Distinguez immédiatement si le changement concerne l’adresse personnelle du dirigeant (déclaration simple) ou le transfert du siège social (modification statutaire) : les formalités et pièces diffèrent radicalement.
Déclarez la modification sur le Guichet Unique (formalites.entreprises.gouv.fr) dans un délai d’un mois après le déménagement ou la décision de transfert pour éviter risques administratifs et juridiques.
Pour un transfert de siège, suivez les étapes obligatoires : décision formalisée (PV), mise à jour des statuts, publication d’une annonce légale (1 ou 2 parutions si changement de ressort) puis dépôt du dossier complet en ligne.
Préparez les pièces essentielles : PV de décision, statuts à jour certifiés conformes, justificatif de jouissance des nouveaux locaux (bail, titre de propriété ou attestation de domiciliation), attestation(s) de parution, pièces d’identité et pouvoir éventuel ; pensez aussi à mettre à jour la DBE si nécessaire.
Anticipez les coûts et risques : frais de greffe et d’annonce légale (est. 65 € à 400 € selon le cas), rejets possibles en cas d’erreur — recourir à un expert-comptable ou juriste facilite la conformité et accélère la procédure.
L’adresse de votre entreprise ou votre propre domicile a changé et vous vous demandez comment mettre à jour votre extrait Kbis ? Véritable carte d’identité de votre société, ce document doit impérativement refléter votre situation actuelle. Toute modification, qu’il s’agisse d’un déménagement de vos locaux ou d’un changement d’adresse personnelle du dirigeant, impose des formalités précises. Entre la modification des statuts, la publication d’une annonce légale et le dépôt d’un dossier complet, il est facile de s’y perdre. Décryptons ensemble les démarches à suivre pour que votre Kbis soit toujours à jour.
Pourquoi est-il crucial de mettre à jour l’adresse sur votre Kbis ?
L’extrait Kbis est le seul document officiel qui atteste de l’existence juridique d’une entreprise commerciale. Il regroupe toutes les informations essentielles la concernant : sa dénomination sociale, son numéro SIREN, son capital social, et bien sûr, ses adresses. Pour les tiers (clients, fournisseurs, banques, administration), les informations présentes sur le Kbis sont considérées comme exactes et fiables.
Une adresse erronée peut avoir des conséquences fâcheuses :
Courriers officiels non reçus : les notifications du greffe, des impôts ou de l’URSSAF pourraient ne jamais vous parvenir.
Difficultés contractuelles : un partenaire commercial pourrait refuser de signer un contrat si les informations sur le Kbis ne correspondent pas à la réalité.
Risques juridiques : en cas de litige, une notification envoyée à l’ancienne adresse pourrait être jugée valable, vous privant de la possibilité de vous défendre.
Il est donc primordial de distinguer les deux situations qui nécessitent une mise à jour :
Le changement d’adresse personnelle du dirigeant : lorsque votre domicile change, mais que l’entreprise reste à la même adresse.
Le transfert du siège social : lorsque l’entreprise elle-même déménage.
Les formalités à accomplir diffèrent radicalement selon le cas.
Cas 1 : Le changement d’adresse personnelle du dirigeant
C’est le scénario le plus simple. Si votre domicile personnel change et que celui-ci n’est pas le siège social de votre entreprise, les démarches sont allégées. L’adresse du dirigeant figurant sur le Kbis doit être modifiée, mais cela n’impacte pas les statuts de la société.
Les démarches simplifiées
La procédure consiste en une simple déclaration de modification. Vous n’avez pas besoin de convoquer une assemblée générale ni de publier une annonce légale.
La déclaration doit être effectuée dans un délai d’un mois suivant votre déménagement. Depuis le 1er janvier 2023, toute formalité d’entreprise doit obligatoirement passer par le site du Guichet unique des formalités des entreprises, géré par l’INPI.
Les pièces à fournir sont généralement limitées à :
Un justificatif d’identité du dirigeant.
Un justificatif de la nouvelle adresse personnelle (facture d’électricité, quittance de loyer, etc.).
Le formulaire de “Déclaration relative aux gérants et autres personnes liées à la société” correctement rempli en ligne.
