Remboursement des frais kilométriques par l’employeur : Barème 2026

Hugues Husson De Sampigny

Expert-comptable depuis plus de 20 ans et président de Keobiz Finance.

Mise en ligne le : 06/01/2026
Mise à jour le : 09/01/2026

Un salarié utilise son véhicule personnel pour un rendez-vous client, une visite de chantier ou un déplacement entre deux sites de l’entreprise ? En tant qu’employeur, vous vous demandez certainement comment gérer le remboursement de ces frais de manière juste et conforme à la loi. La compensation de ces dépenses, souvent appelée indemnités kilométriques (IK), est une pratique encadrée qui présente des obligations précises mais aussi des avantages non négligeables, notamment en matière de charges sociales.

Loin d’être un simple dédommagement, le remboursement des frais kilométriques est une obligation légale de prise en charge des dépenses professionnelles. Le calcul se base sur un barème officiel publié chaque année par l’administration fiscale, qui prend en compte la puissance du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus. Le respect de ce barème permet une exonération totale de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu. Maîtriser ce dispositif est donc essentiel pour une gestion RH et comptable saine.

Le remboursement des frais kilométriques : une obligation pour l’employeur ?

Lorsqu’un collaborateur engage des frais pour les besoins de son activité professionnelle, la loi est claire : l’employeur doit les lui rembourser. Cette règle s’applique pleinement lorsqu’un salarié est contraint d’utiliser son propre véhicule pour effectuer une mission. Il ne s’agit pas d’un complément de salaire, mais de la compensation des coûts réels supportés par le salarié :

• Le carburant ;

• L’usure du véhicule et les frais d’entretien ;

• L’assurance automobile annuelle ;

• La dépréciation du véhicule.

Le dispositif des indemnités kilométriques est un système forfaitaire qui couvre l’ensemble de ces frais. Il simplifie la gestion en évitant au salarié de devoir justifier chaque dépense de carburant ou chaque facture de garagiste. L’obligation de remboursement est donc bien réelle, à condition que plusieurs critères soient réunis.

Conditions d’application

Pour que le remboursement soit légitime et puisse bénéficier des exonérations sociales, les conditions suivantes doivent être respectées :

1. Usage professionnel strict : Les trajets doivent être réalisés dans l’intérêt de l’entreprise. Les déplacements entre le domicile et le lieu de travail habituel sont en principe exclus, sauf dispositions spécifiques (convention collective, contrat de travail, ou dans le cadre du Forfait Mobilités Durables).

2. Propriété du véhicule : Le véhicule utilisé doit appartenir au salarié, à son conjoint, ou être loué (location longue durée par exemple). Un véhicule prêté à titre gracieux peut aussi ouvrir droit au remboursement si le salarié prouve qu’il en assume les frais d’entretien.

3. Absence de véhicule de fonction : Si l’entreprise met déjà une voiture de fonction à disposition du salarié, le remboursement d’indemnités kilométriques n’est pas possible, puisque l’employeur supporte déjà l’intégralité des coûts.

4. Justificatifs : Le remboursement est conditionné à la production d’une note de frais détaillée par le salarié.

Calculer le montant du remboursement : le barème officiel 2025-2026

Le montant des indemnités kilométriques est calculé sur la base d’un barème fiscal, revalorisé périodiquement. Ce barème est progressif : le taux par kilomètre diminue lorsque la distance annuelle parcourue augmente. Les montants dépendent de la puissance fiscale du véhicule (exprimée en chevaux fiscaux ou CV) et du nombre total de kilomètres professionnels effectués dans l’année.

Le barème pour 2025-2026 reste inchangé par rapport à celui de 2024.

Barème pour les voitures thermiques et hybrides

Ce barème s’applique aux véhicules essence, diesel et hybrides. La formule varie selon trois tranches de distance.

(où “d” représente la distance totale parcourue à titre professionnel dans l’année)

Barème pour les voitures 100% électriques

Pour encourager la mobilité durable, l’utilisation d’un véhicule électrique donne droit à une majoration de 20% du montant calculé avec le barème standard.

