Professionnels, quelle durée légale de conservation des documents ?

Professionnels, quelle durée légale de conservation des documents ?

Aspect mal aimé de la gestion d’une entreprise, l’administratif et l’archivage des documents professionnels sont pourtant essentiels à son bon fonctionnement notamment pour la comptabilité.

Alors, quels sont les documents à conserver ? Comment et où les conserver ? Quels risques en cas de non-respect de l’obligation ?

Un point sur cet aspect souvent sous-estimé des dirigeants.

Quels documents conservés ?

“En cas de non-respect de l'obligation de conservation, une suspicion de faux et d’usage de faux peut être faite.”

Les documents à conserver peuvent être classés en 5 catégories :

  • Les documents civils et commerciaux qui regroupent les contrats concluent dans le cadre d’une relation commerciale et les garanties correspondantes, les contrats conclus par voie électronique, les contrats d’acquisition ou de cessions de biens immobiliers et fonciers, les documents bancaires, les documents de transport de marchandises, les déclarations de douane, les polices d’assurance, les dossiers d’avocat ainsi que tous les documents relatifs à la propriété intellectuelle.

 

  • Les pièces comptables que sont les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes), les livres et registres comptables et toutes pièces justificatives. Ces dernières comprennent les factures d’achat et de vente, les bons de commande, les tickets de caisses enregistreuses, etc. Il est important de rappeler que tout montant intégré à la comptabilité doit correspondre à une pièce comptable justificative.

 

  • Les documents fiscaux avec les impôts sur le revenu et sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC) et les bénéfices agricoles (BA), les taxes foncières, la contribution à l’audiovisuel public, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), les taxes sur le chiffre d’affaires comme la TVA et les autres taxes assimilées.

 

  • Les documents sociaux de l’entreprise avec les statuts, les actes modificatifs, le registre de titres nominatifs, le registre des mouvements de titres, l’ordre de mouvements, le registre des procès-verbaux d’assemblés et de conseils d’administration, les feuilles de présence et de pouvoirs et les éventuels rapports du gérant, conseil d’administration ou commissaire aux comptes.

 

  • Les documents relatifs à la gestion du personnel : les bulletins de paie, le registre unique du personnel, les dossiers du personnel (contrats de travail, solde de tout compte, retraite, suivi des heures, des RTT, déclaration d’accident du travail, etc.), les documents relatifs aux charges sociales et taxe sur les salaires et les documents transmis par l’Inspection du travail.

 

Une question sur un type de document ? Demandez à votre comptable.

Quelle durée de conservation ?

Pour les documents civils et commerciaux, la durée est de 5 ans sauf pour les déclarations de douane qui est à 3 ans et les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers qui est à 30 ans.

 

Pour les documents comptables, la durée est de 10 ans.

 

Pour les documents fiscaux, la durée est de 6 ans sauf en cas d’activité occulte (fraude fiscale, absence de déclaration, etc.) où elle est portée à 10 ans.

 

Pour les documents sociaux, plusieurs durées sont à définir.

Les statuts et les actes modificatifs doivent être conservés durant toute la durée de l’activité de l’entreprise et 5 ans après la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (RCS).

Pour le registre de titres nominatifs, le registre des mouvements de titres et l’ordre de mouvements, la durée est de 5 ans.

Enfin, pour le registre des procès-verbaux d’assemblés et de conseils d’administration, les feuilles de présence et de pouvoirs et les éventuels rapports du gérant, conseil d’administration ou commissaire aux comptes, la durée est de 3 ans.

 

Pour les documents relatifs à la gestion du personnel, la durée générale est de 5 ans sauf pour les documents des charges sociales et taxe sur les salaires où elle est diminuée à 3 ans.

 

En cas de doute, les documents ne contenant pas de données personnelles peuvent être conservés plus longtemps.

Comment conserver les documents ?

Selon le principe de conservation, les documents doivent être conservés sous leur forme originelle notamment en tant que pièce justificative pour la déduction de TVA.

