Votre activité relève des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) et, en entreprise individuelle, le choix entre micro‑BNC (plafond ≈ 72 600 €, abattement forfaitaire de 34 %, tenue d’un livre des recettes, déclaration 2042‑C‑PRO) et la déclaration contrôlée (obligatoire >72 600 € ou sur option, comptabilité recettes‑dépenses, formulaire 2035) est déterminant.
Avant de choisir, simulez : comparez l’abattement de 34 % à vos charges réelles (cotisations URSSAF/CARCDSF, assurance RCP, loyer, matériel, formations, véhicule…) — optez pour la déclaration contrôlée si vos charges dépassent l’abattement.
Organisez la tenue quotidienne : livre‑journal des recettes/dépenses et registre des immobilisations/amortissements pour les biens >500 € HT, conservation des justificatifs 10 ans et ouverture recommandée d’un compte bancaire dédié pour séparer privé/professionnel.
Respectez les échéances fiscales et sociales : déclaration 2035 (régime contrôlé, généralement en mai), déclaration 2042/2042‑C‑PRO (mai/juin), prélèvements URSSAF/CARCDSF mensuels ou trimestriels ; la plupart des actes sont exonérés de TVA, attention aux activités annexes taxables.
Automatisez et/ou déléguez : un logiciel connecté (synchronisation bancaire, catégorisation, préparation de la 2035) et/ou un expert‑comptable (optimisation, conformité, accompagnement sectoriel) — l’approche hybride offre souvent le meilleur compromis entre autonomie et sérénité.
Entre le suivi prénatal, les accouchements et l’accompagnement post-partum, comment trouver le temps de gérer sereinement votre comptabilité de sage-femme libérale ? Votre quotidien est déjà bien assez rempli sans y ajouter le stress des déclarations fiscales, le suivi des dépenses et la crainte d’un oubli. Pourtant, une gestion comptable rigoureuse est le pilier d’une activité libérale pérenne et optimisée.
Ce guide pratique est conçu spécifiquement pour vous, sage-femme installée à votre compte. Nous allons démystifier ensemble les obligations, comparer les régimes fiscaux et vous donner les clés pour une organisation simple et efficace, afin que vous puissiez vous consacrer à ce qui compte vraiment : vos patientes.
Les obligations comptables et fiscales de la sage-femme libérale : quel cadre choisir ?
En tant que professionnelle de santé exerçant une profession médicale réglementée, votre activité relève de la catégorie des Bénéfices Non Commerciaux (BNC). Le cadre juridique et fiscal de votre exercice aura un impact direct sur l’étendue de vos obligations.
La majorité des sages-femmes libérales exercent leur activité en nom propre, sous le statut de l’Entreprise Individuelle (EI). C’est la forme la plus simple pour démarrer et celle sur laquelle nous nous concentrerons. Elle vous offre le choix entre deux régimes d’imposition : le micro-BNC et la déclaration contrôlée.
Il est également possible de s’associer ou d’exercer seule au sein d’une société, comme une Société d’Exercice Libéral (SEL), par exemple une SELARL (Société d’Exercice Libéral À Responsabilité Limitée) ou une SELAS (Société d’Exercice Libéral par Actions Simplifiée). Dans ce cas, les obligations comptables sont plus lourdes et se rapprochent de celles des sociétés commerciales (comptabilité d’engagement, dépôt des comptes annuels, etc.).
Le choix crucial du régime fiscal : Micro-BNC ou Déclaration Contrôlée ?
Le choix de votre régime fiscal en entreprise individuelle est la première décision stratégique à prendre. Il conditionne non seulement la manière de calculer votre impôt sur le revenu, mais aussi l’ensemble de vos obligations comptables.
Le régime Micro-BNC : la simplicité avant tout
Le régime micro-BNC est un régime simplifié accessible aux sages-femmes dont les recettes annuelles n’excèdent pas 72 600 € (seuil en vigueur, à vérifier chaque année). Il est particulièrement adapté en début d’activité.
