Déclaration des Bénéficiaires Effectifs (RBE) : la dernière étape avant votre Kbis ?

Vous y êtes presque. Les statuts sont signés, le capital est déposé. Sur l’écran du Guichet Unique, une dernière étape s’affiche : la “déclaration des bénéficiaires effectifs”. Un terme un peu opaque qui ressemble à une formalité de plus, une dernière case à cocher avant de recevoir le précieux Kbis. On est d’accord, c’est la partie la moins excitante de la création d’entreprise. Voyons comment la boucler rapidement et sans prise de tête pour enfin lancer la machine.

Le Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE), c’est quoi au juste ?

Avant de remplir quoi que ce soit, clarifions ce que l’on vous demande. Le Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE) est simplement la “carte d’identité” de la ou des personnes qui contrôlent réellement votre entreprise. L’objectif derrière cette démarche, imposée par une directive européenne, est d’assurer la transparence financière et de lutter contre le blanchiment d’argent ou le financement du terrorisme.

En pratique, c’est une annexe du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Vous la remplissez une seule fois lors de votre immatriculation via le Guichet Unique géré par l’INPI, et elle est ensuite transmise au greffe compétent. Cette déclaration est une pièce maîtresse du dossier de création de votre SASU, sans laquelle votre demande sera tout simplement rejetée. On va donc décrypter ensemble comment bien la remplir pour éviter tout blocage.

Qui est le bénéficiaire effectif dans votre SASU ?

C’est la question qui génère le plus de doutes. Le terme “bénéficiaire effectif” peut sembler complexe, mais pour un freelance ou un consultant qui se lance en SASU, la réalité est souvent très simple.

Le cas n°1 : vous êtes l’associé unique

Dans 99 % des cas de création de SASU, la réponse est limpide : le bénéficiaire effectif, c’est vous.

La loi définit le bénéficiaire effectif comme la personne physique qui remplit l’un de ces critères :

• Elle détient, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital social de la société.
• Elle détient, directement ou indirectement, plus de 25 % des droits de vote.
• Elle exerce, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur les organes de direction ou de gestion.

En tant qu’associé unique de votre SASU, vous détenez 100 % du capital et 100 % des droits de vote. Vous cochez donc la première case haut la main. Pas besoin de chercher plus loin. Vous devez vous déclarer comme l’unique bénéficiaire effectif. C’est l’information la plus importante à valider avant de vous lancer dans le formulaire, au moment d’immatriculer votre SASU sur le Guichet Unique.

Les autres situations à connaître (détention indirecte, pouvoir de contrôle)

Pour être complet, sachez qu’il existe des scénarios plus complexes. Si votre SASU est détenue par une autre société (une holding, par exemple), vous devez remonter la chaîne de participations pour identifier la ou les personnes physiques qui contrôlent l’ensemble. On parle alors de détention indirecte. Le pouvoir de contrôle peut aussi exister via un pacte d’actionnaires ou d’autres dispositions statutaires.

Mais pour lancer votre activité de freelance ou de consultant en SASU, on reste simple. Ces cas de figure ne vous concernent a priori pas. Votre mission est de vous identifier, vous, comme la personne aux commandes.

Comment remplir la déclaration RBE ? Le guide étape par étape sur le Guichet Unique

La démarche se fait entièrement en ligne sur le portail de l’INPI (Guichet Unique), au sein de votre formalité d’immatriculation. Le formulaire peut avoir des noms variables, comme “DBE-S-1” pour une société à bénéficiaire unique, ou “DBE-S-bis” pour un bénéficiaire supplémentaire. Voici comment naviguer dans les sections clés pour boucler ça en 15 minutes.

Avant de démarrer : les informations à rassembler

Pour éviter les allers-retours, préparez ces quelques informations. Vous les avez probablement déjà sous la main :

• Votre identité complète : nom de naissance, nom d’usage, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité.
• Votre adresse personnelle complète.
• Les modalités du contrôle que vous exercez sur la société : on y revient juste en dessous, mais vous connaissez déjà la réponse.

Remplir le formulaire en ligne : les sections clés décryptées

Le formulaire sur le Guichet Unique est intégré au parcours de création. Une fois arrivé à l’étape “Bénéficiaires effectifs”, voici les champs à sécuriser.

