la durée légale. Les PDP offrent généralement ce type de service, assurant ainsi votre conformité sur le long terme et la pérennité de vos documents professionnels.
La généralisation de la facturation électronique est une évolution inévitable et structurante pour toutes les entreprises. Bien qu’elle impose de nouveaux processus, elle doit avant tout être perçue comme un levier de modernisation et de performance. En anticipant les échéances et en vous faisant accompagner par des professionnels, vous transformerez cette obligation réglementaire en un véritable avantage concurrentiel pour votre activité. Un expert-comptable à vos côtés, comme Keobiz, peut vous aider à naviguer cette transition en toute confiance, en s’assurant que vos outils et processus sont non seulement conformes, mais aussi optimisés pour votre croissance.
FAQ – Facture électronique obligatoire
FAQ :
Les auto-entrepreneurs sont-ils vraiment concernés ?
Oui, absolument. Tous les assujettis à la TVA sont concernés, y compris les micro-entrepreneurs (auto-entrepreneurs), même ceux qui bénéficient de la franchise en base de TVA. Ils devront être capables de recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026 et devront émettre leurs propres factures à ce format à partir du 1er septembre 2027. C’est une information cruciale pour la gestion d’unefacture de freelance.
Qu'est-ce que l'e-reporting exactement ?
L’e-reporting est l’obligation de transmettre à l’administration fiscale les données relatives aux transactions qui ne font pas l’objet d’une facturation électronique. Il s’agit principalement des ventes aux particuliers (B2C) et des transactions internationales (import/export, intracommunautaire). Concrètement, vous devrez transmettre périodiquement un résumé de ces opérations (montant total, taux de TVA appliqué, etc.) via la plateforme choisie (PPF ou PDP).
Dois-je obligatoirement choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ?
Non, ce n’est pas obligatoire. Vous pouvez opter pour le Portail Public de Facturation (PPF), qui est la solution gratuite fournie par l’État. Le PPF couvrira toutes les fonctionnalités de base requises par la loi. Cependant, une PDP peut offrir des services supplémentaires très utiles pour automatiser et optimiser votre gestion : intégration à votre ERP, tableaux de bord de suivi avancés, paiement des fournisseurs, etc. Le choix dépendra de vos besoins et de votre budget.
Comment mon expert-comptable peut-il m'aider dans cette transition ?
Votre expert-comptable joue un rôle central. Il peut vous aider à : Chez Keobiz, nous intégrons cette dimension dans notre accompagnement pour que la transition soit la plus fluide possible pour nos clients.
