La comptabilité informatisée utilise des logiciels/ERP (souvent cloud) pour enregistrer, automatiser et piloter vos écritures : elle concerne la plupart des entreprises et implique la capacité à produire un FEC conforme en cas de contrôle.
Elle apporte automatisation (synchronisation bancaire, OCR, lettrage), gain de temps, réduction des erreurs et accès collaboratif en temps réel pour un pilotage financier plus efficace.
Le FEC est obligatoire lors d’une vérification : fichier structuré (18–22 champs), chronologique, remis par exercice ; un FEC non conforme entraîne une amende de 5 000 € ou une majoration de 10 % et peut suspendre le délai de contrôle.
Pour être conforme : générez l’export FEC depuis votre logiciel, testez-le via l’outil officiel (“Test Compta Demat”), vérifiez le paramétrage du plan comptable et faites valider le fichier par un expert-comptable avant remise.
Choisissez la bonne option (SaaS autonome ou modèle hybride avec expert-comptable) et planifiez la migration en début d’exercice : reprise des soldes d’ouverture, réconciliations, tests et formation des utilisateurs.
Qu’est-ce que la comptabilité informatisée ?
La comptabilité informatisée, ou [gestion comptable dématérialisée], désigne l’utilisation de logiciels et de systèmes informatiques pour enregistrer, traiter, analyser et stocker les données financières et comptables d’une entité. Elle remplace les méthodes manuelles traditionnelles, qui étaient souvent fastidieuses et sujettes aux erreurs. Aujourd’hui, que vous soyez un exploitant individuel (commerçant, artisan, profession libérale) ou une société, si vous tenez vos comptes à l’aide d’un outil numérique, vous pratiquez une forme de comptabilité informatisée.
Cette transition vers le numérique a été accélérée par les exigences de l’administration fiscale, mais aussi par les avancées technologiques. Les logiciels modernes, souvent basés sur le cloud, permettent une gestion en temps réel des flux financiers, une automatisation poussée des tâches et une collaboration simplifiée entre l’entrepreneur, ses équipes et son expert-comptable.
L’obligation de présenter des documents comptables de manière dématérialisée est désormais la norme. Elle concerne la quasi-totalité des entreprises soumises à une obligation de tenue de comptabilité, à quelques exceptions près comme les micro-entrepreneurs (auto-entrepreneurs) ou certaines sociétés civiles immobilières (SCI) familiales soumises aux revenus fonciers.
Les avantages concrets d’une gestion comptable digitalisée
Passer à une [comptabilité en ligne] offre bien plus que la simple conformité. C’est une décision stratégique qui impacte positivement toute l’organisation de votre entreprise.
Automatisation et gain de temps
L’un des bénéfices les plus immédiats est la fin des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. Les systèmes informatisés automatisent une grande partie du processus comptable :
- Synchronisation bancaire : les transactions sont importées et catégorisées automatiquement.
- Saisie des factures : la reconnaissance optique de caractères (OCR) extrait les informations clés des pièces comptables (fournisseurs, dates, montants, TVA).
- Lettrage des comptes : les rapprochements entre factures et paiements sont facilités, voire automatisés.
- Déclarations de TVA : les logiciels pré-remplissent vos déclarations à partir des écritures enregistrées.
Ce gain de temps considérable vous permet de vous concentrer sur le pilotage de votre activité et la prise de décisions éclairées.
Fiabilité et précision accrues
L’erreur est humaine, mais en comptabilité, elle peut coûter cher. La comptabilité informatisée réduit drastiquement les risques d’erreurs de saisie, de calcul ou d’oubli. Les logiciels effectuent les additions, soustractions et calculs complexes sans faillir. En garantissant l’exactitude des données financières, vous produisez des états financiers fiables, essentiels pour vos partenaires (banques, investisseurs) et pour l’administration.
Accès et collaboration en temps réel
Fini le temps où il fallait attendre le bilan annuel pour connaître sa situation financière. Les plateformes modernes, comme celles que nous mettons à disposition de nos clients, offrent un accès sécurisé à vos données 24/7, depuis n’importe quel appareil. Vous pouvez partager des informations en temps réel avec votre expert-comptable en ligne, suivre votre trésorerie au jour le jour et collaborer de manière fluide, sans avoir à échanger des fichiers par email.
Sécurité et évolutivité
Les solutions basées sur le cloud assurent un haut niveau de sécurité pour vos données financières vitales. Les informations sont sauvegardées en continu sur des serveurs sécurisés, vous protégeant contre les pertes dues à un sinistre (incendie, vol, panne matérielle). De plus, un système informatisé est évolutif : à mesure que votre entreprise grandit et que sa complexité comptable augmente, le logiciel s’adapte sans freiner votre développement.
L’adoption d’un logiciel de comptabilité ne doit pas être vue comme une simple migration technique. C’est l’opportunité de repenser vos processus internes. Profitez-en pour optimiser la gestion de vos notes de frais, votre cycle de facturation client et vos relations fournisseurs. Un outil bien paramétré, combiné à l’accompagnement d’un expert, devient un véritable cockpit de pilotage pour votre entreprise.