1. Identification de la société : Cette partie est souvent pré-remplie avec les informations que vous avez déjà saisies (dénomination sociale, forme juridique SASU, adresse du siège). Vérifiez simplement que tout est correct.
2. Identification du bénéficiaire effectif : Ici, vous renseignez vos informations personnelles. C’est une simple retranscription de votre carte d’identité. Aucune difficulté.
3. Modalités du contrôle exercé sur la société : C’est le point qui intimide le plus. Vous allez voir une liste de cases à cocher. Pas de panique. Pour vous, associé unique de SASU, la case à cocher est simple et évidente :
   • “Par une détention directe de plus de 25 % du capital”.
   • Vous devrez ensuite indiquer le pourcentage exact, soit 100 %.
   Les autres options (“détention de plus de 25 % des droits de vote”, “pouvoir de nommer ou révoquer les membres des organes d’administration”, etc.) sont pertinentes pour des structures plus complexes. Dans votre cas, la détention de la totalité du capital emporte de fait toutes les autres formes de contrôle. Inutile de cocher plusieurs cases.

Une fois ces informations validées, vous pourrez signer électroniquement la déclaration et passer à la suite.

Combien coûte la déclaration RBE ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs n’est pas gratuite. Ce coût fait partie des frais obligatoires de création de votre société.

Lors de l’immatriculation, le tarif de la déclaration RBE est de 21,41 € (tarif en vigueur, à vérifier sur le site du Guichet Unique au moment de votre démarche). Ce montant s’ajoute aux frais de greffe pour l’immatriculation au RCS et au coût des autres formalités payantes comme la publication de l’annonce légale.

Quand faire la déclaration et que se passe-t-il après ?

Anticiper le timing et les conséquences d’une erreur vous permettra de finaliser votre création sans stress et de dormir sur vos deux oreilles.

Le bon timing : au moment de la création et à chaque changement

La première déclaration RBE se fait obligatoirement au moment de votre demande d’immatriculation sur le Guichet Unique. C’est une étape intégrée dans le processus.

Mais attention, ce n’est pas une démarche unique. Vous devez déposer une déclaration modificative dans les 30 jours suivant tout événement qui change les informations déclarées. Les cas les plus courants ?

• Vous changez d’adresse personnelle.
• Vous cédez une partie de vos actions et un nouveau bénéficiaire effectif apparaît.
• Vous changez de nom ou de nationalité.

Cette mise à jour est tout aussi importante que la déclaration initiale pour rester en règle.

Pour aller plus loin :

→ Immatriculation : les démarches pour un freelance efficace → Créer sa SASU soi-même, Legaltech ou expert-comptable ? → Immatriculer sa SASU sur le Guichet Unique (INPI) : les étapes

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Oubli ou erreur : quelles sont les sanctions ?

Soyons francs, mais rassurants. Le risque principal et immédiat n’est pas une amende colossale, mais quelque chose de bien plus concret : le rejet de votre dossier d’immatriculation par le greffe du tribunal de commerce.

Une information manquante, une incohérence ou une case mal cochée, et le greffier bloque votre dossier. Résultat : pas de Kbis. Et sans Kbis, impossible d’ouvrir un compte bancaire professionnel définitif, de facturer vos premiers clients ou de débloquer votre capital. Le principal risque est donc un retard de plusieurs jours ou semaines dans le lancement de votre activité.

Pour être complet, la loi prévoit des sanctions plus lourdes en cas de non-déclaration ou de déclaration d’informations fausses : jusqu’à 7 500 € d’amende et 6 mois d’emprisonnement. Mais ces sanctions visent les fraudes intentionnelles, pas une simple erreur de saisie d’un entrepreneur de bonne foi. L’enjeu pour vous est surtout de bien remplir le formulaire du premier coup pour recevoir votre Kbis sans délai et finaliser les démarches d’immatriculation sereinement.

La déclaration des bénéficiaires effectifs est donc le dernier checkpoint administratif avant le grand décollage. C’est une formalité qui, pour vous, créateur de SASU, se résume à confirmer ce que vous savez déjà : c’est vous le pilote.

Une fois cette formalité validée, vous touchez au but : l’obtention de votre Kbis et le démarrage officiel de votre activité. Pensez ensuite à la suite : facturation, TVA, optimisation de votre rémunération, préparation du premier bilan…

Hugues Husson De Sampigny Expert-comptable depuis plus de 20 ans et président de Keobiz Finance

Hugues Husson de Sampigny, expert-comptable, pilote les activités réglementées de Keobiz depuis 2021. Avec plus de 20 ans d’expérience en finance, audit et gestion, il a occupé des postes stratégiques chez Companeo, Ernst & Young et PwC. Aujourd’hui, il accompagne l’expansion de Keobiz Finance, en mettant l’accent sur l’excellence opérationnelle et la création de valeur durable.