Ses avantages :
Obligations comptables minimalistes : Vous êtes dispensée de tenir une comptabilité complète. La seule exigence est la tenue d’un livre des recettes, qui liste chronologiquement tous les encaissements perçus.
Calcul du bénéfice simplifié : L’administration fiscale applique un abattement forfaitaire de 34 % sur votre chiffre d’affaires encaissé pour couvrir l’ensemble de vos frais professionnels. Vous n’avez donc pas à justifier vos dépenses.
Déclaration fiscale allégée : Il vous suffit de reporter le montant total de vos recettes brutes sur votre déclaration de revenus personnelle (formulaire 2042-C-PRO).
Ce régime est très intéressant si vos charges réelles (cotisations sociales, assurance, loyer, matériel, déplacements…) sont inférieures à 34 % de votre chiffre d’affaires.
Le régime de la Déclaration Contrôlée : la précision des frais réels
Ce régime s’applique obligatoirement si vos recettes dépassent le seuil de 72 600 €, ou sur option si vous êtes en dessous de ce seuil. Opter pour la déclaration contrôlée est judicieux dès que vos charges professionnelles réelles dépassent 34 % de vos recettes.
Ses obligations :
Tenue d’une comptabilité de trésorerie : Vous devez enregistrer précisément toutes vos recettes encaissées et toutes vos dépenses payées. C’est ce qu’on appelle une comptabilité “recettes-dépenses”.
Documents comptables obligatoires : Vous devez tenir un livre-journal détaillant les recettes et les dépenses, ainsi qu’un registre des immobilisations et des amortissements pour le matériel dont la valeur est supérieure à 500 € HT (ordinateur, échographe, etc.).
Déclaration fiscale complète : Chaque année, vous devez remplir une déclaration de résultats professionnels (formulaire 2035 et ses annexes), qui détaille l’ensemble de vos revenus et de vos charges.
Tableau comparatif : Micro-BNC vs. Déclaration Contrôlée
Tableau récapitulatif
Caractéristique
Régime Micro-BNC
Régime de la Déclaration Contrôlée
Plafond de recettes
Inférieures à 72 600 €
Obligatoire si > 72 600 €, optionnel en dessous
Obligations comptables
Tenue d’un livre des recettes
Comptabilité de trésorerie (livre-journal, registre des immobilisations)
Calcul du bénéfice
Chiffre d’affaires – abattement forfaitaire de 34%
Recettes encaissées – dépenses réelles payées
Déclaration fiscale
Formulaire 2042-C-PRO
Formulaire 2035 et annexes
Idéal pour…
Les sages-femmes avec peu de charges (< 34%)
Les sages-femmes avec des charges significatives (> 34%)
Avant d’opter par défaut pour la simplicité du micro-BNC, prenez le temps de lister toutes les charges que vous prévoyez d’engager : cotisations à la CARCDSF et à l’URSSAF, assurance RCP, frais de cabinet, véhicule, matériel, formations… Calculez leur montant total et comparez-le à l’abattement de 34 %. Un choix éclairé dès le départ peut vous faire économiser plusieurs milliers d’euros d’impôts.
Tenir sa comptabilité au quotidien : les bonnes pratiques
Une fois votre régime fiscal choisi, une bonne organisation est la clé pour ne pas vous laisser déborder. La régularité vous fera gagner un temps précieux au moment des déclarations.
Les documents essentiels à tenir et conserver
Quelle que soit la complexité de vos obligations, la rigueur dans la gestion de vos documents est non négociable. En cas de contrôle, vous devez être en mesure de tout justifier.
Voici les principaux documents à gérer :
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Le livre-journal des recettes et des dépenses (en déclaration contrôlée) : Ce document est le cœur de votre comptabilité. Il doit enregistrer, de façon chronologique, l’ensemble des mouvements financiers de votre compte professionnel. Pour chaque opération, il faut indiquer la date, le libellé, le mode de paiement et le montant.
