Le Kbis est la carte d’identité officielle d’une société commerciale : il atteste de son existence juridique et de son inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS).
Il contient des informations sur l’entreprise ou l’entrepreneur (raison sociale, dénomination sociale, numéro SIREN, forme juridique, capital, activité, siège social et autres) et sur les éventuelles procédures dont elle fait l’objet.
Pour les activités libérales et artisanales, il est remplacé par d’autres documents : attestation Urssaf, extrait D1 ou justificatif d’enregistrement au Répertoire national des entreprises (RNE).
Ce document est indispensable pour réaliser certaines démarches, comme ouvrir un compte bancaire professionnel ou obtenir une subvention. Pour la plupart des formalités, il suffit toutefois de communiquer un numéro SIREN.
Bien qu’il n’ait pas de durée légale, un extrait de moins de 3 mois est exigé dans la plupart des cas pour garantir l’actualisation des données.
Le service MonIdenum permet au dirigeant d’une entreprise d’obtenir gratuitement un extrait Kbis. Pour les tiers, la demande sur Infogreffe est payante.
La procédure courante de demande ne concerne pas les entreprises domiciliées sur certains territoires (Moselle, Bas-Rhin, Haut-Rhin et Nouvelle-Calédonie). Dans ce cas, la demande passe par le tribunal local.
Véritable carte d’identité de votre entreprise, le Kbis est un document indispensable demandé à l’occasion de nombreuses démarches, comme l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ou l’achat de certains matériels auprès des fournisseurs. Comment créer un Kbis ? Est-il possible de l’obtenir en ligne ? Combien ça coûte ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur ce document légal, depuis les entreprises concernées jusqu’à son importance administrative, en passant par les étapes à suivre pour le demander.
Extrait Kbis : qu’est-ce que c’est ?
L’extrait K est le seul document officiel attestant de l’existence juridique et de l’inscription d’une activité commerciale au registre du commerce et des sociétés (RCS). Délivré par le greffe, le document est en quelque sorte la carte d’identité de l’entreprise ou de l’entrepreneur, et contient de nombreuses informations clés à son sujet. Ce faisant, il prouve l’identité d’une personne morale ou d’une personne physique inscrite au RCS.
Le Kbis d’une entreprise n’est pas un document confidentiel puisque toute personne peut l’obtenir en effectuant une demande en ligne, qu’il s’agisse du dirigeant de la structure en question ou d’un tiers (y compris un créancier souhaitant engager une procédure judiciaire, par exemple).
Il existe toutefois une différence entre l’extrait Kbis, qui concerne uniquement les personnes morales (essentiellement les sociétés commerciales), et l’extrait K remis aux personnes physiques exerçant une activité professionnelle de manière indépendante.
Les professions libérales et artisanales ne peuvent pas obtenir d’extrait Kbis : les premières sont inscrites à l’Urssaf et les secondes auprès de la chambre des métiers et de l’artisanat. Par conséquent, ces professionnels doivent fournir un document équivalent contenant leur numéro SIREN afin de prouver leur existence légale : une attestation Urssaf (professions libérales), un extrait D1 (artisans) ou un justificatif d’enregistrement au Répertoire national des entreprises (RNE) dans les deux cas.
Quelles sont les informations contenues dans ce document ?
Pour une société comme pour un entrepreneur qui en a l’utilité, le Kbis peut être demandé sur Infogreffe, un portail en ligne permettant aussi de réclamer une modification de ce document, ou sur d’autres services officiels – mais attention aux arnaques, comme Info Siren ou Info Kbis qui exigent parfois des sommes importantes pour le délivrer. À titre d’exemple, vous pouvez demander un Kbis pour une SASU (mais notez qu’il n’existe pas à proprement parler de Kbis pour une association et qu’on utilise plutôt un « extrait RNA » pour « Répertoire national des associations »). Ce document reprend toutes les inscriptions faites par l’entreprise au RCS, à savoir :
- Le nom du greffier du tribunal de commerce ayant validé l’immatriculation de l’entreprise.
- La raison sociale, le sigle et l’enseigne de l’entreprise.
- Le numéro unique d’identification (anciennement numéro SIREN).
- Le code APE (ou NAF).
- La forme juridique de l’entreprise (EI, SARL, SA, GIE, SCI ou autre).
- La fonction, le nom, le prénom, la date de naissance, la commune de naissance, la nationalité et l’adresse du dirigeant principal (ou des dirigeants), des administrateurs et des commissaires aux comptes.
- Le montant du capital social.
- L’adresse du siège et, le cas échéant, celle du principal établissement.
- Les adresses des éventuels établissements secondaires situés dans l’Espace économique européen ou dans l’Union européenne.
- La durée d’existence de la société.
- La date de constitution.
