Respectez les obligations de base : ouvrez un compte bancaire dédié, tenez un livre chronologique des recettes et (si régime réel) des dépenses, conservez tous les justificatifs 10 ans et respectez les échéances fiscales et sociales.
Choisissez le bon régime : Micro‑BNC (plafond 77 700 € en 2025) = abattement forfaitaire de 34 % et comptabilité simplifiée ; Déclaration contrôlée (2035) = déduction des frais réels, tenue d’un livre-journal, registre des immobilisations et bilan annuel.
Connaissez les principales charges déductibles au réel : cotisations sociales (URSSAF, CARPIMKO), loyers/quote‑part domicile, frais de véhicule (IK ou frais réels), matériel et fournitures, formations, honoraires et frais bancaires — conservez des factures au nom de l’EI et justifiez la part professionnelle pour les frais mixtes.
Choisissez une organisation adaptée : faire soi‑même (micro‑BNC) pour coût minimal, logiciel en ligne pour automatiser et garder la main (réel), expert‑comptable pour conformité, optimisation et gain de temps — solution hybride (plateforme + expert) combine automatisation et conseil.
Actions concrètes dès maintenant pour 2025 : ouvrez/clarifiez votre compte dédié, numérisez et classez régulièrement vos pièces, calculez si vos charges >34 % pour opter au réel avant la date limite, mettez en place un journal simple ou un logiciel, et sollicitez un expert pour un audit initial et des modèles (checklist, journal, fiche de frais).
Entre les tournées de soins, la gestion des patients et les urgences du quotidien, votre temps est précieux. Alors, comment trouver l’énergie et la clarté nécessaires pour gérer la face cachée de votre activité : la comptabilité ? Loin d’être une simple corvée administrative, une gestion financière rigoureuse est le pilier de la pérennité et de la sérénité de votre cabinet. C’est elle qui vous permet d’anticiper, d’optimiser et de vous concentrer sur votre cœur de métier : soigner.
Ce guide pratique est conçu pour démystifier vos obligations, vous aider à faire les bons choix et vous donner les clés d’une organisation simple et efficace pour 2025.
Les obligations comptables incontournables de l’IDEL
Que vous soyez titulaire de votre cabinet, collaboratrice ou remplaçante, dès lors que vous exercez en libéral, vous êtes considérée comme une cheffe d’entreprise. Cette responsabilité implique de respecter un cadre légal et fiscal précis. Si la complexité de ce cadre varie selon votre statut et vos choix, la base reste la même pour toutes.
Voici les fondations d’une bonne gestion comptable pour une infirmière libérale :
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Ouvrir un compte bancaire dédié : Il est impératif de séparer vos transactions professionnelles de vos dépenses personnelles. L’ouverture d’un compte bancaire exclusivement réservé à votre activité est la première étape indispensable. Il centralisera toutes vos recettes (remboursements de la CPAM, paiements des patients) et toutes vos dépenses professionnelles (URSSAF, CARPIMKO, matériel, etc.).
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Tenir un suivi de vos transactions : Vous devez recenser de manière chronologique l’ensemble de vos recettes et de vos dépenses. La forme de ce suivi dépendra de votre régime fiscal, allant d’un simple livre des recettes à une comptabilité complète.
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Conserver tous vos justificatifs : Factures d’achat, relevés de télétransmission (SNIR), appels de cotisations, tickets de carburant… Chaque opération enregistrée dans votre comptabilité doit être appuyée par une pièce justificative. La loi vous impose de les conserver pendant une durée de 10 ans en cas de contrôle fiscal. Une simple boîte d’archives par année peut suffire, mais une numérisation régulière est fortement recommandée.
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Respecter les échéances déclaratives : Chaque année, vous devez déclarer vos revenus professionnels à l’administration fiscale et aux organismes sociaux. Manquer une échéance peut entraîner des pénalités.
Depuis la loi PACTE de 2019, l’obligation d’ouvrir un compte bancaire qualifié de “professionnel” (souvent plus cher) n’est plus systématique pour les entrepreneurs individuels si leur chiffre d’affaires est inférieur à 10 000 € pendant deux années consécutives. Cependant, l’obligation d’avoir un compte dédié à votre activité demeure. Pour une IDEL, dont les revenus dépassent quasi systématiquement ce seuil, un compte dédié est donc une nécessité absolue pour une gestion saine et transparente.
Quel régime fiscal choisir pour votre activité libérale ?
Le choix de votre régime d’imposition est la décision la plus structurante pour votre comptabilité. Il détermine le niveau de complexité de votre suivi et la manière dont votre bénéfice imposable sera calculé. En tant qu’infirmière exerçant en entreprise individuelle (EI), vous relevez des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) et avez le choix entre deux régimes principaux.
Le régime Micro-BNC : la simplicité avant tout
Ce régime simplifié est accessible si vos recettes annuelles ne dépassent pas le seuil de 77 700 € (plafond pour 2025). Son principal avantage réside dans sa grande facilité de gestion.
