C’est le sujet du moment. Vous en avez entendu parler, vous avez vu passer des dates, et peut-être ressentez-vous une légère inquiétude monter. C’est normal. La nouvelle réforme de la facturation électronique représente la plus grande transformation fiscale et administrative de la décennie pour les entreprises en France.
Mais respirons un grand coup. Chez Keobiz, nous voyons la mise en place de ce système non pas comme un obstacle, mais comme une opportunité de simplifier votre gestion quotidienne et vos flux administratifs. Fini la paperasse, fini les factures perdues, place à la fluidité et à des solutions modernes.
Cet article a pour but de démythifier ce projet d’envergure voulu par l’État. Nous allons décortiquer ensemble le fonctionnement du nouveau dispositif, vos obligations, et surtout, comment vous préparer sereinement.
C’est quoi la facturation électronique ?
Commençons par tordre le cou à une idée reçue tenace : une facture électronique, ce n’est pas un PDF envoyé par email. Si vous créez votre facture sur Word, que vous l’imprimez en PDF et que vous l’envoyez à votre client, c’est de la dématérialisation simple. Mais attention : ce n’est pas de la facturation électronique au sens de la nouvelle loi et des exigences de l’administration fiscale.
Une définition technique, mais simple :
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée qui comporte nécessairement un socle de données structurées.
Qu’est-ce que cela signifie ? Cela veut dire que le fichier contient des “étiquettes” informatiques que les ordinateurs peuvent lire automatiquement. Plus besoin de saisir manuellement les montants ou la TVA dans la comptabilité : la transmission des informations se fait toute seule.
Les formats acceptés par l’administration sont précis :
- Le format structuré : Comme l’UBL ou le CII (du pur code informatique).
- Le format hybride (Factur-X) : C’est le plus courant pour les entreprises. Il ressemble à un PDF classique pour l’œil humain, mais il cache des données lisibles par machine à l’intérieur.
Les trois piliers de la réforme
Pour bien comprendre les impacts de ce qui arrive, il faut distinguer trois concepts clés imposés par l’État. Selon la nature de vos clients et de vos opérations, vos obligations diffèrent :
- L’e-invoicing (Facturation électronique) : Cela concerne toutes vos opérations de vente de biens ou de services entre assujettis à la TVA établis en France (B2B). La facture ne va plus directement de vous au client. Elle passe obligatoirement par une plateforme sécurisée, qu’il s’agisse du Portail Public de Facturation (PPF) ou d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée.
- L’e-reporting de transaction : Cela concerne les données relatives à vos ventes aux particuliers (B2C) ou vos transactions avec des entreprises étrangères (exportations, livraisons intracommunautaires). Ici, vous n’avez pas à émettre de facture électronique stricto sensu, mais vous devez assurer la transmission des données de ces ventes à l’administration (le montant, la date, la TVA).
- L’e-reporting de paiement : Si vous faites de la prestation de services, la TVA est généralement exigible à l’encaissement. Vous devrez donc déclarer informatiquement via votre plateforme quand le paiement a été reçu. C’est une obligation essentielle pour le suivi de la TVA par l’État.
Pourquoi l’administration fait-elle cela ?
L’objectif est quadruple :
- Lutter contre la fraude à la TVA (estimée à plusieurs milliards).
- Simplifier la vie des entreprises (à terme, pré-remplissage des déclarations de TVA).
- Réduire les délais de paiement.
- Améliorer la connaissance de l’activité économique en temps réel.
Le schéma explicatif de la facturation électronique pour y voir plus clair :
L’ordre des experts comptables fourni dans ses fiches par métier une infographie plutôt claire si jamais vous n’avez pas compris :
C’est prévu pour quand ?
Le calendrier a bougé plusieurs fois, mais les dates sont désormais gravées dans le marbre. Il s’agit d’une mise en place progressive pour laisser le temps à l’écosystème de s’adapter.
Il y a deux échéances majeures à retenir.
1er Septembre 2026 : La date qui concerne TOUT LE MONDE
À cette date, deux choses se passent :
- Obligation de réception : Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille (même les micro-entrepreneurs), devront être capables de recevoir des factures électroniques. Vous ne pourrez plus dire à votre fournisseur “envoie-la moi par courrier”. Vous devrez avoir une plateforme pour les réceptionner.
- Obligation d’émission pour les grandes entreprises et ETI : Les plus grosses structures devront obligatoirement émettre leurs factures au nouveau format. Comme ce sont souvent vos fournisseurs (énergie, téléphonie, grossistes), vous devez être prêts à recevoir leurs factures dès 2026.