- L’activité détaillée.
- Le nom de domaine du ou des sites internet de l’entreprise.
- La référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées.
À quoi sert un Kbis ?
Ce document sert principalement à prouver l’existence juridique d’une entreprise et son enregistrement auprès du registre tenu par le greffe du tribunal de commerce. Par ailleurs, il apporte des informations vérifiées à sa date de délivrance. Ainsi, les décisions du tribunal en matière de procédures collectives sont également reprises sur le Kbis, comme une liquidation judiciaire, une procédure de sauvegarde ou un redressement dont l’entreprise a pu faire l’objet.
Les entreprises emploient également ce document dans diverses situations :
- Pour ouvrir un compte bancaire professionnel (ou pour changer de banque professionnelle, le cas échéant).
- Pour acheter du matériel auprès des fournisseurs.
- Pour candidater à un appel d’offres public.
- Pour réaliser certaines démarches auprès de l’administration, par exemple : enregistrer la structure auprès de la Poste ou obtenir une subvention.
- En cas de litige, pour démontrer la véracité d’une information liée à l’entreprise.
L’extrait Kbis n’est plus obligatoire pour de nombreuses démarches et formalités administratives : dans la plupart des cas, les entreprises peuvent simplement communiquer leur numéro SIREN. L’administration se charge ensuite de recueillir les informations nécessaires à l’instruction du dossier.
Comment créer un Kbis ?
À l’issue de la procédure d’immatriculation de votre entreprise, un extrait Kbis ou K est délivré à l’adresse de votre siège social. Néanmoins, compte tenu du fait que la plupart des administrations et des organismes exigent un document daté de moins de 3 mois, vous pouvez être amené à demander un autre extrait à tout moment de la vie de votre structure. On parle alors de « créer un Kbis ».
L’obtention de ce document est une procédure simple et rapide qui peut être réalisée en ligne. Les modalités sont cependant différentes selon que la demande est effectuée par le dirigeant de l’entreprise ou par une personne tierce. Alors, comment créer un Kbis en ligne facilement ?
Obtenir le Kbis en ligne de son entreprise
Toute entreprise immatriculée au RCS peut obtenir en ligne, gratuitement, une copie numérique de son extrait K ou Kbis.
Seule une demande réalisée par le représentant légal de l’entreprise mentionnée dans le document est gratuite sur MonIdenum. Pour une personne tierce, cette démarche est toutefois payante.
Pour obtenir l’extrait K ou Kbis en ligne de son entreprise, il faut se rendre sur le service d’authentification gratuit et sécurisé MonIdenum géré par le Conseil national des greffiers de tribunaux de commerce. Une fois connecté à son espace personnel à l’aide de son identifiant, le dirigeant peut obtenir son attestation.
Il faut au préalable activer l’identité numérique du dirigeant en remplissant le formulaire dédié. Ce processus permet d’accéder à toutes les pièces qui concernent l’entreprise.
Cette procédure de demande en ligne n’est cependant pas disponible pour les entreprises immatriculées en Nouvelle-Calédonie, ainsi que dans les départements de Moselle, du Bas-Rhin et du Haut-Rhin. En effet, ce sont les tribunaux d’instance locaux qui gèrent la tenue des registres légaux. Dans ce cas, il est nécessaire de contacter le tribunal compétent afin d’obtenir un extrait.
En cas de difficultés pour créer votre extrait sur MonIdenum, vous pouvez contacter directement le service via un formulaire en ligne ou par téléphone au 01 86 86 05 78 (numéro gratuit, accessible du lundi au vendredi de 9 h à 13 h et de 14 h à 17 h).
Obtenir le Kbis d’une autre entreprise
Toute personne autre que le dirigeant peut obtenir l’extrait K ou Kbis d’une entreprise commerciale immatriculée en France. Pour faire cette demande il faut, au choix :
- Contacter le greffe dont dépend l’entreprise (ou le greffe de la Chambre commerciale du tribunal d’instance ou de grande instance en Alsace et en Moselle).
- Réaliser une demande en ligne sur Infogreffe (sauf pour les entreprises domiciliées en Guyane, en Alsace ou en Moselle) ou sur un service concurrent.
Pour une demande en ligne sur Infogreffe, il suffit de suivre quelques étapes clés : dans « Kbis & Documents », cliquez sur « Commander » dans la fenêtre « Extrait Kbis », puis entrez le nom de l’entreprise dont vous recherchez le document dans la barre de recherche. Une fois celle-ci sélectionnée, vous pouvez choisir de « Commander », ce qui a pour effet d’ajouter la demande au panier. Il ne reste plus qu’à valider et à payer.
Dans ce cas particulier, la demande est payante. Il faut débourser environ :
- 2,69 euros pour un retrait sur place au greffe.
