En SAS, les indemnités kilométriques sont accessibles aux salariés et au président assimilé-salarié, à condition que le véhicule soit personnel.
Le calcul s’appuie sur le barème officiel publié chaque année (type, puissance fiscale, distance annuelle).
Le remboursement est exonéré de charges sociales pour la SAS et non imposable pour le bénéficiaire, sous réserve de justificatifs solides.
Les frais annexes (péages, parking, restauration) restent remboursables séparément aux frais réels, et non couverts par le barème.
En tant que dirigeant ou salarié de SAS, vous utilisez régulièrement votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels ? Savoir comment évaluer et vous faire rembourser ces frais est essentiel, non seulement pour votre portefeuille, mais aussi pour l’optimisation fiscale de votre société. Les indemnités kilométriques (IK) représentent une solution encadrée et avantageuse pour défrayer ces dépenses. Elles constituent une charge déductible pour l’entreprise et un remboursement non imposable pour le bénéficiaire, à condition de respecter scrupuleusement les règles en vigueur.
Le mécanisme repose sur un barème forfaitaire publié chaque année par l’administration fiscale. Ce forfait couvre l’ensemble des coûts liés à l’usage d’un véhicule, de l’usure au carburant. Maîtriser son calcul et ses conditions d’application est donc un enjeu majeur pour toute SAS ou SASU.
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Je me lanceQui peut bénéficier des indemnités kilométriques en SAS ?
Le remboursement des frais de déplacement via les indemnités kilométriques est ouvert à plusieurs acteurs au sein d’une Société par Actions Simplifiée, mais sous des conditions précises.
Les bénéficiaires éligibles
Deux catégories de personnes peuvent prétendre aux IK au sein d’une SAS :
Les salariés de l’entreprise : Tout employé utilisant son véhicule personnel (voiture, scooter, moto) pour des missions professionnelles peut se voir rembourser ses frais via ce système.
Le dirigeant assimilé-salarié : Le président de SAS ou de SASU, relevant du régime général de la Sécurité sociale, est également concerné. Il peut bénéficier du remboursement de ses frais kilométriques de la même manière qu’un salarié.
La condition sine qua non est que le véhicule utilisé soit la propriété personnelle du salarié ou du dirigeant. La carte grise doit être à son nom. Un véhicule de société ou en location au nom de l’entreprise ne peut évidemment pas donner lieu au versement d’indemnités kilométriques. De même, les associés qui n’exercent aucune fonction opérationnelle dans la société ne sont pas éligibles.
Les indemnités kilométriques couvrent les frais liés au véhicule lui-même (carburant, assurance, usure…). Les autres dépenses engagées lors d’un déplacement, comme les frais de péage, de stationnement ou de repas, ne sont pas incluses dans ce forfait. Elles doivent être remboursées séparément, sur la base des dépenses réelles et sur présentation des justificatifs correspondants.
Les trajets et frais couverts
Les indemnités kilométriques sont conçues pour couvrir les déplacements à caractère purement professionnel. Cela inclut typiquement :
Les visites chez des clients, fournisseurs ou partenaires ;
Les trajets pour se rendre sur un chantier ou un lieu de mission temporaire ;
Les déplacements pour déposer ou récupérer du matériel nécessaire à l’activité.
En revanche, le trajet habituel entre le domicile et le lieu de travail n’est généralement pas considéré comme un déplacement professionnel ouvrant droit au versement d’IK par la société. Ces frais peuvent toutefois être déduits du revenu personnel du salarié ou du dirigeant dans sa déclaration d’impôts, soit via la déduction forfaitaire de 10 %, soit en optant pour les frais réels.
Le barème forfaitaire englobe un large éventail de coûts :
L’amortissement du véhicule (sa perte de valeur) et de ses équipements ;
Les dépenses de carburant ;
Les frais d’entretien et de réparation ;
Le coût des pneumatiques ;
La prime d’assurance annuelle.
Comment calculer les indemnités kilométriques en SAS ?
Le calcul des IK repose sur une formule simple qui combine la distance parcourue à titre professionnel sur une année civile et un coefficient issu d’un barème officiel. Ce barème varie selon la puissance fiscale du véhicule (exprimée en chevaux fiscaux, CV) et le nombre total de kilomètres parcourus.
Montant des IK = Distance professionnelle parcourue (d) x Coefficient du barème
L’administration fiscale publie chaque année le barème applicable, généralement au premier trimestre. Pour 2026, en l’absence de nouvelle publication, le barème en vigueur reste celui des années précédentes.
Barème 2026 pour les voitures thermiques
Tableau récapitulatif
Puissance fiscale (CV)
Jusqu’à 5 000 km
De 5 001 à 20 000 km
Au-delà de 20 000 km
3 CV et moins
d x 0,529
(d x 0,316) + 1 065
d x 0,370
4 CV
d x 0,606
(d x 0,340) + 1 330
d x 0,407
5 CV
d x 0,636
(d x 0,357) + 1 395
d x 0,427
6 CV
d x 0,665
(d x 0,374) + 1 457
d x 0,447
7 CV et plus
d x 0,697
(d x 0,394) + 1 515
d x 0,470
Exemple de calcul :
Un président de SAS utilise sa voiture personnelle de 5 CV. Sur l’année, il a parcouru 12 000 km pour des rendez-vous clients.
Le kilométrage se situe dans la tranche “de 5 001 à 20 000 km”.
La formule à appliquer est : (d x 0,357) + 1 395.
Calcul : (12 000 x 0,357) + 1 395 = 4 284 + 1 395 = 5 679 €.
