Obligations comptables selon le statut : tenue d’un livre-journal et enregistrements chronologiques obligatoire en réel ou en société, production annuelle d’un bilan, compte de résultat, annexe et liasse fiscale, et déclarations de TVA périodiques selon le régime choisi.
Choix du statut et régime fiscal : micro‑BIC (abattement forfaitaire 50%) si CA ≤72 600€, régime réel si vos charges réelles dépassent l’abattement ou si seuil dépassé, et société (SASU/EURL) avec option IR ou IS selon optimisation patrimoniale et sociale — faites des simulations avant de décider.
TVA et facturation : activité de transport soumise au taux réduit 10%; franchise en base jusqu’à 36 800€ (pas de TVA récupérable), RSI (déclaration annuelle CA12) ou RN (déclarations CA3 mensuelles); récupération de la TVA soumise à conditions (véhicule pro exclusif 100%, carburant 80% pour l’essence, commissions plateformes en autoliquidation).
Traitement comptable du véhicule : achat = immobilisation et amortissement étalé, LLD/ crédit‑bail = loyers déductibles; proof of exclusive professional use nécessaire pour récupérer la TVA et justifier les amortissements en cas de contrôle.
Pratiques opérationnelles et pilotage : rapprocher systématiquement les récapitulatifs plateformes avec les virements bancaires (enregistrer produit HT, commission HT, TVA et virement TTC), enregistrer les pourboires imposables, conserver factures nominatives pour chaque charge, et combiner logiciel de gestion + expert‑comptable pour conformité, gain de temps et optimisation.
Vous êtes chauffeur VTC et la gestion des chiffres vous semble aussi complexe que la circulation en heure de pointe ? Entre les relevés des plateformes, la TVA, le choix du statut juridique et les charges à déduire, il est facile de se sentir dépassé. Pourtant, une gestion comptable rigoureuse n’est pas seulement une obligation légale ; c’est le GPS qui vous guide vers la rentabilité et la pérennité de votre activité. Mettre en place les bonnes pratiques dès le départ vous fera gagner un temps précieux et vous évitera bien des tracas fiscaux.
Les obligations comptables du chauffeur VTC : ce que vous devez savoir
La tenue d’une comptabilité n’est pas systématique pour tous les chauffeurs VTC, car elle dépend directement de la forme juridique choisie pour exercer votre activité. Cependant, que vous soyez en entreprise individuelle ou en société, vous êtes soumis à des obligations fiscales et sociales incontournables.
De manière générale, un chauffeur VTC est obligé de tenir une comptabilité formalisée dans les cas suivants :
- Vous exercez via une société commerciale (SASU, EURL, SAS, SARL).
- Vous avez créé une entreprise individuelle (EI) et opté pour un régime réel d’imposition.
- Votre chiffre d’affaires dépasse les seuils du régime de la micro-entreprise.
Dans ces situations, un suivi précis de toutes les entrées et sorties d’argent est nécessaire. Cela implique non seulement d’enregistrer chronologiquement ces mouvements sous forme d’écritures comptables, mais aussi de produire des documents de synthèse annuels. À la clôture de chaque exercice, vous devrez établir :
- Un bilan comptable, qui est une photographie du patrimoine de votre entreprise (ce qu’elle possède et ce qu’elle doit).
- Un compte de résultat, qui détaille les produits et les charges de l’année pour déterminer votre bénéfice ou votre perte.
- Une annexe, qui apporte des informations complémentaires pour la bonne compréhension des comptes.
- Une liasse fiscale, qui sert de base à l’administration pour le calcul de vos impôts.
Selon votre régime de TVA, vous devrez également effectuer des déclarations périodiques (mensuelles ou annuelles). La complexité de ces documents rend souvent le recours à un expert-comptable indispensable pour garantir leur conformité et optimiser votre situation.
Quel statut juridique et régime fiscal choisir pour votre activité VTC ?
Le choix du statut juridique est la première décision stratégique pour tout chauffeur VTC. Il conditionne non seulement vos obligations comptables, mais aussi votre régime d’imposition (impôt sur le revenu ou sur les sociétés) et vos cotisations sociales.
