Obligation : le dépôt concerne principalement les sociétés commerciales (SARL/EURL, SAS/SASU, SA, SCA, SEL, SPFPL, certaines SNC, sociétés étrangères avec établissement en France) ; les sociétés civiles (ex. SCI) sont en principe exonérées.
Délai : les comptes doivent être approuvés en AG dans les 6 mois suivant la clôture ; le dépôt se fait ensuite sous 1 mois (papier) ou 2 mois (en ligne à partir de la date de l’AG).
Pièces à joindre : comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes), procès‑verbal d’approbation (ou décision de l’associé unique), rapport du commissaire aux comptes si applicable ; pour les groupes : comptes consolidés et rapports associés.
Modalités et coût : dépôt dématérialisé recommandé via le Guichet unique (INPI/FranceConnect+), signature électronique acceptée ; dépôt papier possible ; frais de greffe et de publication ≈ 45–50 €.
Confidentialité et risques : options de confidentialité pour micro et petites entreprises (confidentialité totale pour les micro, publication simplifiée pour les petites) ; défaut de dépôt = injonction, astreinte, amende (1 500 €; majorée en récidive) et risques juridiques.
La clôture de l’exercice comptable est passée, les chiffres sont arrêtés… mais votre travail n’est pas tout à fait terminé. Avez-vous pensé à l’une des formalités les plus importantes pour la vie de votre entreprise : le dépôt des comptes annuels au greffe ? Loin d’être une simple formalité administrative, cette étape est un gage de transparence et une obligation légale incontournable. Elle peut sembler complexe, mais avec une bonne préparation, elle devient une procédure claire et maîtrisée. Ce guide complet vous détaille la marche à suivre pour aborder cette échéance sereinement.
Le dépôt des comptes annuels : une obligation légale, pour qui ?
Le dépôt des comptes annuels est une obligation juridique qui vise à garantir la transparence de la vie économique. En rendant publiques leurs données financières, les entreprises permettent à leurs partenaires (clients, fournisseurs, banquiers, investisseurs) d’évaluer leur santé et leur fiabilité. Une fois reçus par le greffe du tribunal de commerce, ces documents font l’objet d’une publication au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC), les rendant ainsi accessibles à tous.
Cependant, toutes les structures juridiques ne sont pas soumises à cette obligation. Elle concerne principalement les sociétés commerciales.
Liste des sociétés concernées par le dépôt des comptes :
Les sociétés à responsabilité limitée : SARL et EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée).
Les sociétés par actions : SAS (Société par Actions Simplifiée), SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle), SA (Société Anonyme) et SCA (Société en Commandite par Actions).
Les sociétés d’exercice libéral : SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS.
Les sociétés de participations financières de professions libérales (SPFPL).
Certaines sociétés de personnes : les SNC (Sociétés en Nom Collectif) dont tous les associés sont des SARL, des sociétés par actions ou d’autres SNC.
Les sociétés commerciales dont le siège est à l’étranger mais qui disposent d’un ou plusieurs établissements en France.
Les sociétés coopératives agricoles et leurs unions, sous certaines conditions.
A contrario, les sociétés civiles, comme la Société Civile Immobilière (SCI), ne sont généralement pas tenues de déposer leurs comptes annuels, sauf cas exceptionnels.
Quand et dans quels délais faut-il déposer ses comptes ?
Le calendrier du dépôt des comptes est rythmé par deux étapes clés qu’il est crucial de ne pas confondre. Le respect des délais est impératif pour éviter toute sanction.
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L’approbation des comptes en Assemblée Générale (AG) : Vous devez convoquer une assemblée générale ordinaire (AGO) des associés ou actionnaires pour approuver les comptes de l’exercice écoulé. Cette assemblée doit se tenir dans un délai de 6 mois suivant la date de clôture de l’exercice social.
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Le dépôt au greffe : Une fois les comptes approuvés, vous disposez d’un délai supplémentaire pour les transmettre au greffe du tribunal de commerce. Ce délai varie selon la méthode de dépôt :
1 mois à compter de la date de l’AG si vous effectuez un dépôt au format papier.
2 mois à compter de la date de l’AG si vous réalisez la formalité en ligne via le Guichet unique.
Exemple concret :
Votre société clôture son exercice comptable le 31 décembre 2024.
– Vous devez tenir l’assemblée générale d’approbation des comptes avant le 30 juin 2025.
– Si l’AG a lieu le 15 juin 2025, vous devrez déposer les comptes avant le 15 juillet 2025 (dépôt papier) ou avant le 15 août 2025 (dépôt en ligne).
Le non-respect de ces délais n’est pas anodin. En cas de non-dépôt, le président du tribunal de commerce peut adresser une injonction de le faire sous astreinte. De plus, la société s’expose à une sanction pénale (amende de 1 500 €, doublée en cas de récidive) et toute personne intéressée (concurrent, partenaire, etc.) peut engager une action en justice pour obtenir la communication de ces documents.
Quels sont les documents à fournir pour le dépôt au greffe ?
