Toutes les mentions obligatoires à insérer dans un bulletin de salaire en 2025

Dans toute entreprise, l’employeur est dans l’obligation de transmettre à ses salariés des bulletins de paie. Or, l’établissement de ce document est particulièrement encadré par la loi. Il doit contenir une multitude d’informations concernant l’employeur et le salarié, le montant de la rémunération brute et nette, les contributions sociales, et jusqu’au taux du prélèvement à la source. En outre, des normes de présentation doivent être respectées, notamment pour ce qui a trait à l’ordre des rubriques. Quelles sont les mentions obligatoires à insérer dans une fiche de paie ? Lesquelles sont facultatives ou interdites ? Comment se présente un bulletin de salaire sur la forme ? Keobiz vous présente son guide 2025.

Le bulletin de salaire : un document essentiel dans la relation entre l’entreprise et le salarié

Le bulletin de salaire doit obligatoirement être remis à chacun des employés lors du versement du salaire. S’il ne respecte pas cette obligation, il est susceptible d’être condamné par le conseil des prud’hommes à une amende allant jusqu’à 450 € par bulletin non distribué, voire à verser des dommages et intérêts. La fiche de paie est donc un document important qui réunit une quantité d’informations essentielles pour le salarié : montant de la rémunération, cotisations sociales, convention collective de branche applicable, période et heures de travail, éventuelle absence non rémunérée, et bien d’autres encore. Même si cette obligation ne concerne pas le particulier employeur (c’est le CESU qui fournit les attestations de salaire), celui-ci doit néanmoins établir un bulletin de paie si son employé le lui demande. 

Depuis 2017, la fiche de paie est transmise par voie électronique par principe, sauf si l’employé s’y oppose. Le chef d’entreprise doit en conserver un double (papier ou électronique) pendant au moins 5 ans, et garantir sa disponibilité au salarié pendant 50 ans à compter de son émission, ou jusqu’à 6 ans après le départ à la retraite.

Pour le salarié, la fiche de paie constitue une trace écrite de sa relation avec son employeur, ainsi qu’un justificatif du travail fourni. Elle permet aussi de déterminer la date de départ à la retraite à taux plein, ainsi que le montant de sa pension. Enfin, ce document peut être exigé pour remplir des formalités administratives ou pour justifier de ses revenus auprès de services tiers (pour obtenir un prêt ou louer un logement). Voilà pourquoi les salariés doivent conserver leurs bulletins tout au long de leur vie.

Ce document est toutefois très encadré : plusieurs mentions obligatoires doivent figurer sur une fiche de paie. D’autres sont facultatives, et d’autres encore ne doivent pas y apparaître. 

Les mentions obligatoires à inclure dans une fiche de paie en 2025

Quelles sont les mentions obligatoires à inclure dans un bulletin de paie ? Ces informations incontournables sont divisées en 7 catégories que nous allons explorer une à une. Notez qu’il s’agit ici des mentions imposées depuis le 1^er juillet 2023, après deux mises à jour successives en 2019 et en 2022 visant à rendre ce document plus lisible et plus accessible.

1. L’identification des parties

La première catégorie concerne l’identification des parties : l’entreprise d’un côté, et le salarié de l’autre. Le bulletin de salaire doit ainsi mentionner :

• Le nom de l’entreprise ou de l’employeur, et au besoin la désignation de l’établissement dont l’employé dépend.
• L’adresse de l’entreprise.
• Le code APE ou NAF de l’établissement et le numéro SIRET de l’entreprise.
• La convention collective de branche applicable au salarié, ou à défaut la référence aux articles du Code de travail qui font état des règles relatives aux congés payés et aux délais de préavis dans le cas d’une rupture du contrat de travail.
• Le nom et le poste du salarié, ainsi que son niveau ou son coefficient hiérarchique (mais il est inutile de préciser une période d’essai en cours).
• Le nombre d’heures travaillées (temps plein ou temps partiel) sur la période, en distinguant le taux normal et les heures supplémentaires, ainsi que toute absence non rémunérée. Notez qu’un congé sans solde doit figurer sur la fiche de paie.
• Pour les salariés payés au forfait : la nature et le volume de ce dernier (hebdomadaire ou mensuel exprimé en heures ; annuel exprimé en heures ou en jours).
• Les modalités de calcul du salaire lorsqu’il n’est pas basé sur la durée du travail.
• La nature et le montant des accessoires de salaire qui sont soumis aux cotisations (patronales et salariales).

2. Le montant du salaire

Parmi les autres mentions obligatoires de la fiche de paie, il y a tout ce qui concerne la rémunération du salarié et les charges associées :

• La rémunération brute et nette.
• Le montant et l’assiette des cotisations du dirigeant et des contributions sociales du salarié, avant de déduire les exonérations et exemptions (avec le taux de cotisations appliqué).
• La nature et le montant des autres versements et retenues (par exemple la prise en charge par l’entreprise des frais de transport du salarié entre son domicile et son lieu de travail).
• La date de versement du salaire.
• Les congés pris sur la période et le montant de l’indemnité de congés payés.