- 4,03 euros pour un envoi par courrier.
- 3,37 euros (2,69 euros + 0,68 euros) par exemplaire demandé pour un envoi électronique.
Comment vérifier l’authenticité d’un extrait K ou Kbis ?
Afin de vérifier l’authenticité de l’extrait d’une entreprise, deux outils de vérification ont été mis en place :
- Le QR Code : placé en haut à droite du document, il permet de vérifier l’authenticité de l’extrait. Il suffit de le scanner à l’aide d’une application adéquate afin d’être redirigé vers une page de vérification.
- Le code de vérification : positionné en haut à droite du document (à côté du QR Code), ce code composé de 10 caractères peut être entré dans le système de vérification gratuit proposé par Infogreffe.
Dans quels cas le Kbis doit-il être renouvelé ?
Bien que ce document ne possède aucune durée de validité légale, la plupart des administrations et des partenaires exigent la présentation d’un extrait K ou Kbis de moins de 3 mois. Cela, parce qu’un document trop ancien risque de ne pas reprendre tous les changements liés à l’entreprise.
En théorie, l’extrait doit donc être renouvelé dès qu’il y a un changement dans les statuts de l’entreprise qui modifie les informations contenues dans le document. Il peut s’agir d’un changement de siège social, d’une évolution du capital ou encore de la démission d’un gérant. En revanche, si seule l’adresse du dirigeant change et qu’elle est différente du siège social de l’entreprise, il n’est pas nécessaire de modifier les statuts : une simple demande de mise à jour suffit.
Le Kbis est automatiquement mis à jour par le greffe lorsque les démarches de changement statutaire sont réalisées en bonne et due forme.
Pour vous accompagner dans la rédaction de vos statuts lors de la création de votre entreprise et obtenir votre extrait, il est vivement recommandé de faire appel à un expert-comptable qualifié.
Contactez Keobiz, expert-comptable en ligne, afin de recevoir un devis gratuit et personnalisé pour répondre à l’ensemble de vos besoins comptables, juridiques, fiscaux et sociaux. De la création de votre entreprise au changement des statuts afin de recevoir un extrait Kbis à jour, Keobiz peut vous accompagner tout au long de la vie de votre entreprise.
FAQ :
Où trouver mon Kbis ?
Un extrait Kbis vous est automatiquement envoyé à l’adresse du siège social lors de la création de votre entreprise. Mais à tout moment, vous pouvez demander à obtenir un extrait à jour directement depuis les services gouvernementaux en ligne ou en vous rendant auprès du greffe du tribunal de commerce. Des services privés se proposent également d’obtenir cette attestation à votre place.
Comment avoir un Kbis gratuit ?
La demande de Kbis sur le service officiel du gouvernement pour les démarches des sociétés est entièrement gratuite dès lors qu’elle est réalisée par le dirigeant de l’entreprise mentionnée sur le document. Il suffit, pour le représentant légal de la structure, d’activer son identité numérique afin de s’authentifier et d’avoir accès à un certain nombre de pièces administratives.
Quel est le délai pour obtenir un Kbis sur le Web ?
Une fois le Kbis demandé en ligne, les services dédiés vous proposent de le télécharger immédiatement : il n’y a donc pas de délai. Vous pouvez aussi choisir de vous le faire envoyer par courrier à l’adresse de votre entreprise.
Quelle est la durée de validité d’un Kbis ?
Officiellement, un Kbis n’a pas de durée de validité. Néanmoins, la plupart des organismes et des partenaires demandent un extrait datant de moins de 3 mois, susceptible de refléter les dernières modifications apportées à l’entreprise. Dans le cadre de démarches administratives et commerciales, il est donc nécessaire d’en demander un nouveau.
Quel document remplace le Kbis pour un auto-entrepreneur ?
Pour les micro-entreprises comme pour les entreprises individuelles, il n’y a pas de Kbis mais un « extrait K » : ce dernier concerne exclusivement les personnes physiques exerçant en nom propre. Le Kbis ne s’applique, en effet, qu’aux sociétés exerçant une activité commerciale, et donc pas aux micro-entrepreneurs. Par ailleurs, une activité libérale ou artisanale n’est pas inscrite au RCS mais seulement au RNE : dans ce cas, l’extrait K est remplacé par un justificatif d’immatriculation ou par un extrait D1.
Peut-on obtenir un Kbis sur le site de l’INPI ?
Depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique de l’INPI est l’unique plateforme dédiée aux formalités des entreprises. Néanmoins, il n’est pas possible de créer un Kbis sur cet outil, car cette démarche relève de la compétence du tribunal. Son obtention nécessite, pour les entrepreneurs et les tiers, de passer par les services dédiés mis en place par le gouvernement.