Le coût de cette formalité est relativement faible, correspondant principalement aux frais de greffe pour la mise à jour du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
Si l’adresse de votre domicile personnel est également celle du siège social de votre entreprise, un simple changement d’adresse personnelle ne suffit pas. Vous devez suivre la procédure complète de transfert de siège social, car l’adresse de l’entreprise est directement impactée. C’est une erreur fréquente qui peut entraîner le rejet de votre dossier.
Cas 2 : Le transfert du siège social de l’entreprise
Le déménagement de l’entreprise est une opération plus complexe, car il implique une modification des statuts. Le choix de la domiciliation est un élément fondateur de la société, et son changement suit un processus en quatre étapes clés.
Étape 1 : La décision de transférer le siège social
La première étape est purement décisionnelle. Les modalités de cette décision dépendent de la forme juridique de votre société et de ce qui est prévu dans vos statuts.
En SAS ou SASU : Les statuts déterminent librement l’organe compétent. Il peut s’agir du Président, d’une décision collective des associés en Assemblée Générale Extraordinaire (AGE), ou de tout autre organe de direction. Si rien n’est précisé, la décision doit être prise à l’unanimité des associés.
En SARL ou EURL : La décision est généralement prise par les associés en Assemblée Générale Extraordinaire (AGE), représentant une majorité qualifiée (souvent les deux tiers ou les trois quarts des parts sociales).
Quelle que soit la méthode, la décision doit être formalisée dans un procès-verbal (PV) signé. Ce document est la première pièce justificative de votre dossier.
Étape 2 : La mise à jour des statuts
Le siège social est une mention obligatoire dans les statuts. Son transfert rend donc leur modification indispensable. Vous devez rédiger une nouvelle version des statuts où l’ancienne adresse est remplacée par la nouvelle. Cet exemplaire, daté et certifié conforme par le représentant légal, sera une pièce maîtresse de votre dossier de modification.
Étape 3 : La publication d’une annonce légale
Pour informer les tiers du changement, vous devez publier un avis de modification dans un support d’annonces légales (Shal). Il peut s’agir d’un journal papier habilité ou d’un service de presse en ligne. Cette publication doit intervenir dans un délai d’un mois après la décision.
L’avis doit contenir des mentions obligatoires :
La mention du transfert du siège.
L’ancienne et la nouvelle adresse.
La dénomination sociale et le sigle, si applicable.
La forme juridique (SARL, SAS, etc.).
Le montant du capital social.
Le numéro unique d’identification (numéro SIREN) et la mention “RCS” suivie du nom de la ville du greffe.
Si votre nouvelle adresse dépend d’un autre tribunal de commerce, la procédure se complique légèrement. Vous devrez publier deux annonces légales :
1. Une première dans un Shal du département de l’ancien siège.
2. Une seconde dans un Shal du département du nouveau siège.
Cette double publication garantit que l’information est accessible dans les deux zones géographiques concernées.
La déclaration en ligne et les pièces à fournir
Une fois les étapes préalables réalisées, il est temps de déclarer officiellement le changement.
Déposer le dossier sur le Guichet Unique
Comme pour le changement d’adresse du dirigeant, la déclaration de transfert de siège social doit être effectuée en ligne sur le portail du Guichet Unique dans le mois suivant l’acte de décision. Cette plateforme centralise la demande et la transmet aux organismes compétents (greffe, impôts, URSSAF).
Checklist des documents pour un transfert de siège social
Pour que votre dossier soit accepté sans encombre, assurez-vous de réunir et numériser l’ensemble des pièces suivantes :
Un exemplaire du procès-verbal (PV) ayant décidé le transfert.
Un exemplaire des statuts mis à jour, daté et certifié conforme.
Un justificatif de jouissance des nouveaux locaux : contrat de bail, titre de propriété, facture d’électricité récente, ou une attestation de domiciliation si vous passez par une société de domiciliation.
L’attestation de parution de l’avis dans un support d’annonces légales (ou les deux attestations si vous changez de ressort).
Si le dirigeant n’a pas signé lui-même la formalité, un pouvoir l’y autorisant.
