Séparer absolument les fonds : utiliser un compte bancaire dédié (compte séquestre, 545), et suivre les soldes par des sous-comptes 467 pour chaque propriétaire et locataire afin d’éviter toute confusion avec la trésorerie de l’agence.
Appliquer des écritures-types rigoureuses : encaissement loyers (débit 545 / crédit 467 locataire), constatation commission (crédit 706 + crédit 445710 TVA) puis virement au propriétaire (débit 467 propriétaire / crédit 545).
Respecter les règles de TVA et de fiscalité : la TVA ne porte que sur vos commissions/honoraires (pas sur les loyers pour compte de tiers sauf cas spécifiques) et choisir le régime d’imposition (micro-BIC, réel simplifié, réel normal) en fonction du chiffre d’affaires.
Mettre en place une organisation irréprochable : conserver toutes les pièces justificatives, tenir la caisse certifiée, et effectuer des rapprochements bancaires fréquents (hebdomadaires ou quotidiens) sur le compte mandant.
Considérer l’externalisation et les outils certifiés : un expert-comptable spécialisé et un logiciel connecté (synchronisation bancaire, OCR) sécurisent les flux, automatisent les écritures et réduisent les risques de non-conformité.
Alors, comment naviguer dans ce labyrinthe de flux financiers sans s’y perdre ? Ce guide pratique est conçu pour vous éclairer sur les spécificités de la comptabilité des agences immobilières, des écritures types à l’organisation quotidienne, afin que vous puissiez sécuriser votre gestion et vous concentrer sur votre cœur de métier : l’immobilier.
Les Spécificités Comptables d’une Agence Immobilière
Le quotidien d’une agence immobilière s’articule autour de plusieurs activités distinctes, chacune avec ses propres implications comptables :
La transaction immobilière : l’intermédiation pour la vente de biens (maisons, appartements, fonds de commerce). Le revenu principal provient des commissions.
La gestion locative : l’administration de biens pour le compte de propriétaires, incluant l’encaissement des loyers, le paiement des charges et le reversement des fonds.
Le syndic de copropriété : la gestion des parties communes d’un immeuble pour le compte des copropriétaires.
La complexité majeure réside dans la distinction fondamentale entre les fonds propres de l’agence et les fonds appartenant à des tiers (propriétaires, locataires, copropriétaires). L’agence agit comme un mandataire, un dépositaire temporaire de ces sommes. Cette particularité impose des obligations strictes, encadrées par la loi Hoguet, telles que la détention d’une carte professionnelle, la souscription d’une garantie financière et d’une assurance de responsabilité civile professionnelle.
Cette dualité se reflète directement dans la comptabilité, qui doit être scindée entre les opérations propres à l’exploitation de l’agence (ses charges, ses produits) et la gestion des comptes mandants.
La Gestion des Comptes Mandants : Une Obligation Clé
Le cœur de la complexité comptable d’une agence immobilière est la gestion des fonds de tiers, également appelés “fonds mandants”. Il s’agit des sommes que vous encaissez au nom et pour le compte de vos clients, principalement les loyers et les provisions sur charges. Ces fonds ne vous appartiennent pas et ne doivent à aucun moment être confondus avec la trésorerie de votre agence.
Pour garantir cette séparation, la loi impose l’ouverture d’un compte bancaire dédié, souvent appelé “compte séquestre” ou “compte tiers”. D’un point de vue comptable, ce compte est généralement enregistré dans un sous-compte du compte 512 (Banques) ou, pour une distinction plus nette, dans le compte 545 (Comptes séquestres/mandant).
Le principe fondamental est que l’actif (le solde du compte bancaire mandant) doit être en permanence égal au passif (la somme des dettes envers les propriétaires et des créances sur les locataires). Pour suivre ces dettes et créances, il est recommandé d’utiliser des sous-comptes du compte 467 (Autres comptes débiteurs ou créditeurs), en créant une racine pour chaque propriétaire et chaque locataire. Cela permet d’éviter de polluer les comptes clients (411) et fournisseurs (401) avec des opérations qui ne concernent pas directement l’exploitation de l’agence.
La gestion des fonds mandants est l’un des points les plus scrutés lors d’un contrôle. Toute confusion entre vos fonds propres et ceux de vos clients peut être interprétée comme un abus de confiance. Assurez-vous d’effectuer des rapprochements bancaires très réguliers (hebdomadaires, voire quotidiens) sur ce compte spécifique pour garantir en permanence l’équilibre entre les sommes détenues et les dettes correspondantes.
Les Écritures Comptables Essentielles pour une Agence
Pour illustrer le fonctionnement, voici les schémas d’écritures pour les opérations les plus courantes en gestion locative et en transaction.
L’encaissement des loyers pour le compte d’un propriétaire
Lorsqu’un locataire vous verse son loyer, cette somme est déposée sur le compte bancaire mandant. Vous constatez simultanément une créance sur le locataire et une dette envers le propriétaire (minorée de vos futurs honoraires).
