Indemnités kilométriques SAS 2026 : calcul & règles

En tant que dirigeant ou salarié de SAS, vous utilisez régulièrement votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels ? Savoir comment évaluer et vous faire rembourser ces frais est essentiel, non seulement pour votre portefeuille, mais aussi pour l’optimisation fiscale de votre société. Les indemnités kilométriques (IK) représentent une solution encadrée et avantageuse pour défrayer ces dépenses. Elles constituent une charge déductible pour l’entreprise et un remboursement non imposable pour le bénéficiaire, à condition de respecter scrupuleusement les règles en vigueur.

Qui peut bénéficier des indemnités kilométriques en SAS ?

Le remboursement des frais de déplacement via les indemnités kilométriques est ouvert à plusieurs acteurs au sein d’une Société par Actions Simplifiée, mais sous des conditions précises.

Le mécanisme repose sur un barème forfaitaire publié chaque année par l’administration fiscale. Ce forfait couvre l’ensemble des coûts liés à l’usage d’un véhicule, de l’usure au carburant. Maîtriser son calcul et ses conditions d’application est donc un enjeu majeur pour toute SAS ou SASU.

Les bénéficiaires éligibles

Deux catégories de personnes peuvent prétendre aux IK au sein d’une SAS :

• Les salariés de l’entreprise : Tout employé utilisant son véhicule personnel (voiture, scooter, moto) pour des missions professionnelles peut se voir rembourser ses frais via ce système.
• Le dirigeant assimilé-salarié : Le président de SAS ou de SASU, relevant du régime général de la Sécurité sociale, est également concerné. Il peut bénéficier du remboursement de ses frais kilométriques de la même manière qu’un salarié.

La condition sine qua non est que le véhicule utilisé soit la propriété personnelle du salarié ou du dirigeant. La carte grise doit être à son nom. Un véhicule de société ou en location au nom de l’entreprise ne peut évidemment pas donner lieu au versement d’indemnités kilométriques. De même, les associés qui n’exercent aucune fonction opérationnelle dans la société ne sont pas éligibles.

Les trajets et frais couverts

Les indemnités kilométriques sont conçues pour couvrir les déplacements à caractère purement professionnel. Cela inclut typiquement :

• Les visites chez des clients, fournisseurs ou partenaires ;
• Les trajets pour se rendre sur un chantier ou un lieu de mission temporaire ;
• Les déplacements pour déposer ou récupérer du matériel nécessaire à l’activité.

En revanche, le trajet habituel entre le domicile et le lieu de travail n’est généralement pas considéré comme un déplacement professionnel ouvrant droit au versement d’IK par la société. Ces frais peuvent toutefois être déduits du revenu personnel du salarié ou du dirigeant dans sa déclaration d’impôts, soit via la déduction forfaitaire de 10 %, soit en optant pour les frais réels.

Le barème forfaitaire englobe un large éventail de coûts :

• L’amortissement du véhicule (sa perte de valeur) et de ses équipements ;
• Les dépenses de carburant ;
• Les frais d’entretien et de réparation ;
• Le coût des pneumatiques ;
• La prime d’assurance annuelle.

Comment calculer les indemnités kilométriques en SAS ?

Le calcul des IK repose sur une formule simple qui combine la distance parcourue à titre professionnel sur une année civile et un coefficient issu d’un barème officiel. Ce barème varie selon la puissance fiscale du véhicule (exprimée en chevaux fiscaux, CV) et le nombre total de kilomètres parcourus.

Montant des IK = Distance professionnelle parcourue (d) x Coefficient du barème

L’administration fiscale publie chaque année le barème applicable, généralement au premier trimestre. Pour 2026, en l’absence de nouvelle publication, le barème en vigueur reste celui des années précédentes.

Barème 2026 pour les voitures thermiques

Exemple de calcul :

Un président de SAS utilise sa voiture personnelle de 5 CV. Sur l’année, il a parcouru 12 000 km pour des rendez-vous clients.

• Le kilométrage se situe dans la tranche “de 5 001 à 20 000 km”.
• La formule à appliquer est : (d x 0,357) + 1 395.
• Calcul : (12 000 x 0,357) + 1 395 = 4 284 + 1 395 = 5 679 €.

La société pourra donc lui verser 5 679 € d’indemnités kilométriques, qui seront déductibles de son résultat et non imposables pour le dirigeant.