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Le registre des immobilisations et des amortissements (en déclaration contrôlée) : Il recense tous vos biens professionnels durables (mobilier, matériel médical, véhicule…). Pour chaque bien, vous y inscrivez sa date d’achat, sa valeur et le calcul de sa dépréciation annuelle (l’amortissement), qui constitue une charge déductible.
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Les justificatifs : Conservez toutes les preuves de vos recettes (relevés de tiers payant, relevés bancaires) et de vos dépenses (factures d’achat, notes de frais, quittances de loyer, appels de cotisations…). Ces pièces doivent être conservées pendant une durée de 10 ans.
Quelles sont les charges déductibles pour une sage-femme ?
Au régime de la déclaration contrôlée, l’un des principaux enjeux est d’identifier et de déduire toutes les dépenses engagées dans l’intérêt de votre activité. Une dépense est déductible si elle est nécessaire à votre exercice, justifiée par une facture et payée au cours de l’année.
Voici une liste non exhaustive des charges les plus courantes pour une sage-femme :
Frais de cabinet : Loyer et charges locatives, électricité, eau, internet, téléphone, frais de ménage.
Fournitures et petit matériel : Achat de compresses, gants, spéculums, produits de désinfection, ainsi que les fournitures de bureau (papier, cartouches d’encre…).
Matériel médical et professionnel : Les amortissements de vos équipements coûteux (échographe, table d’examen, ordinateur).
Frais de véhicule : Si vous effectuez des visites à domicile, vous pouvez déduire vos frais de déplacement. Deux options s’offrent à vous : le barème des indemnités kilométriques (solution la plus simple) ou la déduction des frais réels (carburant, assurance, entretien, amortissement du véhicule au prorata de son usage professionnel).
Cotisations sociales et professionnelles : Vos cotisations URSSAF et CARCDSF, votre cotisation à l’Ordre des Sages-Femmes, votre assurance Responsabilité Civile Professionnelle (RCP).
Frais de formation : Les coûts d’inscription à des formations continues, congrès, et les frais de déplacement associés.
Frais de repas : Les repas pris seule en dehors de votre domicile pour des raisons professionnelles (dans une certaine limite).
Frais de télétransmission et de logiciel : Abonnement à votre logiciel métier, frais de lecteur de carte Vitale…
Frais financiers : Frais de tenue de votre compte bancaire professionnel.
Le compte bancaire dédié
Depuis la loi PACTE de 2019, si votre chiffre d’affaires est inférieur à 10 000 € pendant deux années consécutives, vous n’êtes pas obligée d’ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité. Cependant, nous vous le recommandons vivement dès le début de votre exercice. Cela simplifie considérablement le suivi de votre comptabilité, évite de mélanger transactions personnelles et professionnelles, et facilite les contrôles éventuels.
Déclarations fiscales et sociales : les échéances à ne pas manquer
Le respect du calendrier fiscal et social est impératif pour éviter les pénalités. Voici les principales échéances :
Déclaration 2035 (régime contrôlé) : À transmettre chaque année, généralement début mai.
Déclaration des revenus 2042 et 2042-C-PRO : À remplir en mai/juin, que vous soyez au micro-BNC ou à la déclaration contrôlée.
Cotisations sociales (URSSAF et CARCDSF) : Le paiement se fait généralement par prélèvements mensuels ou trimestriels, avec une régularisation annuelle après la déclaration de vos revenus.
TVA : La plupart des actes médicaux et paramédicaux des sages-femmes sont exonérés de TVA. Vous bénéficiez de ce qu’on appelle la “franchise en base de TVA”. Vous ne facturez donc pas la TVA à vos patientes et ne la récupérez pas sur vos achats.
Si vous exercez des activités non conventionnées et non thérapeutiques (par exemple, la vente de produits, certaines formations non reconnues), celles-ci pourraient être soumises à la TVA si elles dépassent certains seuils. Il est crucial de bien distinguer ces revenus pour rester en conformité.
Se faire accompagner : Logiciel, expert-comptable ou les deux ?