3. Les cotisations et les contributions sociales

D’autres mentions imposées se réfèrent aux contributions sociales :

• Le montant des cotisations pour la Sécurité sociale avant déduction des exonérations et exemptions (c’est-à-dire le cumul des cotisations patronales et des cotisations salariales). Ce montant englobe la santé, les accidents du travail et les maladies professionnelles, la retraite, les allocations familiales et l’assurance chômage. Le cas échéant, cette section indique aussi l’éventuelle mutuelle d’entreprise et la répartition des cotisations à ce titre. À noter que les charges patronales sur les salaires représentent 80 % de la protection sociale (voir, par exemple, combien coûte un Smic à l’entreprise), et que la convention collective peut prévoir des cotisations sociales spécifiques pour l’employeur et pour le salarié.
• Le montant total des exonérations et exemptions de cotisations.
• Le montant total versé par le chef d’entreprise.
• Le montant qui correspond à l’évolution de la rémunération en lien avec la suppression des cotisations pour la maladie et le chômage.

4. Le montant net à payer et le net imposable

Dans cette section, il s’agit simplement d’indiquer le salaire net à payer avant l’impôt sur le revenu, ainsi que le montant du prélèvement à la source.

5. Le montant net social

Le montant net social fait partie des mentions obligatoires du bulletin de paie mises en place au 1^er juillet 2023. Il désigne le montant du revenu net du salarié une fois déduits tous les prélèvements sociaux.

6. L’impôt sur le revenu

Parmi les autres obligations du bulletin de salaire, il y a le montant de l’impôt sur le revenu et du salaire net :

• Le montant net imposable et le total annuel des montants nets imposables, qui servent de base à l’administration fiscale pour calculer le prélèvement à la source.
• Le montant de l’impôt sur le revenu (et le total annuel des montants prélevés).
• Le montant net des heures de travail exonérées (heures supplémentaires ou complémentaires), et le total annuel de ces montants.

7. Les autres informations

Enfin, plusieurs informations annexes doivent être mentionnées sur la fiche de paie :

• La rubrique dédiée aux cotisations des salariés sur le portail du Service public (https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F2302).
• Le nombre d’heures indemnisées dans le cadre d’une activité partielle.
• Une mention qui rappelle au salarié son obligation de conserver son document, sans limitation de durée.
• Les éventuelles mentions obligatoires spécifiques des salariés du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle, en raison de leur affiliation à un régime d’assurance maladie complémentaire obligatoire propre à ces départements.

Les mentions facultatives sur le bulletin de salaire

Au-delà de ces mentions obligatoires du bulletin de paie, d’autres indications complémentaires peuvent être incluses par l’employeur à sa convenance. À titre d’exemple, la fiche de salaire peut faire apparaître une indemnité de clause de non-concurrence si celle-ci est prévue dans le contrat de travail (elle résulte parfois de l’application de la convention collective).

L’ordre de présentation des informations sur la fiche de paie

En plus des mentions à faire apparaître sur les bulletins de salaire, l’entreprise doit s’assurer de respecter l’ordre de présentation des rubriques sur le document, ainsi qu’une mise en forme spécifique.

La mise en forme des informations

Depuis 2019, le bulletin de salaire doit faire apparaître le montant net à payer avant impôt, ainsi que le net à toucher après le prélèvement à la source, d’une manière qui en facilite la lecture : en substance, avec des caractères plus gros que le reste des informations. L’article 3 de l’arrêté du 9 mai 2018 précise que, pour ces mentions, il faut utiliser “un corps de caractère dont le nombre de points est au moins égal à une fois et demie le nombre de points du corps de caractère utilisé pour la composition des intitulés des autres lignes”.

L’ordre de présentation des rubriques

Le classement des rubriques fait, lui aussi, l’objet de règles qui concernent les cotisations et contributions sociales. Ces rubriques sont les suivantes :

• Santé : toutes les cotisations liées à la Sécurité sociale-maladie, à la maternité, à la complémentaire invalidité et décès, et à la complémentaire santé.
• Accidents du travail et maladies liées à l’activité professionnelle.
• Cotisations retraite (régime de base et complémentaire).
• Retraite supplémentaire instaurée par l’entreprise.
• Allocations familiales.
• Contributions complémentaires à la charge du dirigeant : prime transport, contribution à la formation professionnelle continue, forfait social, participation à l’effort de construction, contribution au Fonds national d’aide au logement, contribution patronale au fonds de financement des organisations professionnelles et syndicales, et contribution solidarité autonomie.
• Les cotisations obligatoires prévues par les statuts ou par la convention de branche.
• La part de la CSG déductible de l’impôt sur le revenu.
• Les parts de la CSG et de la CRDS qui ne sont pas déductibles.
• Les allègements de cotisations.
• Le montant net social.
• Le total versé par le chef d’entreprise.
• Les informations relatives au prélèvement à la source.