Le transfert de siège social peut, dans certains cas, nécessiter une mise à jour de la déclaration des bénéficiaires effectifs. C’est notamment le cas si le siège social était fixé au domicile du dirigeant. En déménageant, l’adresse personnelle du bénéficiaire effectif change, ce qui rend la mise à jour de la DBE obligatoire. Le Guichet Unique vous guidera sur ce point lors de votre déclaration.
Tableau récapitulatif des démarches et coûts
Tableau récapitulatif
Type de changement
Modification des statuts
Annonce légale
Documents principaux
Coût estimatif (2026)
Adresse personnelle du dirigeant
Non
Non
Justificatif d’identité et de domicile
Environ 65 € (frais de greffe)
Transfert de siège social (même ressort)
Oui
Oui (1)
PV, statuts à jour, attestation parution, justificatif de siège
Environ 200 € (greffe + annonce)
Transfert de siège social (autre ressort)
Oui
Oui (2)
PV, statuts à jour, 2 attestations parution, justificatif de siège
Environ 400 € (greffe + 2 annonces)
*Ces coûts sont des estimations et peuvent varier selon le département et le support d’annonces légales choisi.
Simplifiez vos démarches administratives avec un expert-comptable
Le transfert de siège social est une procédure formelle qui ne tolère aucune erreur, sous peine de voir son dossier rejeté par le greffe, entraînant des retards et des coûts supplémentaires. Pour garantir la conformité et la rapidité de vos démarches, s’appuyer sur un professionnel est souvent la solution la plus sereine.
Chez Keobiz, nous accompagnons les entrepreneurs dans toutes les étapes de la vie de leur entreprise, y compris dans la gestion des formalités juridiques. Nos experts s’occupent de la rédaction des actes, de la publication des annonces et du dépôt du dossier complet sur le Guichet Unique. Vous gagnez ainsi un temps précieux et vous assurez que le changement d’adresse sur votre Kbis se déroule sans accroc, vous permettant de vous concentrer sur votre activité.
Mettre à jour l’adresse sur un Kbis est plus qu’une simple formalité administrative ; c’est une obligation légale qui garantit la sécurité juridique de votre entreprise. Que ce soit pour un simple changement de domicile du dirigeant ou pour un transfert de siège social complet, le respect des étapes et des délais est essentiel. La procédure, bien que balisée, requiert rigueur et attention aux détails pour éviter tout rejet du dossier.
FAQ :
Quel est le délai légal pour déclarer un changement d'adresse ?
Vous disposez d’un délai d’un mois à compter de la date de la décision de transfert (pour le siège social) ou de votre déménagement effectif (pour l’adresse personnelle du dirigeant) pour effectuer la déclaration sur le Guichet Unique.
Que se passe-t-il si je ne mets pas mon Kbis à jour ?
Ne pas déclarer un changement d’adresse peut engager laresponsabilité du dirigeant. Vous vous exposez à des difficultés administratives (courriers non reçus), contractuelles et juridiques. En théorie, des sanctions financières peuvent être appliquées, bien que cela soit rare en pratique pour un simple oubli.
Le passage par le Guichet Unique est-il vraiment obligatoire ?
Oui. Depuis le 1er janvier 2023, le site formalites.entreprises.gouv.fr (Guichet Unique) est la seule et unique plateforme pour réaliser toutes les formalités des entreprises, y compris les modifications comme le changement d’adresse. Les anciens canaux commeInfogreffeou les CFE ne sont plus compétents pour enregistrer ces demandes.
Faut-il modifier les statuts si l'adresse du gérant est aussi le siège social ?
Oui, absolument. Dans ce cas, le déménagement du gérant entraîne automatiquement un transfert de siège social. Il ne s’agit plus d’un simple changement d’adresse personnelle, mais bien d’une modification statutaire qui nécessite de suivre la procédure complète (décision, modification des statuts, annonce légale, dossier complet).
Comment obtenir mon nouvel extrait Kbis après la modification ?
Une fois que le greffe a validé votre dossier de modification, la mise à jour est effectuée sur le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Vous recevrez alors un nouvelextrait Kbisà la nouvelle adresse déclarée, et vous pourrez également le télécharger depuis votre espace sur le site du greffe ou via des plateformes habilitées.