Voici le barème après application de cette majoration :

[image alt=”Tableau récapitulatif du barème des indemnités kilométriques pour voitures”]

Et pour les deux-roues et vélos ?

Des barèmes spécifiques existent également pour les autres types de véhicules :

• Deux-roues motorisés (motos, scooters) : Le calcul est similaire, avec des tranches de distance et des taux adaptés à la puissance fiscale (de 1 à 5 CV et plus).

• Vélos (classiques ou à assistance électrique) : Le remboursement est fixé à 0,25 € par kilomètre, dans le cadre du “forfait mobilités durables”. L’exonération est plafonnée à 600 € par an et par salarié (ou 900 € en cas de cumul avec un abonnement de transport en commun).

Impact fiscal et social : un avantage pour l’entreprise et le salarié

Le principal avantage du système des indemnités kilométriques réside dans son régime social et fiscal. Lorsque l’employeur applique strictement le barème officiel, les sommes versées sont totalement exonérées de cotisations sociales (patronales et salariales). Pour l’entreprise, cela signifie que le remboursement n’augmente pas le coût total d’un salarié.

Pour le salarié, ces indemnités ne sont pas considérées comme un revenu imposable. Elles n’apparaissent donc pas dans son revenu net fiscal.

Sur le bulletin de paie, les indemnités kilométriques doivent figurer distinctement. Elles sont généralement placées en bas du bulletin, dans la partie “net à payer”, après le calcul du net imposable. C’est une des mentions obligatoires sur la fiche de paie qui assure la traçabilité et la conformité du versement.

La gestion administrative : de la note de frais à la comptabilisation

Une gestion rigoureuse est la clé pour sécuriser le processus de remboursement et garantir la conformité.

La note de frais : le document pivot

Chaque demande de remboursement doit s’appuyer sur une note de frais. Ce document, qui peut être dématérialisé via des solutions de gestion, doit impérativement contenir les informations suivantes :

• Le motif du déplacement (rendez-vous client, formation, etc.).

• La date du trajet.

• Le lieu de départ et le lieu d’arrivée.

• Le nombre exact de kilomètres parcourus.

• La puissance fiscale du véhicule.

Pour le premier remboursement, ou une fois par an, il est indispensable de demander au salarié une photocopie de sa carte grise pour vérifier la propriété et la puissance fiscale du véhicule.

Intégration en comptabilité et en paie

Une fois la note de frais validée, le service comptable ou RH prend le relais. En comptabilité, les indemnités kilométriques sont enregistrées en tant que charges dans le compte 6251 “Voyages et déplacements”.

Pour la paie, le montant total est intégré sur le bulletin de paie du mois concerné. L’utilisation d’un cabinet d’expertise comptable en ligne comme Keobiz, combinée à des outils de gestion modernes, permet d’automatiser une grande partie de ce flux. La saisie des notes de frais via une application mobile se synchronise directement avec le logiciel de comptabilité et de paie, réduisant ainsi les risques d’erreurs et assurant une traçabilité parfaite. Nos gestionnaires de paie et chargés de mission dédiés veillent à la bonne application des barèmes et à la conformité de chaque de travail, qu’il soit en CDI ou en CDD.

En conclusion, le remboursement des frais kilométriques est un dispositif encadré mais avantageux pour l’employeur et le salarié. Sa correcte application repose sur trois piliers : le respect scrupuleux du barème officiel pour bénéficier des exonérations, une exigence sans faille sur la qualité des justificatifs fournis, et une intégration transparente dans la paie et la comptabilité. En adoptant des processus clairs et des outils adaptés, vous transformez cette obligation administrative en un levier de gestion efficace et maîtrisé.

Hugues Husson De Sampigny

Hugues Husson de Sampigny, expert-comptable, pilote les activités réglementées de Keobiz depuis 2021. Avec plus de 20 ans d’expérience en finance, audit et gestion, il a occupé des postes stratégiques chez Companeo, Ernst & Young et PwC. Aujourd’hui, il accompagne l’expansion de Keobiz Finance, en mettant l’accent sur l’excellence opérationnelle et la création de valeur durable.