Comment ça fonctionne ?
Vous n’avez pas besoin de détailler vos dépenses professionnelles. L’administration fiscale applique un abattement forfaitaire de 34 % sur votre chiffre d’affaires annuel pour couvrir l’ensemble de vos charges. Vous êtes donc imposée sur 66 % de vos recettes.
Vos obligations comptables et fiscales :
Tenir un livre-journal des recettes, détaillant pour chaque encaissement la date, le nom du patient, le montant et le mode de règlement.
Conserver vos factures et justificatifs de recettes.
Reporter le montant brut de vos recettes annuelles sur la déclaration complémentaire d’impôt sur le revenu (formulaire n°2042 C PRO).
Ce régime est particulièrement intéressant si le total de vos charges professionnelles réelles (cotisations, assurances, déplacements, matériel…) est inférieur à 34 % de votre chiffre d’affaires.
Tableau récapitulatif
Avantages du Micro-BNC
Inconvénients du Micro-BNC
Comptabilité ultra-simplifiée
Abattement forfaitaire, pas de déduction des frais réels
Une seule déclaration fiscale annuelle (2042 C PRO)
Peu avantageux si vos charges sont élevées (>34%)
Pas besoin d’expert-comptable en théorie
Le seuil de 77 700 € peut être vite atteint
Gain de temps administratif considérable
Moins d’optimisation fiscale possible
Le régime de la déclaration contrôlée (BNC au réel) : l’optimisation par les frais réels
Ce régime est obligatoire si vous dépassez le seuil du micro-BNC, mais il peut aussi être choisi sur option si vous êtes en dessous. Son atout majeur est de vous permettre de déduire l’intégralité de vos dépenses professionnelles réelles de vos recettes. Si vos charges dépassent 34% de votre chiffre d’affaires, ce régime devient souvent plus avantageux.
Vos obligations comptables et fiscales :
Tenir un livre-journal des recettes et des dépenses détaillant toutes les opérations.
Tenir un registre des immobilisations et des amortissements pour le matériel de plus de 500 € HT (véhicule, équipement informatique, matériel médical lourd…).
Établir un bilan et un compte de résultat à la fin de chaque année.
Remplir la déclaration de revenus professionnels n°2035, qui détaille le calcul de votre bénéfice.
Reporter le bénéfice (ou le déficit) calculé sur la déclaration n°2042 C PRO.
Ce régime offre une vision beaucoup plus précise de la santé financière de votre cabinet mais exige une rigueur et un temps de gestion bien plus importants.
Jusqu’en 2022, l’adhésion à une AGA était quasi indispensable pour les professionnels au régime réel, car elle permettait d’éviter une majoration de 25% de leur bénéfice imposable. Cette majoration a été progressivement supprimée et a totalement disparu depuis l’imposition des revenus 2023. L’adhésion n’est donc plus fiscalement obligatoire. Cependant, une AGA peut encore offrir des services utiles : aide à la gestion, formations, et un rôle de prévention en validant la cohérence de votre comptabilité.
La liste des charges déductibles pour une infirmière libérale
Si vous êtes au régime de la déclaration contrôlée, connaître les charges que vous pouvez déduire est essentiel pour optimiser votre fiscalité. Pour être déductible, une dépense doit être engagée dans l’intérêt direct de votre activité, être justifiée par une facture et être enregistrée dans votre comptabilité.
Voici une liste non exhaustive des principaux postes de dépenses :
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Cotisations sociales et professionnelles :
Cotisations à l’URSSAF (maladie, allocations familiales, CSG-CRDS).
Cotisations à la caisse de retraite (CARPIMKO).
Cotisation à l’Ordre National des Infirmiers.
Prévoyance et mutuelle (contrats Madelin).
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Frais de déplacement :
Frais liés à votre véhicule professionnel (achat en leasing/crédit-bail, entretien, réparations, assurance, carburant). Vous pouvez opter pour les frais réels ou le barème des indemnités kilométriques.
Frais de transport en commun, taxi, péages, stationnement.
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Frais de local professionnel :
Loyer et charges locatives de votre cabinet.
Si vous travaillez depuis votre domicile, une quote-part du loyer et des charges (électricité, internet…) peut être déduite au prorata de la surface utilisée.
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Achats de matériel et fournitures :
Petit matériel médical (seringues, compresses, pansements…).
Fournitures de bureau (papier, cartouches d’encre…).
Produits d’entretien.
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Autres frais de gestion :
Honoraires de l’expert-comptable, frais de logiciel de comptabilité.
Frais bancaires du compte dédié.
Frais de télécommunication (téléphone, internet).
Frais de formation professionnelle.
Frais de repas pris seule lors de vos tournées (dans certaines limites).
Blouses et vêtements professionnels.
