Respectez les obligations légales : tenez une comptabilité générale (comptabilité d’engagement), produisez chaque année le bilan, le compte de résultat et l’annexe, choisissez le régime fiscal (IS ou IR) et assurez la collecte et la déclaration de la TVA.
Organisez la gestion quotidienne : numérisez et classez quotidiennement vos factures et courriers, effectuez une clôture de caisse tous les soirs (ticket Z, comptage physique, livre de caisse) et utilisez un logiciel/système de caisse certifié (NF525/LNE).
Paramétrez correctement la TVA et la ventilation des ventes : distinguez les taux 5,5 % (produits à consommation différée), 10 % (consommation immédiate) et 20 % (boissons alcoolisées), créez des sous‑comptes ventes et enregistrez les commissions des plateformes de livraison.
Ventilez les achats et suivez les KPI essentiels : segmentez les achats (viandes, fruits et légumes, boissons, etc.) pour calculer le food cost, contrôlez le ratio de personnel, le ticket moyen et le prime cost via des tableaux de bord connectés.
Externalisez ou adoptez un modèle hybride selon vos moyens : un expert‑comptable (notamment en ligne) sécurise la conformité, gagne du temps et apporte du conseil stratégique, tout en profitant des synchronisations bancaires et caisse pour une comptabilité en temps réel.
Tenir la comptabilité d’un restaurant présente des spécificités, des taux de TVA multiples à la gestion de la caisse quotidienne. Ce guide complet est conçu pour vous éclairer sur toutes les facettes de la gestion financière de votre restaurant, qu’il s’agisse d’une brasserie, d’une pizzeria, d’un food-truck ou d’un établissement de restauration rapide.
Quelles sont les obligations comptables d’un restaurant ?
La majorité des restaurants sont créés sous la forme d’une société commerciale (SARL, EURL, SAS, SASU). Ce statut implique des obligations légales et fiscales précises qu’il est indispensable de maîtriser.
En tant que société commerciale, votre restaurant est soumis à l’obligation de tenir une comptabilité générale. Dans la plupart des cas, il s’agit d’une comptabilité d’engagement.
Qu’est-ce que la comptabilité d’engagement ?
Ce principe comptable exige l’enregistrement de toutes les créances (ce que vos clients vous doivent) et de toutes les dettes (ce que vous devez à vos fournisseurs) dès leur naissance, et non au moment de leur paiement ou encaissement. Par exemple, une facture d’achat est enregistrée dès sa réception, même si vous la payez 30 jours plus tard.
Cette méthode offre une vision fidèle et en temps réel de la santé financière de votre établissement. Chaque année, à la clôture de l’exercice comptable, vous devez produire des comptes annuels, qui incluent :
- Le bilan comptable : une photographie du patrimoine de votre entreprise à un instant T, détaillant l’actif (ce que vous possédez) et le passif (ce que vous devez).
- Le compte de résultat : un film de votre activité sur l’année, qui synthétise vos produits (recettes) et vos charges (dépenses) pour déterminer votre bénéfice ou votre perte.
- L’annexe comptable : un document qui complète et commente les informations du bilan et du compte de résultat.
Sur le plan fiscal, votre restaurant sera soumis à l’impôt sur les sociétés (IS) ou, sur option, à l’impôt sur le revenu (IR), et devra collecter et déclarer la TVA. Face à ces exigences, faire appel à un expert-comptable n’est pas un luxe, mais une nécessité pour garantir votre conformité et optimiser votre gestion.
Organiser la gestion comptable au quotidien
Une comptabilité saine repose sur une organisation sans faille. En adoptant de bonnes habitudes dès le départ, vous gagnerez un temps précieux et faciliterez le travail de votre expert-comptable, ce qui peut se traduire par une réduction de ses honoraires.
La rigueur administrative : classer et archiver
Le secret d’une gestion administrative efficace réside dans la régularité. Prenez l’habitude de suivre une routine simple mais redoutablement efficace :
Ouvrez votre courrier chaque jour pour ne laisser aucune échéance vous échapper.
Numérisez systématiquement tous vos documents comptables (factures d’achats, notes de frais, relevés bancaires…). Des solutions comme celles que nous proposons permettent d’automatiser cette tâche via une simple photo depuis votre smartphone.
Planifiez un créneau hebdomadaire pour classer physiquement ces documents.
Pour le classement papier, l’idéal est d’utiliser deux classeurs distincts :
Un classeur pour les achats : divisez-le en 12 intercalaires, un pour chaque mois de votre exercice comptable.
Un classeur pour les autres documents : utilisez des intercalaires pour séparer les différentes catégories :
Banque : relevés de compte, remises de chèques, etc.
Social : bulletins de salaire, déclarations sociales (DSN).
Fiscal : déclarations de TVA, CFE, etc.
Caisse : tickets Z, journaux de caisse.