Spécificités pour les véhicules électriques et les deux-roues

Pour encourager la mobilité durable, le montant des indemnités kilométriques calculé avec le barème ci-dessus est majoré de 20 % pour les véhicules 100 % électriques.

Exemple avec un véhicule électrique :

Si le même dirigeant utilisait une voiture électrique de 5 CV pour parcourir 12 000 km :

• Montant de base : 5 679 €.
• Majoration de 20 % : 5 679 € x 20 % = 1 135,80 €.
• Montant total des IK : 5 679 € + 1 135,80 € = 6 814,80 €.

Des barèmes spécifiques existent également pour les deux-roues motorisés (cyclomoteurs, motos), qu’ils soient thermiques ou électriques. Le principe de calcul reste identique, avec des tranches kilométriques et des coefficients adaptés à ces types de véhicules.

Justification et traitement comptable des frais kilométriques

Pour que les indemnités kilométriques soient déductibles pour la SAS et exonérées de charges pour le bénéficiaire, un suivi rigoureux et une comptabilisation adéquate sont impératifs. L’enjeu est de pouvoir prouver la réalité et le caractère professionnel des déplacements en cas de contrôle de l’URSSAF ou de l’administration fiscale.

Tenir un registre des déplacements

Même si vous n’avez pas à conserver chaque ticket de carburant, vous devez impérativement tenir un registre détaillé de tous les trajets professionnels. Ce document, qui peut être un simple tableur ou une application dédiée, doit mentionner pour chaque déplacement :

• La date ;
• L’objet du déplacement (ex : “Rendez-vous client X”, “Visite chantier Y”) ;
• Le lieu de départ et le lieu d’arrivée ;
• Le nombre de kilomètres parcourus.

Ce suivi doit être fait de manière régulière et précise. C’est la pièce maîtresse qui justifiera le montant total des indemnités versées en fin de période. La gestion rigoureuse de ces notes de frais est une composante clé de la bonne tenue comptable, particulièrement pour de nombreux consultants et freelances qui optent pour la SASU.

Pour aller plus loin :

→ SARL unipersonnelle : les inconvénients et limites à connaître en 2026 → Liquidation judiciaire simplifiée SARL – Guide 2026 → Liquidation SASU avec dettes : guide 2026

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Comptabilisation des indemnités kilométriques

Le remboursement des frais kilométriques est une opération comptable simple mais qui doit suivre des étapes précises.

• Constatation de la dette : Lorsque la note de frais est validée, la dépense est enregistrée comme une charge pour l’entreprise et une dette envers le salarié ou le dirigeant.
  • On débite le compte 6251 “Voyages et déplacements” du montant total des IK.
  • On crédite le compte 421 “Personnel – Rémunérations dues” (pour un salarié) ou le compte 4551 “Compte courant d’associé” (pour le dirigeant-président).
• Remboursement effectif : Lors du paiement par la banque.
  • On débite le compte 421 ou 4551 qui avait été crédité.
  • On crédite le compte 512 “Banque”.

Ce traitement assure que la charge est bien rattachée à l’exercice comptable durant lequel les déplacements ont eu lieu, même si le remboursement intervient plus tard. Une comptabilité bien organisée, facilitée par un expert-comptable en ligne, permet d’automatiser et de sécuriser ces écritures, tout comme les autres déclarations obligatoires.

En résumé, les indemnités kilométriques sont un outil de gestion performant pour toute SAS. Elles offrent une méthode simple et fiscalement optimisée pour rembourser les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. La clé de leur succès réside dans une application rigoureuse du barème officiel et, surtout, dans une justification méticuleuse de chaque kilomètre parcouru. Une bonne organisation est donc indispensable pour profiter de cet avantage en toute sérénité.

Hugues Husson De Sampigny Expert-comptable depuis plus de 20 ans et président de Keobiz Finance

Hugues Husson de Sampigny, expert-comptable, pilote les activités réglementées de Keobiz depuis 2021. Avec plus de 20 ans d’expérience en finance, audit et gestion, il a occupé des postes stratégiques chez Companeo, Ernst & Young et PwC. Aujourd’hui, il accompagne l’expansion de Keobiz Finance, en mettant l’accent sur l’excellence opérationnelle et la création de valeur durable.