L’obligation clé : le Fichier des Écritures Comptables (FEC)
Depuis le 1er janvier 2014, la présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée est une obligation légale en cas de contrôle fiscal. Cette obligation se matérialise par la remise d’un fichier spécifique : le Fichier des Écritures Comptables, ou FEC.
Cette exigence vise à standardiser les contrôles et à permettre à l’administration fiscale de réaliser des traitements informatiques pour vérifier la cohérence et la conformité de votre comptabilité.
Qui est concerné par la remise du FEC ?
L’obligation de fournir un FEC est très large. Vous êtes concerné si vous remplissez simultanément ces trois conditions :
- Votre comptabilité est tenue au moyen d’un système informatisé (logiciel comptable, ERP, etc.).
- Vous êtes soumis à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC, BNC ou BA, ou à l’impôt sur les sociétés.
- Vous faites l’objet d’une vérification de comptabilité ou d’un examen de comptabilité.
Un FEC doit être fourni pour chaque exercice visé par l’avis de vérification. Si le contrôle porte sur trois ans, vous devrez remettre trois fichiers distincts.
Que contient le Fichier des Écritures Comptables ?
Le FEC n’est pas une simple exportation de vos données. C’est un fichier très structuré qui doit respecter des normes précises définies par l’article A. 47 A-1 du LPF. Il regroupe l’intégralité des écritures comptables de votre exercice, y compris les écritures d’à-nouveau en début d’année et les écritures d’inventaire à la clôture.
Le fichier doit présenter toutes les écritures dans un ordre chronologique croissant. Chaque ligne du fichier correspond à une écriture comptable et doit contenir entre 18 et 22 champs obligatoires, selon votre régime d’imposition.
Voici quelques-uns des champs les plus importants :
Tableau récapitulatif
Nom du champ
Description
Exemple
JournalCode
Le code du journal comptable
AC (Journal d’achats)
JournalLib
Le libellé du journal comptable
Achats
EcritureNum
Le numéro séquentiel de l’écriture
202401-00025
EcritureDate
La date de comptabilisation
2024-01-15
CompteNum
Le numéro de compte (plan comptable)
607000
CompteLib
Le libellé du compte
Achats de marchandises
PieceRef
La référence de la pièce justificative
FA-2024-0012
PieceDate
La date de la pièce justificative
2024-01-12
ValidDate
La date de validation de l’écriture
2024-01-15
Montant
Le montant de l’écriture
120.00
Sens
Le sens du montant (D pour Débit, C pour Crédit)
D
Ce fichier unique permet à l’administration de retracer l’ensemble de vos opérations et de s’assurer de leur correct enregistrement.
Comment se conformer aux exigences du FEC ?
La conformité du FEC est un enjeu majeur. Un fichier incorrect ou manquant peut entraîner de lourdes sanctions.
Générer et valider son fichier
En pratique, le FEC est généré via une fonction d’exportation de votre logiciel de comptabilité en ligne. La plupart des solutions du marché proposent cette fonctionnalité. Cependant, il est de votre responsabilité de vous assurer que le fichier produit est conforme aux normes attendues.
L’administration fiscale met à disposition un outil gratuit, “Test Compta Demat”, qui permet de réaliser un premier niveau de vérification de la structure de votre fichier. C’est une étape indispensable avant toute remise au vérificateur.
Travailler avec un expert-comptable en ligne comme Keobiz vous libère de ce souci. Nous nous assurons que la comptabilité tenue sur nos outils est conforme et nous pouvons générer pour vous un FEC valide en cas de contrôle, vous garantissant ainsi une totale tranquillité d’esprit.
Les modalités de remise lors d’un contrôle fiscal
Vous devez remettre le FEC au vérificateur dès sa première intervention sur place. La remise peut se faire sur divers supports numériques (clé USB, disque dur externe, CD/DVD) ou via un serveur sécurisé de la DGFIP, selon les modalités convenues avec l’agent.
Il est crucial de noter que le délai légal de trois mois pour la durée du contrôle dans les petites entreprises ne commence à courir qu’à partir de la date de remise d’un fichier conforme. Un fichier invalide suspend ce délai et peut prolonger la durée du contrôle.
Sanctions en cas de non-conformité
Les sanctions pour défaut de présentation du FEC ou pour la remise d’un fichier non conforme sont dissuasives :
- Une amende de 5 000 € par exercice non conforme.
- Ou, si le montant est plus élevé, une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable suite au redressement.
De plus, le refus de remettre le fichier peut être assimilé à une opposition à contrôle fiscal, une infraction pouvant entraîner une évaluation d’office de vos bases d’imposition.
Un FEC techniquement valide (bon nombre de colonnes, format correct) n’est pas suffisant. Le vérificateur s’assurera également de la qualité des données qu’il contient : présence des pièces justificatives, chronologie des écritures, respect des règles comptables… C’est pourquoi une comptabilité bien tenue tout au long de l’année, avec l’aide d’un professionnel, est votre meilleure garantie.
