Documents de base : comptes annuels certifiés (bilan, compte de résultat, annexe) à joindre obligatoirement au dépôt.
Procès‑verbal d’approbation : PV ou extrait de l’AGO mentionnant la proposition et la résolution d’affectation du résultat (dispense pour EURL/SASU lorsque l’associé unique signe les comptes).
Rapports complémentaires : rapport de gestion pour les moyennes et grandes entreprises, rapport du commissaire aux comptes si un CAC a été désigné (et comptes consolidés si applicable).
Modalités et délais : approbation des comptes dans les 6 mois suivant la clôture ; dépôt au greffe dans le mois suivant l’approbation (2 mois si dépôt en ligne) — dépôt en ligne, courrier recommandé ou sur place ; frais de greffe ≈ 45 €.
Conséquences et options : possibilité de confidentialité pour les micro/petites entreprises (intégralité ou seulement le compte de résultat) ; sanctions en cas de non‑dépôt (injonction, astreinte, amende 1 500 €/3 000 € en récidive, responsabilité civile).
La clôture de votre exercice comptable approche et vous vous demandez quelle est la liste exacte des pièces à fournir pour le dépôt de vos comptes annuels ? Cette formalité légale, bien que récurrente, peut sembler complexe tant les documents requis varient selon la taille et la forme juridique de votre société. Pas de panique. Pour vous assurer d’être en parfaite conformité, voici la liste des documents essentiels à préparer pour le greffe du tribunal de commerce :
- Les comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe.
- Le procès-verbal (PV) de l’assemblée d’approbation des comptes, incluant la proposition et la résolution d’affectation du résultat.
- Le rapport de gestion, pour les moyennes et grandes entreprises.
- Le rapport du commissaire aux comptes (CAC), si votre société y est soumise.
Ce guide détaillé vous accompagnera pas à pas pour rassembler l’ensemble des pièces nécessaires et comprendre les spécificités qui s’appliquent à votre situation.
La liste des documents obligatoires pour le dépôt des comptes annuels
Le dépôt des comptes annuels est une obligation pour la quasi-totalité des sociétés commerciales (SAS, SARL, SA, EURL, SNC sous conditions, etc.). Il vise à assurer la transparence de la vie économique et à fournir aux tiers (investisseurs, partenaires, créanciers) une image fidèle de la santé financière de votre entreprise. Le dossier à transmettre au greffe se compose d’un socle commun de documents, complété par d’autres pièces selon les caractéristiques de votre société.
Le socle commun : bilan, compte de résultat et annexe
Ces trois documents forment le cœur de vos comptes annuels. Ils doivent être certifiés conformes par le représentant légal de l’entreprise.
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Le bilan comptable : Il s’agit d’une photographie du patrimoine de votre société à la date de clôture de l’exercice. Il se divise en deux parties : l’actif (ce que l’entreprise possède : immobilisations, stocks, créances, trésorerie) et le passif (ce qu’elle doit : capitaux propres, dettes financières, dettes fournisseurs). La correcte élaboration du bilan comptable est fondamentale pour évaluer la solvabilité et la structure financière de votre entreprise.
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Le compte de résultat : Contrairement au bilan qui est statique, le compte de résultat retrace l’ensemble des flux (produits et charges) sur la durée de l’exercice. Il permet de déterminer si l’entreprise a réalisé un bénéfice ou une perte. Il détaille la performance de l’activité en distinguant le résultat d’exploitation, le résultat financier et le résultat exceptionnel.
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L’annexe comptable : Ce document complète et commente les informations présentées dans le bilan et le compte de résultat. Elle précise les méthodes comptables utilisées (par exemple pour les amortissements) et fournit des détails importants qui ne figurent pas dans les autres états, comme l’état des échéances des créances et des dettes.
La préparation de ces trois documents demande rigueur et expertise. Pour garantir leur conformité et optimiser votre gestion, s’appuyer sur un expert-comptable est souvent la solution la plus sûre. Chez Keobiz, nos spécialistes prennent en charge l’intégralité de votre comptabilité pour produire des comptes annuels justes et fiables, prêts à être déposés.
Le procès-verbal d’approbation des comptes
Après la clôture de l’exercice, les associés ou actionnaires doivent se réunir en assemblée générale ordinaire (AGO) pour approuver les comptes. Cette décision est retranscrite dans un procès-verbal. Une copie de ce PV, ou un extrait, doit être jointe au dépôt.