La gestion comptable peut rapidement devenir chronophage et source d’erreurs. Déléguer ou s’équiper d’outils performants est un investissement stratégique pour votre sérénité et la santé financière de votre cabinet.
La solution logicielle : l’autonomie assistée
Des logiciels de comptabilité modernes, comme ceux que nous utilisons chez Keobiz, simplifient drastiquement votre quotidien. Grâce à la synchronisation avec votre compte bancaire professionnel, les transactions sont importées automatiquement. Le logiciel les catégorise intelligemment, prépare votre déclaration 2035 et vous offre une vision claire de votre activité en temps réel. C’est une excellente solution pour celles qui souhaitent garder la main tout en automatisant les tâches répétitives.
L’expert-comptable : la sérénité et l’optimisation
Faire appel à un expert-comptable, c’est choisir la tranquillité d’esprit. Il prend en charge l’intégralité de votre comptabilité et de vos déclarations, s’assurant de leur conformité. Mais son rôle va plus loin : il est votre copilote. Il vous conseille sur le meilleur régime fiscal, vous aide à optimiser vos charges déductibles et sécurise vos décisions. C’est le garant de votre conformité et un partenaire pour votre développement.
L’approche hybride : le meilleur des deux mondes
Chez Keobiz, nous sommes convaincus que vous ne devriez pas avoir à choisir entre la puissance de la technologie et la pertinence du conseil humain. C’est pourquoi nous avons conçu une approche qui allie les deux.
Vous bénéficiez d’une plateforme intuitive et automatisée pour suivre votre activité au jour le jour, et d’un chargé de mission dédié qui connaît les spécificités du secteur de la santé. Il est là pour répondre à vos questions, valider votre comptabilité et réaliser toutes vos déclarations. Nous nous occupons de tout, de la tenue des comptes à la transmission de votre liasse fiscale, en passant par l’optimisation de vos cotisations. Vous gagnez du temps, de la sérénité, et l’assurance que votre gestion est entre de bonnes mains.
Gérer la comptabilité de votre activité de sage-femme libérale n’est pas une fatalité. En choisissant le bon régime fiscal, en adoptant une organisation rigoureuse et en vous équipant des bons outils ou du bon partenaire, vous pouvez transformer cette obligation en un véritable levier de pilotage pour votre cabinet. Cela vous libère l’esprit et le temps pour vous concentrer sur votre vocation : prendre soin des mères et des nouveau-nés.
FAQ :
Dois-je adhérer à une Association de Gestion Agréée (AGA) ?
L’adhésion à une AGA n’est plus obligatoire pour bénéficier de la non-majoration de 10% de votre base imposable depuis l’impôt sur les revenus 2023. Toutefois, y adhérer peut rester intéressant. Une AGA offre un service de contrôle préventif de votre comptabilité, ce qui peut vous rassurer et réduire le risque d’erreurs. Elle propose également des formations et des statistiques sectorielles utiles.
Comment gérer la comptabilité d'un cabinet partagé ?
Si vous partagez un cabinet avec d’autres professionnels de santé, deux cas de figure se présentent. Soit vous créez une Société Civile de Moyens (SCM) qui centralise les dépenses communes (loyer, secrétariat, électricité…) et vous facture une quote-part de ces frais, que vous déduisez de votre comptabilité individuelle. Soit l’un des praticiens paie les factures et se fait rembourser par les autres via des “notes de débours”. La SCM est souvent la solution la plus claire et la plus sécurisante sur le plan juridique et fiscal.
Quelle est la différence entre comptabilité de trésorerie et d'engagement ?
Lacomptabilité de trésorerie, celle que vous tenez en BNC (régime contrôlé), est simple : vous enregistrez une recette quand vous l’encaissez et une dépense quand vous la payez. Lacomptabilité d’engagement, obligatoire pour les sociétés (SEL), est plus complexe. Elle enregistre les créances (une consultation facturée mais pas encore payée) et les dettes (une facture reçue mais pas encore réglée) dès leur “engagement”, indépendamment du flux financier.
