Siège social d’entreprise : définition, options possibles et procédure

Le siège social d’une entreprise correspond à sa domiciliation juridique, c’est-à-dire son adresse administrative. La déclaration du siège social auprès du greffe du tribunal est obligatoire lors de toute création d’entreprise, tout comme le changement de siège ou le transfert de siège. Plusieurs domiciliations sont possibles : au domicile du dirigeant, en pépinière d’entreprises, via une entreprise de domiciliation, ou encore au sein d’un local commercial. Le choix du siège est déterminant pour les entrepreneurs, car il impacte directement l’organisation et la rentabilité des entreprises. Pour vous aider à faire les bons choix, Keobiz vous explique en détail les contours du siège social d’une société.

Siège social d’entreprise : définition et rôle

Le siège social d’une entreprise représente son adresse officielle et légale. Il est mentionné sur l’extrait de Kbis et dans tous les documents officiels. C’est également à cette adresse que se déroulent les principales activités administratives et juridiques de la société.

Par contre, l’adresse du siège social d’une entreprise ne correspond pas obligatoirement à son lieu d’activité. Son établissement principal peut être situé à une adresse différente, tout comme ses établissements secondaires ou complémentaires le cas échéant.

Le rôle du siège social est fondamental car il fixe la nationalité juridique de l’entreprise et définit la compétence territoriale en cas de litige ou de différend sur une question de droit. De même, le choix de son emplacement est stratégique puisqu’il détermine le calcul de la cotisation foncière des entreprises (CFE) conformément au Code de commerce, peut influencer la fiscalité de la société, sa gestion administrative ainsi que son image.

Déclarer un siège social est une étape obligatoire pour pouvoir immatriculer son entreprise et être inscrit au registre du commerce et des sociétés (RCS). La déclaration du siège se fait auprès du greffe du tribunal, via le guichet unique de l’INPI.

Les différentes domiciliations possibles du siège social

Voici les options disponibles pour domicilier le siège social de votre société.

Au domicile du représentant légal

Choisir de domicilier l’entreprise au domicile du dirigeant est une solution simple et économique. C’est une option particulièrement adaptée pour un entrepreneur en début de création et pour tous ceux qui n’ont pas besoin de locaux pour recevoir leurs clients. 

Par contre, si vous optez pour une domiciliation du siège à domicile, vérifiez bien que le règlement de copropriété ou le bail d’habitation l’autorise. En cas d’interdiction, la domiciliation reste possible, mais de façon provisoire et limitée à 5 ans comme le permet la loi. 

Au sein d’un local commercial

Installer le siège social dans un local commercial est une option plus adaptée pour les entreprises qui ont besoin de locaux physiques pour exercer leur activité. Cela offre l’avantage de centraliser les opérations tout en donnant une image plus professionnelle à la société.

Néanmoins, c’est un choix coûteux car les loyers des baux commerciaux sont souvent onéreux. Calculez bien la rentabilité d’un tel investissement, surtout au tout début de la création de l’entreprise.

Auprès d’une société de domiciliation

Une entreprise de domiciliation, aussi appelée centre d’affaires, propose aux sociétés de disposer d’une adresse administrative tout en bénéficiant de services administratifs tels que la gestion du courrier ou une permanence téléphonique. Ces centres d’affaires doivent obligatoirement posséder un agrément préfectoral. La signature d’un contrat de domiciliation est requise, ce qui implique le respect d’un délai de préavis en cas de transfert du siège.

Ce type d’hébergement permet aux entreprises de profiter d’une adresse administrative à un prix avantageux, tout en domiciliant leurs sièges sociaux à des adresses prestigieuses telles que le boulevard Haussmann à Paris ou la place Masséna à Nice.

