Indemnités kilométriques EURL 2026 — calcul, règles & compta

Vous êtes gérant de votre EURL et utilisez votre voiture personnelle pour vos rendez-vous clients, vos visites de chantiers ou vos livraisons ? Chaque kilomètre parcouru pour votre activité représente un coût. Savez-vous qu’il est possible de vous faire rembourser ces frais par votre société, tout en réduisant son impôt ? C’est tout l’intérêt des indemnités kilométriques, un levier d’optimisation simple et efficace, à condition d’en maîtriser les règles.

Comprendre le principe des indemnités kilométriques en EURL

Le mécanisme des indemnités kilométriques (IK) permet à une entreprise de défrayer forfaitairement son dirigeant ou ses salariés pour l’usage de leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Pour une EURL, ce système présente un double avantage : il assure une compensation juste pour l’usure de votre véhicule et constitue une charge déductible qui vient diminuer le résultat imposable de la société.

Qui peut en bénéficier ?

Le principal bénéficiaire des indemnités kilométriques dans une EURL est son gérant. Que vous soyez l’associé unique ou un gérant non associé, vous pouvez prétendre à ce remboursement dès lors que vous engagez des frais de déplacement avec votre véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise.

Si votre EURL emploie des salariés, ils sont également éligibles à ce dispositif dans les mêmes conditions, c’est-à-dire pour les trajets professionnels effectués avec leur propre véhicule. En revanche, un associé qui ne détient aucune fonction opérationnelle (ni gérant, ni salarié) ne peut pas se faire rembourser ses frais de cette manière.

Quels véhicules et quels trajets sont concernés ?

Le barème kilométrique s’applique à une large gamme de véhicules personnels :

• Les automobiles (voitures thermiques, hybrides ou électriques).
• Les deux-roues motorisés (motos, scooters).
• Les cyclomoteurs.

Le véhicule utilisé n’a pas besoin d’être votre propriété exclusive ; il peut être loué (location longue durée, crédit-bail) ou même appartenir à votre conjoint. L’essentiel est de pouvoir prouver que vous supportez personnellement les frais liés à son utilisation.

Concernant les trajets, seuls les déplacements à caractère strictement professionnel sont couverts. Cela inclut par exemple :

• Les visites à des clients ou des prospects.
• Les déplacements chez des fournisseurs.
• Les trajets pour se rendre à des formations, des séminaires ou des conférences.
• Le transport de matériel ou de marchandises pour l’activité.

Attention : Trajets domicile-travail Le trajet quotidien entre votre domicile et le lieu de travail habituel n’est pas considéré comme un déplacement professionnel remboursable par l’EURL via les indemnités kilométriques. Ces frais peuvent cependant, sous conditions, être déduits de votre revenu personnel lors de votre déclaration d’impôt sur le revenu.

Que couvrent réellement les indemnités forfaitaires ?

Le barème kilométrique est un forfait qui englobe la majorité des coûts liés à l’utilisation d’un véhicule. Il est conçu pour simplifier la gestion en évitant de devoir collecter des dizaines de justificatifs. Les frais couverts sont :

• La dépréciation du véhicule (l’usure et la perte de valeur dues aux kilomètres parcourus).
• Les frais de carburant ou de recharge électrique.
• Les dépenses d’entretien et de réparation courantes.
• Le coût des pneumatiques.
• La prime d’assurance annuelle.

Certains frais spécifiques ne sont pas inclus dans ce forfait. Ils doivent donc faire l’objet d’un remboursement séparé par l’EURL, sur présentation des justificatifs (notes de frais). Il s’agit :

• Des frais de péage.
• Des frais de stationnement (parking, parcmètre).

Ces dépenses supplémentaires sont également des charges déductibles pour votre société.

Calculer les indemnités kilométriques : le barème officiel 2026

Le calcul de vos défraiements kilométriques repose sur une formule simple et un barème publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème est progressif et dépend de deux critères : la puissance fiscale de votre véhicule (exprimée en chevaux fiscaux, CV) et la distance totale parcourue à titre professionnel sur l’année civile.

La formule de calcul

Pour déterminer le montant total de vos indemnités, il suffit d’appliquer la formule correspondant à votre situation :

Indemnité Kilométrique = (distance professionnelle annuelle (d) x coefficient) + forfait éventuel

Le coefficient et le forfait varient selon trois tranches de distance : jusqu’à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, et au-delà de 20 000 km.

Le barème kilométrique 2024 pour les voitures

Le barème applicable pour les indemnités versées en 2025 et 2026 est généralement basé sur celui de l’année précédente. En attendant la publication officielle pour 2026, voici le barème 2024 (applicable à l’imposition des revenus de 2023 et aux remboursements de 2024), qui est resté inchangé par rapport à 2023.

Exemples concrets de calcul pour un gérant d’EURL

Pour illustrer l’application du barème, prenons trois scénarios typiques pour un consultant freelance gérant de son EURL.