L’entreprise individuelle (EI) : simplicité et options
L’entreprise individuelle est souvent plébiscitée pour sa simplicité de création et de gestion. Votre patrimoine personnel et professionnel sont désormais séparés de plein droit depuis la réforme de 2022. Deux régimes fiscaux principaux s’offrent à vous :
- Le régime micro-BIC (auto-entrepreneur) : Si votre chiffre d’affaires annuel hors taxes ne dépasse pas 72 600 €, vous pouvez bénéficier de ce régime ultra-simplifié. Vos obligations comptables sont minimales : tenir un livre des recettes chronologique. Vous n’avez ni bilan ni compte de résultat à produire. L’imposition se fait après un abattement forfaitaire de 50 % sur votre chiffre d’affaires, censé couvrir toutes vos charges. Attention, si vos frais réels (carburant, assurance, commission des plateformes, etc.) dépassent 50 % de vos revenus, ce régime n’est peut-être pas le plus avantageux.
- Le régime réel simplifié d’imposition (RSI) : Si vous dépassez les seuils de la micro-entreprise ou si vous estimez que vos charges réelles sont supérieures à 50 % de votre CA, vous basculez (ou optez) pour le régime réel. Ici, vous déduisez vos charges pour leur montant réel. La comptabilité est plus formelle : vous devez tenir une comptabilité de trésorerie (enregistrement des encaissements et décaissements) et produire des comptes annuels simplifiés.
La société (SASU/EURL) : protection et optimisation
Créer une société unipersonnelle (SASU pour une société par actions, EURL pour une société à responsabilité limitée) permet de créer une personne morale distincte de vous. Cette structure protège votre patrimoine personnel et est souvent perçue comme plus professionnelle. La comptabilité y est plus rigoureuse (comptabilité d’engagement) et les obligations plus lourdes, mais elle offre davantage de possibilités d’optimisation.
La principale différence réside dans l’imposition des bénéfices :
- Impôt sur le Revenu (IR) : Par défaut en EURL (avec gérant associé unique personne physique) et sur option en SASU (pendant 5 ans maximum). Le bénéfice de la société est directement imposé entre vos mains, dans votre tranche marginale d’imposition.
- Impôt sur les Sociétés (IS) : Par défaut en SASU et sur option en EURL. C’est la société qui paie l’impôt sur ses bénéfices. Vous, en tant que dirigeant, êtes rémunéré via un salaire (en SASU) ou une rémunération de gérance (en EURL), et/ou des dividendes.
Exemple concret d’imposition à l’IS :
Votre société réalise un bénéfice de 50 000 €.
L’IS sera calculé comme suit (taux 2024) :
– Taux réduit de 15 % sur la tranche jusqu’à 42 500 € : 42 500 € * 15 % = 6 375 €
– Taux normal de 25 % sur le reste : (50 000 – 42 500) * 25 % = 1 875 €
Total IS à payer par la société : 8 250 €
Il reste un bénéfice distribuable de 41 750 € (50 000 – 8 250). Si vous décidez de vous verser la totalité en dividendes, ces derniers seront à leur tour soumis à l’impôt sur le revenu (après un abattement de 40% ou au prélèvement forfaitaire unique de 30%).
Le choix entre IR et IS dépend de nombreux facteurs : votre situation familiale, vos revenus globaux, vos projets… Un accompagnement par un expert est crucial pour faire le bon choix. Chez Keobiz, nous vous offrons un accompagnement complet pour la création de votre entreprise afin de sélectionner le statut le plus adapté dès le départ.
Pour un VTC, les charges réelles (véhicule, carburant, assurances, commissions…) sont souvent très élevées. Avant d’opter pour le régime micro-BIC, faites une simulation précise. Il est fréquent que le régime réel soit plus avantageux fiscalement, même avec un chiffre d’affaires inférieur au seuil, car il permet de déduire l’intégralité de vos dépenses professionnelles.
La gestion de la TVA pour un VTC : un enjeu majeur
L’activité de transport de personnes est soumise à la TVA au taux réduit de 10 %. La gestion de la TVA est un aspect central du suivi financier d’un chauffeur VTC.
Les différents régimes de TVA
1. La franchise en base de TVA : Si votre chiffre d’affaires est inférieur à 36 800 € (seuil 2024), vous pouvez bénéficier de ce régime. Vous ne facturez pas la TVA à vos clients (et donc aux plateformes), mais en contrepartie, vous ne pouvez pas récupérer la TVA payée sur vos achats (véhicule, carburant, entretien…).
