Comment devenir organisateur en évènementiel ? Les grandes étapes à suivre !

Vous aimez organiser des évènements ? Vous envisagez d’en faire votre métier ? Dynamique et polyvalent, le secteur génère chaque année 65 milliards d’euros de chiffre d’affaires et représente plus de 455 000 emplois (directs et indirects). Autant dire qu’il offre de nombreuses opportunités à celles et ceux qui ambitionnent de se lancer dans l’aventure. Mais un tel projet nécessite d’être préparé avec soin, et de s’informer sur les démarches à entreprendre comme sur les tendances du marché. Comment devenir organisateur en évènementiel ? Quelles sont les formations recommandées ? Quelles qualités et compétences font un bon organisateur ou une bonne organisatrice en évènementiel ? Voici ce qu’il faut savoir.

Que fait un organisateur d’évènements ?

Le métier d’organisateur d’évènements consiste à prendre en charge la conception, la préparation et la coordination (à la fois matérielle et logistique) d’un évènement pour le compte d’un particulier ou d’un professionnel. Par exemple : des anniversaires, des mariages, des baptêmes, des soirées à thème, des jeux (escape games) ou bien des évènements professionnels comme des séminaires, des soirées d’entreprise, des lancements de produits, des sessions de team building ou des salons. On utilise aussi l’anglicisme event planner.

Le rôle de l’organisateur ou de l’organisatrice d’évènements peut toutefois être plus ou moins étendu en fonction des besoins exprimés par le client. Ainsi, il est possible de gérer un projet de bout en bout ou de se limiter à superviser certains aspects – comme la conception des animations, le choix des prestataires et des fournisseurs, ou la coordination des équipes le jour J.

Concrètement, ses missions en reviennent à :

• Analyser les besoins de ses clients et cerner leurs attentes, afin de proposer des solutions adéquates.
• Orienter ses interlocuteurs vers les prestataires appropriés.
• Jouer un rôle de chef de projet auquel on confie des objectifs et un budget à respecter.
• Planifier et coordonner l’événement ainsi que les parties prenantes.

Qui peut devenir organisateur ou organisatrice en évènementiel ?

Dans cette partie, nous allons nous intéresser aux qualifications professionnelles, mais aussi aux compétences et aux qualités requises pour exercer le métier d’organisateur d’événements.

Les qualifications nécessaires

L’activité d’organisateur d’évènements fait partie de ces métiers qui ne nécessitent pas l’obtention d’un diplôme ou d’une qualification préalable. Il est donc possible de se lancer dans la profession à partir de zéro et de proposer des prestations même sans expérience, à condition de faire preuve de créativité, comme c’est le cas pour ceux qui veulent devenir des traiteurs ou ouvrir un commerce (à l’inverse, certains métiers – comme aide à domicile à son compte – supposent d’obtenir un statut ou un titre spécifique). Néanmoins, la passion seule ne suffit pas à se transformer du jour au lendemain en professionnel de l’organisation d’évènements : il est préférable de suivre une formation pour devenir organisateur évènementiel, mais aussi pour apprendre à se débrouiller comme entrepreneur. Par exemple : un BTS ou un Master en communication, ou une formation spécialisée dans la gestion.

En effet, de nombreuses études sont consacrées à l’apprentissage des bases de l’organisation d’événements. Parmi les formations recommandées, citons :

• Les diplômes de niveau Bac +2 en école : Brevet de technicien supérieur ou DUT en communication ou en commerce, avec une spécialisation en évènementiel.
• Une Licence professionnelle en communication évènementielle.
• Un Bachelor/Licence en événementiel.
• Un Master en communication et en information, en marketing, ou en gestion d’événement.
• Un MBA spécialisé en communication et management évènementiel.
• Une formation certifiante inscrite au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP).
• Une formation en gestion des entreprises et des administrations (GEA), utile pour créer votre propre structure.

Attention à bien choisir votre formation d’organisation d’évènements selon vos objectifs. Prêtez attention à des éléments clés comme le résultat de la formation (certifiante ou non), son déroulement (en présentiel ou en ligne, ou une combinaison des deux), ainsi que la qualité des formateurs.

Les qualités et les compétences requises

Les qualifications professionnelles ne suffisent pas : pour devenir organisateur ou organisatrice en évènementiel, il faut également réunir un certain nombre de qualités et de compétences indispensables à l’exercice du métier. Voici les principales :

• Avoir l’esprit d’initiative afin de prendre les projets en main.
• Être à l’écoute des besoins des clients, et se montrer capable d’anticiper leurs attentes.
• Se montrer créatif pour répondre efficacement aux exigences parfois complexes.
• Être bien organisé et méthodique afin d’assurer la réussite de l’évènement, en tenant compte de tous les paramètres (choix des activités, identification des bons partenaires, location de la salle adéquate, et bien d’autres).
• Savoir communiquer avec les clients comme avec les prestataires et autres parties prenantes.
• Avoir un sens aigu du relationnel pour développer un réseau solide de professionnels.
• Faire preuve d’une bonne résistance physique, car le travail est exigeant et implique souvent de travailler le soir, le week-end ou les jours fériés.
• Parler des langues étrangères : au moins l’anglais, sachant que toute langue supplémentaire est un vrai plus (cela permet d’élargir sa clientèle, y compris pour s’occuper de clients étrangers souhaitant organiser un événement en France).
• Maîtriser les nouvelles technologies, notamment les réseaux sociaux qui constituent des canaux essentiels de communication.
• Avoir des compétences en gestion d’entreprise afin d’administrer sa structure juridique et de respecter ses nombreuses obligations (administratives, comptables, fiscales et sociales).