Dans une pépinière d’entreprises

Les pépinières d’entreprises ou incubateurs permettent aux entrepreneurs de bénéficier d’un espace de travail à moindre coût, avec des services partagés comme les salles de réunion ou l’accompagnement administratif. Cette solution est idéale pour les start-up ou les entreprises innovantes en phase de développement. Par contre, c’est une option à court terme puisque les pépinières sont réservées aux jeunes entreprises.

Par la mise à disposition des locaux d’une autre entreprise

Dans certains cas, une entreprise peut domicilier son siège social dans les locaux d’une autre société. Cette option est souvent utilisée dans le cadre de partenariats ou d’accords commerciaux. L’entreprise qui propose l’hébergement du siège doit respecter certaines règles : demander l’accord de son bailleur et ne pas faire de la domiciliation son cœur de métier. Si elle se professionnalise dans ce domaine, l’agrément préfectoral est obligatoire.

Récapitulatif des avantages et inconvénients de chaque domiciliation

Pour vous aider dans votre décision, vous trouverez une synthèse des avantages et inconvénients de chaque solution dans le tableau suivant.

Les documents nécessaires pour justifier de sa domiciliation

Lors de vos démarches d’immatriculation, vous devrez justifier l’adresse de votre siège social. Pour chaque option présentée précédemment, les documents à fournir sont différents. Les voici :

• Domicile du dirigeant : un justificatif de domicile (facture d’électricité, d’eau ou d’internet de moins de 3 mois) et le règlement de copropriété (si applicable) stipulant que l’activité commerciale est autorisée.
• Local commercial : le bail signé avec le propriétaire des locaux.
• Entreprise de domiciliation : l’attestation de domiciliation d’une société fournie par le domiciliant.
• Pépinière d’entreprises : le contrat d’hébergement ou l’attestation d’accueil fournis par la pépinière ou l’incubateur.
• Mise à disposition : le contrat de mise à disposition signé entre les deux sociétés.

L’attestation de domiciliation ou le contrat de bail par exemple sont des documents à conserver. Ils vous seront demandés pour toutes modifications au greffe du tribunal, dont le transfert de siège.

Comment transférer le siège social d’une société ?

Le transfert du siège social nécessite certaines démarches administratives et juridiques, qu’il s’agisse d’un changement d’adresse en France ou à l’étranger.

Déménagement du siège social en France

Le changement de siège social peut se faire à tout moment et pour plusieurs raisons : fin du bail commercial, changement de dirigeant, déménagement, etc. Par contre, le transfert de siège social implique une modification des statuts de l’entreprise, une déclaration auprès du greffe du tribunal compétent et l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés via le centre de formalités des entreprises dans les délais légaux spécifiques au type de société. La procédure est la suivante :

• Approbation du transfert de siège par les associés.
• Rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire.
• Publication de l’avis au journal d’annonces légales (une dans le département de l’ancien siège et une dans le nouveau).
• Dépôt du dossier auprès du centre de formalités des entreprises via le guichet unique.

Les frais associés au changement de siège dépendent en partie des frais de modification des statuts. Généralement le coût d’un transfert de siège social est gratuit, sauf si vous vous faites accompagner par un professionnel pour modifier vos statuts.

Par ailleurs, les modalités de vote du transfert de siège lors de l’assemblée diffèrent en fonction du statut juridique de l’entreprise. Par exemple, le changement d’adresse d’une SCI doit être voté à l’unanimité, alors que pour une SAS, ce sont les statuts qui fixent les conditions de majorité.

Déménagement du siège social à l’étranger

Dans le cas où l’entreprise souhaite transférer son siège social à l’étranger, les démarches se complexifient. Généralement, la procédure prend la forme d’une dissolution, couplée à la création d’une nouvelle société à l’étranger.

Les entreprises qui le souhaitent peuvent conserver leur personnalité juridique à condition de respecter les modalités obligatoires, mais la démarche peut s’accompagner de lourdes conséquences fiscales. Il est d’ailleurs fortement recommandé de faire appel à un expert-comptable pour tout transfert à l’étranger.