Restaurateur, hôtelier : comment chiffrer vos marges et réussir votre Business Plan ?

La salle est vide, les derniers clients sont partis. Il est minuit passé et vous êtes seul face à votre tableur. D’un côté, le rêve : la carte, l’ambiance, le concept, tout ce qui vous a poussé à vous lancer après avoir exploré l’étape 1 sur le concept et la stratégie. De l’autre, des colonnes de chiffres qui semblent ne jamais vouloir s’aligner. Coût matière, masse salariale, investissement, TVA… C’est souvent là que le découragement pointe. Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul face à la construction de votre Business Plan restaurant. Cette étape de chiffrage n’est pas un examen, c’est la construction de votre future feuille de route. On vous guide.

Avant les chiffres, les investissements : de quoi avez-vous besoin pour démarrer ?

Avant même de penser au premier euro de chiffre d’affaires, listez et chiffrez tout ce que vous devez payer pour ouvrir les portes. C’est le socle de votre projet. On a souvent tendance à le sous-estimer, emporté par l’excitation du projet. L’objectif ici est simple : anticiper chaque dépense pour éviter les mauvaises surprises qui plombent la trésorerie dès le départ. C’est une étape fondamentale qui suit logiquement le choix de votre emplacement et de votre local.

Le gros œuvre et l’aménagement

C’est souvent le poste le plus lourd. Que vous achetiez un fonds de commerce ou partiez d’une cellule vide, des travaux sont quasi inévitables. Vous devez budgétiser précisément la mise aux normes de sécurité (incendie, évacuation) et d’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite. Vient ensuite la décoration, qui forge l’identité de votre lieu.

Le conseil ? Ne vous basez jamais sur des estimations à la louche. Demandez au moins trois devis détaillés à des artisans différents. Pour la partie hôtelière, le coût d’aménagement par chambre est un indicateur clé à évaluer avec la même rigueur.

Le matériel et les équipements professionnels

Ici, on liste tout le nécessaire pour faire tourner la machine. Pour la cuisine : four mixte, piano de cuisson, chambre froide, cellules de refroidissement, plonge… Pour la salle : mobilier (tables, chaises), terminal de point de vente (caisse), vaisselle, verrerie. Pour un hôtel : la literie, le linge de bain, et surtout le logiciel de gestion hôtelière (PMS ou Property Management System).

Faut-il tout acheter neuf ? Pas forcément. Le matériel d’occasion ou le leasing (location avec option d’achat) sont des options très intéressantes pour alléger l’investissement de départ et préserver votre trésorerie.

Les dépenses “invisibles” du démarrage

Ce sont les coûts qu’on oublie le plus souvent, et qui pourtant pèsent lourd.

• Les frais administratifs : création de la société (environ 250 € à 1500 € selon le statut), dépôt de la marque à l’INPI (à partir de 190 €).
• Les licences : la fameuse Licence IV pour vendre tout type d’alcool, dont le prix varie de 7 500 € à plus de 50 000 € selon la ville.
• Le stock initial : vous devez acheter vos premières denrées, boissons et produits d’entretien avant même la première vente.
• Le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) : c’est le concept le plus important et le plus redouté. En clair, c’est le décalage de trésorerie permanent que vous devez financer. C’est l’argent dont vous avez besoin pour payer vos fournisseurs de légumes aujourd’hui, alors que vos clients ne paieront leur addition que demain ou après-demain. Prévoir deux à trois mois de charges d’avance est une sécurité indispensable.

Le cœur du réacteur : comment estimer votre chiffre d’affaires (CA) ?

C’est la grande inconnue, la partie qui relève presque de la voyance. Combien de clients vont pousser votre porte ? Quel sera leur budget ? Pourtant, il existe des méthodes solides pour y voir plus clair et projeter un chiffre d’affaires réaliste, pierre angulaire de votre Business Plan restaurant. On ne vise pas la précision absolue, mais un objectif crédible et argumenté.

Pour un restaurant : le calcul par les couverts

La méthode la plus fiable en restauration repose sur une formule simple. Pour estimer votre chiffre d’affaires, on multiplie trois variables : CA prévisionnel = Ticket moyen x Nombre de couverts x Taux de rotation des tables x Nombre de jours d’ouverture

• Le ticket moyen : le panier moyen dépensé par un client. Pour le définir, analysez les prix de vos concurrents directs et le positionnement de votre carte.
• Le nombre de couverts : la capacité maximale de votre salle.
• Le taux de rotation : combien de fois une table est occupée sur un service. Un restaurant rapide peut viser une rotation de 2 ou 3, tandis qu’un restaurant gastronomique sera plus proche de 1.

Pour un hôtel : le taux d’occupation et le RevPAR

En hôtellerie, les métriques sont différentes mais tout aussi logiques. Familiarisez-vous avec deux indicateurs clés comme le RevPAR.

