Créer un Kbis : quelles sont les démarches à accomplir pour obtenir ce document ?

Véritable carte d’identité de votre entreprise, le Kbis est un document indispensable demandé à l’occasion de nombreuses démarches, comme l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ou l’achat de certains matériels auprès des fournisseurs. Comment créer un Kbis ? Est-il possible de l’obtenir en ligne ? Combien ça coûte ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur ce document légal, depuis les entreprises concernées jusqu’à son importance administrative, en passant par les étapes à suivre pour le demander.

Extrait Kbis : qu’est-ce que c’est ?

L’extrait K est le seul document officiel attestant de l’existence juridique et de l’inscription d’une activité commerciale au registre du commerce et des sociétés (RCS). Délivré par le greffe, le document est en quelque sorte la carte d’identité de l’entreprise ou de l’entrepreneur, et contient de nombreuses informations clés à son sujet. Ce faisant, il prouve l’identité d’une personne morale ou d’une personne physique inscrite au RCS.

Il existe toutefois une différence entre l’extrait Kbis, qui concerne uniquement les personnes morales (essentiellement les sociétés commerciales), et l’extrait K remis aux personnes physiques exerçant une activité professionnelle de manière indépendante.

Quelles sont les informations contenues dans ce document ?

Pour une société comme pour un entrepreneur qui en a l’utilité, le Kbis peut être demandé sur Infogreffe, un portail en ligne permettant aussi de réclamer une modification de ce document, ou sur d’autres services officiels – mais attention aux arnaques, comme Info Siren ou Info Kbis qui exigent parfois des sommes importantes pour le délivrer. À titre d’exemple, vous pouvez demander un Kbis pour une SASU (mais notez qu’il n’existe pas à proprement parler de Kbis pour une association et qu’on utilise plutôt un « extrait RNA » pour « Répertoire national des associations »). Ce document reprend toutes les inscriptions faites par l’entreprise au RCS, à savoir :

• Le nom du greffier du tribunal de commerce ayant validé l’immatriculation de l’entreprise.
• La raison sociale, le sigle et l’enseigne de l’entreprise.
• Le numéro unique d’identification (anciennement numéro SIREN).
• Le code APE (ou NAF).
• La forme juridique de l’entreprise (EI, SARL, SA, GIE, SCI ou autre).
• La fonction, le nom, le prénom, la date de naissance, la commune de naissance, la nationalité et l’adresse du dirigeant principal (ou des dirigeants), des administrateurs et des commissaires aux comptes.
• Le montant du capital social.
• L’adresse du siège et, le cas échéant, celle du principal établissement.
• Les adresses des éventuels établissements secondaires situés dans l’Espace économique européen ou dans l’Union européenne.
• La durée d’existence de la société.
• La date de constitution.
• L’activité détaillée.
• Le nom de domaine du ou des sites internet de l’entreprise.
• La référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées.

À quoi sert un Kbis ? 

Ce document sert principalement à prouver l’existence juridique d’une entreprise et son enregistrement auprès du registre tenu par le greffe du tribunal de commerce. Par ailleurs, il apporte des informations vérifiées à sa date de délivrance. Ainsi, les décisions du tribunal en matière de procédures collectives sont également reprises sur le Kbis, comme une liquidation judiciaire, une procédure de sauvegarde ou un redressement dont l’entreprise a pu faire l’objet.

Les entreprises emploient également ce document dans diverses situations :

• Pour ouvrir un compte bancaire professionnel (ou pour changer de banque professionnelle, le cas échéant).
• Pour acheter du matériel auprès des fournisseurs.
• Pour candidater à un appel d’offres public.
• Pour réaliser certaines démarches auprès de l’administration, par exemple : enregistrer la structure auprès de la Poste ou obtenir une subvention.
• En cas de litige, pour démontrer la véracité d’une information liée à l’entreprise.

Comment créer un Kbis ?

À l’issue de la procédure d’immatriculation de votre entreprise, un extrait Kbis ou K est délivré à l’adresse de votre siège social. Néanmoins, compte tenu du fait que la plupart des administrations et des organismes exigent un document daté de moins de 3 mois, vous pouvez être amené à demander un autre extrait à tout moment de la vie de votre structure. On parle alors de « créer un Kbis ».

