Le terme « freelance » désigne un mode d’exercice : il faut choisir un statut juridique (micro‑entreprise, EI, EURL/SASU ou portage) qui conditionne vos obligations comptables et sociales.
La facturation est obligatoire pour chaque prestation : facture nominative et chronologique avec mentions obligatoires (date, numéro, SIREN, description, HT/TTC, TVA ou mention de franchise) et conservation des pièces pendant 10 ans.
Les obligations varient selon le statut : micro‑entreprise = livres simplifiés et déclaration de chiffre d’affaires ; EI au réel = comptabilité complète ; EURL/SASU = comptabilité d’engagement, dépôt des comptes et assemblée annuelle.
En régime réel, optimisez votre fiscalité en déduisant charges professionnelles (loyer pro, déplacements, matériel, formations) et en arbitrant salaire/dividendes ou régime IR/IS, avec des dispositifs comme le PER.
Choix d’outil : un logiciel (OCR, synchronisation bancaire, tableaux de bord) convient pour gagner du temps si vous êtes rigoureux ; déléguer à un expert‑comptable offre conformité, conseils stratégiques et tranquillité — vivement conseillé pour les sociétés.
Le statut de freelance : une réalité, pas un statut juridique
Avant d’aborder les obligations comptables, il est essentiel de clarifier un point : le terme “freelance” désigne un mode de travail et non un statut juridique. En tant que travailleur indépendant, vous n’êtes lié à vos clients par aucun contrat de travail ni lien de subordination. Vous êtes autonome dans la réalisation de vos missions.
Pour exercer légalement votre activité, vous devez impérativement choisir une structure juridique. Ce choix est déterminant, car il conditionne l’étendue de vos obligations comptables, fiscales et sociales. Les formes les plus courantes pour les freelances sont :
- La micro-entreprise (ou auto-entreprise) : un régime ultra-simplifié, idéal pour débuter.
- L’entreprise individuelle (EI) : un statut qui vous permet de dépasser les plafonds de la micro-entreprise.
- La société unipersonnelle : principalement l’EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) ou la SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle), qui séparent votre patrimoine personnel de celui de l’entreprise.
Certains indépendants choisissent également le portage salarial, un statut hybride qui offre la sécurité du salariat tout en conservant l’autonomie du freelance. Dans ce cas, c’est la société de portage qui gère toute la partie administrative et comptable.
La facturation : l’obligation commune à tous les indépendants
Quelle que soit la structure juridique choisie, la facturation est une obligation incontournable. Chaque prestation de service ou vente de bien doit faire l’objet d’une facture. Ce document n’est pas une simple formalité ; il constitue une preuve juridique de la transaction commerciale et un justificatif essentiel pour votre comptabilité.
Les mentions obligatoires sur une facture
Pour être conforme, une facture doit comporter un certain nombre d’informations précises. Une erreur ou un oubli peut la rendre non valide aux yeux de l’administration.
- La mention “Facture” clairement indiquée.
- Un numéro de facture unique et chronologique.
- La date d’émission.
- Vos informations complètes : nom, prénom (ou dénomination sociale), adresse du siège social, numéro SIREN/SIRET.
- Les coordonnées complètes de votre client.
- La description détaillée de la prestation (nature, quantité).
- Le prix unitaire hors taxes (HT).
- Le montant total HT et le montant toutes taxes comprises (TTC).
- Le taux de TVA applicable. Si vous n’êtes pas redevable de la TVA (régime de la franchise en base), vous devez inscrire la mention : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
- La date d’échéance du règlement et les pénalités applicables en cas de retard.
Toutes vos factures, ainsi que les justificatifs de dépenses, doivent être conservés pendant une durée minimale de 10 ans.
Et le devis dans tout ça ?
Bien que souvent facultatif, l’établissement d’un devis est fortement recommandé. Il permet de cadrer la mission avec votre client : nature de la prestation, délais, rémunération… Une fois signé par les deux parties avec la mention “Bon pour accord”, le devis prend la valeur d’un contrat et vous engage mutuellement, sécurisant ainsi la relation commerciale.
Les obligations comptables selon votre statut juridique
La micro-entreprise : la simplicité avant tout
Le régime de la micro-entreprise a été conçu pour sa simplicité. Les obligations comptables sont allégées au maximum :
- Tenue d’un livre des recettes : vous devez y inscrire chronologiquement toutes les sommes encaissées, en précisant l’origine et le mode de règlement.
