Obligations clés : obtenir et afficher le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) dans les 3 mois suivant le 1er contrat, déclarer annuellement le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) avant le 31 mai et, pour être financé par des fonds publics ou mutualisés, obtenir la certification Qualiopi.
Choix du statut : la micro-entreprise (plafond 77 700 € en 2024) est simple pour démarrer ; l’EI au réel ou la société (EURL/SASU) imposent une comptabilité d’engagement et des obligations annuelles plus lourdes mais offrent plus de protection et d’optimisation.
TVA : les prestations de formation sont en principe soumises à 20 %, mais une exonération selon l’article 261‑4‑4° a du CGI est possible sous réserve d’un NDA à jour et d’une attestation DREETS — avantage tarifaire pour les clients non assujettis, mais perte de récupération de TVA sur achats.
Tenue quotidienne et outils : tenir un livre des recettes (micro) ou une comptabilité complète (EI/société), utiliser un plan comptable adapté (comptes 706, classes 6) et un suivi analytique par action de formation pour calculer la rentabilité et alimenter le BPF ; modèles de journaux et factures sont indispensables.
Externalisation vs logiciel : un logiciel de facturation convient aux autonomes rigoureux ; déléguer à un expert‑comptable spécialisé (ou cabinet en ligne) garantit conformité (TVA, liasse, BPF), gain de temps et conseils stratégiques pour piloter la croissance.
Ce guide est conçu pour vous accompagner pas à pas. Il démystifie les obligations comptables spécifiques aux formateurs et vous fournit des outils concrets, des exemples et des modèles pour organiser votre gestion efficacement, en toute sérénité.
Les Fondamentaux : Statut Juridique et Démarches Initiales
Avant même d’enregistrer la première facture, la structure de votre activité de formateur conditionne l’ensemble de vos obligations comptables et fiscales. Le choix du statut juridique est donc une étape fondatrice.
Quel statut juridique choisir pour un formateur ?
Plusieurs options s’offrent à vous, chacune avec ses propres implications en matière de gestion.
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La Micro-entreprise (anciennement auto-entrepreneur) : Idéale pour débuter, elle offre une simplicité de création et de gestion inégalée. Vos obligations comptables sont allégées : tenue d’un livre des recettes et d’un registre des achats. Vous payez des cotisations sociales sur la base de votre chiffre d’affaires encaissé (environ 21,2% pour les prestations de services). Le principal inconvénient est le plafond de chiffre d’affaires, fixé à 77 700 € pour 2024.
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L’Entreprise Individuelle (EI) : Si vous dépassez les plafonds de la micro-entreprise, l’EI au régime réel est une suite logique. La gestion est plus complexe, nécessitant une comptabilité d’engagement (créances/dettes) et l’établissement de comptes annuels. Votre patrimoine personnel et professionnel sont désormais séparés.
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La Société (EURL/SASU) : Créer une société unipersonnelle (EURL ou SASU) est pertinent si vous anticipez un développement significatif ou si vous souhaitez optimiser votre rémunération et votre protection sociale. La SASU offre une grande flexibilité et une protection sociale assimilée à celle des salariés pour son dirigeant, mais avec des cotisations plus élevées. L’EURL est souvent fiscalement plus simple au démarrage. Dans les deux cas, les obligations comptables sont lourdes : comptabilité complète, dépôt des comptes annuels, etc.
Voici un tableau comparatif pour vous aider à visualiser les options :
Tableau récapitulatif
Critère
Micro-entrepreneur
Entreprise Individuelle (EI)
SASU / EURL
Plafond de CA
77 700 €
Pas de plafond
Pas de plafond
Comptabilité
Simplifiée (livre recettes/achats)
Complète (engagement)
Complète (engagement)
Cotisations Sociales
% du CA encaissé
Sur le bénéfice réel
Sur la rémunération du dirigeant
Patrimoine
Séparation automatique
Séparation automatique
Séparation stricte (capital social)
Idéal pour
Démarrer, tester une activité
Activité établie
Croissance, optimisation, crédibilité
Les agréments indispensables : NDA et Qualiopi
Exercer en tant que formateur ne se résume pas à un choix de statut. Deux sésames sont cruciaux :
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Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) : Il est obligatoire pour exercer légalement en tant que prestataire de formation. Vous devez l’obtenir auprès de la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) dans les 3 mois suivant la signature de votre premier contrat de formation. Ce numéro doit figurer sur tous vos documents commerciaux (devis, factures, contrats).
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La Certification Qualiopi : Si le NDA est une obligation légale, Qualiopi est une obligation commerciale pour accéder aux financements publics et mutualisés (CPF, OPCO, Pôle Emploi, Régions, etc.). Depuis 2022, elle est incontournable. Elle atteste de la qualité de vos processus de formation et est un gage de sérieux pour vos clients et partenaires.
L’obtention du NDA n’est pas qu’une simple formalité. Elle vous engage à respecter des obligations comptables spécifiques, notamment la tenue d’une comptabilité distincte pour votre activité de formation et la production annuelle d’un Bilan Pédagogique et Financier (BPF).