La forme originale des factures sous-entend l’intégrité du document avec l’ensemble des mentions présentent, obligatoires ou non.

Ce principe s’applique aussi bien à l’entreprise émettrice de la facture qu’à l’entreprise réceptrice.

 

Les modalités de stockage

Les factures papier peuvent être conservées au format papier ou bien numérisées.

Dans ce dernier cas, la numérisation doit respecter certaines règles afin d’assurer l’authenticité.

Ainsi, les couleurs doivent être reproduites à l’identique lorsqu’elles sont nécessaires la lisibilité de la facture.

 

Par exemple, une facture d’avoir dont le montant positif est signalé par une couleur rouge doit être reproduite en couleurs afin qu’elle reste lisible. A l’inverse, les couleurs présentent sur le logo de la société ne changent pas la lecture de la facture.

 

De plus, le format des documents doit être en PDF ou PDF A/3 et doit être associé à :

« - soit d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

- soit d'une empreinte numérique ;

- soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

- soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL). »

Article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales

 

Les fichiers doivent également être datés afin de suivre toutes les opérations réalisées.

 

Dans la logique du principe de conservation, les factures ou tous autres documents électroniques doivent être conservés sous leur format original.

Contrairement aux factures papier, si le format diffère du format PDF ou PDF A/3, elles ne doivent pas être converties pour l’archivage.

Ainsi, durant 3 ans, durée du droit de reprise, elles ne peuvent être conservées qu’au format informatique. Le stockage peut ensuite prendre d’autres formes comme le format papier.

 

Le lieu de stockage

Les documents au format papier doivent être conservés sur le territoire français et dans un lieu accessible sans délai en cas de demande de l’administration fiscale.

 

Les documents au format électronique peuvent être conservés sur un système de stockage présent sur le territoire français, dans l’un des pays de L’Union Européenne ou dans un pays lié à la France par une convention d’assistance mutuelle. La liste des pays concernés est définie par l’arrêté du 15 mai 2013 modifié par l'arrêté du 28 février 2017.

 

Quelles que soient les modalités et le moyen de stockage choisis, les documents doivent être disponibles dans les meilleurs délais depuis le siège social ou l’établissement principal de la société.

 

Enfin, dans tous les cas, le lieu de stockage doit être déclaré sur papier libre au service des impôts des entreprises (SIE).

Quelles sanctions en cas de non-respect de l’obligation de conservation ?

Plusieurs aspects sont à prendre en compte.

En matière commerciale, la conservation des documents assure la preuve en cas de litiges.

En matière de TVA, l’administration fiscale peut remettre en cause les déductions opérées.

En matière fiscale, en cas de non présentation, l’agent peut considérer être empêcher d’accomplir ses fonctions. Cette entrave est passible de 25 000€ d’amende et de 6 mois de prison avec sursis en cas de récidive. De plus, en l’absence de conservation des documents fiscaux, une amende de 5000€ est applicable.

Enfin, en cas de non-respect des modalités de conservation, une suspicion de faux et d’usage de faux peut être faite. Pour une entreprise, la sanction peut aller jusqu’à 225 000€ d’amendes.

Le cas des micro-entreprises

La micro-entreprise n’a pas d’obligation d’établissement de bilan annuel comme peut l’avoir une SARL par exemple.

Elle doit cependant tenir une comptabilité dite allégée et est donc soumise aux mêmes règles de conservation des documents d’une entreprise classique.

L’obligation de conservation des documents est présente dans plusieurs aspects de la législation : le Code de commerce, le Code civil, le Livre des procédures fiscales, etc.

Le sujet est donc général. Sans oublier que, pour l’administration, il s’agit d’un moyen de contrôler et de lutter contre la fraude.

Un thème d’actualité puisqu’un projet de loi relatif à la lutte contre la fraude a été adopté le 10 octobre 2018 dernier.