Comptabilité : les formalités obligatoires après le bilan comptable

Comptabilité : les formalités obligatoires après le bilan comptable

Vous avez finalisé votre bilan comptable de l’exercice écoulé ? Votre travail ne s’arrête pas là. Vous avez encore des formalités à accomplir.

Comptabilité : après le bilan, la validation?!

“L’approbation des comptes est une démarche incontournable de la vie juridique d’une entreprise.”

La validation du bilan comptable de l’entreprise est une formalité incontournable. Cette démarche ne vous concerne pas si vous opérez sous le statut EIRL. Par contre, elle est obligatoire si votre entreprise est enregistrée sous l’un de ces statuts : EURL, SASU, SAS ou SARL.

Avant de déposer les comptes sociaux de votre entreprise, vos associés et vous-même devez approuver lesdits comptes et cela même si vous êtes l’unique associé.

La préparation de l’approbation des comptes et le rapport de gestion

Qui approuve les comptes ?

L’approbation des comptes est une démarche incontournable de la vie juridique d’une entreprise. Elle incombe au gérant de l’entreprise et à ses associés ou ses actionnaires, et non pas au cabinet d’expert-comptable.

La loi impose aux entreprises ayant le statut SASU, SARL ou EURL d’approuver leurs comptes dans les 6 mois suivants la clôture du bilan. L’entreprise doit alors tenir une assemblée générale ordinaire réunissant ses dirigeants et les associés/actionnaires avant la date butoir.

Après approbation des comptes, ceux-ci seront définitifs et impossibles à modifier. La préparation de l’approbation des comptes incombe principalement au gérant.

Le rapport de gestion

Le gérant s’occupe également de la rédaction du rapport de gestion en se basant sur les données du bilan comptable.

Le rapport d’activité ou rapport de gestion est un document dans lequel le gérant évalue le développement commercial et la situation financière de l’entreprise. Le rapport d’activité inclut donc le compte de résultat, dossier indispensable pour analyser la situation financière de la société au même titre que le bilan comptable.

D’autres fichiers et documents figurent aussi dans le rapport d’activité :

  • un descriptif plus ou moins détaillé des activités financières de l’entreprise au cours de l’exercice écoulé ;
  • les événements marquants ;
  • les perspectives de développement envisageables ;
  • l’évolution des activités en R&D ;
  • les défis en matière de gestion du personnel ainsi que l’analyse des indicateurs clés de performance.

Le rapport de gestion doit présenter de manière claire et concise toutes les actions, tous les projets et les faits marquants qui ont influencés significativement le développement de l’entreprise au cours de l’exercice écoulé.

Il constitue la base sur laquelle les associés et les gérants s’appuient pour voter une décision stratégique, une modification du business plan ou un changement de politique commerciale en vue du nouvel exercice fiscal.

La convocation des associés en assemblée générale ordinaire

La convocation des associés est une des étapes cruciales des préparatifs. Même si tous les associés connaissent la date de l’assemblée générale d’approbation des comptes, le gérant a l’obligation de les convoquer dans les délais et les modalités prévus par la loi.

Le gérant convoque ses associés en assemblée générale ordinaire au plus tard 15 jours avant la date de celle-ci.

La convocation se fait soit par courrier recommandée avec accusé de réception soit par publication dans un journal d’annonces légales. Les commissaires aux comptes sont aussi convoqués à l’assemblée générale ordinaire par courrier recommandé avec accusé de réception.

Bien sûr, vous n’avez pas à procéder à cette démarche si vous êtes l’unique associé de votre entreprise.

Il ne faut pas oublier que pour les sociétés anonymes, les commissaires aux comptes doivent être présents à la réunion du conseil d’administration et disposer de des documents un mois avant la convocation de l’assemblée générale ordinaire. Toutes les règles concernant la vie des entreprises et la procédure d’approbation sont régies par la loi N° 66-537 du 24 juillet 1966 et le décret N° 67-236 du 23 mars 1967.

La tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes

Le respect des modalités et délais de convocation est le seul moyen de faire valider les décisions prises par l’assemblée même si des actionnaires ou associés ont décidé de faire parvenir leur vote par correspondance.

L’Assemblée générale d’approbation des comptes commence par une lecture ou une présentation du rapport d’activités par le gérant. Suit alors une séance de questions/réponses au cours de laquelle les associés/actionnaires peuvent demander des explications sur des points  du rapport de gestion.

Le vote d’approbation, en présence des commissaires aux comptes, intervient à la fin de l’assemblée générale ordinaire. La validation ou non des comptes sociaux repose sur les principes de votes définis dans les statuts de l’entreprise.

Ainsi, certaines entreprises valident un vote d’approbation à la majorité des deux tiers des votants présents, tandis que d’autres retiennent la règle de la majorité simple. Tout dépend du statut de l’entreprise et de la convention signée entre les associés et les actionnaires. Cependant, il est à noter que le vote ne peut pas être validé si les actionnaires/associés présents ou ayant voté par correspondance détiennent moins d’un quart des droits de vote de la société.

Pour une société par actions simplifiée unipersonnelle ou une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée dont le gérant est aussi l’unique associé, l’assemblée d’approbation n’a pas lieu d’être. Le dépôt des comptes fait office d’approbation légale par l’associé unique.

Dépôt des comptes sociaux

Le dépôt des comptes annuels se fait auprès du greffe du Tribunal de Commerce. Cette démarche doit avoir lieu au plus tard le mois suivant la date d’approbation des comptes si vous les déposez directement auprès du Tribunal de Commerce ou dans les deux mois suivants la date d’approbation des comptes si vous optez pour la transmission par voie électronique.

Les comptes annuels à déposer comprennent :

  • le bilan ;
  • le compte de résultat ;
  • les annexes ;
  • la proposition d’affectation du résultat vue en assemblée générale ordinaire ;
  • la résolution d’affectation votée ;
  • le rapport général du commissaire aux comptes.

Le dépôt des comptes annuels au greffe sera irrévocable ; il est impossible de modifier les comptes déposés. Cette démarche est obligatoire. Le non-dépôt des comptes expose le gérant et les associés à des risques de sanctions pénales et civiles.

L’approbation et le dépôt de comptes annuels : deux démarches importantes

Le bilan comptable en clôture d’exercice ne sonne pas la fin des affaires comptables de l’entreprise. Derrière le bilan, d’autres procédures juridico-comptables aussi, voire plus importantes restent à faire. Ces démarches ont la particularité d’être soumises à des règles et normes précises, que tout entrepreneur doit connaître avant la création et la domiciliation d’entreprise.

La complexité de ces démarches souligne également le rôle majeur de l’expert-comptable ou du cabinet d’expert-comptable qui accompagne l’entreprise depuis sa création en passant par la réalisation complète de son business plan.

L’expert-comptable est utile lors de ces démarches : il vous décharge du formalisme et d’une partie importante de la paperasse liée à la rédaction du rapport d’activité qui exige des vérifications rigoureuses des comptes de l’entreprise.

Le dépôt des comptes annuel auprès du greffe du Tribunal de Commerce constitue en outre un acte juridique très précis et codifié, dont la moindre erreur peut entraîner la remise en question.

Faire appel à un expert-comptable est un gage de rigueur et de précision dans la réalisation des formalités qui suivent la finalisation du bilan comptable de votre entreprise.