1er Septembre 2027 : Le grand saut pour les PME et TPE
C’est la date butoir pour l’émission des factures par les Petites et Moyennes Entreprises et les Micro-entreprises.
À partir de ce jour, vous ne pourrez plus émettre de factures “papier” ou PDF simple à destination d’un autre professionnel. Tout le flux devra être électronique.
Même si l’obligation d’émettre arrive en 2027 pour vous, Keobiz vous conseille vivement d’anticiper. Les solutions logicielles seront prêtes bien avant. S’y mettre dès 2026, c’est s’éviter un stress inutile.
Est-ce que je suis concerné par la facturation électronique ?
C’est la question centrale. La règle de cette réforme est large : elle s’applique à l’ensemble des opérations d’achats et de ventes réalisées entre des entreprises assujetties à la TVA établies en France. La facturation électronique va modifier en profondeur l’échange de vos données commerciales.
Si je suis assujetti à la TVA : OUI
Si vous collectez et déduisez la TVA, vous êtes au cœur du dispositif. Vous devrez adapter votre gestion pour émettre des factures électroniques conformes (e-invoicing) et transmettre les informations de vos ventes (e-reporting).
Si je suis en franchise en base (Micro-entrepreneur) : OUI
C’est souvent une surprise, mais la franchise de TVA ne vous exclut pas de la facturation électronique. Vous restez un assujetti, même si vous êtes non redevable.
Conséquence : Vous devrez émettre vos factures au format électronique (toujours sans TVA) et vous devrez être techniquement capable d’en recevoir. Vous êtes pleinement concerné par ces nouvelles obligations.
Si je suis dans le médical ou l’immobilier exonéré (Santé, SCI, LMNP)
C’est le seul cas particulier. Si vous réalisez exclusivement des opérations exonérées de TVA (ex : consultation médicale, location nue), vous n’êtes pas tenu d’émettre des factures électroniques.
Vous restez une entreprise aux yeux de la loi. Vous avez l’obligation de réception. Vos fournisseurs, eux, vont passer à la facturation électronique. Pour recevoir leurs factures et traiter ces données, il vous faudra impérativement une plateforme de réception.
Pour plus d’info sur votre comptabilité, nous avons des articles sur la comptabilité en immobilier ou la comptabilité d’infirmière libérale
Qu’est-ce qui va changer pour moi avec la facturation électronique ?
Le passage à la facturation électronique est un changement structurel. Votre manière de traiter vos factures et vos données va devenir plus rigoureuse.
La fin de l’envoi direct
C’est le changement majeur de la réforme. Aujourd’hui, vous envoyez votre facture directement au client. Demain, vous l’enverrez obligatoirement à une plateforme. C’est cette plateforme qui se chargera automatiquement :
- De vérifier que la facture électronique respecte le bon format et contient toutes les mentions légales.
- D’extraire les données de facturation pour l’administration fiscale.
- De transmettre la facture à la plateforme de réception de votre client.
De nouvelles informations obligatoires
Pour que ce système d’échange de données fonctionne entre entreprises, vos factures devront être plus précises. De nouvelles informations deviennent obligatoires sur le document :
- Le numéro SIREN du client (indispensable pour le routage électronique).
- L’adresse de livraison (si différente de l’adresse de facturation).
- La nature de l’opération (Livraison de biens ou Prestation de services).
- L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits (le cas échéant).
Le suivi du cycle de vie
C’est un gros avantage pour la trésorerie des entreprises. Vous pourrez suivre le statut de vos factures électroniques en temps réel sur votre portail :
- Déposée
- Rejetée (si le format ou une donnée est invalide)
- Refusée (par le client)
- Encaissée
Un meilleur pilotage
Grâce à la centralisation des données de facturation, votre expert-comptable Keobiz aura accès aux informations plus vite. Cela signifie moins de relances pour récupérer les pièces manquantes et un bilan qui se construit au fil de l’eau.
Qu’est-ce que je dois faire maintenant ?
Inutile de paniquer, mais il est temps d’agir. Voici les étapes concrètes pour préparer votre entreprise.
Étape 1 : Mettez à jour votre base clients
C’est le travail le plus fastidieux mais le plus nécessaire. Pour que vos futures factures électroniques ne soient pas rejetées, vous devez avoir des fiches clients impeccables.
Récupérez dès maintenant les numéros SIREN de tous vos clients professionnels (B2B). Vérifiez les adresses. Nettoyez votre base de données.