Le contenu du dossier à déposer dépend de la taille de votre entreprise, qui est classée selon des seuils définis par la loi. La préparation de ces documents est une étape clé où l’accompagnement par un expert-comptable est souvent essentiel pour garantir leur conformité.
Le dossier de base pour toutes les sociétés
Quel que soit votre statut, le socle commun des documents à déposer inclut :
Les comptes annuels, qui se composent de trois éléments indissociables : le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe comptable.
Le procès-verbal de l’assemblée générale (ou la décision de l’associé unique) mentionnant la proposition et la résolution votée pour l’affectation du résultat de l’exercice.
Le rapport du commissaire aux comptes (CAC), s’il y en a un dans votre société. La présence d’un commissaire aux comptes est obligatoire lorsque certains seuils sont dépassés.
Les documents spécifiques selon la taille de votre entreprise
En fonction de votre catégorie, des documents supplémentaires ou des dispenses peuvent s’appliquer. Une entreprise est classée dans une catégorie si elle ne dépasse pas 2 des 3 seuils suivants à la clôture de l’exercice.
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Micro-entreprise :
Total du bilan : ≤ 450 000 €
Chiffre d’affaires net : ≤ 900 000 €
Nombre de salariés : ≤ 10
Dispense : Elles peuvent être dispensées de produire une annexe comptable.
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Petite entreprise :
Total du bilan : ≤ 7 500 000 €
Chiffre d’affaires net : ≤ 15 000 000 €
Nombre de salariés : ≤ 50
Spécificité : Elles peuvent opter pour une présentation simplifiée de leur bilan et de leur compte de résultat.
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Moyenne entreprise :
Total du bilan : ≤ 25 000 000 €
Chiffre d’affaires net : ≤ 50 000 000 €
Nombre de salariés : ≤ 250
Document supplémentaire : Elles doivent obligatoirement joindre le rapport de gestion.
Le cas particulier des groupes de sociétés
Si votre entreprise fait partie d’un groupe, le dossier doit être complété par des documents spécifiques pour refléter la situation financière globale :
Les comptes consolidés.
Le rapport sur la gestion du groupe.
Le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés.
L’ensemble de ces documents doit refléter fidèlement la situation financière de l’entreprise, en accord avec le plan comptable général en vigueur.
[image alt=”Interface du Guichet unique pour le dépôt des comptes annuels d’une entreprise”]
Comment effectuer le dépôt des comptes en pratique ?
Depuis le 1er janvier 2023, la procédure a été centralisée pour simplifier les démarches des entreprises. Deux options s’offrent à vous, avec une forte incitation à utiliser la voie numérique.
La voie dématérialisée : le Guichet unique (INPI)
C’est aujourd’hui la méthode standard et recommandée. Le dépôt s’effectue intégralement en ligne sur la plateforme du Guichet des formalités des entreprises, gérée par l’INPI.
Les étapes du dépôt en ligne :
Connexion : Accédez au portail et identifiez-vous.
Nature du dépôt : Précisez s’il s’agit d’un dépôt initial ou rectificatif, et s’il concerne les comptes sociaux d’une entreprise ou les comptes consolidés d’un groupe.
Téléchargement des pièces : Uploadez l’ensemble des documents requis (bilan, PV d’AG, etc.) au format PDF. C’est également à cette étape que vous joindrez une éventuelle déclaration de confidentialité.
Paiement : Réglez les frais de greffe et de publication au BODACC. Le paiement peut se faire par carte bancaire ou via un compte prépayé INPI.
Signature : La formalité doit être signée électroniquement. Vous pouvez utiliser un certificat de signature électronique avancée ou, plus simplement, vous authentifier via FranceConnect+, qui vaut signature.
Une fois la formalité validée, le Guichet unique transmet automatiquement et instantanément votre dossier au greffe du tribunal de commerce compétent pour examen et validation finale. Chez Keobiz, nous gérons cette procédure pour nos clients, assurant ainsi un dépôt conforme et dans les temps, un service inclus dans certains de nos packs d’accompagnement.
L’alternative : le dépôt papier au greffe
Bien que la dématérialisation soit la norme, il reste possible d’effectuer un dépôt “physique”. Vous pouvez soit envoyer votre dossier complet par courrier recommandé avec accusé de réception au greffe compétent, soit le déposer directement sur place. Cette méthode impose cependant un délai de dépôt plus court (un mois après l’AG).
Protéger ses informations : les options de confidentialité
La publication des comptes est un principe de transparence, mais il peut être stratégiquement délicat pour une petite structure de dévoiler ses chiffres à ses concurrents. La loi a donc prévu des options pour limiter la diffusion de ces informations, accessibles selon la taille de l’entreprise.
Pour bénéficier de ces options, vous devez joindre à votre dépôt une déclaration spécifique, disponible sur les sites officiels. Si vous optez pour la confidentialité des comptes et que vous avez un commissaire aux comptes, son rapport ne sera pas non plus publié.
