La réforme de la facturation électronique ne se résume pas à l’abandon du papier. Le véritable changement réside dans la structure même du document. Pour l’administration fiscale, une facture n’est plus une simple image, mais un ensemble de données exploitables par des algorithmes.
D’ici 2026, envoyer un PDF classique par email ne suffira plus. Les entreprises devront adopter des formats de facture électronique spécifiques. Quels sont-ils ? Comment choisir le bon ? Et quels sont les enjeux pour votre comptabilité ? Décryptage.
Qu’est-ce qu’un format de facture électronique « conforme » ?
Pour être valide selon la nouvelle réglementation, une facture électronique doit être un fichier structuré. Contrairement au papier ou au PDF simple, ce format permet une lecture automatisée par les logiciels (ceux de vos clients, des plateformes et de l’État) sans intervention humaine.
L’objectif est d’assurer l’interopérabilité entre toutes les entreprises françaises. Pour cela, l’administration a retenu trois formats principaux, dits « du socle ».
Les 3 formats officiels de la réforme de la facturation électronique
L’État français, via le Portail Public de Facturation (PPF), accepte trois formats standards basés sur des normes européennes.
Le format Factur-X (Le format hybride)
C’est le format star pour les TPE et PME. La Factur-X est un format dit « mixte » ou « hybride ».
- Pour l’humain : Il ressemble à un PDF standard que vous pouvez lire et imprimer.
- Pour la machine : Il contient, caché à l’intérieur, un fichier de données structurées au format XML. L’avantage : Vous gardez un visuel lisible tout en étant en parfaite conformité avec la loi.
Le format UBL (Universal Business Language)
L’UBL est un standard international utilisé mondialement dans le commerce électronique. Contrairement à la Factur-X, il ne contient pas d’image PDF par défaut. C’est un pur fichier de données (XML). Il est particulièrement utilisé par les grandes entreprises qui traitent des volumes massifs de factures de manière 100 % automatisée.
Le format CII (Cross Industry Invoice)
Similaire à l’UBL, le CII est un standard technique élaboré par l’ONU pour faciliter les échanges internationaux. Il est également basé sur le langage XML. Moins fréquent dans le quotidien des petites entreprises, il reste un pilier du socle technique accepté par les plateformes de dématérialisation.
Comment circulent vos factures ? Comprendre le rôle des plateformes
Le choix de votre format (Factur-X ou UBL) est indissociable du canal de transmission. L’administration a structuré les échanges autour d’un annuaire central et de plateformes certifiées.
Concrètement, pour que vos factures arrivent à bon port, trois acteurs entrent en jeu :
1. Le Portail Public de Facturation (PPF) : L’Annuaire et le Concentrateur C’est la brique centrale de l’État. Son rôle a évolué : il sert principalement d’Annuaire National (pour identifier où envoyer la facture grâce au SIRET) et de concentrateur pour l’administration fiscale. Attention : Le PPF n’a plus vocation à être utilisé comme une messagerie classique pour échanger des factures entre toutes les entreprises privées. Il réceptionne surtout les données pour le calcul de la TVA pré-remplie (e-reporting).
2. Les Plateformes agréées (ex-PDP) : Les “Facteurs” officiels Ce sont des prestataires privés immatriculés par l’administration. Elles sont les seules autorisées à transmettre les factures électroniques directement entre fournisseurs et clients tout en extrayant les données pour l’État. Elles gèrent tous les formats du socle (UBL, CII, Factur-X), garantissent la sécurité des échanges et offrent des services avancés (paiement, relance, archivage légal).
3. Les Opérateurs de dématérialisation (OD) : Votre logiciel quotidien Ce sont vos outils habituels (logiciels de facturation, de comptabilité ou ERP). Ils ne sont pas “PDP” eux-mêmes. Leur rôle ? Créer la facture au bon format (Factur-X le plus souvent) et se connecter automatiquement à une PDP pour l’envoyer. Le conseil Keobiz : Pour une TPE/PME, c’est la voie royale. Vous gardez votre logiciel habituel (OD) qui s’occupe de la “tuyauterie” technique en passant par une plateforme partenaire invisible pour vous.
Pourquoi le PDF simple est-il désormais insuffisant ?
Beaucoup d’entrepreneurs pensent être à jour car ils envoient déjà des factures par email. C’est une erreur. Le PDF simple (non structuré) présente des limites majeures pour l’administration :
- Risque d’erreur : L’extraction des données (OCR) n’est jamais fiable à 100 %.
- Absence de données structurées : L’État ne peut pas “lire” instantanément le montant de la TVA ou le SIRET sans un scan complexe.
- Fraude : Un PDF simple est plus facile à falsifier qu’un fichier structuré et scellé.
À partir de septembre 2026, si vous envoyez un PDF classique, il sera rejeté par les plateformes de vos clients.
Les avantages d’un format structuré pour votre gestion
Passer au format électronique n’est pas qu’une contrainte fiscale, c’est un levier de productivité puissant.
Suppression de la saisie manuelle
Grâce aux formats comme la Factur-X, votre logiciel comptable importe directement les données de la facture reçue. Plus besoin de taper le nom du fournisseur, le montant HT ou la TVA. Le risque d’erreur humaine tombe à zéro.