Divers : courriers divers, contrats, etc.
Peut-être que la gestion administrative n’est pas votre passion, mais considérez ce temps de classement comme un investissement. Des documents bien organisés permettent à votre expert-comptable de travailler plus vite et plus efficacement. Le résultat ? Une facture d’honoraires allégée et une vision plus claire de vos finances.
La tenue de caisse : une obligation journalière
La gestion de la caisse est le cœur de votre comptabilité quotidienne. Chaque soir, sans exception, vous devez procéder à la clôture de caisse. Cette opération consiste à :
Éditer un ticket Z (ou Z de caisse) depuis votre caisse enregistreuse. Ce document récapitule toutes les opérations de la journée (ventes par taux de TVA, modes de paiement, etc.).
Compter le montant réel présent dans votre tiroir-caisse.
Comparer ce solde réel au solde théorique calculé par votre logiciel de caisse.
Consigner toutes ces informations dans un livre de caisse.
Depuis le 1er janvier 2018, la loi impose à la plupart des commerçants, y compris les restaurateurs, d’utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé et certifié. Cette mesure vise à lutter contre la fraude à la TVA. Assurez-vous que votre équipement est conforme à la norme NF525 ou LNE.
Ventiler les opérations : la clé d’un suivi précis
Pour une analyse fine de votre activité, il est crucial de ne pas tout mélanger. La “ventilation” consiste à affecter chaque recette et chaque dépense dans le bon compte comptable. C’est essentiel pour le calcul de la TVA et pour le pilotage de votre marge.
La ventilation des ventes et les taux de TVA
Le secteur de la restauration est connu pour sa complexité en matière de TVA. Selon la nature du produit et son mode de consommation, trois taux principaux s’appliquent :
TVA à 20 % : Concerne toutes les boissons alcoolisées, qu’elles soient consommées sur place, à emporter ou en livraison.
TVA à 10 % : C’est le taux intermédiaire, qui s’applique aux produits alimentaires et boissons non alcoolisées consommés immédiatement (sur place, en livraison par un service de restauration).
TVA à 5,5 % : C’est le taux réduit, appliqué aux produits alimentaires et boissons non alcoolisées vendus dans un contenant permettant une consommation différée (à emporter ou en livraison sans service de restauration).
Un bon paramétrage de votre logiciel de caisse est donc fondamental. Il doit distinguer automatiquement ces différents taux pour chaque article vendu. En comptabilité, cela se traduit par l’utilisation de sous-comptes du compte de ventes (701 – Ventes de produits finis) pour un suivi optimal.
Tableau récapitulatif
Taux de TVA
Numéro de compte suggéré
Libellé
Exemple d’application
5,5 %
70105
Ventes de produits à 5,5 %
Bouteille d’eau vendue fermée, plat à emporter
10 %
70110
Ventes de produits à 10 %
Repas consommé sur place, café, plat livré par Deliveroo
20 %
70120
Ventes de produits à 20 %
Verre de vin, bière, cocktail
Cette ventilation précise simplifie grandement l’établissement de vos déclarations de TVA et vous fournit une analyse détaillée de votre chiffre d’affaires. N’oubliez pas non plus d’enregistrer correctement les commissions prélevées par les plateformes de livraison (Uber Eats, Deliveroo…), qui sont des charges pour votre restaurant.
La ventilation des achats pour maîtriser les coûts
Si la ventilation des ventes est une obligation fiscale, celle des achats est une nécessité de gestion. Plutôt que de tout enregistrer en vrac dans le compte 601 - Achats de matières premières, une subdivision vous permettra de suivre vos postes de dépenses de manière chirurgicale.
Demandez à votre expert-comptable de créer un plan comptable adapté à votre activité, avec par exemple des comptes distincts pour :
Les achats de viandes et poissons
Les achats de fruits et légumes
Les achats de produits d’épicerie
Les achats de boissons non alcoolisées
Les achats de boissons alcoolisées
Cette méthode est la seule qui vous permettra de calculer et de suivre avec précision votre food cost (coût matières), l’un des indicateurs les plus importants de votre rentabilité.
Les indicateurs clés (KPI) pour piloter votre restaurant
Votre comptabilité produit une mine d’informations. Apprenez à les utiliser pour piloter votre activité grâce à des indicateurs de performance clés (KPIs). En voici quelques-uns, essentiels pour tout restaurateur :
La Marge Brute (ou Food Cost) : Elle représente la différence entre le chiffre d’affaires (HT) et le coût d’achat des matières premières (HT) utilisées pour générer ce chiffre d’affaires. Un ratio de “food cost” se situe généralement entre 25 % et 35 %. S’il est trop élevé, il est temps de revoir vos fiches techniques, négocier avec vos fournisseurs ou ajuster vos prix de vente.
