Facture en freelance : comment facturer vos clients dans les règles en 2025 ?

En tant que travailleur indépendant, vous êtes soumis à plusieurs obligations comptables, notamment celle de facturer les prestations réalisées ou les marchandises vendues, puis de conserver précieusement l’ensemble des factures émises tout au long de l’exercice. Or, la rédaction d’une facture de freelance suppose de respecter la réglementation et d’inclure un certain nombre d’informations essentielles qui contribuent à sa conformité. Dans cet article, Keobiz vous livre les secrets de la facturation du freelance.

Freelances : quand devez-vous facturer ?

La règle est claire : toute personne exerçant une activité professionnelle, indépendante ou non, doit émettre une facture pour chaque opération effectuée, qu’il s’agisse de vendre des produits ou de réaliser des prestations de services (art. L441-9 du Code de commerce). Les freelances sont donc également concernés par cette obligation légale dès lors qu’ils font des opérations commerciales avec des clients professionnels.

En revanche, dans le cadre d’une relation commerciale entre l’entreprise et un particulier, une facture n’est obligatoire que si le client en fait expressément la demande, si la prestation vendue excède 25 € TTC, ou si la transaction concerne une vente à distance ou une livraison intracommunautaire exonérée de TVA.

À ce titre, vous êtes tenu de délivrer à votre client une facture dès la livraison des produits ou la réalisation de la prestation. Néanmoins, celle-ci peut aussi être émise à une autre échéance suivant les cas :

• Au plus tard le 15 du mois suivant celui de la livraison pour une vente de biens exonérée de TVA.
• Au plus tard le 15 du mois suivant celui de la prestation lorsque la TVA doit être versée par le client.
• Au plus tard à la fin du mois au cours duquel les livraisons ou prestations ont été effectuées, lorsque vous réalisez plusieurs opérations distinctes pour le compte d’un même client.

Notez que la facture n’est pas qu’une pièce comptable nécessaire à l’établissement des comptes annuels de l’entreprise : c’est aussi un justificatif officiel qui démontre la réalité d’une transaction et retrace dans le détail les différents aspects de celle-ci (y compris les détails de la négociation tarifaire), un levier fiscal servant de support à l’exercice de la TVA et à la gestion de l’impôt, ainsi qu’une preuve juridique à présenter en cas de litige.

Quelles informations doivent figurer sur une facture ?

Une facture de freelance doit respecter un certain formalisme. Elle doit intégrer des informations générales : nom et prénom de l’entrepreneur, forme juridique et adresse de domiciliation. Mais elle doit aussi inclure des mentions obligatoires d’ordre administratif et comptable : numéro et date d’émission de la facture, numéro d’identification SIREN du prestataire et du client (et numéro d’immatriculation au RCS ou au RM le cas échéant), désignation de la prestation de services ou du produit, prix unitaire et prix total, et modalités de règlement – entre autres. L’absence de ces mentions entraîne l’application de sanctions financières. En complément, il faut indiquer le régime de TVA applicable ainsi que les éventuelles pénalités de retard (et de recouvrement). Notez que l’on retrouve plusieurs de ces mentions obligatoires sur un devis. Pour éviter les erreurs, il est recommandé d’utiliser un modèle de facture de freelance comprenant l’ensemble des champs indispensables, d’avoir recours à un logiciel de facturation (certains logiciels sont gratuits et d’autres payants) ou de travailler avec un expert-comptable. Pour en savoir plus :

• Établir un devis en micro-entreprise.
• Modèle de devis pour un auto-entrepreneur.
• Faire une facture avec TVA.
• Créer une facture en micro-entreprise.
• Principe, fonctionnement et rédaction d’un avoir.

Voyons dans le détail quelles informations doivent apparaître dans une facture de freelance.

Les mentions obligatoires d’une facture de freelance

Commençons par l’ensemble des mentions qui doivent obligatoirement figurer sur votre facture de freelance.

Les informations sur l’entreprise et sur le client

• La référence de la facture : un numéro attribué de façon croissante, sans interruption dans la séquence de facturation (voir plus bas).
• La date de la facture.
• Votre nom ou la dénomination sociale de votre entreprise (et la même chose pour le client).
• L’adresse de domiciliation de l’entreprise.
• L’adresse de facturation si celle-ci est différente de la domiciliation.
• L’adresse de livraison chez le client.
• La forme juridique (par exemple : « EI » pour « entreprise individuelle »).
• Le numéro SIREN et, le cas échéant, le numéro d’enregistrement au Registre des métiers ou au Registre du commerce et des sociétés (ainsi que la ville du greffe).
• Le numéro de TVA intracommunautaire si vous êtes assujetti.

Les informations sur les produits ou les services vendus

• La nature de la marchandise ou de la prestation (avec la date de réalisation dans ce dernier cas).
• Le numéro du bon de commande associé (s’il existe).
• Le prix unitaire HT et TTC.
• Le montant total HT et TTC.
• Le montant éventuel de l’acompte à verser.
• Les modes de paiement proposés.
• La date limite de paiement.
• Les éventuelles conditions d’escompte.
• Les pénalités et le montant de l’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement (avec les frais éventuels de recouvrement).
• Les frais potentiels d’emballage, de transport ou de déplacement.
• Les éventuelles réductions.

