Ce guide pratique est conçu pour vous éclairer sur toutes les facettes de la gestion comptable pour les professionnelles de l’esthétique. Des obligations selon votre statut aux astuces du quotidien, découvrez comment transformer cette tâche en un véritable atout pour votre entreprise.
Quel statut juridique choisir et quelles conséquences comptables ?
Le choix de votre statut juridique est la première pierre de votre édifice entrepreneurial. Il détermine non seulement votre régime social et fiscal, mais aussi l’étendue de vos obligations comptables. Il est donc crucial de bien le comprendre dès le départ pour éviter les mauvaises surprises.
Tableau récapitulatif
Statut Juridique
Niveau de Comptabilité
Régime d’imposition
Micro-entreprise
Ultra simplifiée
IR (régime micro-BIC)
Entreprise Individuelle (EI) au réel
Comptabilité complète
IR ou option IS
EURL / SASU
Comptabilité complète
IS (ou option IR pour 5 ans max)
SARL / SAS
Comptabilité complète
IS (ou option IR pour 5 ans max)
La micro-entreprise : la simplicité avant tout
Le régime de la micro-entreprise est souvent plébiscité par les esthéticiennes qui se lancent, notamment à domicile. Ses avantages sont indéniables :
- Comptabilité allégée : vous devez simplement tenir un livre des recettes chronologique et conserver toutes vos factures. Pas de bilan ni de compte de résultat à produire.
- Calcul simplifié des cotisations : vos charges sociales (environ 22 %) et vos impôts (si vous optez pour le versement libératoire) sont calculés sur la base d’un pourcentage de votre chiffre d’affaires encaissé.
Cependant, ce régime a ses limites. Le principal inconvénient est l’impossibilité de déduire vos charges réelles (loyer de l’institut, achat de produits, matériel, électricité…). L’administration fiscale applique un abattement forfaitaire (50 % pour les prestations de services BIC) pour couvrir ces frais. Si vos dépenses réelles dépassent ce pourcentage, ce statut peut devenir moins intéressant.
L’entreprise au régime réel (EI, EURL, SASU) : la comptabilité complète
Dès que votre activité se développe, que vous embauchez ou que vos charges deviennent importantes, passer au régime réel s’impose. Que ce soit en Entreprise Individuelle (EI), en EURL (société à associé unique, gérant TNS) ou en SASU (société à associé unique, dirigeant assimilé salarié), vos obligations changent radicalement.
Vous devez tenir une comptabilité d’engagement, qui consiste à enregistrer toutes les créances et les dettes de l’entreprise. Cela implique de produire chaque année des états financiers complets :
- Un bilan comptable, qui est une photographie du patrimoine de votre entreprise à un instant T.
- Un compte de résultat, qui détaille les produits et les charges de l’exercice pour déterminer votre bénéfice ou votre perte.
- Une annexe comptable, qui commente et complète les informations du bilan et du compte de résultat.
Cette complexité justifie pleinement le recours à un expert-comptable pour assurer la conformité et la sérénité de votre gestion.
Les obligations comptables et fiscales incontournables
Quel que soit votre statut (hors micro-entreprise sous le seuil), plusieurs obligations sont communes à toutes les esthéticiennes gérant une entreprise. Les maîtriser est essentiel pour éviter les pénalités.
La gestion de la TVA : un point de vigilance majeur
La plupart des soins esthétiques (épilations, soins du visage, manucure…) et des ventes de produits cosmétiques sont soumis au taux de TVA normal de 20 %.
En micro-entreprise, vous bénéficiez de la “franchise en base de TVA” tant que votre chiffre d’affaires ne dépasse pas certains seuils. Pour les prestations de service, ces seuils sont :
- Seuil de franchise : 39 100 €
- Seuil majoré : 57 100 €
Tant que vous êtes sous le seuil de 39 100 €, vous ne facturez pas la TVA. Si vous dépassez ce seuil mais restez sous le seuil majoré, vous devez facturer la TVA dès le 1er jour du mois de dépassement.
Une erreur fréquente consiste à se rendre compte du dépassement plusieurs semaines plus tard. Or, vous devrez régulariser et reverser la TVA à l’État sur toutes les prestations facturées depuis le mois du dépassement, même si vous ne l’avez pas collectée auprès de vos clientes. Cela peut créer un trou important dans votre trésorerie.
Pour les entreprises au régime réel, vous collectez la TVA sur vos ventes et la reversez à l’État, après avoir déduit la TVA payée sur vos achats professionnels.