- Tenue d’un registre des achats : obligatoire uniquement pour les activités de vente de marchandises, de fournitures et de denrées à consommer sur place ou à emporter, ainsi que pour les prestations d’hébergement.
En micro-entreprise, vous n’avez pas besoin d’établir de comptes annuels (bilan, compte de résultat). Votre rôle principal consiste à déclarer votre chiffre d’affaires (mensuellement ou trimestriellement) à l’URSSAF pour le calcul de vos cotisations sociales.
L’entreprise individuelle (EI) au régime réel
Si votre chiffre d’affaires dépasse les seuils de la micro-entreprise, vous basculez au régime réel d’imposition. La gestion comptable devient alors plus structurée. Vous devez tenir une comptabilité complète, qui peut être une comptabilité de trésorerie (enregistrement des encaissements et décaissements) ou une comptabilité d’engagement (enregistrement des créances et des dettes dès leur naissance).
Les obligations incluent :
- L’établissement de comptes annuels : le bilan, le compte de résultat et les annexes.
- La tenue d’un livre-journal qui enregistre tous les mouvements comptables.
- La tenue d’un grand-livre qui ventile les écritures du livre-journal par compte.
Les sociétés (EURL/SASU) : des exigences plus conséquentes
Les sociétés unipersonnelles sont soumises aux obligations les plus lourdes. Elles doivent obligatoirement tenir une comptabilité d’engagement. En plus des obligations de l’EI au régime réel, elles doivent :
- Déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce chaque année.
- Tenir une assemblée générale annuelle pour approuver les comptes.
- Consigner les décisions de l’associé unique dans un registre spécial.
Ces formalités complexes rendent l’accompagnement par un professionnel quasi indispensable pour garantir la conformité et la pérennité de l’entreprise.
Le choix du statut juridique est une étape fondatrice qui aura des conséquences sur votre fiscalité et votre protection sociale. C’est pourquoi un accompagnement est crucial. Chez Keobiz, nous allons plus loin : nous offrons la création de votre société. Nous nous occupons de tout, de la rédaction des statuts au dépôt des formalités, en prenant même en charge 100 % des frais légaux.
Optimiser sa gestion et sa rémunération en freelance
Une bonne comptabilité ne sert pas qu’à respecter la loi. C’est aussi un levier puissant pour gagner du temps et de l’argent. En moyenne, nos clients économisent plus de 2 000 euros par an grâce à une gestion optimisée.
Maîtriser ses dépenses déductibles
Lorsque vous êtes au régime réel, de nombreuses charges liées à votre activité peuvent être déduites de votre résultat imposable, réduisant ainsi vos impôts et cotisations. Pensez à bien conserver tous les justificatifs pour :
- Le loyer de votre espace de travail : y compris une quote-part de votre loyer personnel si vous travaillez depuis chez vous.
- Les frais de déplacement : indemnités kilométriques, leasing, etc.
- Les formations professionnelles.
- Le matériel informatique et les logiciels.
- Les frais de repas (sous conditions).
- Les chèques vacances ou les chèques emploi service (CESU) pour vous aider au quotidien.
Piloter sa rémunération et sa fiscalité
L’un des plus grands avantages d’être en société est la possibilité d’optimiser sa situation financière. Un expert-comptable peut vous conseiller sur des points stratégiques :
- L’arbitrage entre salaire et dividendes : trouver le juste équilibre pour maximiser votre revenu net après impôts et cotisations.
- Le choix du régime fiscal : opter pour l’Impôt sur le Revenu (IR) ou l’Impôt sur les Sociétés (IS) selon votre situation.
- Les dispositifs d’épargne retraite : comme le Plan d’Épargne Retraite (PER) pour préparer l’avenir tout en réduisant vos impôts.
- Les montages plus complexes : comme la création d’une holding ou d’une SCI à l’IS pour optimiser la gestion de votre patrimoine.
Se faire accompagner : expert-comptable ou logiciel ?
La gestion comptable peut rapidement devenir chronophage. Heureusement, vous n’êtes pas obligé de tout faire seul. Deux grandes options s’offrent à vous.
Utiliser un logiciel de comptabilité
Les logiciels de comptabilité en ligne ont révolutionné la gestion pour les indépendants. Ils permettent d’automatiser une grande partie des tâches répétitives.