Exemple : Un locataire paie un loyer de 800 € le 5 du mois.
Tableau récapitulatif
Compte
Intitulé
Débit
Crédit
545000
Banque – Compte Mandant
800 €
467-LOC1
Compte Tiers – Locataire Durand
800 €
Libellé : Encaissement loyer mois X – Locataire Durand
Le reversement du loyer et la facturation des honoraires
Une fois le loyer encaissé, vous devez le reverser au propriétaire, après avoir prélevé vos honoraires de gestion. C’est à ce moment-là, et uniquement à ce moment-là, que vous enregistrez un produit (votre chiffre d’affaires) dans la comptabilité de l’agence.
Exemple : Vos honoraires de gestion sont de 7% HT du loyer. Le taux de TVA est de 20%.
Calcul des honoraires : 800 € * 7% = 56 € HT
Calcul de la TVA : 56 € * 20% = 11,20 €
Montant TTC des honoraires : 56 € + 11,20 € = 67,20 €
Montant à reverser au propriétaire : 800 € – 67,20 € = 732,80 €
L’écriture comptable se décompose en deux temps : la constatation de la dette envers le propriétaire et de votre commission, puis le paiement.
1. Constatation de l’opération :
Tableau récapitulatif
Compte
Intitulé
Débit
Crédit
467-LOC1
Compte Tiers – Locataire Durand
800 €
467-PRO1
Compte Tiers – Propriétaire Martin
732,80 €
706000
Prestations de services (Honoraires)
56,00 €
445710
TVA collectée
11,20 €
Libellé : Reversement loyer et facturation honoraires mois X
2. Virement au propriétaire :
Tableau récapitulatif
Compte
Intitulé
Débit
Crédit
467-PRO1
Compte Tiers – Propriétaire Martin
732,80 €
545000
Banque – Compte Mandant
732,80 €
Libellé : Virement loyer propriétaire Martin – mois X
La comptabilisation des commissions sur transaction (vente)
La comptabilité d’une transaction est plus simple car elle ne transite généralement pas par les comptes mandants. Les fonds de la vente sont gérés par le notaire. L’agence ne perçoit que sa commission après la signature de l’acte authentique.
Exemple : Vous percevez une commission de 15 000 € HT sur une vente.
Calcul de la TVA : 15 000 € * 20% = 3 000 €
Montant TTC de la commission : 15 000 € + 3 000 € = 18 000 €
L’écriture est enregistrée dans la comptabilité propre de l’agence :
Tableau récapitulatif
Compte
Intitulé
Débit
Crédit
512000
Banque – Compte Agence
18 000 €
706000
Prestations de services (Commissions)
15 000 €
445710
TVA collectée
3 000 €
Libellé : Commission vente bien situé 12 rue de la Paix
Fiscalité de l’Agence Immobilière : TVA et Régime d’Imposition
En tant que prestataire de services, les revenus d’une agence immobilière sont imposés dans la catégorie des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC). Le régime fiscal (micro-BIC, réel simplifié ou réel normal) dépendra de votre chiffre d’affaires annuel hors taxes.
La TVA sur les commissions
C’est un point crucial : la TVA ne s’applique que sur vos propres rémunérations, c’est-à-dire vos commissions et honoraires. Vous ne devez en aucun cas collecter la TVA sur la totalité des loyers encaissés pour le compte des propriétaires (sauf cas spécifiques de location assujettie). Votre base imposable à la TVA est votre chiffre d’affaires, et non les flux financiers que vous gérez pour autrui.
Les régimes d’imposition
La répartition des régimes :
Le régime micro-BIC : Accessible si votre CA annuel HT est inférieur à 77 700 € (seuil 2023-2025). Il offre une gestion simplifiée, mais le calcul des charges est forfaitaire, ce qui n’est pas toujours optimal.
Le régime réel simplifié : Applicable pour un CA HT compris entre 77 700 € et 254 000 €. Il permet de déduire les charges réelles de l’entreprise mais impose des obligations comptables plus strictes (bilan, compte de résultat).
Le régime réel normal : Obligatoire au-delà de 254 000 € de CA HT, c’est le régime le plus complet en matière d’obligations comptables et déclaratives.
Le choix du statut juridique (EI, SARL, SAS) lors de la création de l’agence influencera également votre régime fiscal et social. Il est vivement conseillé de vous faire accompagner pour faire les choix les plus judicieux.
L’Organisation Pratique de la Comptabilité
Une bonne comptabilité repose sur une organisation sans faille et l’utilisation d’outils adaptés.
La tenue de la caisse
Si votre agence accepte des paiements en espèces (pour un dépôt de garantie, un loyer…), vous devez tenir un livre de caisse. Ce dernier retrace tous les mouvements en liquide (entrées et sorties).
Attention : Un simple tableur Excel n’est pas un document comptable recevable par l’administration fiscale. Depuis la loi anti-fraude à la TVA de 2018, vous devez utiliser un logiciel de comptabilité ou un système de caisse sécurisé et certifié qui garantit l’inaltérabilité des données. Le solde de votre caisse doit toujours être positif et correspondre à tout moment aux espèces physiques dont vous disposez.
