Votre suivi de dépenses est impeccable, mais récupérez-vous vraiment toute votre TVA ?

Votre tableau Notion ou votre Airtable de suivi des dépenses est impeccable. Chaque ligne est catégorisée, chaque montant est à jour. Mais au moment de remplir votre déclaration de TVA, le doute s’installe. Cette licence de logiciel étranger, c’est avec ou sans autoliquidation ? Et ce repas avec un prospect, la TVA est-elle 100 % déductible ? Vous ne cherchez pas juste à être en règle. Vous voulez être certain de récupérer chaque centime qui vous est dû. On vous montre comment passer de la simple saisie à la véritable optimisation. C’est un changement de perspective qui demande de la rigueur, mais surtout les bons réflexes.

Avant de récupérer, assurez-vous d’être dans le bon régime

Première question à vous poser : votre régime de TVA vous permet-il de récupérer quoi que ce soit ? Avant même de penser optimisation, validez que vous êtes éligible. La récupération de la TVA est un droit réservé aux entreprises qui la collectent et la déclarent.

Discutons de votre stratégie TVA

Concrètement, cela signifie que vous devez être soumis au régime réel normal ou au régime réel simplifié de TVA. Si vous êtes en Franchise en base de TVA (le régime par défaut de la micro-entreprise, par exemple), vous ne facturez pas la TVA à vos clients, mais en contrepartie, vous ne pouvez pas la récupérer sur vos propres achats. Si vous avez des investissements importants (matériel, logiciels coûteux), renoncer à la franchise pour basculer au réel et commencer à déduire peut être une décision stratégique.

Cette décision impacte directement votre trésorerie et se prend en fonction de votre régime d’imposition. C’est un arbitrage clé à faire en amont, idéalement en discutant avec votre expert-comptable pour anticiper les conséquences sur votre rentabilité. Pour bien comprendre les options, vous pouvez consulter notre guide sur le choix de votre régime fiscal.

Les 3 conditions pour débloquer votre droit à déduction

Vous avez la facture, mais est-ce suffisant ? Pas toujours. Pour sécuriser votre droit à déduction et éviter tout redressement, l’administration fiscale exige que trois conditions cumulatives soient respectées. Zéro tolérance : si l’une d’elles manque, la TVA n’est pas déductible.

Condition 1 : La dépense est 100 % professionnelle

La dépense doit être engagée dans l’intérêt direct et exclusif de votre exploitation. La frontière entre pro et perso peut être floue pour un freelance, mais pour l’administration, elle est très nette.

Exemple concret : L’achat d’un ordinateur portable pour votre activité est 100 % déductible. Votre abonnement Netflix personnel, même si vous le regardez sur cet ordinateur, ne l’est évidemment pas. Si un achat est mixte (un téléphone utilisé à 70 % pour le pro et 30 % pour le perso), seule la quote-part professionnelle peut donner lieu à déduction.

Condition 2 : Vous possédez une facture conforme

Un simple ticket de caisse ou une confirmation de commande ne suffit pas. Vous devez justifier chaque dépense avec une facture en bonne et due forme. Le Code Général des Impôts (CGI) est très précis sur les mentions obligatoires qui doivent y figurer :

• Nom et adresse complets de votre entreprise et de votre fournisseur.
• Le numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur (et le vôtre si applicable).
• La date de la facture et un numéro unique.
• La description précise du bien ou du service.
• Le montant hors taxe (HT), le taux de TVA applicable et le montant de la TVA.
• Le montant toutes taxes comprises (TTC).

Sans une facture parfaitement conforme, impossible de débloquer la TVA déductible correspondante.

Condition 3 : La TVA est exigible chez votre fournisseur

C’est la condition la plus technique, mais elle est simple à comprendre. Pour une prestation de services, vous ne pouvez déduire la TVA qu’au moment où vous avez effectivement payé votre fournisseur. Pour un achat de bien, la TVA est déductible dès la facturation.

• En pratique : Vous recevez une facture de 1000 € HT d’un sous-traitant en mars, mais vous ne la payez qu’en avril. Vous ne pourrez déduire la TVA correspondante que sur votre déclaration d’avril.

Achats pros : ce qui est déductible (et les pièges à éviter)

C’est là que les choses se corsent. Entre les règles générales et les exceptions, vous pouvez facilement vous perdre. Passons en revue les cas qui font douter tout le monde pour vous aider à maîtriser et optimiser vos déductions.

Les classiques : logiciels, matériel et sous-traitance

Ici, pas de surprise majeure. Le matériel informatique, le mobilier de bureau, les prestations de vos sous-traitants… tout cela ouvre droit à déduction si les 3 conditions sont remplies. Le point de vigilance pour les freelances concerne les logiciels SaaS (Software as a Service) achetés à l’étranger.

Si vous achetez une licence Adobe ou Figma (basés hors de France mais dans l’UE) ou un abonnement à un outil américain, la facture sera souvent affichée HT. C’est à vous d’appliquer l’autoliquidation de la TVA. Concrètement, vous devez la déclarer en TVA collectée et, simultanément, la déduire. L’opération est neutre, mais l’oubli de cette déclaration est sanctionné.