- Avantages : coût abordable, vision en temps réel de votre trésorerie, automatisation de la facturation et des relances, synchronisation avec votre compte bancaire professionnel.
- Inconvénients : nécessite de la rigueur et du temps, absence de conseil personnalisé, risque d’erreurs si vous n’avez pas de connaissances comptables.
Un bon outil doit vous permettre de centraliser vos factures, de suivre vos dépenses et de générer des tableaux de bord pour piloter votre activité en un coup d’œil.
Notre approche chez Keobiz combine le meilleur des deux mondes. Nous mettons à votre disposition un portail de gestion puissant, basé sur la technologie Pennylane, qui automatise la saisie grâce à la reconnaissance de caractères (OCR) et se synchronise avec vos outils. Mais la technologie ne remplace pas l’expertise. C’est pourquoi chaque client se voit attribuer un chargé de mission dédié, un véritable partenaire qui connaît votre dossier et vous conseille de manière proactive.
Déléguer à un expert-comptable en ligne
Confier sa comptabilité à un professionnel est la solution la plus sûre et la plus confortable, surtout si vous êtes en société.
- Avantages : gain de temps considérable (plusieurs heures par mois), sérénité et conformité garanties, conseils stratégiques pour optimiser votre fiscalité, accompagnement personnalisé. Un bon expert-comptable doit vous faire gagner plus d’argent qu’il ne vous en coûte.
- Inconvénients : le coût est plus élevé qu’un simple logiciel.
L’expert-comptable en ligne moderne n’est plus un simple exécutant. C’est un copilote pour votre entreprise. Il ne se contente pas de produire un bilan une fois par an ; il vous fournit des indicateurs clés en temps réel, anticipe vos échéances fiscales et vous aide à prendre les meilleures décisions financières pour développer votre activité.
Contrairement à une idée reçue, faire appel à un expert-comptable n’est légalement obligatoire dans presque aucun cas pour un freelance. Cependant, pour les statuts en société (EURL, SASU), la complexité des obligations (bilan, liasse fiscale, dépôt des comptes) le rend dans les faits indispensable pour éviter les erreurs coûteuses et les sanctions.
Bien gérer sa comptabilité de freelance est moins une corvée qu’une opportunité. C’est l’occasion de prendre le contrôle total de votre activité, de comprendre vos chiffres et de prendre des décisions éclairées pour assurer votre croissance. Que vous choisissiez l’autonomie avec un logiciel performant ou la tranquillité d’esprit avec un expert-comptable, l’important est de mettre en place un système qui vous convient et vous libère du temps pour vous concentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.
FAQ :
Un freelance doit-il obligatoirement avoir un expert-comptable ?
Non, ce n’est pas une obligation légale. Cependant, c’est fortement recommandé pour les freelances en société (SASU, EURL) en raison de la complexité des déclarations à produire (bilan, liasse fiscale, etc.). Pour une micro-entreprise, un logiciel de facturation suffit généralement. L’expert-comptable apporte avant tout un conseil stratégique pour optimiser votre fiscalité et sécuriser votre gestion.
Quels sont les principaux documents comptables pour un freelance en société ?
Les trois documents principaux formant les comptes annuels sont : lebilan comptable(qui présente le patrimoine de l’entreprise à un instant T), lecompte de résultat(qui détaille les produits et les charges de l’exercice pour déterminer le bénéfice ou la perte) et lesannexes(qui apportent des informations complémentaires pour aider à la compréhension des deux premiers documents).
Comment bien choisir son logiciel de gestion comptable ?
Un bon logiciel doit être adapté à votre statut et à vos besoins. Vérifiez qu’il propose au minimum : la création de devis et factures conformes, la synchronisation bancaire pour automatiser le suivi des transactions, un tableau de bord clair pour visualiser votre chiffre d’affaires et votre trésorerie, et la possibilité d’exporter vos données pour votre expert-comptable si besoin.
Puis-je déduire une partie de mon loyer en tant que freelance ?
Oui, si vous travaillez depuis votre domicile et que vous êtes au régime réel d’imposition (en EI, EURL ou SASU). Vous pouvez déduire une quote-part de votre loyer et de vos charges (électricité, internet, etc.) correspondant à la surface utilisée pour votre activité professionnelle. Le calcul doit être juste et pouvoir être justifié en cas de contrôle fiscal.