2. Le régime réel simplifié (RSI) : Vous collectez la TVA et la déclarez une fois par an via la déclaration CA12, avec des versements d’acomptes semestriels. C’est le régime le plus courant pour les VTC qui ne sont pas en franchise.
3. Le régime réel normal (RN) : Au-delà de 247 000 € de CA ou sur option, vous déclarez et payez la TVA chaque mois via la déclaration CA3.
Comment récupérer la TVA ?
Être assujetti à la TVA vous permet de déduire la TVA payée sur vos dépenses professionnelles. Pour un VTC, les principaux postes de récupération sont :
- L’achat ou la location du véhicule : La TVA est récupérable à 100% uniquement si le véhicule est utilisé exclusivement pour votre activité professionnelle. Toute utilisation personnelle, même minime, remet en cause cette déduction.
- Le carburant : La TVA sur l’essence est récupérable à 80%. Pour le GPL, le GNV et l’électricité, elle est récupérable à 100%.
- Les frais d’entretien et de réparation : La TVA est récupérable à 100%.
- Les frais de péage, de stationnement.
- Les commissions des plateformes (Uber, Bolt…) : C’est un point technique. Les plateformes étant souvent basées à l’étranger (ex: Pays-Bas pour Uber), la TVA sur leur commission est “autoliquidée”. Cela signifie que vous la déclarez en TVA collectée et en TVA déductible sur la même déclaration. L’opération est neutre pour votre trésorerie mais doit impérativement être déclarée.
Les spécificités comptables de l’activité VTC
Au-delà des obligations générales, la gestion quotidienne d’un VTC présente des particularités qu’il faut savoir traiter correctement en comptabilité.
Le traitement comptable du véhicule
Le véhicule est votre principal outil de travail. Son traitement comptable dépend de son mode d’acquisition :
- Achat : Le véhicule est inscrit à l’actif de votre bilan. Sa valeur est répartie sur sa durée d’utilisation prévue via un mécanisme appelé amortissement. Chaque année, une partie de la valeur du véhicule est passée en charge, ce qui vient réduire votre bénéfice imposable.
- Location Longue Durée (LLD) ou Crédit-Bail : Les loyers mensuels sont considérés comme des charges et sont donc entièrement déductibles de votre résultat, mois après mois.
Gérer les revenus des plateformes (Uber, Bolt, etc.)
La plupart des VTC travaillent avec des plateformes qui agissent comme intermédiaires. La comptabilisation des revenus doit être précise. Vous ne devez pas simplement enregistrer le montant viré sur votre compte bancaire.
Voici la décomposition d’une course type :
Tableau récapitulatif
Libellé
Montant HT
TVA (10%)
Montant TTC
Recette brute (montant payé par le client)
40,00 €
4,00 €
44,00 €
Commission plateforme (ex: 25%)
-10,00 €
-1,00 €
-11,00 €
Virement net reçu sur votre compte
30,00 €
3,00 €
33,00 €
Dans votre comptabilité, vous devez enregistrer :
- Un produit (compte 706) de 40,00 € HT.
- Une charge (compte 622) pour la commission de 10,00 € HT.
- Le virement de 33,00 € TTC sur votre compte bancaire.
Les plateformes envoient des récapitulatifs hebdomadaires ou mensuels. Il est crucial de les utiliser pour effectuer ce rapprochement et ne pas se contenter des virements bancaires. Un expert-comptable en ligne équipé d’outils de synchronisation bancaire peut automatiser une grande partie de ce travail fastidieux et source d’erreurs.
La gestion des pourboires et autres charges
Les pourboires, qu’ils soient perçus en espèces ou via l’application, sont imposables. Ils doivent être intégrés à votre chiffre d’affaires. Comptablement, ils sont enregistrés dans un compte de produit (par exemple, 758 – Produits divers de gestion courante). Si vous décidez ensuite de vous les reverser personnellement depuis le compte de l’entreprise, une écriture de sortie sera enregistrée.