Étape 2 : Choisissez votre camp (PDP vs PPF)
Pour transmettre vos factures, vous aurez le choix entre deux types de solutions :
- Le Portail Public de Facturation (PPF) : C’est la solution gratuite de l’État (l’évolution de Chorus Pro). Elle assure le service minimum : dépôt simple, transmission, réception. Attention, ses fonctionnalités de gestion seront limitées.
- Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) : Ce sont des acteurs privés (éditeurs de logiciels) immatriculés par l’administration. Une PDP offre des services additionnels : paiement intégré, relance automatique, archivage intelligent, conversion de formats.
Le conseil Keobiz : Ne choisissez pas seul. Nous pourrons vous orienter vers une plateforme agréée compatible avec nos outils pour fluidifier votre comptabilité.
Étape 3 : Auditez vos logiciels actuels
Si vous faites encore vos factures sur un tableur ou un traitement de texte, il est impératif de changer. Ces outils ne pourront pas générer les formats structurés requis. Il faut vous équiper d’un logiciel de gestion commerciale conforme.
Qu’est-ce que je risque ?
L’État et l’administration fiscale entendent bien faire respecter cette nouvelle réforme. Pour garantir le succès de la dématérialisation, des sanctions financières strictes ont été prévues pour les entreprises qui ne se conformeraient pas à leurs obligations.
- Défaut d’émission de facture électronique : Vous risquez 15 € par facture non conforme, une sanction plafonnée à 15 000 € par an.
- Défaut d’e-reporting : L’absence de transmission des données (sur vos transactions ou paiements) coûte 250 € par manquement, également plafonné à 15 000 € par an.
Cependant, au-delà de l’amende, le véritable impact pour votre entreprise est opérationnel. Si vous n’avez pas choisi de plateforme (PDP ou PPF) pour la réception des flux dès 2026, vous rompez le lien avec vos fournisseurs. De même, si vous n’êtes pas prêt pour l’émission en 2027, vos clients (surtout les grands comptes) refuseront vos factures au format papier ou PDF simple, car leurs propres solutions de gestion ne pourront plus les traiter automatiquement.
Tableau récapitulatif de la facturation électronique par métier :
Pour y voir plus clair, voici ce que vous devez faire selon votre profil.
| Profil Métier | Type de Clients | Obligations Principales | Action Prioritaire |
| Artisan / Commerçant | Mixte (Pros & Particuliers) | E-invoicing pour les pros.E-reporting pour les particuliers (caisse). | Vérifier la compatibilité de votre logiciel de caisse. |
| Profession Libérale (B2B) | Principalement Entreprises | E-invoicing total.E-reporting paiement si prestation de service. | Collecter les SIREN des clients et choisir une PDP. |
| Consultant / Freelance | Entreprises | E-invoicing total.E-reporting paiement. | Adopter un outil de facturation conforme. |
| Micro-entrepreneur | Mixte | E-invoicing (émission & réception).E-reporting selon clients. | Choisir une plateforme gratuite ou peu coûteuse dès 2026. |
| Santé / Médical / Exonéré | Particuliers (Patients) | Réception obligatoire.Pas d’émission (sauf cas rares). | S’inscrire sur une plateforme pour recevoir les factures fournisseurs. |
| E-commerçant | Particuliers (surtout) | E-reporting des transactions (ventes).E-invoicing si vente à un pro. | S’assurer que le site web/CMS exporte bien les données de vente. |
Pourquoi faire appel à Keobiz pour votre passage à la facturation électronique ?
La transition vers la facturation électronique est un défi, mais Keobiz est là pour vous guider. Nous sommes votre expert-comptable pour réussir la mise en place de la facturation électronique dans votre entreprise.
- Une expertise sur la facturation électronique : Les règles de la facturation électronique changent vite. Nos équipes scrutent l’administration fiscale pour vous informer en temps réel sur vos obligations liées à la facturation électronique.
- La meilleure solution technique : Plutôt que de vous laisser seul face à la multitude de logiciels, nous avons sélectionné pour vous la plateforme la plus fiable, sécurisée et adaptée à votre gestion.
- Vos données de facturation électronique sécurisées : Nous garantissons que les flux issus de votre facturation électronique remontent automatiquement et sans erreur dans votre comptabilité.
- Un accompagnement humain pour votre facturation électronique : Au-delà de la technique, nos comptables répondent à toutes vos questions pratiques pour que la facturation électronique devienne simple et fluide au quotidien.
Ne subissez pas la réforme. Avec Keobiz, transformez l’obligation de facturation électronique en un atout et soyez prêt pour 2026.