Réduction des délais de paiement
Une facture au bon format est traitée instantanément. Elle n’est plus “perdue” sur un bureau ou dans une boîte mail. Le suivi en temps réel vous permet de savoir si votre client a reçu, accepté ou mis en paiement votre facture.
Un archivage sécurisé et légal
Les formats de factures électroniques intègrent souvent des mécanismes de signature numérique qui garantissent l’intégrité du document. Vous avez la preuve que la facture n’a pas été modifiée après son émission.
Un impact positif sur votre relation client
Adopter le bon format de facturation, c’est aussi soigner son image de marque et ses relations commerciales :
- Professionnalisme : Envoyer une facture électronique prouve que votre entreprise est à la pointe de la réglementation.
- Transparence : Votre client reçoit une facture qu’il peut traiter sans erreur, ce qui réduit les contestations et les litiges.
- Éco-responsabilité : La fin du format papier et des PDF simples à imprimer s’inscrit dans une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) concrète.
Comment choisir le bon format de facturation pour votre entreprise ?
Le choix du format dépendra principalement de l’outil que vous utilisez :
- Vous utilisez un logiciel de facturation moderne : La plupart proposent déjà la facturation électronique par défaut. C’est le choix le plus sûr pour maintenir une relation fluide avec vos clients qui souhaitent encore “voir” la facture.
- Vous êtes une grande entreprise avec un ERP : L’UBL sera probablement privilégié pour sa puissance d’automatisation.
- Vous passez par le Portail Public de Facturation (PPF) : Vous pourrez parfois saisir vos données manuellement, et le portail générera lui-même le format conforme.
Tableau Comparatif : Quel format pour quel usage ?
| Caractéristiques | Factur-X (Hybride) | UBL / CII (Structuré) |
| Composition | Un PDF + un fichier XML embarqué | Fichier XML pur (données seules) |
| Lisibilité humaine | Excellente (s’ouvre comme un PDF) | Nulle (nécessite un logiciel) |
| Usage principal | TPE, PME et Indépendants | Grandes entreprises et flux EDI |
Format facture électronique : Le calendrier de mise en conformité
Pour ne pas subir la réforme, il est crucial de noter ces dates clés concernant les formats :
- 1er septembre 2026 : Obligation de recevoir des factures au format électronique pour toutes les entreprises. Les grandes entreprises et ETI doivent déjà les émettre.
- 1er septembre 2027 : Obligation d’émettre au format électronique pour les TPE, PME et micro-entreprises.
Les points de vigilance : SIRET et données obligatoires
Pour qu’un format de facture électronique soit valide, il ne suffit pas qu’il soit en XML. Il doit contenir des informations obligatoires qui seront vérifiées automatiquement par les plateformes :
- Le numéro SIRET de l’émetteur et du récepteur.
- L’adresse de facturation complète.
- Le détail de la TVA par taux.
- La catégorie d’opérations (livraison de biens ou prestation de services).
Si l’une de ces données manque dans le fichier structuré, la facture sera systématiquement rejetée par la plateforme de votre client.
Format facture électronique : Préparez votre transition numérique avec Keobiz
La réforme de la facturation électronique et le choix des formats peuvent sembler complexes, mais vous n’avez pas à affronter ce changement seul. Chez Keobiz, cabinet expert comptable nouvelle génération, nous avons fait de la transition digitale notre spécialité.
Pourquoi choisir Keobiz pour votre passage à l’e-invoicing ?
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- Sérénité fiscale : Nos experts s’assurent que chacune de vos factures respecte les nouvelles normes pour éviter tout risque de rejet ou de sanction.
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FAQ : Tout savoir sur les formats de facturation électronique
Comment créer une facture au format Factur-X ?
Pour générer une Factur-X, vous n’avez pas besoin de compétences techniques en programmation. Il vous suffit d’utiliser un logiciel de facturation ou de gestion (ERP) mis à jour pour la réforme. Le logiciel s’occupe de “sceller” les données XML à l’intérieur de votre PDF automatiquement lors de l’édition.
Puis-je continuer à utiliser Excel ou Word pour mes factures ?
Non. À terme, les fichiers Excel ou Word ne permettent pas de générer les données structurées indispensables à la conformité. Ces outils ne garantissent pas non plus l’intégrité des données demandée par l’administration fiscale. Le passage à un outil de facturation dédié devient obligatoire.
Est-ce que le destinataire peut voir le fichier XML dans une Factur-X ?
L’utilisateur humain verra principalement le PDF. Le fichier XML est une “pièce jointe” invisible pour la plupart des lecteurs PDF classiques, mais parfaitement détectable par les plateformes de dématérialisation (PPF, PDP ou OD).
Que se passe-t-il si j'envoie un mauvais format ?
Si vous envoyez un format non conforme (un scan, une photo ou un PDF simple) après les échéances de 2026/2027, la plateforme de votre client rejettera le document. La facture sera considérée comme “non émise”, ce qui peut entraîner des amendes et, surtout, un défaut de paiement de la part de votre client.
