Votre inventaire révèle des pertes ? Reprenez le contrôle de votre trésorerie !

Ce moment, à la fin de l’inventaire. Les chiffres du logiciel d’un côté, le comptage physique de l’autre. Et ça ne colle pas. Il manque des produits. Une impression frustrante que de l’argent s’est évaporé de vos étagères. Cette différence, c’est la démarque. Un véritable trou dans votre trésorerie qui grignote votre marge en silence. La bonne nouvelle ? Ce n’est pas une fatalité. Pour y voir clair, vous avez besoin d’outils fiables et d’un partenaire qui vous aide à lire les chiffres.

Démarque connue vs démarque inconnue : mettre des mots sur ce qui plombe votre marge

La première étape pour colmater une fuite d’eau, c’est de savoir d’où elle vient. Pour votre trésorerie, c’est la même chose. Distinguez les deux types de démarque qui affectent votre commerce.

La démarque connue : les pertes que vous pouvez identifier et chiffrer

Ici, on parle de tout ce que vous voyez disparaître sous vos yeux. C’est la perte la plus simple à comprendre, car elle est tangible.

Quelques exemples concrets :

• La casse : le pot de confiture qui tombe dans l’épicerie, la bouteille de vin brisée, la vaisselle ébréchée.
• La péremption : les produits frais qui arrivent en fin de vie et que vous devez jeter.
• Les produits abîmés : le vêtement taché en rayon, l’emballage déchiré qui rend un produit invendable.
• Les gestes commerciaux : le produit offert à un client très mécontent pour éteindre un incendie.

L’enjeu principal avec la démarque connue est de la tracer immédiatement. Si vous ne notez pas cette perte, elle se fond dans la masse et vient gonfler artificiellement la démarque inconnue à la fin de l’année. C’est là que vous perdez le contrôle.

La démarque inconnue : le “fantôme” qui hante votre stock

C’est la différence que vous constatez au moment de l’inventaire annuel, sans avoir d’explication claire et immédiate. C’est la plus rageante, car on ne sait pas d’où elle vient. Normal, c’est l’étape qui donne envie de tout remettre en question.

Les causes possibles sont multiples :

• Les vols à l’étalage (clients).
• Les vols internes (personnel).
• Les erreurs de caisse (un produit scanné une fois au lieu de deux).
• Les erreurs de réception (votre fournisseur vous a livré 9 cartons au lieu des 10 facturés).
• Les produits “oubliés” dans un coin de la réserve et jamais mis en stock.

Comprendre cette distinction est le point de départ. Maintenant, passons à l’action.

Action ! Comment mesurer et enregistrer la démarque connue au quotidien

Pour que la démarque connue ne devienne pas une zone d’ombre dans votre comptabilité, vous devez la piloter. Cela demande un peu de rigueur, mais les bénéfices sur votre visibilité financière sont immenses.

Le réflexe n°1 : le “cahier de démarque” (physique ou digital)

Le principe est simple : chaque fois qu’une perte est identifiée (casse, péremption, etc.), vous la notez. Utilisez un support unique pour tout tracer.

• Quoi noter ? La date, le produit exact (référence si possible), la quantité perdue, et la raison (casse, périmé, offert).
• Quel outil ? Un simple carnet dédié, un fichier Excel partagé avec votre équipe, ou une fonctionnalité de votre logiciel de caisse. Le plus simple est souvent le mieux pour commencer. L’important est que tout le monde joue le jeu.

L’impact comptable : comment ça se passe concrètement ?

Tracer ces pertes n’est pas juste pour vous rassurer. C’est une obligation pour que votre comptabilité reflète la réalité de votre activité. Concrètement, ces produits perdus sont des charges pour votre entreprise. Ils réduisent la valeur de votre stock et, par conséquent, votre résultat final.

Pensez également à la TVA. La TVA que vous avez payée sur ces produits lors de leur achat ne peut pas être récupérée s’ils sont détruits ou volés. Documenter précisément ces pertes vous permet de justifier ces ajustements auprès de l’administration fiscale en cas de contrôle. Pour une vue d’ensemble, consultez notre guide sur la comptabilité quotidienne de votre commerce.

Le cas spécifique du vol identifié

Si vous surprenez quelqu’un en train de voler, la procédure est différente. Pour que la perte soit reconnue comptablement et par votre assurance, un dépôt de plainte est indispensable. C’est ce document officiel qui justifiera la sortie du produit de votre stock sans vente.

Gérer ces sorties de stock, s’assurer que la TVA est correctement traitée et que tout est carré pour le bilan peut vite devenir un casse-tête. C’est précisément là qu’un pilotage financier en temps réel fait toute la différence.

Prévention : 4 chantiers pour réduire la démarque inconnue

La démarque inconnue est la plus difficile à combattre, car ses causes sont invisibles. Vous ne pouvez pas l’éliminer totalement, mais vous pouvez la réduire drastiquement en agissant sur quatre fronts.