Les Obligations Comptables Spécifiques au Formateur Indépendant
Une fois votre structure en place, la gestion financière quotidienne commence. Elle répond à des règles précises, surtout si vous êtes un organisme de formation déclaré.
Tenue de la comptabilité : les règles de base
Selon votre statut, le niveau de détail de votre suivi financier varie.
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En micro-entreprise : Vous devez tenir un livre des recettes, chronologique et détaillé, et un registre des achats (si votre activité l’exige). Un compte bancaire dédié à votre activité est obligatoire.
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En société ou EI au réel : Vous devez tenir une comptabilité d’engagement. Cela signifie que vous enregistrez les créances (factures émises, même non payées) et les dettes (factures reçues, même non réglées). Vous devez également produire un bilan et un compte de résultat chaque année.
Pour les organismes de formation, il est vivement recommandé d’utiliser un plan comptable adapté qui permet d’isoler les produits et les charges liés à la formation. Par exemple, utiliser des comptes de la classe 706 (Prestations de services) subdivisés pour distinguer les types de formation, et des comptes de la classe 6 pour détailler les frais pédagogiques, les salaires des formateurs, les locations de salles, etc.
Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
C’est l’obligation déclarative phare pour tout détenteur d’un NDA. Chaque année, avant le 31 mai, vous devez télédéclarer votre BPF sur le portail “Mes démarches emploi et formation”. Ce document retrace votre activité de l’année écoulée :
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Partie pédagogique : nombre de stagiaires, d’heures de formation dispensées, types de formations, etc.
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Partie financière : détail des produits (chiffre d’affaires de la formation) et des charges liées à cette activité.
Le BPF permet à l’administration de contrôler la réalité de votre activité de formation. Une comptabilité bien tenue est indispensable pour le remplir correctement et sans stress.
La gestion de la TVA pour les organismes de formation
Par principe, les prestations de formation professionnelle continue sont soumises à la TVA au taux normal de 20%. Cependant, il existe une exonération de TVA très importante, prévue à l’article 261-4-4° a du Code Général des Impôts.
Pour en bénéficier, vous devez :
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Disposer d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) à jour.
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Faire une demande d’exonération auprès de la DREETS.
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Recevoir une attestation de l’administration reconnaissant que vous remplissez les conditions pour être exonéré.
Une fois l’attestation obtenue, vous pouvez facturer vos prestations de formation en HT, avec la mention : “Exonéré de TVA en application de l’article 261-4-4° a du CGI”.
L’avantage principal est un prix de vente plus compétitif pour les clients non assujettis à la TVA (particuliers, associations…). L’inconvénient majeur est que vous ne pouvez plus récupérer la TVA sur vos propres achats (matériel pédagogique, ordinateur, frais de déplacement…). Le choix dépend donc de votre structure de coûts et de votre clientèle cible.
Organiser sa Gestion au Quotidien : Outils et Modèles
Une bonne organisation est la clé. Voici des outils pratiques pour structurer le suivi financier de votre activité de formateur.
Facturation : les mentions obligatoires et les cas spécifiques
Vos factures doivent être irréprochables, surtout lorsque vous travaillez avec des financeurs publics. Outre les mentions légales classiques (identité, numéro de facture, date, etc.), assurez-vous d’inclure :
Votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA).
L’intitulé précis de la formation.
Les dates et la durée de la formation.
Le nom du ou des stagiaires.
Si applicable, la mention d’exonération de TVA.
Pour les financements par un OPCO ou via le CPF, les processus sont souvent dématérialisés sur leurs plateformes respectives (ex: EDOF pour le CPF). La rigueur est de mise : les informations saisies doivent correspondre parfaitement aux documents contractuels.
Modèles pratiques pour votre suivi comptable
Pour vous aider à démarrer, voici des exemples de tableaux de suivi que vous pouvez adapter.
Exemple de Journal des Recettes Simplifié :
Tableau récapitulatif
Date Encaissement
N° Facture
Client
Nature de la prestation
Montant HT
TVA (20%)
Montant TTC
10/06/2024
FA-2024-01
Entreprise A
Formation Comptabilité (Groupe)
1 500 €
300 €
1 800 €
15/06/2024
FA-2024-02
OPCO B
Financement Formation Excel
800 €
0 € (Exonéré)
800 €
20/06/2024
FA-2024-03
Particulier C
CPF – Bilan de compétences
1 200 €
0 € (Exonéré)
1 200 €
Modèle de Suivi Analytique par Action de Formation :
Ce suivi est crucial pour calculer votre rentabilité et remplir votre BPF.