Les frais de déplacement et de repas : le terrain miné

Ici, chaque dépense est un cas particulier que vous devez savoir arbitrer.

• TVA sur frais de repas : Si vous déjeunez seul, la TVA n’est jamais déductible. Si vous invitez un client ou un prospect, elle l’est, à condition de mentionner le nom et la fonction de l’invité au dos du justificatif.
• Péages et parking : La TVA est déductible.
• Carburant : C’est le point le plus complexe. La déductibilité de la TVA sur véhicule dépend du carburant et du type de véhicule. Pour un véhicule de tourisme (votre voiture personnelle), la TVA est déductible à 80 % pour le gazole et le GPL. Pour l’essence, elle est également de 80 % depuis 2022. Pour l’électricité, c’est 100 %.
• Véhicules : Si vous achetez un véhicule utilitaire (marqué “VU” sur la carte grise), la TVA est 100 % récupérable, sur l’achat comme sur l’entretien. Pour un véhicule de tourisme, elle ne l’est jamais.

Entre l’autoliquidation sur une licence Figma achetée aux US, la TVA sur le gazole de votre véhicule de tourisme et ce dîner client, le risque d’erreur est réel. Une seule facture mal gérée peut attirer l’attention lors d’un contrôle. C’est précisément sur ces points que l’œil d’un expert fait la différence.

Faites valider vos dépenses par un expert

Les dépenses exclues du droit à déduction

Attention, l’administration fiscale a une liste noire de dépenses. Même si elles sont professionnelles, la TVA n’est jamais récupérable. Les principales sont :

• Les dépenses de logement pour vous-même ou vos salariés (hôtels, locations).
• Les dépenses de transport de personnes (billets de train, d’avion, taxi, VTC).
• Les cadeaux d’affaires dont la valeur dépasse 73 € TTC par bénéficiaire et par an.

La déclaration, étape par étape : maîtrisez le processus

Une fois que vous avez identifié et sécurisé votre TVA déductible, déclarez-la pour la récupérer. L’objectif est de piloter ce flux pour qu’il serve votre trésorerie, et non l’inverse.

Calculez votre TVA : collectée, déductible et à payer

La formule est simple : TVA à payer = TVA collectée sur vos ventes - TVA déductible sur vos achats

Si le résultat est positif, vous devez cette somme à l’État. Mais si votre TVA déductible est supérieure à votre TVA collectée (par exemple, lors d’un mois avec un gros investissement), le résultat est négatif. Vous disposez alors d’un crédit de TVA.

Remplissez votre déclaration (CA3 ou CA12)

Le processus dépend de votre régime :

• Régime réel normal : Vous remplissez une déclaration de TVA CA3 chaque mois (ou chaque trimestre si votre TVA annuelle est inférieure à 4 000 €). La TVA déductible est reportée sur des lignes spécifiques (Ligne 19 pour les biens et services, Ligne 20 pour les immobilisations).
• Régime réel simplifié : Vous payez des acomptes en cours d’année et remplissez une déclaration annuelle CA12 qui régularise le tout.

Le choix du régime se fait dès la création de votre statut et peut être modifié par la suite.

Pour aller plus loin :

→ Fiscalité EURL : IR ou IS ? Optimisez vos revenus dès maintenant → Impôt sur le Revenu ou IS : choisir votre régime fiscal → Micro-entreprise et EURL : comprendre le régime fiscal

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Demandez le remboursement d’un crédit de TVA

Quand vous avez un crédit de TVA, deux options s’offrent à vous :

1. L’imputation : Vous reportez ce crédit sur vos prochaines déclarations pour payer moins de TVA.
2. Le remboursement : Vous pouvez demander à l’administration fiscale (DGFIP) de vous virer la somme.

Pour accélérer ce remboursement, vous devez en faire la demande via le formulaire n° 3519 lors de votre déclaration de TVA. Le remboursement est possible si le crédit dépasse 760 € pour une demande trimestrielle ou mensuelle, ou 150 € pour une demande annuelle.

Maîtriser la récupération de votre TVA, c’est reprendre le contrôle d’une partie de votre trésorerie. C’est un levier puissant, mais qui reste chronophage et complexe. Et si vous déléguiez cette charge mentale pour vous concentrer à 100 % sur la croissance de votre activité ?

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Hugues Husson De Sampigny Expert-comptable depuis plus de 20 ans et président de Keobiz Finance

Hugues Husson de Sampigny, expert-comptable, pilote les activités réglementées de Keobiz depuis 2021. Avec plus de 20 ans d’expérience en finance, audit et gestion, il a occupé des postes stratégiques chez Companeo, Ernst & Young et PwC. Aujourd’hui, il accompagne l’expansion de Keobiz Finance, en mettant l’accent sur l’excellence opérationnelle et la création de valeur durable.