Ce document est crucial car il doit explicitement mentionner :
- La proposition d’affectation du résultat de l’exercice (par exemple, mise en réserve, distribution de dividendes).
- La résolution de l’affectation du résultat telle qu’elle a été votée et adoptée par les associés.
Cas particulier des EURL et SASU : Lorsque l’associé unique est également le gérant ou le président de la société, la procédure est simplifiée. Le dépôt des comptes annuels signés au greffe vaut approbation. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de joindre le procès-verbal d’assemblée.
La bonne tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes est une étape juridique clé de la vie d’une société.
Le rapport de gestion : obligatoire pour certaines entreprises
Le rapport de gestion est un document qui expose la situation de la société durant l’exercice écoulé, son évolution prévisible, les événements importants survenus après la date de clôture et ses activités en matière de recherche et développement.
Son dépôt est obligatoire pour les moyennes et grandes entreprises. En revanche, les micro-entreprises et les petites entreprises en sont dispensées, ce qui constitue un allègement administratif significatif.
Le rapport du commissaire aux comptes (CAC) : si applicable
Si votre société a désigné un commissaire aux comptes (CAC), que ce soit de manière volontaire ou obligatoire en raison du dépassement de certains seuils, son rapport sur les comptes annuels doit impérativement être joint au dossier de dépôt. Ce rapport certifie que les comptes sont réguliers, sincères et donnent une image fidèle de la situation de l’entreprise.
La présence d’un CAC est un gage de transparence et de fiabilité financière. Pour en savoir plus sur ses missions, vous pouvez consulter notre guide sur le rôle du commissaire aux comptes.
Les documents spécifiques selon la taille de votre entreprise
La liste des documents à fournir et les options de présentation varient en fonction de la taille de votre entreprise, définie par trois seuils : le total du bilan, le montant net du chiffre d’affaires et le nombre moyen de salariés. Pour appartenir à une catégorie, une société ne doit pas dépasser 2 de ces 3 critères.
Le cas des micro-entreprises
Une société est une micro-entreprise si elle respecte au moins 2 des 3 seuils suivants :
- Total du bilan ≤ 450 000 €
- Chiffre d’affaires net ≤ 900 000 €
- Nombre de salariés ≤ 10
Les documents à déposer sont :
- Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe).
- PV d’assemblée avec affectation du résultat.
- Éventuellement, le rapport du CAC.
- Option : Une déclaration de confidentialité pour que les comptes annuels ne soient pas rendus publics.
Le cas des petites entreprises
Une société est une petite entreprise si elle respecte au moins 2 des 3 seuils suivants :
- Total du bilan ≤ 7 500 000 €
- Chiffre d’affaires net HT ≤ 15 000 000 €
- Nombre de salariés ≤ 50
Les documents à déposer sont les mêmes que pour la micro-entreprise. Les petites entreprises bénéficient également d’allègements :
- Elle peuvent opter pour une présentation simplifiée de leur bilan et de leur annexe.
- Elle peuvent demander la confidentialité de leur compte de résultat. Seuls le bilan et l’annexe seront alors publiés.
Si votre société fait partie d’un groupe et est tenue d’établir des comptes consolidés, vous devrez déposer en plus les comptes consolidés, le rapport sur la gestion du groupe et le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés.
Le cas des moyennes et grandes entreprises
Une moyenne entreprise ne doit pas dépasser 2 des 3 seuils suivants :
- Total du bilan ≤ 25 000 000 €
- Chiffre d’affaires net HT ≤ 50 000 000 €
- Nombre de salariés ≤ 250
Pour ces entreprises, ainsi que pour les grandes qui dépassent ces seuils, la liste des documents s’allonge :
- Comptes annuels complets (bilan, compte de résultat, annexe).
- Rapport de gestion.
- PV d’assemblée avec affectation du résultat.
- Rapport du CAC (s’il y en a un).
Procédure de dépôt : où, quand et comment ?
Une fois tous les documents réunis, il reste à les déposer en respectant les délais et les modalités prévus par la loi.
Les délais à respecter impérativement
Le calendrier est strict et se déroule en deux temps :
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L’approbation des comptes : Les associés doivent tenir une assemblée générale pour approuver les comptes dans un délai de 6 mois suivant la clôture de l’exercice.
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Le dépôt au greffe : Une fois les comptes approuvés, vous disposez d’un délai d’un mois pour les déposer. Ce délai est porté à deux mois si le dépôt est effectué par voie électronique.