Tableau récapitulatif
Action de Formation
Formation Comptabilité (Groupe)
PRODUITS
Facturation Entreprise A
1 500 €
Total Produits
1 500 €
CHARGES
Rémunération formateur
– 600 €
Location salle
– 200 €
Supports pédagogiques
– 50 €
Frais de déplacement
– 30 €
Total Charges
– 880 €
MARGE BRUTE
620 €
Faut-il Externaliser sa Comptabilité ? Logiciel ou Expert-Comptable
Face à ces obligations, deux grandes stratégies s’offrent à vous : le faire vous-même avec un outil adapté ou déléguer à un professionnel.
La solution logicielle : pour qui et comment ?
Utiliser un logiciel de facturation et de comptabilité est une excellente option pour les formateurs en micro-entreprise ou ceux qui ont de solides notions de gestion.
Avantages : Coût maîtrisé, autonomie, vision en temps réel de votre activité.
Inconvénients : Nécessite du temps, de la rigueur et une bonne connaissance des règles comptables et fiscales. Le risque d’erreur n’est pas nul.
Le recours à un expert-comptable en ligne
Déléguer la gestion financière à un expert-comptable n’est pas un luxe, mais un investissement stratégique, surtout si vous êtes en société ou si vous souhaitez vous concentrer à 100% sur votre cœur de métier : la formation.
Chez Keobiz, nous accompagnons des centaines de formateurs et de professionnels libéraux. Nous comprenons vos contraintes spécifiques : la saisonnalité de l’activité, la gestion des financements multiples, et les obligations liées au NDA.
Confier votre suivi financier à un cabinet comme le nôtre vous apporte plusieurs bénéfices :
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Conformité et Sérénité : Nous nous chargeons de toutes vos déclarations (TVA, liasse fiscale) et vous aidons à remplir votre Bilan Pédagogique et Financier. Fini le stress des échéances.
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Gain de Temps : Grâce à nos outils connectés, la transmission de vos pièces est automatisée. Vous libérez un temps précieux pour développer votre offre de formation et accompagner vos stagiaires.
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Conseil Stratégique : Au-delà de la saisie, votre chargé de mission dédié vous conseille sur le choix du statut juridique le plus adapté, l’optimisation de votre fiscalité et la gestion de votre trésorerie. L’accompagnement d’un expert-comptable en ligne est un véritable atout pour piloter votre croissance.
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Une Vision Claire : Via notre portail, vous accédez à des tableaux de bord en temps réel pour suivre vos indicateurs clés de performance et prendre les bonnes décisions.
Que vous envisagiez de créer votre entreprise ou que vous cherchiez à optimiser la gestion de votre comptabilité, nos équipes sont à votre disposition pour vous proposer une solution sur mesure, alliant technologie de pointe et accompagnement humain.
En somme, une comptabilité bien gérée est bien plus qu’une obligation légale. C’est un outil de pilotage puissant qui sécurise votre activité, renforce votre crédibilité auprès des financeurs et vous permet de vous consacrer pleinement à votre passion pour la pédagogie. Avec la bonne organisation et les bons partenaires, la gestion financière devient un allié de votre succès.
FAQ :
Quelle est la différence entre le NDA et la certification Qualiopi ?
Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est une immatriculation légale obligatoire pour toute entité qui dispense des formations professionnelles. Il est délivré par la DREETS. La certification Qualiopi, quant à elle, est un label qualité. Elle est indispensable depuis 2022 si vous souhaitez que vos formations soient éligibles aux financements publics ou mutualisés (CPF, OPCO, Pôle Emploi, etc.). En résumé : le NDA est obligatoire pour exister, Qualiopi est obligatoire pour être financé.
Puis-je être formateur en micro-entreprise ? Quelles sont les limites ?
Oui, absolument. Le statut de micro-entrepreneur est même idéal pour démarrer une activité de formateur grâce à sa simplicité. La principale limite est le plafond de chiffre d’affaires de 77 700 € par an pour les prestations de services. Si votre activité se développe au-delà de ce seuil, vous devrez évoluer vers un autre statut comme l’Entreprise Individuelle (EI) au régime réel ou une société (EURL/SASU).
Dois-je obligatoirement ouvrir un compte bancaire professionnel ?
Si vous êtes en société (EURL, SASU), l’ouverture d’un compte bancaire professionnel est obligatoire. Pour les entrepreneurs individuels (y compris les micro-entrepreneurs), la loi impose d’avoir un compte bancairedédiéà l’activité professionnelle. Il n’est pas obligé d’être qualifié de “professionnel” par la banque (un compte courant séparé peut suffire), mais c’est fortement recommandé pour une gestion claire et pour éviter toute confusion entre vos finances personnelles et professionnelles.
Comment fixer mes tarifs de formation en tenant compte de la comptabilité ?
Votre tarif doit couvrir bien plus que le temps passé à animer la formation. Pour le calculer, vous devez prendre en compte toutes vos charges directes (supports, location de salle) et indirectes (vos cotisations sociales, vos impôts, vos frais de comptabilité, vos logiciels, votre assurance RC Pro, le temps de prospection et de préparation…). Le suivi analytique par action de formation, comme présenté dans notre modèle, est un excellent outil pour vérifier que chaque prestation est rentable et que vos tarifs sont justes.