La société pourra donc lui verser 5 679 € d’indemnités kilométriques, qui seront déductibles de son résultat et non imposables pour le dirigeant.
Spécificités pour les véhicules électriques et les deux-roues
Pour encourager la mobilité durable, le montant des indemnités kilométriques calculé avec le barème ci-dessus est majoré de 20 % pour les véhicules 100 % électriques.
Exemple avec un véhicule électrique :
Si le même dirigeant utilisait une voiture électrique de 5 CV pour parcourir 12 000 km :
Montant de base : 5 679 €.
Majoration de 20 % : 5 679 € x 20 % = 1 135,80 €.
Montant total des IK : 5 679 € + 1 135,80 € = 6 814,80 €.
Des barèmes spécifiques existent également pour les deux-roues motorisés (cyclomoteurs, motos), qu’ils soient thermiques ou électriques. Le principe de calcul reste identique, avec des tranches kilométriques et des coefficients adaptés à ces types de véhicules.
Justification et traitement comptable des frais kilométriques
Pour que les indemnités kilométriques soient déductibles pour la SAS et exonérées de charges pour le bénéficiaire, un suivi rigoureux et une comptabilisation adéquate sont impératifs. L’enjeu est de pouvoir prouver la réalité et le caractère professionnel des déplacements en cas de contrôle de l’URSSAF ou de l’administration fiscale.
Tenir un registre des déplacements
Même si vous n’avez pas à conserver chaque ticket de carburant, vous devez impérativement tenir un registre détaillé de tous les trajets professionnels. Ce document, qui peut être un simple tableur ou une application dédiée, doit mentionner pour chaque déplacement :
La date ;
L’objet du déplacement (ex : “Rendez-vous client X”, “Visite chantier Y”) ;
Le lieu de départ et le lieu d’arrivée ;
Le nombre de kilomètres parcourus.
Ce suivi doit être fait de manière régulière et précise. C’est la pièce maîtresse qui justifiera le montant total des indemnités versées en fin de période. La gestion rigoureuse de ces notes de frais est une composante clé de la bonne tenue comptable, particulièrement pour de nombreux consultants et freelances qui optent pour la SASU.
Un manque de justification ou un calcul erroné peut entraîner de lourdes conséquences. L’administration peut requalifier les indemnités en avantage en nature ou en rémunération déguisée. La SAS perdrait alors le bénéfice de la déduction de la charge, et le montant serait soumis aux cotisations sociales ainsi qu’à l’impôt sur le revenu pour le bénéficiaire.
Comptabilisation des indemnités kilométriques
Le remboursement des frais kilométriques est une opération comptable simple mais qui doit suivre des étapes précises.
Constatation de la dette : Lorsque la note de frais est validée, la dépense est enregistrée comme une charge pour l’entreprise et une dette envers le salarié ou le dirigeant.
On débite le compte 6251 “Voyages et déplacements” du montant total des IK.
On crédite le compte 421 “Personnel – Rémunérations dues” (pour un salarié) ou le compte 4551 “Compte courant d’associé” (pour le dirigeant-président).
Remboursement effectif : Lors du paiement par la banque.
On débite le compte 421 ou 4551 qui avait été crédité.
On crédite le compte 512 “Banque”.
Ce traitement assure que la charge est bien rattachée à l’exercice comptable durant lequel les déplacements ont eu lieu, même si le remboursement intervient plus tard. Une comptabilité bien organisée, facilitée par un expert-comptable en ligne, permet d’automatiser et de sécuriser ces écritures, tout comme les autres déclarations obligatoires.
En résumé, les indemnités kilométriques sont un outil de gestion performant pour toute SAS. Elles offrent une méthode simple et fiscalement optimisée pour rembourser les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. La clé de leur succès réside dans une application rigoureuse du barème officiel et, surtout, dans une justification méticuleuse de chaque kilomètre parcouru. Une bonne organisation est donc indispensable pour profiter de cet avantage en toute sérénité.
FAQ :
Le président de SAS peut-il se verser des indemnités kilométriques ?
Oui, absolument. En tant que dirigeant assimilé-salarié, le président de SAS (ou de SASU) peut bénéficier du remboursement de ses frais kilométriques dans les mêmes conditions qu’un employé. Il doit utiliser son véhicule personnel pour des déplacements professionnels et tenir un registre précis de ses trajets.
Quelle est la différence entre frais réels et indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques reposent sur unbarème forfaitairequi simplifie le calcul et la justification : seule la distance doit être prouvée. Lesfrais réels, quant à eux, consistent à rembourser chaque dépense individuellement (carburant, assurance, entretien, etc.). Cette méthode demande de conserver l’intégralité des factures et d’effectuer des calculs plus complexes (prorata usage pro/perso, amortissement). Le système forfaitaire est presque toujours plus simple à gérer.
Comment justifier les trajets professionnels en cas de contrôle ?
La justification repose sur unregistre des déplacementsdétaillé (souvent appelé “note de frais kilométriques”). Ce document doit lister chaque trajet avec sa date, son motif, les lieux de départ/arrivée et la distance. Il est également essentiel de pouvoir présenter la carte grise du véhicule au nom de la personne remboursée pour prouver qu’il s’agit bien de son véhicule personnel.
Les frais de péage et de parking sont-ils inclus dans le barème ?
Non. Le barème kilométrique ne couvre que les frais directement liés à l’utilisation et à l’usure du véhicule. Les frais de péage et de stationnement engagés lors d’un déplacement professionnel doivent êtreremboursés en plus, sur la base de leurs montants réels et sur présentation des justificatifs (reçus, factures).
