Ce déjeuner pro ou ce trajet client : comment vous faire rembourser vos frais ?

Ce trajet pour rencontrer un nouveau fournisseur. Le déjeuner sur le pouce entre deux livraisons. Vous avez payé avec votre carte personnelle, comme souvent. Mais cet argent, ce n’est pas une dépense perso, c’est un investissement pour votre commerce. Alors, comment faire pour que cette avance ne pèse pas sur vos finances à la fin du mois ? On vous explique, étape par étape, comment transformer ces frais en un processus simple et sécurisé pour votre trésorerie.

La gestion des notes de frais peut sembler complexe et chronophage, une charge mentale de plus quand on pilote sa trésorerie au jour le jour. On vous donne une méthode pragmatique pour que ça devienne un réflexe simple et sécurisant. L’objectif : récupérer chaque centime qui vous est dû.

Frais pro : de quoi parle-t-on exactement ?

Le mot “pro” est parfois flou quand on a la tête dans le guidon. Est-ce que ce café acheté en attendant un fournisseur est un frais pro ? Et le parking ? Pour clarifier les choses, une seule règle d’or s’applique : une dépense est “professionnelle” si elle est engagée dans l’intérêt direct de l’entreprise. C’est le seul critère qui compte aux yeux de l’administration, notamment de l’URSSAF.

Pour vous, commerçant, cela se traduit par des situations très concrètes :

• Le déplacement pour aller voir un grossiste à l’autre bout de la région.
• La participation à un salon professionnel pour dénicher de nouveaux produits.
• Le déjeuner avec un partenaire commercial pour négocier un contrat.
• L’achat de petit matériel pour votre boutique lors d’un déplacement.

À l’inverse, certaines dépenses sont exclues. La plus courante est le trajet quotidien entre votre domicile et votre commerce. Celui-ci est considéré comme personnel. De même, le repas que vous prenez seul à la brasserie à côté de votre boutique n’est généralement pas un frais professionnel, car vous auriez pu rentrer chez vous. On verra les exceptions juste après.

L’enjeu est simple : chaque dépense professionnelle justifiée est de l’argent qui ne sera pas soumis à l’impôt et aux cotisations sociales. C’est un levier direct pour protéger votre marge.

Frais de déplacement : comment ça marche concrètement ?

Vous bougez beaucoup : pour voir des fournisseurs, pour des livraisons, pour visiter un futur point de vente… Ces kilomètres coûtent de l’argent. Voyons comment optimiser et sécuriser le remboursement de ces frais.

Vous utilisez votre véhicule personnel : le réflexe des indemnités kilométriques

Vous n’allez pas acheter une voiture juste pour l’entreprise. Votre véhicule perso fait très bien l’affaire, et c’est tout à fait normal. Pour vous rembourser, la solution la plus simple et la plus sûre est d’utiliser les indemnités kilométriques.

Le principe ? L’administration fiscale publie chaque année un barème qui fixe un prix au kilomètre en fonction de la puissance de votre véhicule et de la distance parcourue sur l’année. Ce montant forfaitaire couvre tout : le carburant, l’usure de la voiture, l’entretien, et même les assurances professionnelles obligatoires. C’est un calcul simple qui vous évite de garder chaque ticket d’essence.

Barème kilométrique 2024 (pour une voiture)

(d représente la distance parcourue en km)

Pour vous faire rembourser, il suffit de noter la date, le motif du déplacement, le lieu de départ et d’arrivée, et le nombre de kilomètres.

Frais réels ou véhicule de société : l’autre option

Vous pouvez aussi déduire les frais réels : carburant, péages, parking, entretien, assurance… C’est une méthode plus complexe qui demande de conserver absolument tous les justificatifs. Elle est souvent réservée aux sociétés qui possèdent un véhicule dédié à l’activité et dont les déplacements sont très fréquents. Pour un commerçant, le barème kilométrique est presque toujours plus avantageux et plus simple.

Transports en commun et autres frais

Si vous prenez le train, l’avion, le métro ou un VTC pour un déplacement professionnel, la règle est limpide : le remboursement se fait sur la base de la dépense exacte. Conservez précieusement le billet de train, la facture du VTC ou le reçu du taxi. C’est votre justificatif de dépense.

Frais de repas : les règles du jeu à maîtriser

C’est souvent là que ça se complique. Est-ce que mon déjeuner est un frais pro ? Puis-je inviter un fournisseur ? La réponse dépend de la situation. Distinguez deux cas de figure pour le remboursement du repas du dirigeant.

Le repas pris seul en déplacement

Vous êtes en tournée chez des fournisseurs toute la journée. Vous ne pouvez pas rentrer déjeuner à votre boutique ou chez vous à cause de la distance ou des contraintes d’horaires. Dans ce cas, votre repas est considéré comme une dépense professionnelle.

Attention, le calcul est spécifique. L’administration considère qu’une partie du repas est une dépense personnelle normale. Seul le surcoût est remboursable. Voici comment ça se calcule (avec les chiffres de 2024) :

1. L’administration estime qu’un repas pris à domicile coûte 5,35 €.
2. Le plafond au-delà duquel la dépense est jugée excessive est de 20,70 €.