Pour chaque dépense, demandez et conservez une facture détaillée au nom de votre entreprise (votre nom propre en EI). Un simple ticket de caisse n’est souvent pas suffisant. Pour les frais mixtes (comme le téléphone ou le véhicule), vous devez être en mesure de justifier la part de l’usage professionnel que vous déduisez. La rigueur dans la collecte et le classement de ces pièces est votre meilleure protection en cas de contrôle.
Gérer sa comptabilité au quotidien : quelles sont vos options ?
Face à ces obligations, trois grandes approches s’offrent à vous, chacune avec ses avantages et ses inconvénients.
1. Tenir sa comptabilité soi-même
Cette solution, souvent choisie au démarrage pour des raisons économiques, consiste à tout gérer par vous-même à l’aide d’un tableur ou d’un cahier.
Pour qui ? Principalement pour les IDEL en régime micro-BNC, où les obligations sont minimales.
Avantages : Coût quasi nul.
Inconvénients : Très chronophage, risque élevé d’erreurs ou d’oublis, aucune aide à l’optimisation, source de stress importante à l’approche des échéances.
2. Utiliser un logiciel de comptabilité en ligne
Des outils modernes sont conçus pour automatiser une grande partie du processus. Ils se synchronisent avec votre compte bancaire, catégorisent vos dépenses et préparent vos déclarations.
Pour qui ? Pour les IDEL au régime réel qui sont à l’aise avec le numérique et souhaitent garder la main sur leur gestion tout en gagnant en efficacité.
Avantages : Automatisation des tâches répétitives, vision en temps réel de votre trésorerie, réduction des erreurs de saisie, coût maîtrisé.
Inconvénients : Nécessite une implication régulière. Vous restez seule face aux décisions d’optimisation fiscale et à la complexité de certaines déclarations (2035, déclarations sociales).
3. Déléguer à un cabinet d’expertise comptable
Confier votre suivi financier à un professionnel est la solution la plus sécurisante. L’expert-comptable ne se contente pas de tenir vos comptes, il devient un véritable partenaire stratégique.
Pour qui ? Pour toutes les IDEL, et particulièrement celles au régime réel, qui veulent se libérer complètement de la charge administrative et bénéficier de conseils personnalisés.
Avantages : Tranquillité d’esprit totale, garantie de conformité légale, optimisation fiscale et sociale, conseil sur vos projets (investissement, changement de statut…), gain de temps maximal.
Inconvénients : Le coût est plus élevé, mais il est souvent rentabilisé par les optimisations réalisées et le temps gagné.
Chez Keobiz, nous avons conçu une approche hybride qui allie le meilleur des deux mondes. Notre plateforme en ligne automatise la collecte et la catégorisation de vos transactions, vous offrant une visibilité parfaite sur votre activité. En parallèle, un expert-comptable dédié, spécialiste des professions de santé, valide vos comptes, établit vos déclarations (2035, URSSAF, CARPIMKO) et vous conseille pour réduire vos impôts et charges en toute légalité. Vous bénéficiez ainsi de la puissance de la technologie et de la sécurité de l’accompagnement humain.
La gestion de votre activité libérale est un marathon, pas un sprint. Mettre en place la bonne organisation comptable dès le départ est un investissement crucial pour votre tranquillité d’esprit et la réussite de votre projet. Que vous choisissiez la simplicité du micro-BNC ou l’optimisation du régime réel, des solutions existent pour vous décharger de cette complexité. N’hésitez pas à vous faire accompagner ; nos experts sont là pour analyser votre situation et vous proposer la stratégie la plus adaptée à vos besoins.
FAQ :
Une infirmière remplaçante doit-elle tenir une comptabilité ?
Oui, absolument. Même sans cabinet fixe, une infirmière remplaçante exerce en libéral et est considérée comme une cheffe d’entreprise. Elle doit donc se déclarer, tenir un suivi de ses recettes (les rétrocessions d’honoraires) et de ses dépenses, et effectuer ses déclarations fiscales et sociales comme n’importe quelle IDEL. Le régime micro-BNC est souvent bien adapté pour démarrer.
Comment passer du régime micro-BNC au régime réel ?
Si vous êtes en micro-BNC mais que vos charges dépassent 34% de vos recettes, vous pouvez opter pour le régime de la déclaration contrôlée. Cette option doit être exercée auprès du Service des Impôts des Entreprises (SIE) avant la date limite de dépôt de la déclaration de revenus de l’année concernée (généralement en mai/juin). L’option est valable pour un an et est reconduite tacitement.
Qu'est-ce que la déclaration 2035 ?
La déclaration 2035 est le formulaire fiscal de référence pour tous les professionnels de santé au régime de la déclaration contrôlée. C’est en quelque sorte le bilan comptable de votre activité. Elle détaille l’ensemble de vos recettes, de vos dépenses professionnelles, de vos amortissements et permet de calculer votre bénéfice imposable (ou votre déficit) de l’année. Ce résultat doit ensuite être reporté sur votre déclaration de revenus personnelle (2042 C PRO).