Choisir le bon outil pour sa comptabilité informatisée
Le choix de votre système comptable est déterminant pour votre conformité et votre efficacité. Deux grandes approches s’offrent à vous.
Logiciel de comptabilité ou expert-comptable en ligne ?
Vous pouvez opter pour un logiciel de comptabilité autonome (en mode SaaS ou installé sur vos serveurs). Cette option vous donne le contrôle, mais vous rend également seul responsable de la bonne tenue des comptes, du paramétrage de l’outil et de la conformité du FEC généré. Cela demande des compétences comptables et une vigilance constante.
L’autre approche, celle que nous défendons chez Keobiz, est le modèle hybride. Vous bénéficiez d’une plateforme technologique de pointe (via notre partenaire Pennylane) pour automatiser la collecte et la saisie, tout en étant accompagné par un chargé de mission dédié et un expert-comptable qui supervise, valide et garantit la conformité de votre comptabilité. C’est le meilleur des deux mondes : l’efficacité du digital et la sécurité de l’expertise humaine. Nos offres et tarifs sont conçus pour s’adapter à la taille et aux besoins de chaque entreprise.
Au-delà de la comptabilité : vers une gestion d’entreprise intégrée
La comptabilité informatisée moderne ne se limite plus à l’enregistrement des écritures passées. Elle est le socle d’une gestion d’entreprise proactive et intégrée. Les plateformes actuelles intègrent des fonctionnalités qui vont bien au-delà de la simple conformité fiscale :
- Facturation et devis : Créez des documents professionnels, suivez les règlements et automatisez les relances pour améliorer votre trésorerie.
- Gestion des achats : Payez vos fournisseurs en quelques clics et suivez vos dépenses en temps réel.
- Pilotage de la trésorerie : Visualisez vos flux financiers futurs et anticipez les besoins de financement.
- Paie et gestion sociale : Intégrez la gestion des salaires et des déclarations sociales directement à votre comptabilité.
En centralisant ces fonctions, vous obtenez une vision à 360° de votre entreprise, vous permettant de prendre des décisions plus rapides et mieux informées. C’est cette vision que nous proposons, de la création de votre entreprise à son pilotage quotidien.
La comptabilité informatisée est passée du statut de contrainte administrative à celui d’outil stratégique indispensable. Bien maîtrisée, elle assure non seulement votre conformité face à des obligations comme le FEC, mais elle devient surtout un puissant moteur pour la croissance et la pérennité de votre entreprise. En choisissant un partenaire qui allie technologie de pointe et expertise humaine, vous transformez cette obligation en une véritable opportunité.
FAQ :
Suis-je obligé d'utiliser un logiciel de comptabilité certifié ?
La loi n’impose pas une “certification” globale des logiciels de comptabilité, mais elle exige que le système utilisé soit capable de générer un Fichier des Écritures Comptables (FEC) conforme aux normes légales. De plus, pour les entreprises assujetties à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients non assujettis via un logiciel de caisse, ce dernier doit être certifié ou attesté pour garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. L’essentiel est donc la conformité de la sortie (le FEC) et, le cas échéant, la certification de votre système d’encaissement.
Comment se passe la migration d'une comptabilité manuelle à une comptabilité informatisée ?
La migration se fait généralement en début d’exercice comptable. Le processus implique la reprise du bilan d’ouverture (les soldes de vos comptes à la fin de l’exercice précédent) dans le nouveau système. C’est une étape cruciale qui doit être réalisée avec rigueur. En faisant appel à un cabinet comme Keobiz, nous gérons entièrement ce processus pour vous : nous assurons une transition fluide, nous récupérons vos historiques et nous vous formons à l’utilisation de votre nouvel espace en ligne pour une prise en main rapide et efficace.
Puis-je générer moi-même le FEC depuis mon logiciel ?
Oui, la plupart des logiciels de comptabilité permettent d’exporter le FEC. Cependant, la simple génération du fichier ne garantit pas sa conformité. Vous devez vous assurer que le paramétrage de votre plan comptable est correct, que toutes les écritures sont justifiées et que le format du fichier respecte scrupuleusement les exigences de l’administration. Le risque d’erreur étant important, il est fortement recommandé de faire valider le fichier par un expert-comptable ou de lui en confier la génération.
Un expert-comptable en ligne peut-il gérer ma comptabilité informatisée ?
Absolument. C’est même le cœur de notre métier. Un expert-comptable en ligne comme Keobiz utilise des outils digitaux performants pour automatiser une partie du traitement comptable, ce qui nous permet de nous concentrer sur le conseil, la vérification et la validation de vos comptes. Nous nous chargeons de l’ensemble de vos obligations, y compris la génération et la vérification du FEC, tout en vous donnant un accès en temps réel à vos chiffres clés via une plateforme collaborative.