1. Votre stock : le nerf de la guerre

Un stock mal suivi est une porte ouverte aux erreurs et aux vols. Attendre l’inventaire annuel pour faire le point, c’est comme regarder le relevé de compte une fois par an. La solution ? Mettez en place des inventaires tournants. Le principe est de compter très régulièrement une petite partie de votre stock, en vous concentrant sur les produits sensibles :

• Les plus chers.
• Les plus petits et faciles à dissimuler.
• Ceux qui figurent souvent dans votre top des ventes (et donc des vols).

Cette méthode est un excellent complément à l’inventaire annuel obligatoire. Pour aller plus loin, découvrez nos astuces de gestion des stocks pour éviter les ruptures et le sur-stockage.

2. Vos fournisseurs : la confiance n’exclut pas le contrôle

Vous seriez surpris du nombre d’erreurs qui se glissent dans les livraisons. Pour que cela fonctionne, mettez en place des règles du jeu claires. Instaurez une procédure de contrôle systématique à la réception de chaque commande.

• Contrôle quantitatif : Avez-vous reçu le bon nombre de cartons ?
• Contrôle qualitatif : Le contenu des cartons correspond-il au bon de livraison (bonnes références, bonnes quantités) ?

Cette vérification de quelques minutes peut vous faire économiser des centaines d’euros sur l’année. Cela fait partie des bonnes pratiques pour trouver de bons fournisseurs et bien négocier.

3. Votre magasin : dissuader sans transformer en forteresse

L’objectif n’est pas de créer une ambiance de prison, mais de rendre le vol plus compliqué et plus risqué.

• Aménagement : Éliminez les angles morts, placez les produits à forte valeur ajoutée près des caisses ou dans des zones de fort passage.
• Sécurité : Pour vos produits stars à plus de 50 € ou les petits objets faciles à glisser dans une poche, l’antivol n’est pas une option, c’est une assurance. La vidéosurveillance, même factice, a aussi un effet dissuasif.

Un bon agencement est clé, comme nous l’expliquons dans notre article sur l’aménagement de votre vitrine et de votre boutique.

4. Votre équipe : la première ligne de défense

Vos vendeurs sont vos meilleurs atouts. Une équipe impliquée et formée fait une énorme différence.

• Formation : Sensibilisez-les aux techniques de vol à l’étalage.
• Procédures : Assurez-vous que les procédures en caisse et pour les retours clients sont claires et respectées.
• Implication : Expliquez-leur l’impact de la démarque sur la santé du magasin. Un collaborateur qui comprend les enjeux est un collaborateur vigilant.

Une équipe impliquée est un atout majeur, apprenez à recruter et gérer vos vendeurs qualifiés.

Le bilan : calculer son taux de démarque pour passer à la vitesse supérieure

Pour savoir si vos efforts paient, vous devez mesurer. Le calcul du taux de démarque est votre meilleur indicateur de performance.

La formule à connaître (et à comprendre)

La formule peut sembler barbare, mais elle est très logique :

Taux de démarque = (Valeur du stock théorique – Valeur du stock réel) / Chiffre d’Affaires Hors Taxes

Décortiquons :

• Stock théorique : C’est la valeur de votre stock selon votre logiciel (achats – ventes). C’est ce que vous devriez avoir.
• Stock réel : C’est la valeur de ce que vous avez vraiment en stock, calculée lors de l’inventaire physique.
• La différence entre les deux est la valeur totale de votre démarque (connue + inconnue). On la divise par le chiffre d’affaires pour voir quel pourcentage de vos ventes est “mangé” par ces pertes.

Pour aller plus loin :

→ Lancement, équipement et gestion quotidienne de votre commerce → Gérer la comptabilité de son commerce au quotidien : guide → Aménager une vitrine: attirer l’œil et booster vos ventes

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À quoi comparer ce chiffre ?

Un taux de démarque “normal” se situe souvent entre 0,5 % et 2 % du chiffre d’affaires, selon le secteur. Il est logiquement plus élevé dans l’alimentaire (périssables) que dans la vente de meubles.

Mais plus que la comparaison avec les autres, le plus important est de suivre votre propre taux d’une année sur l’autre. A-t-il baissé depuis que vous contrôlez les livraisons ? C’est le seul moyen de savoir si vos actions sont efficaces.

La gestion de la démarque est une compétence clé dans la gestion quotidienne de votre commerce. C’est aussi l’un des nombreux défis à anticiper lorsque vous décidez de lancer votre commerce de proximité.

En conclusion, maîtriser votre démarque, c’est bien plus qu’une tâche administrative. C’est un acte de gestion stratégique qui sécurise votre rentabilité. Arrêtez de subir, commencez à piloter. Avec les bons indicateurs et un accompagnement adapté, vous pouvez transformer cette source de stress en un levier de performance.

Hugues Husson De Sampigny Expert-comptable depuis plus de 20 ans et président de Keobiz Finance

Hugues Husson de Sampigny, expert-comptable, pilote les activités réglementées de Keobiz depuis 2021. Avec plus de 20 ans d’expérience en finance, audit et gestion, il a occupé des postes stratégiques chez Companeo, Ernst & Young et PwC. Aujourd’hui, il accompagne l’expansion de Keobiz Finance, en mettant l’accent sur l’excellence opérationnelle et la création de valeur durable.