La confidentialité totale pour les micro-entreprises
Les entreprises répondant aux critères de la micro-entreprise (voir seuils ci-dessus) peuvent demander que leurs comptes annuels ne soient pas rendus publics. Seules les administrations et la Banque de France y auront accès. C’est l’option de confidentialité la plus forte.
La publication simplifiée pour les petites entreprises
Les petites entreprises peuvent, quant à elles, demander que leur compte de résultat ne soit pas rendu public. Le bilan et l’annexe restent accessibles. Cette option permet de masquer des informations clés comme la marge ou la rentabilité, tout en présentant la structure du patrimoine de l’entreprise. Une analyse des comptes annuels par un tiers sera donc partielle.
Coûts, sanctions et suivi du dépôt
Quel est le coût du dépôt des comptes ?
Si l’utilisation de la plateforme du Guichet unique est gratuite en soi, la formalité de dépôt reste payante. Les frais demandés couvrent :
Les frais de greffe pour le traitement et l’enregistrement du dossier.
Les frais de publication au BODACC.
Les frais de l’INPI.
Le montant total varie légèrement d’une année sur l’autre et selon la forme juridique et le type de dépôt (comptes sociaux ou consolidés). Il se situe généralement autour de 45 € à 50 € pour un dépôt en ligne classique. Le montant exact vous sera indiqué au moment du paiement sur la plateforme.
Pour que la démarche en ligne soit la plus fluide possible, nous vous conseillons de préparer tous vos documents à l’avance. Scannez chaque pièce en un fichier PDF distinct et nommez-les clairement (ex: “Bilan_2024.pdf”, “PV_AG_2025.pdf”). Vérifiez également en amont dans quelle catégorie d’entreprise vous vous situez (micro, petite, moyenne) pour savoir précisément quels documents et quelles options de confidentialité s’offrent à vous.
Que se passe-t-il après le dépôt ?
Une fois votre dossier soumis et payé, le greffe du tribunal de commerce l’examine. S’il est complet et conforme, le greffier procède à sa validation. L’information est alors publiée au BODACC et intégrée au Registre National des Entreprises (RNE). Vous recevrez une notification confirmant la bonne exécution de la formalité. En cas d’irrégularité ou de pièce manquante, le greffe vous adressera une notification de rejet, vous invitant à corriger votre dossier.
Les risques en cas de non-dépôt
Ne pas déposer ses comptes est une faute de gestion qui peut avoir des conséquences sérieuses. Outre les sanctions pécuniaires déjà évoquées, l’absence de publication des comptes peut être préjudiciable pour l’image de l’entreprise. Elle peut être perçue comme un signe de difficultés financières, refroidir la confiance des partenaires et compliquer l’obtention de financements.
Le dépôt des comptes annuels au greffe est bien plus qu’une contrainte. C’est un acte de bonne gestion qui atteste de la rigueur et de la santé de votre entreprise. Bien préparée, cette formalité devient une simple étape administrative qui clôture l’exercice en beauté. En anticipant les délais, en rassemblant les bons documents et en utilisant les outils en ligne à votre disposition, vous vous assurez une tranquillité d’esprit et préservez la réputation de votre société. Chez Keobiz, nous intégrons cette mission dans notre accompagnement pour que nos clients puissent se concentrer sur ce qui compte vraiment : le développement de leur activité.
FAQ :
Quelles sociétés sont exemptées du dépôt des comptes ?
En dehors des sociétés civiles comme les SCI (sauf exceptions), les entrepreneurs individuels, y compris ceux sous le régime de la micro-entreprise (auto-entrepreneur), ne sont pas soumis à l’obligation de déposer des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Leur régime decomptabilité de trésorerieest simplifié et ne requiert pas cette publicité.
Puis-je déposer mes comptes moi-même ou dois-je passer par un expert-comptable ?
Légalement, un dirigeant peut tout à fait réaliser le dépôt des comptes lui-même via le Guichet unique. Cependant, cette démarche intervient après une étape cruciale : l’établissement dubilan comptableet de la liasse fiscale, qui sont des documents complexes. Faire appel à un expert-comptable garantit la conformité et l’exactitude des comptes déposés, évitant ainsi un rejet du greffe ou un redressement fiscal. L’expert-comptable peut également se charger de la formalité de dépôt pour vous.
Que faire si je me rends compte d'une erreur après le dépôt ?
Si vous constatez une erreur dans les comptes déjà déposés et validés, pas de panique. Il est possible de procéder à un dépôt rectificatif. Sur le Guichet unique, vous devrez effectuer une nouvelle formalité en précisant qu’il s’agit d’un “dépôt rectificatif”. Vous soumettrez alors les documents corrigés qui remplaceront les précédents. Cette démarche est également soumise aux frais de greffe.
Le dépôt des comptes est-il payant ?
Oui. Même si la plateforme en ligne du Guichet unique est d’accès gratuit, la formalité en elle-même engendre des coûts incompressibles qui couvrent les frais du greffe pour l’enregistrement et les frais de publication de l’annonce légale au BODACC. Le montant total se situe généralement autour de 45-50 euros pour un dépôt dématérialisé classique.