L’obtention de ce document est une procédure simple et rapide qui peut être réalisée en ligne. Les modalités sont cependant différentes selon que la demande est effectuée par le dirigeant de l’entreprise ou par une personne tierce. Alors, comment créer un Kbis en ligne facilement ?

Obtenir le Kbis en ligne de son entreprise

Toute entreprise immatriculée au RCS peut obtenir en ligne, gratuitement, une copie numérique de son extrait K ou Kbis.

Pour obtenir l’extrait K ou Kbis en ligne de son entreprise, il faut se rendre sur le service d’authentification gratuit et sécurisé MonIdenum géré par le Conseil national des greffiers de tribunaux de commerce. Une fois connecté à son espace personnel à l’aide de son identifiant, le dirigeant peut obtenir son attestation.

Il faut au préalable activer l’identité numérique du dirigeant en remplissant le formulaire dédié. Ce processus permet d’accéder à toutes les pièces qui concernent l’entreprise.

Cette procédure de demande en ligne n’est cependant pas disponible pour les entreprises immatriculées en Nouvelle-Calédonie, ainsi que dans les départements de Moselle, du Bas-Rhin et du Haut-Rhin. En effet, ce sont les tribunaux d’instance locaux qui gèrent la tenue des registres légaux. Dans ce cas, il est nécessaire de contacter le tribunal compétent afin d’obtenir un extrait.

Obtenir le Kbis d’une autre entreprise

Toute personne autre que le dirigeant peut obtenir l’extrait K ou Kbis d’une entreprise commerciale immatriculée en France. Pour faire cette demande il faut, au choix :

• Contacter le greffe dont dépend l’entreprise (ou le greffe de la Chambre commerciale du tribunal d’instance ou de grande instance en Alsace et en Moselle).
• Réaliser une demande en ligne sur Infogreffe (sauf pour les entreprises domiciliées en Guyane, en Alsace ou en Moselle) ou sur un service concurrent.

Pour une demande en ligne sur Infogreffe, il suffit de suivre quelques étapes clés : dans « Kbis & Documents », cliquez sur « Commander » dans la fenêtre « Extrait Kbis », puis entrez le nom de l’entreprise dont vous recherchez le document dans la barre de recherche. Une fois celle-ci sélectionnée, vous pouvez choisir de « Commander », ce qui a pour effet d’ajouter la demande au panier. Il ne reste plus qu’à valider et à payer.

Dans ce cas particulier, la demande est payante. Il faut débourser environ :

• 2,69 euros pour un retrait sur place au greffe.
• 4,03 euros pour un envoi par courrier.
• 3,37 euros (2,69 euros + 0,68 euros) par exemplaire demandé pour un envoi électronique.

Comment vérifier l’authenticité d’un extrait K ou Kbis ?

Afin de vérifier l’authenticité de l’extrait d’une entreprise, deux outils de vérification ont été mis en place :

• Le QR Code : placé en haut à droite du document, il permet de vérifier l’authenticité de l’extrait. Il suffit de le scanner à l’aide d’une application adéquate afin d’être redirigé vers une page de vérification.
• Le code de vérification : positionné en haut à droite du document (à côté du QR Code), ce code composé de 10 caractères peut être entré dans le système de vérification gratuit proposé par Infogreffe.

Dans quels cas le Kbis doit-il être renouvelé ?

Bien que ce document ne possède aucune durée de validité légale, la plupart des administrations et des partenaires exigent la présentation d’un extrait K ou Kbis de moins de 3 mois. Cela, parce qu’un document trop ancien risque de ne pas reprendre tous les changements liés à l’entreprise.

En théorie, l’extrait doit donc être renouvelé dès qu’il y a un changement dans les statuts de l’entreprise qui modifie les informations contenues dans le document. Il peut s’agir d’un changement de siège social, d’une évolution du capital ou encore de la démission d’un gérant. En revanche, si seule l’adresse du dirigeant change et qu’elle est différente du siège social de l’entreprise, il n’est pas nécessaire de modifier les statuts : une simple demande de mise à jour suffit.

Pour vous accompagner dans la rédaction de vos statuts lors de la création de votre entreprise et obtenir votre extrait, il est vivement recommandé de faire appel à un expert-comptable qualifié.