Tenue des comptes et documents annuels
Au régime réel, la rigueur est de mise. Vous devez enregistrer chronologiquement tous les mouvements affectant le patrimoine de votre entreprise. À la fin de chaque exercice comptable, vous devez produire :
- Les livres comptables : le livre-journal (qui enregistre les opérations au jour le jour) et le grand-livre (qui les ventile par compte).
- L’inventaire annuel : un relevé de tous les éléments d’actif et de passif de l’entreprise, notamment la valorisation de votre stock de produits.
- Les comptes annuels : le fameux trio bilan, compte de résultat et annexe.
- La liasse fiscale : il s’agit de la déclaration de résultat de votre entreprise, transmise à l’administration fiscale pour le calcul de l’impôt.
La préparation de la liasse fiscale est une étape technique et cruciale. Une erreur peut entraîner un redressement fiscal. C’est une mission que nous prenons systématiquement en charge pour nos clients, garantissant une déclaration juste et optimisée.
Les cotisations sociales : anticiper pour ne pas subir
Le calcul et le paiement de vos cotisations sociales dépendent de votre statut et de votre mode de rémunération.
- En micro-entreprise / EI : les cotisations sont calculées sur votre chiffre d’affaires (micro) ou sur votre bénéfice (EI à l’IR).
- En EURL à l’IS : en tant que gérante majoritaire, vous êtes Travailleur Non Salarié (TNS). Vos cotisations sont dues à la Sécurité Sociale des Indépendants (SSI) et sont calculées sur votre rémunération et une partie de vos dividendes.
- En SASU à l’IS : en tant que présidente, vous êtes assimilée salariée. Vos cotisations sont versées à l’URSSAF sur la base de votre rémunération (bulletin de paie), mais vous ne cotisez pas à l’assurance chômage.
Le piège des dividendes : Beaucoup pensent que se verser uniquement des dividendes en société permet d’éviter les charges sociales. Attention : en EURL, la part des dividendes qui dépasse 10 % du capital social est soumise aux cotisations sociales. En SASU, les dividendes sont soumis aux prélèvements sociaux (17,2 %) mais pas aux cotisations sociales, ce qui peut être une stratégie d’optimisation à discuter avec votre expert-comptable.
Organiser la gestion comptable de votre institut au quotidien
Une bonne comptabilité annuelle commence par une organisation sans faille au quotidien. Mettre en place de bonnes habitudes vous fera gagner un temps précieux et évitera bien des maux de tête.
La facturation et la caisse : conformité et rigueur
Depuis le 1er janvier 2018, si vous enregistrez les règlements de vos clients au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, celui-ci doit être certifié conforme à la loi anti-fraude à la TVA. Il doit garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données.
Que vous utilisiez un logiciel de caisse ou facturiez manuellement, chaque prestation doit faire l’objet d’une facture ou d’un ticket de caisse mentionnant :
- Vos coordonnées et votre numéro SIRET
- Le nom du client
- La date de la prestation
- La description détaillée des prestations et/ou produits vendus
- Le prix unitaire hors taxes (HT)
- Le taux de TVA applicable et le montant
- Le total toutes taxes comprises (TTC)
La gestion des stocks et la vente de produits
Votre activité est souvent mixte : prestations de services et vente de produits cosmétiques. Cette double casquette a un impact sur votre comptabilité. Vous devez suivre précisément votre stock de produits à la revente. En fin d’année, un inventaire physique est obligatoire pour valoriser ce stock, qui apparaîtra à l’actif de votre bilan.
Une bonne gestion des stocks vous permet non seulement d’être en conformité, mais aussi de mieux piloter votre marge commerciale et d’éviter les ruptures ou le surstockage.
Le suivi des charges déductibles
Au régime réel, l’un des plus grands avantages est la possibilité de déduire vos dépenses professionnelles de votre résultat, réduisant ainsi votre base imposable. Pour une esthéticienne, les charges déductibles les plus courantes sont :
- Le loyer et les charges de votre institut
- Les achats de produits, petit matériel (pinceaux, cire, coton…) et linge
- L’amortissement du gros matériel (table de massage, appareil de soin, ordinateur…)
- Les factures d’eau, d’électricité, de téléphone et d’internet
- Les frais d’assurance professionnelle (RC Pro)
- Les frais de formation continue
- Les abonnements à des logiciels de gestion ou de prise de rendez-vous
- Les frais de publicité et de communication
- Les honoraires de votre expert-comptable
La chasse aux tickets de caisse et aux factures papier est chronophage et risquée. Prenez l’habitude de numériser chaque justificatif dès sa réception avec une application mobile. Chez Keobiz, notre portail client permet de transmettre vos documents en un clic. L’intelligence artificielle les traite et les pré-enregistre, vous assurant de ne rien oublier et de simplifier la préparation de votre bilan.