Le Ratio de Personnel : Il mesure le poids de votre masse salariale (salaires bruts + charges sociales) par rapport à votre chiffre d’affaires. Il se situe idéalement entre 30 % et 40 %.
Le Ticket Moyen : Obtenu en divisant le chiffre d’affaires total par le nombre de clients (couverts). Le suivre vous permet de mesurer l’efficacité de vos ventes additionnelles et d’ajuster votre offre.
Le Prime Cost : C’est la somme de votre coût matières et de votre coût personnel. Cet indicateur global est crucial et ne devrait idéalement pas dépasser 60-65 % de votre chiffre d’affaires.
Le suivi de ces KPIs est simplifié lorsque vous utilisez des outils modernes. Les plateformes de comptabilité en ligne, connectées à votre caisse et à votre banque, peuvent générer ces tableaux de bord en temps réel, vous offrant une visibilité parfaite sur votre performance.
Internaliser ou externaliser la comptabilité de son restaurant ?
Face à la complexité de la gestion comptable d’un restaurant, la question de l’externalisation se pose rapidement. Gérer seul sa comptabilité est possible, mais cela requiert du temps, des compétences solides et des outils adaptés. Le risque d’erreur, avec ses conséquences fiscales potentielles, est élevé.
L’externalisation à un cabinet d’expertise-comptable est la solution privilégiée par la grande majorité des restaurateurs. Elle vous apporte :
La sécurité : la garantie que vos comptes sont tenus dans le respect des normes et que vos déclarations sont justes et envoyées à temps.
Le gain de temps : vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier, la cuisine et le service client.
Le conseil stratégique : votre expert-comptable n’est pas qu’un simple exécutant. Il est votre partenaire pour analyser vos chiffres, optimiser votre fiscalité et vous aider à prendre les bonnes décisions.
Aujourd’hui, les cabinets d’expertise-comptable en ligne, comme le nôtre, proposent un modèle hybride particulièrement adapté aux restaurateurs. Grâce à des outils connectés (synchronisation bancaire, intégration avec les logiciels de caisse et de livraison, application mobile pour la gestion des notes de frais), vous bénéficiez d’une comptabilité en temps réel, tout en étant accompagné par un chargé de mission dédié qui connaît les spécificités de votre secteur.
La solution digitale vous donne l’autonomie et la visibilité d’une gestion interne, avec des tableaux de bord accessibles 24/7. L’expert-comptable, lui, valide les comptes, réalise le bilan, gère les déclarations complexes et vous apporte le conseil humain indispensable à la croissance de votre affaire. C’est l’alliance parfaite entre la technologie et l’expertise.
En définitive, une gestion comptable bien menée est bien plus qu’une obligation : c’est un outil puissant au service de votre succès. En vous organisant rigoureusement et en vous faisant accompagner par les bons partenaires, vous transformerez cette “contrainte” en un véritable levier de croissance pour votre restaurant.
FAQ :
Quel statut juridique choisir pour mon restaurant ?
Le choix dépend de votre situation (seul ou à plusieurs associés). Pour un projet solo, l’EURL (variante de la SARL) ou la SASU (variante de la SAS) sont les plus courantes. La SASU offre plus de souplesse et un régime social plus protecteur pour le dirigeant (assimilé-salarié). Pour vous lancer à plusieurs, la SARL (plus encadrée) ou la SAS (plus flexible) sont les options principales. Un accompagnement à lacréation d’entrepriseest essentiel pour faire le bon choix fiscal et social dès le départ.
Comment gérer les pourboires en comptabilité ?
Les pourboires versés par carte bancaire transitent par le compte de l’entreprise. Ils doivent être comptabilisés. Depuis 2022, ils sont exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu sous certaines conditions, mais ils doivent être intégralement reversés aux salariés et apparaître sur leur bulletin de paie. Lagestion de la paiedoit donc être effectuée avec rigueur pour rester en conformité.
Un logiciel de caisse est-il obligatoire ?
Oui, si vous êtes assujetti à la TVA et que vous enregistrez les règlements de vos clients au moyen d’un système de caisse, vous devez utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. L’objectif est de rendre impossible la dissimulation de recettes. Vous devez pouvoir présenter une attestation de conformité de l’éditeur en cas de contrôle fiscal.
Quels sont les avantages d'un expert-comptable en ligne pour un restaurateur ?
Un cabinet en ligne moderne offre des avantages décisifs pour un restaurateur. Premièrement, la connexion en temps réel avec vos outils (banque, caisse,logiciel de facturation, plateformes de livraison) automatise une grande partie de la saisie et vous donne une vision live de votre trésorerie. Deuxièmement, les coûts sont souvent plus compétitifs qu’un cabinet traditionnel. Enfin, vous bénéficiez de la même expertise et des mêmes garanties, avec un conseiller dédié qui comprend les enjeux spécifiques de la restauration.
