Comment normaliser une comptabilité informatisée ?

La comptabilité informatisée : une obligation de facto pour les entreprises

Même au XXIe siècle, les petites et moyennes entreprises peuvent toujours se permettre d’adopter la bonne vieille méthode du cahier et du stylo pour tenir leurs comptes. Néanmoins, la loi de Finances rectificative de 2012 a mis en place un dispositif qui contraint toutes les entreprises, des plus petites aux plus grandes, à adopter la comptabilité informatisée.

Cette mesure a un nom : le Fichier des Écritures Comptables ou le FEC.

Le FEC doit être présenté à l’administration fiscale lorsque cette dernière en fait la demande lors d’un contrôle fiscal. Cela signifie que toutes les entreprises ont l’obligation de tenir un livre comptable dématérialisé, écrit en plus selon des normes définies par l’administration fiscale. Le FEC contient entre autres :

• Les données comptables : immobilisations, tiers, comptes, écritures, etc.
• Les états comptables : centralisateur, journaux, balance commerciale, grand livre, etc.
• Les données de gestion : mouvements de stocks, modes de paiement, pièces commerciales, etc.

Le fichier des écritures comptables dématérialisé est un condensé de la comptabilité de votre entreprise. L’administration fiscale s’en sert pour contrôler les états comptables et la conformité des revenus et des bénéfices déclarés de votre entreprise lors d’un contrôle fiscal sur place ou d’un examen de comptabilité à distance.

Pourquoi la comptabilité informatisée est-elle si importante??

Si vous êtes à la tête d’une PME ou d’une start-up nouvellement créée, adopter la comptabilité informatisée dès le début est le meilleur moyen de vous conformer aux exigences de l’administration fiscale. C’est une assurance d’éviter des poursuites ou d’autres contentieux avec l’administration fiscale.

En effet, la présentation d’un FEC qui ne respecte pas les normes expose votre entreprise à une pénalité de 5000 € par exercice contrôlé. La même pénalité s’applique si vous n’êtes pas en mesure de présenter le fichier d’écritures comptables dématérialisé de votre entreprise lors d’une vérification de comptabilité dans vos locaux ou à distance.

Pour les grandes entreprises qui tiennent encore leur comptabilité dans un livre analytique ou pour les sociétés commerciales ayant des comptes consolidés, cette amende peut atteindre 20 000 €.

L’adoption du FEC est donc plus qu’une affaire de confort ou d’organisation. Son utilisation est un véritable enjeu financier pour l’entreprise. Or, ce fichier comporte plusieurs volets et chapitres plus ou moins techniques qui nécessitent l’intervention d’un professionnel. Le recours aux services d’un expert-comptable en ligne ou d’un cabinet d’expert-comptable spécialisé dans le conseil aux TPE/PME s’avère incontournable.

N’attendez pas d’être rappelé à l’ordre par l’administration fiscale pour faire appel à un cabinet d’expert-comptable : en cas de vérification de comptabilité, vous avez 15 jours pour présenter le FEC.

Collaborer avec un spécialiste de la fiscalité et de la création d’entreprise vous garantit une mise aux normes de la comptabilité de votre société.

Comptabilité informatisée : connaître les normes

L’administration fiscale impose les mêmes règles à toutes les entreprises domiciliées fiscalement en France, qu’elles soient de grands groupes cotés en Bourse ou de petites entités employant moins de 5 salariés. Ces règles sont alors définies dans l’Article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales, modifié par l’Arrêté du 29 juillet 2013.

Cet article comporte plus d’une dizaine de sections et presque le double de points qui régissent la présentation des valeurs et des données comptables des entreprises assujetties au régime de l’impôt sur le revenu ou au régime de l’impôt sur les sociétés.

Des dispositions spécifiques sont mises en place pour certaines entreprises, dont celles spécialisées dans le commerce d’objets, de fournitures et de denrées à emporter présentant un chiffre d’affaires supérieur à 152,4 millions d’euros. Pour ces entités, le dossier remis au vérificateur de l’administration fiscale ne contient pas un seul fichier, mais plusieurs fichiers regroupés en deux catégories.

Le premier fichier comporte alors les écritures comptables centralisées, tandis que le second fichier détaille les écritures comptables correspondant aux écritures centralisées.

Les normes édictées dans l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales exigent un haut niveau de compréhension des règles fiscales et comptables qui s’appliquent à votre entreprise. Faire appel à un expert-comptable est donc la meilleure option si vous voulez éviter le moindre faux pas et tomber sous le coup d’une sanction de la part de l’administration fiscale.

Comment tenir une comptabilité informatisée aux normes??

La loi de finances rectificative de 2012 ne liste pas les moyens logiciels et matériels que les entreprises peuvent utiliser pour tenir une comptabilité aux normes. Le législateur accorde une certaine liberté aux dirigeants et gérants d’entreprises sur cette question. Par contre, il se montre intraitable sur le respect des règles de présentation et du délai de remise du FEC en cas de contrôle fiscal.

Cela signifie donc que tous les logiciels professionnels proposés par les éditeurs spécialisés dans la comptabilité restent opérationnels. Vous pouvez continuer à les utiliser, et ce, à condition de vous conformer aux normes de présentation des chiffres et des données comptables dans le fichier des écritures comptables.

La vérification avec le logiciel « Test compta Demat »

La DGFIP met à votre disposition un logiciel gratuit grâce auquel vous pouvez contrôler la conformité de votre fichier des écritures comptables aux règles énoncées dans l’Article 47 A-1 du Livre des procédures fiscales.

Ce logiciel, baptisé Test Compta Demat fonctionne sur ordinateur utilisant le système d’exploitation Windows XP ou toute autre version ultérieure. Cet outil scanne automatiquement la structure et la présentation de votre fichier des écritures comptables et vous signale les problèmes détectés.

En cas de non-conformité, Test Compta Demat vous liste les éléments à modifier. L’entreprise est alors en mesure de mettre aux normes son FEC en vue d’un éventuel contrôle.

La vérification par un expert-comptable

Si votre entreprise engage les services d’un expert-comptable depuis sa création, la mise aux normes de votre fichier des écritures comptables lors d’un contrôle fiscal lui incombe. Il aura alors la responsabilité de compléter ledit fichier et de l’envoyer au vérificateur de l’administration fiscale dans les délais impartis.

Souvent, un bon expert-comptable n’attend pas d’être sollicité par le contrôleur fiscal pour mettre aux normes le FEC de son client. La tenue et la vérification des comptes de votre entreprise font partie intégrante de ses responsabilités de même que la création du fichier des écritures comptables conformément aux normes précisées dans l’Article 47 A-4 du Livre des procédures fiscales.

Cela démontre l’importance de bien se préparer à toutes ces formalités administratives et fiscales dès la création même et la domiciliation de votre entreprise. Le choix d’un expert-comptable ou d’un cabinet d’expert-comptable de confiance s’avère tout aussi crucial à ce stade. Une entreprise mal accompagnée dès ses débuts risque fort de subir les aléas administratifs et fiscaux, lesquels constituent souvent des freins à son développement.