Scénario 1 : Utilisation modérée

• Véhicule : 5 CV
• Distance professionnelle annuelle : 4 500 km
• Le calcul se situe dans la première tranche.
• Calcul : 4 500 km x 0,636 = 2 862 €

L’EURL pourra déduire 2 862 € de son résultat et vous verser cette somme nette d’impôts et de charges sociales.

Scénario 2 : Utilisation régulière

• Véhicule : 6 CV
• Distance professionnelle annuelle : 17 000 km
• Le calcul se situe dans la deuxième tranche.
• Calcul : (17 000 km x 0,374) + 1 457 = 6 358 + 1 457 = 7 815 €

Scénario 3 : Véhicule électrique et utilisation intensive

• Véhicule : 7 CV (électrique)
• Distance professionnelle annuelle : 22 000 km
• Le calcul se situe dans la troisième tranche, avec la majoration de 20 %.

Calcul de base : 22 000 km x 0,470 = 10 340 €

Majoration électrique : 10 340 € x 20 % = 2 068 €

Total à rembourser : 10 340 € + 2 068 € = 12 408 €

Traitement comptable et fiscal en EURL : les règles à suivre

Le versement d’indemnités kilométriques est une opération courante, mais elle exige une rigueur administrative et comptable irréprochable pour être sécurisée en cas de contrôle fiscal. Le rôle de votre expert-comptable est ici central pour valider la conformité de vos déclarations.

Justifier les déplacements professionnels

Même si le système est forfaitaire, vous n’êtes pas dispensé de justifier la réalité et le caractère professionnel de vos déplacements. L’administration fiscale peut, lors d’un contrôle, vous demander de prouver le kilométrage déclaré. Il est donc impératif de tenir un registre de suivi détaillé.

Ce document, qui peut être un simple tableur (Excel, Google Sheets) ou un module dans votre logiciel de comptabilité, doit contenir pour chaque déplacement :

• La date du trajet.
• L’objet du déplacement (ex: “Rendez-vous client X”, “Visite fournisseur Y”).
• Le lieu de départ et le lieu d’arrivée.
• La distance parcourue en kilomètres.

Conservez également les éléments pouvant appuyer ce registre (agendas, e-mails de confirmation de rendez-vous, etc.). Une gestion numérique via une application facilite grandement la collecte et l’archivage de ces preuves.

L’enregistrement comptable des ik

Le remboursement des indemnités kilométriques au gérant est une charge pour l’EURL. L’écriture comptable est simple et doit être passée régulièrement (par exemple, chaque mois ou chaque trimestre) pour refléter la réalité des dépenses.

1. On débite le compte de charge : Compte 6251 “Voyages et déplacements”.
2. On crédite le compte du gérant : Compte 455 “Comptes courants d’associés”.

Le versement effectif de la somme depuis le compte bancaire professionnel de l’EURL vers le compte personnel du gérant viendra ensuite solder cette dette. La gestion de la comptabilité via des outils modernes comme Pennylane, couplée à l’accompagnement d’un cabinet comme Keobiz, permet d’automatiser et de sécuriser ces écritures.

Pour aller plus loin :

→ SARL unipersonnelle : les inconvénients et limites à connaître en 2026 → Liquidation judiciaire simplifiée SARL – Guide 2026 → Liquidation SASU avec dettes : guide 2026

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Déductibilité et impact sur le résultat de l’EURL

L’un des attraits majeurs des IK est leur impact fiscal. Le montant total des indemnités versées au gérant constitue une charge entièrement déductible du résultat de l’EURL soumise à l’Impôt sur les Sociétés (IS).

Concrètement, si votre EURL réalise un bénéfice de 40 000 € et que vous vous versez 5 000 € d’indemnités kilométriques, le bénéfice imposable sera réduit à 35 000 €. Cela diminue directement le montant de l’IS à payer.

Pour le gérant, les sommes perçues à ce titre ne sont ni soumises aux cotisations sociales, ni à l’impôt sur le revenu. Il s’agit en effet d’un remboursement de frais et non d’un complément de rémunération. C’est un outil d’optimisation bien plus intéressant qu’une augmentation de la rémunération du gérant, qui serait, elle, lourdement taxée.

Gérer correctement les indemnités kilométriques est un aspect essentiel de la vie d’une EURL. C’est une méthode efficace pour compenser l’utilisation de votre véhicule personnel tout en optimisant la fiscalité de votre société. La clé du succès réside dans une discipline de suivi rigoureuse et une comptabilisation précise, des étapes pour lesquelles l’accompagnement par un expert-comptable est un atout précieux pour sécuriser vos pratiques et vous concentrer sur votre cœur de métier.

Hugues Husson De Sampigny Expert-comptable depuis plus de 20 ans et président de Keobiz Finance

Hugues Husson de Sampigny, expert-comptable, pilote les activités réglementées de Keobiz depuis 2021. Avec plus de 20 ans d’expérience en finance, audit et gestion, il a occupé des postes stratégiques chez Companeo, Ernst & Young et PwC. Aujourd’hui, il accompagne l’expansion de Keobiz Finance, en mettant l’accent sur l’excellence opérationnelle et la création de valeur durable.