Exemple concret : Vous déjeunez pour 15 €. Ce montant est bien compris entre 5,35 € et 20,70 €. La part remboursable par votre entreprise est donc de : 15 € – 5,35 € = 9,65 €. Le reste est considéré comme votre dépense personnelle.

Le repas d’affaires avec un client ou un fournisseur

Ici, la règle est beaucoup plus simple. Si vous invitez un client, un prospect, un fournisseur ou un partenaire, la totalité du repas est considérée comme une charge pour l’entreprise, car la dépense est clairement engagée dans son intérêt.

L’exigence est ailleurs : vous devez être capable de prouver le caractère professionnel de l’invitation. La bonne pratique ? Au dos du ticket de restaurant, notez le nom de la personne invitée et le nom de sa société. C’est un détail qui change tout en cas de contrôle. Vous sentez que ça demande de la rigueur ? C’est normal, mais ça ne doit pas devenir une usine à gaz.

La preuve, la preuve, la preuve : comment justifier chaque dépense ?

On arrive au point le plus important, celui qui vous assure de dormir sur vos deux oreilles. Garder tous ces petits papiers, c’est une corvée. On est tous tentés de les jeter ou de les oublier au fond d’un sac. Pourtant, la règle est non négociable : pas de justificatif, pas de remboursement. C’est la première chose que l’URSSAF regarde lors d’un contrôle. Une note de frais sans preuve, c’est un risque de redressement.

Le justificatif parfait, c’est quoi ?

Pour être valable, un justificatif de dépense doit contenir des informations précises. Pensez à vérifier que votre ticket ou votre facture mentionne bien :

• Le nom du fournisseur (le restaurant, la station-service, la compagnie de train…)
• La date de la dépense
• Le montant total payé, avec le détail de la TVA
• Pour un repas d’affaires : le nom et la fonction des invités
• Pour les indemnités kilométriques : l’objet du déplacement, le lieu, et le nombre de kilomètres

Organiser ses notes de frais sans y passer la nuit

Pour que la gestion de vos frais ne devienne pas un cauchemar, adoptez un processus. Voici une méthode en 4 temps qui fonctionne :

1. Payer la dépense.
2. Récupérer immédiatement le justificatif détaillé (pas juste le ticket de carte bleue).
3. Le prendre en photo avec une application dédiée, comme celle de Keobiz. La photo a une valeur probante et vous évite de stocker des montagnes de papier.
4. Remplir une note de frais récapitulative une fois par mois, listant chaque dépense avec son justificatif numérique.

Cette routine est un pilier de vos obligations comptables et simplifie grandement la gestion quotidienne de votre comptabilité.

Pour aller plus loin :

→ Gestion quotidienne et comptabilité freelance : pilotez votre EURL → Obligations comptables SARL : guide complet pour votre trésorerie → Expert-comptable SARL : est-ce vraiment obligatoire ?

Marre de l’administratif avant même d’avoir commencé ?

Laissez nos experts Keobiz structurer votre démarrage pendant que vous peaufinez votre produit. Nous gérons la complexité pour vous.

Créer mon entreprise gratuitement Créer mon entreprise

Gérant de SARL ou entrepreneur individuel : y a-t-il une différence ?

Que vous soyez en société ou en solo, les règles du jeu ne sont pas tout à fait les mêmes. C’est une distinction clé à piloter.

Pour le gérant de SARL (qu’il soit assimilé-salarié ou travailleur non-salarié), le système est celui qu’on vient de décrire : l’entreprise lui rembourse les frais qu’il a avancés personnellement, via une note de frais. L’argent sort de la poche du gérant, puis l’entreprise le lui rend.

Pour l’entrepreneur individuel (EI), la logique est différente. Votre patrimoine et celui de votre entreprise sont (juridiquement) séparés, mais comptablement, il n’y a pas de “remboursement” formalisé comme pour un salarié. Les frais de déplacement et de repas ne vous sont pas “remboursés” : ils sont enregistrés comme des charges de votre entreprise. Ces charges viennent directement diminuer votre bénéfice imposable. Le résultat final est le même (moins d’impôts et de cotisations), mais la mécanique comptable n’est pas celle d’une note de frais.

S’interroger sur ces mécanismes est souvent le signe qu’on se pose la question du bon statut. Si c’est votre cas, explorer les options pour créer une SARL peut être une bonne idée, et l’aide d’un expert-comptable est précieuse pour faire le bon choix.

La gestion des frais n’est pas une punition. C’est un acte de bonne gestion qui protège votre trésorerie et vous assure de la sérénité. En résumé, chaque dépense doit servir votre commerce, chaque euro doit être prouvé par un justificatif, le barème kilométrique est votre allié pour la voiture, et les règles pour les repas dépendent du contexte. Avec les bons outils et un peu de méthode, ça roule tout seul.

Hugues Husson De Sampigny Expert-comptable depuis plus de 20 ans et président de Keobiz Finance

Hugues Husson de Sampigny, expert-comptable, pilote les activités réglementées de Keobiz depuis 2021. Avec plus de 20 ans d’expérience en finance, audit et gestion, il a occupé des postes stratégiques chez Companeo, Ernst & Young et PwC. Aujourd’hui, il accompagne l’expansion de Keobiz Finance, en mettant l’accent sur l’excellence opérationnelle et la création de valeur durable.