Les mentions complémentaires à inclure en fonction des cas

• Si vous exercez dans le secteur du bâtiment : l’intitulé de votre assurance décennale accompagné des coordonnées de l’assureur et de l’étendue géographique de la protection.
• Si vous avez souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle : les coordonnées de votre assureur.
• Si vous réalisez des travaux pour le compte d’un donneur d’ordre soumis à la TVA : la mention « Autoliquidation ».
• La mention « Éco-participation DEEE » (déchets d’équipements électriques et électroniques) pour les produits concernés.
• La mention « Autofacturation » si votre client établit lui-même la facture.
• La mention de votre tarif journalier moyen (TJM) pour indiquer la base de calcul du prix de la prestation et justifier le montant total facturé.

L’indication de la TVA

La présence ou non de la TVA sur les factures d’un freelance varie selon que celui-ci est assujetti ou pas.

• Si vous êtes assujetti, vous devez indiquer les prix HT et TTC, et mentionner le taux de TVA applicable.

• Si vous bénéficiez de la franchise en base, par exemple en auto-entreprise : vous devez indiquer les prix HT uniquement et faire figurer dans vos factures la mention « TVA non applicable – article 293 B du Code général des impôts ».

Comment numéroter ses factures ?

Comme indiqué plus haut, une référence de facture doit obligatoirement apparaître en bonne vue dans votre document (cela est vrai pour les devis et les factures).

Cette référence doit être unique et attribuée de façon chronologique : on parle de numérotation séquentielle, dans la mesure où les numéros doivent se suivre sans qu’il n’existe aucun manque ou décalage. Cette rigueur légale s’explique par le fait qu’il est interdit de modifier ou de supprimer une facture : en cas d’erreur, vous devez nécessairement établir une facture d’avoir ou une facture rectificative.

Deux méthodes peuvent être employées pour numéroter vos factures :

• La méthode chiffrée, qui consiste à attribuer à chaque facture un simple numéro (1,2,3 ou I,II,III et suivants).
• La méthode de la numérotation dite préfixée, qui suppose d’inclure un préfixe correspondant à l’année de l’exercice en cours. Par exemple : 2025-001, 2025-002 et suivants.

Quelle que soit la méthode choisie, retenez qu’il ne peut pas y avoir deux factures portant le même numéro au cours d’un même exercice.

Comment établir des factures ?

Dans la majorité des cas, la facture est émise par l’entreprise qui vend les produits ou les services. Néanmoins, il existe des exceptions :

• Si l’entreprise est établie en dehors de l’Union européenne : dans ce cas, la facture peut être délivrée par son représentant fiscal.
• Si l’entreprise autorise son client ou un tiers à facturer pour son compte. Dans le premier cas, on parle d’autofacturation. Dans le second cas, de sous-traitance de la facturation.

Le format des factures

Une facture peut être émise au format papier ou au format électronique. Dans ce dernier cas, elle doit être établie à l’aide d’un processus de facturation intégralement électronique, par exemple l’un des logiciels dédiés, un traitement de texte (type Word) ou un tableur (type Excel). Autrement dit, une facture papier que l’on a numérisée n’est pas considérée comme « électronique ».

La garantie d’authenticité

Dès lors que vous émettez ou réceptionnez des factures, vous devez en garantir l’authenticité. Pour cela, vous pouvez :

• Mettre en place des mesures de contrôle et d’authentification de l’origine des factures, de l’intégrité du contenu et de sa lisibilité (« audit fiable »).
• Recourir à une signature électronique qualifiée reposant sur un certificat délivré par une autorité compétente.
• Utiliser la facturation EDI (échange de données informatisées) qui permet de transmettre une version dématérialisée et structurée des factures directement vers le système informatique de l’entreprise cliente. Ce format standardisé garantit la sécurité des données et limite les erreurs de saisie.

L’édition des factures

Reste une question majeure : comment éditer vos factures ? Vous pouvez les créer vous-même (sur Word ou Excel, par exemple) en vous appuyant sur des modèles de factures adaptés à votre forme juridique et à votre activité. Vous trouverez sur ce lien un exemple de facture de micro-entreprise pour la vente de produits ou de services.

Autre option : utiliser un logiciel de facturation. Ce type de solution vous permet, en premier lieu, d’éditer et de personnaliser des factures, puis d’automatiser leur envoi. Mais les logiciels de facturation embarquent d’autres fonctionnalités de gestion : vous pouvez également gérer vos clients, suivre vos transactions et vos paiements, exporter les données vers un outil comptable, monitorer en temps réel l’évolution de votre chiffre d’affaires et de vos performances commerciales, et même émettre des devis et des factures dans différentes langues.