Par exemple, pour un exercice clôturé au 31 décembre N, l’assemblée doit se tenir avant le 30 juin N+1. Le dépôt doit ensuite être effectué avant le 31 juillet N+1 (ou le 31 août N+1 pour un dépôt en ligne). Une requête en prorogation de délai peut être adressée au Président du tribunal de commerce en cas de besoin.
Les différentes méthodes de dépôt
Vous disposez de plusieurs options pour effectuer votre dépôt :
- En ligne : C’est la méthode la plus simple et la plus rapide. Le dépôt s’effectue sur le site du guichet des formalités des entreprises.
- Par courrier : Vous pouvez envoyer votre dossier par lettre recommandée avec accusé de réception au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre société.
- Sur place : Il est également possible de déposer directement les documents au guichet du greffe compétent.
La gestion du dépôt des comptes peut être chronophage et source d’erreurs. En confiant cette mission à votre expert-comptable, vous vous assurez que la procédure est réalisée dans les temps, avec les bons documents et en toute conformité. Chez Keobiz, cette prestation est incluse dans certaines de nos formules pour vous libérer de cette charge administrative.
Quel est le coût du dépôt des comptes ?
Le dépôt des comptes annuels est une formalité payante. Les frais de greffe s’élèvent à environ 45 €, mais ce montant peut légèrement varier selon le mode de dépôt et si vous déposez également des comptes consolidés. Ces frais couvrent l’enregistrement par le greffe et la publication de l’avis au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC).
Que risque-t-on en cas de non-dépôt des comptes annuels ?
L’absence de dépôt des comptes n’est pas une négligence à prendre à la légère. Le dirigeant s’expose à plusieurs sanctions :
- Une injonction du Président du tribunal de commerce : À la demande de tout intéressé ou du ministère public, le juge peut ordonner au dirigeant de procéder au dépôt des comptes sous astreinte (pénalité financière par jour de retard).
- Une amende pénale : Le fait de ne pas satisfaire aux obligations de dépôt est passible d’une amende de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive).
- Engagement de la responsabilité civile : Si un tiers subit un préjudice du fait du défaut de publication des comptes, il peut engager la responsabilité personnelle du dirigeant pour obtenir réparation.
Il est donc primordial de respecter cette obligation pour assurer la sécurité juridique de votre entreprise et de ses dirigeants. Après le dépôt, n’oubliez pas de conserver précieusement ces documents selon les durées légales en vigueur.
Rassembler les bons documents pour le dépôt des comptes annuels est une étape cruciale qui demande de l’organisation et une bonne connaissance des obligations légales. En suivant cette checklist et en vous adaptant à la taille de votre entreprise, vous pourrez aborder cette formalité sereinement. Pour une tranquillité d’esprit totale, l’accompagnement par un expert-comptable reste la meilleure garantie de conformité et d’efficacité.
FAQ :
Quels sont les documents de base à déposer chaque année ?
Le socle commun pour la plupart des sociétés commerciales inclut les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) et le procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire ayant approuvé ces comptes et décidé de l’affectation du résultat. Tous ces documents doivent être certifiés conformes par le représentant légal.
Puis-je déposer mes comptes annuels moi-même ?
Oui, en tant que représentant légal, vous pouvez tout à fait réaliser le dépôt vous-même, que ce soit en ligne via le guichet unique, par courrier ou directement au greffe. Cependant, la préparation en amont des documents comptables requiert une expertise pour garantir leur exactitude et leur conformité, raison pour laquelle il est fortement recommandé de faire appel à un expert-comptable.
Que signifie "rendre ses comptes confidentiels" ?
Pour les micro-entreprises et les petites entreprises, la loi offre la possibilité de ne pas rendre publiques tout ou partie de leurs informations financières. Une micro-entreprise peut demander que l’intégralité de ses comptes annuels reste confidentielle. Une petite entreprise peut, quant à elle, demander que seul son compte de résultat ne soit publié. Cela se fait en joignant une déclaration de confidentialité lors du dépôt.
Quels sont les délais exacts pour le dépôt des comptes ?
Vous devez d’abord faire approuver vos comptes par l’assemblée des associés dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice. Ensuite, vous disposez d’un délai de 1 mois après l’approbation pour les déposer au greffe. Ce délai est étendu à 2 mois si vous effectuez la démarche en ligne.