Faut-il faire sa comptabilité seule ou se faire accompagner ?
C’est la question que se posent de nombreuses indépendantes. Si la loi n’impose pas toujours le recours à un expert-comptable, il est fortement recommandé, surtout dès que vous quittez le régime de la micro-entreprise.
Gérer soi-même : une option pour les plus averties
Il est possible de gérer sa comptabilité seule, mais cela implique de maîtriser des tâches complexes et de disposer de beaucoup de temps :
- Établir le bilan et le compte de résultat
- Remplir les déclarations de TVA
- Élaborer et télétransmettre la liasse fiscale
- Calculer et déclarer les charges sociales
- Si vous avez des salariées : réaliser les bulletins de paie, les déclarations sociales nominatives (DSN), rédiger les contrats de travail, etc.
Le risque d’erreur est élevé et les conséquences peuvent être lourdes (pénalités, redressement fiscal).
Confier sa comptabilité à un expert-comptable spécialisé
Faire appel à un expert-comptable n’est pas une dépense, mais un investissement dans la sécurité et la croissance de votre activité. Il ne se contente pas de “faire les chiffres”, il devient votre partenaire stratégique.
Notre approche chez Keobiz combine le meilleur de la technologie et de l’humain. Nous vous fournissons un portail en ligne et une application mobile pour suivre votre activité en temps réel, mais surtout, nous vous attribuons un conseiller dédié qui connaît les spécificités du secteur de l’esthétique. Il est là pour :
- Assurer votre conformité : bilans, liasses fiscales, déclarations de TVA, tout est géré dans les règles de l’art.
- Vous faire gagner du temps : finie la paperasse, vous pouvez vous concentrer sur vos clientes.
- Optimiser votre situation : il vous conseille sur le meilleur statut, les aides disponibles, la gestion de votre rémunération et les charges déductibles pour réduire légalement vos impôts.
- Gérer le social : de la création d’un contrat de travail à l’édition des fiches de paie, nous nous occupons de tout si vous avez des salariés.
La sérénité d’esprit que procure cet accompagnement est inestimable pour une chef d’entreprise.
Gérer la comptabilité de votre activité d’esthéticienne peut sembler complexe, mais avec la bonne organisation et les bons partenaires, cela devient un levier de performance. En comprenant vos obligations et en vous dotant d’outils adaptés, vous gardez le contrôle de votre entreprise et prenez des décisions éclairées pour son développement. N’oubliez pas que votre temps est précieux : le déléguer à des professionnels est souvent le meilleur calcul pour vous permettre de vous concentrer sur ce que vous faites de mieux : prendre soin de vos clientes.
FAQ :
Quelle est la différence comptable entre une esthéticienne à domicile et un institut ?
La principale différence réside dans la nature et le montant des charges. Une esthéticienne en institut aura des charges fixes importantes (loyer, électricité, aménagement), ce qui rend le régime réel souvent plus avantageux pour pouvoir les déduire. Une esthéticienne à domicile a moins de frais fixes, mais doit bien suivre ses frais de déplacement (indemnités kilométriques) et la quote-part professionnelle de son loyer si une pièce est dédiée à l’activité. Le régime micro-entreprise peut être adapté au début, mais un calcul de rentabilité est nécessaire pour valider ce choix.
Un logiciel de caisse est-il suffisant pour ma comptabilité ?
Non, un logiciel de caisse certifié est un outil d’enregistrement des ventes et de gestion quotidienne, indispensable pour la conformité à la loi anti-fraude. Cependant, il ne remplace pas un logiciel de comptabilité complet qui permet de générer le bilan, le compte de résultat et la liasse fiscale. Les deux sont complémentaires. Des solutions modernes, comme celles que nous utilisons, peuvent s’intégrer à votre logiciel de caisse pour automatiser la saisie des ventes et simplifier le processus.
Quels sont les principaux frais déductibles pour une esthéticienne ?
Au régime réel, vous pouvez déduire toutes les dépenses engagées dans l’intérêt de votre activité. Les plus courantes sont : les achats de produits cosmétiques et de matériel, le loyer du local, les factures d’énergie, les assurances professionnelles, les frais de formation, les abonnements logiciels (caisse, rendez-vous), les frais de marketing (site web, flyers), les frais bancaires professionnels, les cotisations sociales et les honoraires de votre expert-comptable.
Comment choisir le bon expert-comptable pour mon activité ?
Le bon expert-comptable doit être plus qu’un simple technicien des chiffres. Choisissez un partenaire qui :