N’oubliez pas de conserver tous les justificatifs pour l’ensemble de vos charges déductibles :
- Factures de carburant
- Tickets de péage et de parking
- Factures d’assurance du véhicule
- Factures d’entretien et de réparation
- Frais de téléphonie et d’abonnement internet (au prorata de l’usage professionnel)
- Vos propres frais de comptabilité
En cas de contrôle fiscal, l’administration vous demandera de justifier chaque charge déduite. Un simple ticket de carte bancaire n’est pas une facture et peut être refusé. Exigez toujours une facture en bonne et due forme avec la mention de la TVA pour pouvoir la récupérer et justifier la dépense.
Faut-il faire appel à un expert-comptable pour sa gestion VTC ?
Si la gestion en micro-entreprise peut sembler accessible seul, dès que l’on passe au régime réel ou en société, la complexité augmente de manière exponentielle. Un logiciel de comptabilité est une aide précieuse, mais il ne remplace pas le conseil et l’expertise d’un professionnel.
Faire appel à un expert-comptable pour votre activité de VTC vous apporte plusieurs avantages clés :
- Sécurité et conformité : Vous êtes assuré que vos déclarations (TVA, liasse fiscale) sont justes et envoyées dans les temps, vous évitant ainsi des pénalités.
- Gain de temps : Vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier – la conduite et la satisfaction de vos clients – plutôt que de passer des heures sur des tâches administratives complexes.
- Optimisation fiscale et sociale : Un expert saura vous conseiller sur le meilleur statut juridique, le bon régime d’imposition, et les meilleures stratégies pour optimiser votre rémunération et réduire vos charges.
- Visibilité sur votre activité : Grâce à des outils de pilotage et des bilans réguliers, il vous aide à comprendre la performance de votre entreprise et à prendre les bonnes décisions pour son développement.
Chez Keobiz, nous combinons le meilleur des deux mondes : une plateforme technologique performante qui automatise la collecte de vos documents et se synchronise avec vos comptes bancaires, et un conseiller dédié qui connaît les spécificités du métier de VTC. Nous vous accompagnons de la création de votre structure à la gestion quotidienne de votre activité.
La gestion comptable d’un VTC est bien plus qu’une simple contrainte administrative. C’est un outil essentiel pour piloter votre activité, optimiser vos revenus et assurer votre sérénité. En choisissant le bon statut, en tenant une comptabilité rigoureuse et en vous faisant accompagner par un partenaire de confiance, vous mettez toutes les chances de votre côté pour que votre entreprise roule vers le succès.
FAQ :
Quelle est la principale différence entre le régime micro-BIC et le régime réel pour un VTC ?
La principale différence réside dans le calcul du bénéfice imposable. En micro-BIC, l’administration fiscale applique un abattement forfaitaire de 50% sur votre chiffre d’affaires pour couvrir vos charges. Au régime réel, vous déduisez vos charges professionnelles pour leur montant exact (carburant, assurance, amortissement du véhicule, commissions, etc.). Le régime réel est souvent plus avantageux pour un VTC car les charges dépassent fréquemment 50% du chiffre d’affaires.
Puis-je déduire 100% de la TVA sur l'achat de mon véhicule VTC ?
Oui, la TVA est récupérable à 100% sur l’achat d’un véhicule destiné au transport de personnes, mais à une condition très stricte : le véhicule doit être utilisé de manièreexclusivepour votre activité professionnelle. La moindre utilisation à des fins personnelles (week-ends, vacances) peut entraîner une remise en cause de cette déduction en cas de contrôle fiscal. Il est donc crucial de pouvoir le prouver.
Comment dois-je comptabiliser les pourboires reçus via les applications ?
Les pourboires sont considérés comme un complément de revenu et sont donc imposables. Ils doivent être intégrés dans votre chiffre d’affaires. Comptablement, ils sont généralement enregistrés dans un compte de produits exceptionnels ou de produits divers de gestion courante (classe 7). Vous devez donc les déclarer, qu’ils soient versés par la plateforme ou reçus en espèces.
Un logiciel de comptabilité est-il suffisant pour gérer mon activité de VTC ?
Un logiciel est un outil très utile pour automatiser la saisie et suivre vos chiffres au quotidien. Cependant, il ne remplace pas le conseil stratégique d’un expert-comptable. Ce dernier vous aidera à faire les bons choix fiscaux (IR vs IS), à optimiser votre statut social, à valider la conformité de vos comptes et à interpréter vos résultats pour prendre les meilleures décisions pour votre entreprise. L’idéal est une solution qui combine un logiciel performant et l’accompagnement d’un conseiller dédié.