Les pièces justificatives et le rapprochement bancaire
Chaque écriture comptable, sans exception, doit être appuyée par une pièce justificative : facture de commission, quittance de loyer, bordereau de remise en banque, contrat de mandat, etc. Ces documents doivent être conservés précieusement et classés méthodiquement.
Le rapprochement bancaire est l’opération qui consiste à vérifier la concordance entre votre relevé bancaire et votre journal de banque en comptabilité. Cette tâche, essentielle pour toute entreprise, est d’autant plus critique pour une agence immobilière en raison de la gestion de plusieurs comptes bancaires (compte propre et compte mandant).
Externaliser sa Comptabilité : Une Solution Stratégique ?
Face à la complexité et aux risques inhérents à la comptabilité d’une agence immobilière, l’externalisation est une décision stratégique. Confier cette mission à un expert-comptable spécialisé dans l’immobilier vous offre de multiples avantages.
Au-delà de la simple saisie des écritures, nous vous apportons une véritable expertise métier. Nous comprenons les subtilités des comptes mandants, les règles de TVA spécifiques et les obligations de la loi Hoguet. Grâce à des outils digitaux performants, nous automatisons une grande partie du processus : la synchronisation bancaire récupère les flux en temps réel, et la reconnaissance intelligente des documents (OCR) prépare les écritures. Vous gagnez un temps précieux que vous pouvez consacrer au développement de votre agence.
Notre accompagnement vous permet de piloter votre activité sereinement. Via un tableau de bord en temps réel, vous suivez votre chiffre d’affaires, votre trésorerie et vos marges. Votre chargé de mission dédié, spécialiste de votre secteur, est là pour répondre à vos questions et vous conseiller en matière d’optimisation fiscale. C’est l’assurance d’une comptabilité non seulement conforme, mais aussi utile à la prise de décision.
Choisir un expert-comptable qui maîtrise les spécificités de l’immobilier est un atout majeur. Chez Keobiz, notre Pack Immo est spécifiquement pensé pour les professionnels du secteur. Nous combinons la puissance d’une plateforme connectée comme Pennylane avec l’accompagnement personnalisé d’un expert pour vous garantir conformité, visibilité et tranquillité d’esprit.
La tenue comptable d’une agence immobilière est exigeante. Elle demande une rigueur absolue dans la séparation des flux, une connaissance précise des écritures liées aux mandats et une organisation administrative sans faille. Loin d’être une simple contrainte, une comptabilité bien gérée devient un puissant outil de pilotage, vous offrant une vision claire de votre performance et sécurisant votre activité face aux contrôles. En vous appuyant sur la bonne expertise et les bons outils, vous transformez cette complexité en un véritable avantage concurrentiel.
FAQ :
Comment distinguer concrètement les fonds de l'agence des fonds des mandants ?
La méthode la plus sûre est une séparation physique et comptable stricte. Physiquement, utilisez un compte bancaire distinct (le “compte tiers” ou “compte séquestre”) pour tous les fonds mandants. Comptablement, utilisez des comptes dédiés comme le 545 pour la banque mandant et des sous-comptes 467 pour suivre les dettes et créances de chaque locataire et propriétaire. Ne virez jamais d’argent du compte mandant vers le compte de l’agence, sauf pour le paiement justifié de vos honoraires.
Quelle est la principale erreur à éviter dans la comptabilité d'une agence ?
L’erreur la plus grave est de “piocher” dans la trésorerie du compte mandant pour couvrir un besoin de trésorerie de l’agence, même temporairement. C’est illégal et peut entraîner de lourdes sanctions, y compris le retrait de la carte professionnelle. La seconde erreur courante est une mauvaise tenue des comptes de tiers, conduisant à un déséquilibre entre le solde du compte bancaire mandant et les dettes envers les propriétaires.
Un logiciel de comptabilité est-il obligatoire pour une agence immobilière ?
Oui, dans la pratique. La complexité de la gestion des comptes mandants et les exigences de la loi anti-fraude à la TVA rendent l’utilisation d’un simple tableur impossible et non conforme. Un logiciel de comptabilité professionnel, idéalement spécialisé pour l’immobilier ou paramétré par un expert-comptable, est indispensable pour garantir la traçabilité, la sécurité et la conformité de vos écritures.
Comment un expert-comptable en ligne peut-il m'aider concrètement ?
Un expert-comptable en ligne comme Keobiz vous apporte une solution complète et intégrée. Nous mettons en place un plan comptable adapté à votre activité, nous connectons vos comptes bancaires pour automatiser la saisie, et nous vous donnons accès à un portail en ligne pour suivre vos chiffres clés. Votre chargé de mission dédié s’assure de la bonne application des règles comptables (comptes mandants, TVA…), réalise vos déclarations fiscales et établit votre bilan. Vous bénéficiez ainsi d’une expertise pointue tout en gagnant du temps et en réduisant les risques d’erreurs.