Comment devenir organisateur en évènementiel ?

Vous estimez avoir les qualités et les compétences requises pour devenir organisateur évènementiel ? Voyons maintenant comment lancer votre activité, point par point.

Les différentes manières d’exercer comme organisateur d’événements

D’abord, il faut savoir qu’il existe trois manières d’exercer. Vous pouvez :

• Rejoindre une structure existante en tant que salarié : une agence évènementielle ou de communication, une équipe marketing au sein d’une entreprise, ou un établissement public qui prend en charge ce type de mission. C’est une excellente façon d’apprendre le métier si vous n’y avez jamais touché auparavant, et de vous constituer un solide réseau de partenaires.
• Créer votre propre agence dans le cadre d’une entreprise individuelle ou d’une société. L’avantage ? Vous êtes libre de prendre vos propres décisions et de mener votre barque comme vous l’entendez. Les inconvénients ? Cela vous contraint à trouver vos clients vous-même, à bâtir votre réputation, et à développer une image de marque forte pour exister dans un secteur très concurrentiel.
• Rejoindre une franchise, ce qui vous permet de bénéficier de la notoriété d’une enseigne, de son accompagnement, et de ses outils marketing – de quoi limiter grandement les risques au démarrage. Par exemple : Dark Experience ou Escape Time (spécialisés dans les escape games), ou encore Mon mur digital (des experts de l’animation interactive). En contrepartie, vous devrez verser un droit d’entrée, puis une redevance récurrente calculée en fonction du chiffre d’affaires réalisé.

Le choix du statut juridique

Ensuite, il s’agit d’opter pour le statut juridique qui convient à votre projet. Deux possibilités s’offrent à vous :

• Créer une entreprise individuelle, un choix pertinent en raison de formalités de création simplifiées, d’obligations fiscales et comptables allégées, et d’avantages fiscaux. Le statut idéal, en somme, pour tester votre projet et développer votre activité, avant de passer à une forme sociale plus adaptée. En micro-entreprise, vous aurez néanmoins un plafond de chiffre d’affaires à ne pas dépasser : 77 700 € pour les prestataires de services.
• Créer une société, que ce soit seul(e) (EURL ou SASU) ou en vous associant (SARL ou SAS). Plus complexes à gérer et caractérisés par des obligations plus lourdes, ces statuts sont plus pertinents pour développer votre affaire rapidement, embaucher du personnel, et répondre plus efficacement aux demandes. Par ailleurs, cela vous confère une plus grande crédibilité aux yeux des partenaires financiers et des clients.

La réalisation d’une étude de marché

L’étude de marché vous permet d’évaluer la viabilité financière de votre projet, mais aussi de mieux comprendre l’environnement commercial dans lequel vous allez vous lancer.

Il s’agit d’analyser le marché, d’identifier votre clientèle cible (en déterminant ses besoins), et de repérer vos concurrents directs. C’est également l’occasion d’affiner le concept de votre agence évènementielle en tenant compte des tendances, et pourquoi pas, en vous spécialisant dans un domaine peu exploité par la concurrence – devenir organisateur de soirée, par exemple.

Voici une liste des questions auxquelles cette étude doit répondre :

• Quels concepts sont populaires dans la zone ciblée ? Quel type d’événement est le plus demandé ?
• Quelles typologies de clients génèrent le plus de chiffre d’affaires ?
• Quelles sont les périodes pleines et creuses ?
• Quelles agences sont déjà implantées localement ? Quels services offrent-elles, et à quels prix ? Comment communiquent-elles ?

Ce document doit être positionné en bonne place dans votre business plan, aux côtés de la présentation du projet et du prévisionnel financier. Vous en aurez besoin pour aller chercher des financements auprès des établissements bancaires et des investisseurs privés, ou pour déposer des demandes d’aides publiques.

Les formalités de création d’entreprise

Les démarches de création se font en ligne sur le guichet unique des formalités des entreprises. Il suffit de remplir les formulaires digitaux page après page, puis de fournir les documents demandés – ceux-ci étant différents selon que vous avez choisi le statut d’auto-entrepreneur ou une forme de société.

Pensez également à souscrire les assurances indispensables : assurance responsabilité civile professionnelle/organisateur, garantie annulation et dommages, et garantie individuelle accidents. Ces assurances vous protégeront contre les risques encourus dans le cadre de votre activité.

La promotion de l’activité

Enfin, il ne vous reste plus qu’à donner le coup d’envoi à votre activité en allant chercher vos premiers clients. Il vous revient d’élaborer une stratégie cohérente afin de commencer à prendre en charge un événement. Une telle stratégie doit passer par :

• la création d’une identité forte, susceptible de s’imprimer dans l’esprit des clients ;
• l’utilisation des canaux digitaux pour votre communication, notamment les réseaux sociaux et les emails ;
• le développement de votre réseau professionnel, en participant à des rencontres et à des salons dédiés à l’évènementiel, et en vous faisant connaître des prestataires de services.

Si vous avez exercé auparavant dans le secteur, n’hésitez pas à faire jouer vos contacts – anciens collègues, partenaires avec lesquels vous avez eu l’occasion de travailler, clients qui ont votre confiance. Cela vous aidera à mettre sur pied une communauté fidèle et à trouver vos premiers clients.

Et si toutes ces formalités vous semblent complexes, nos experts-comptables pour les indépendants dans toutes vos démarches. Vous pourrez ainsi vous libérer de toutes ces questions juridiques et administratives en étant conseillé en fonction de votre projet. N’hésitez plus, contactez-nous.