• Le Taux d’Occupation (TO) : c’est le pourcentage de chambres louées sur une période donnée. Par exemple, si vous avez 20 chambres et que 15 sont occupées cette nuit, votre TO est de 75%.
• Le RevPAR (Revenu Par Chambre Disponible) : il se calcule en multipliant le prix moyen par chambre par le taux d’occupation. C’est l’indicateur roi pour mesurer la performance commerciale de votre établissement.

Pensez saisonnalité et montée en puissance

Votre plus grosse erreur serait de prévoir 80% de remplissage dès le premier mois. Un prévisionnel financier CHR doit être réaliste. Modélisez une montée en charge progressive.

On structure généralement le prévisionnel sur 3 ans :

• Année 1 (Lancement) : le CA est plus faible, le temps de vous faire connaître. Prévoyez un TO de 40-50% les premiers mois, en l’ajustant selon la saisonnalité touristique.
• Année 2 (Croisière) : votre activité se stabilise, vous atteignez votre rythme de croisière.
• Année 3 (Maturité) : vous pouvez commencer à développer votre chiffre d’affaires avec de nouvelles offres.

Maîtriser les charges : où va passer votre argent ?

Une fois le CA estimé, décortiquez tout ce qui va sortir. On distingue deux grandes familles : les charges fixes, que vous payez quoi qu’il arrive (comme le loyer), et les charges variables, qui dépendent de votre activité (comme l’achat de matières premières). C’est en maîtrisant ces postes que vous optimiserez votre rentabilité.

Le coût matière : le nerf de la guerre en restauration

Le food cost (coût matière) est le ratio le plus surveillé en cuisine. Idéalement, il doit se situer entre 25% et 35% de votre chiffre d’affaires hors taxes. Pour le contrôler, une seule méthode : les fiches techniques. Pour chaque plat et chaque boisson à la carte, vous devez lister précisément les ingrédients, leur quantité et leur coût d’achat. C’est un travail fastidieux au départ, mais c’est ce qui vous permettra de fixer des prix de vente cohérents et de calculer vos marges sur les solides et les liquides au centime près.

La masse salariale, premier poste de dépense

Dans le secteur CHR, la masse salariale (salaires bruts + charges patronales) représente généralement entre 35% et 45% du chiffre d’affaires. C’est votre principal centre de coût. Le chiffrage est complexe à cause des spécificités de la convention collective HCR : gestion des heures supplémentaires, travail de nuit, extras, saisonniers… Le ratio de masse salariale idéal dépend de votre concept, mais le surveiller comme le lait sur le feu est une question de survie.

Les autres charges à ne surtout pas oublier

La liste est longue, mais chaque ligne compte pour déterminer votre seuil de rentabilité. Pensez à budgétiser :

• Le loyer et les charges locatives.
• Les énergies : eau, gaz, électricité. Les factures peuvent vite grimper avec des équipements professionnels.
• Les assurances : responsabilité civile professionnelle, multirisque…
• Les abonnements : logiciels de caisse, de réservation (PMS), terminal de paiement…
• Le marketing et la communication pour remplir votre établissement.
• Les frais d’entretien et les petites réparations.
• Les frais bancaires.
• Les impôts et taxes (CFE, CVAE, etc.), qui dépendront du statut juridique que vous choisirez.

Entre les multiples taux de TVA, la gestion des extras et les fluctuations du coût des matières premières, le calcul des charges dans le CHR est un véritable casse-tête. C’est ici que l’approximation n’est plus permise, car chaque point de marge compte.

Le prévisionnel financier : on assemble le puzzle

Maintenant que vous avez toutes les briques (investissements, CA, charges), construisez la maison. Le prévisionnel financier est la synthèse de tout votre chiffrage projet restaurant. Il se compose de trois documents qui racontent une histoire à votre banquier, mais surtout à vous-même. C’est le tableau de bord qui vous servira à piloter votre affaire au quotidien.

Le plan de financement : comment payez-vous les investissements ?

Ce tableau répond à une question simple : comment allez-vous payer tout ce dont vous avez besoin pour démarrer ? Il met en balance deux colonnes :

• Les besoins : la somme de tous vos investissements de départ (travaux, matériel, BFR, frais de création…).
• Les ressources : l’argent que vous mobilisez pour couvrir ces besoins.

L’équation est simple : Besoins = Apport personnel + Emprunts bancaires. Il montre à la banque que vous êtes engagé dans le projet (grâce à votre apport personnel) et que le montant du prêt demandé est cohérent. C’est la première étape pour financer votre établissement.

Le compte de résultat prévisionnel : serez-vous rentable ?

Le compte de résultat projette l’activité de votre entreprise sur 3 ans. C’est le film de votre rentabilité. Il soustrait simplement l’ensemble de vos charges (coût matière, salaires, loyer, amortissements…) à votre chiffre d’affaires prévisionnel. Chiffre d’Affaires – Toutes les charges = Résultat (Bénéfice ou Perte)

Ce document permet de calculer des indicateurs clés comme le seuil de rentabilité : le chiffre d’affaires minimum à réaliser pour commencer à gagner de l’argent. C’est votre objectif de survie.

Pour aller plus loin :

→ Concept et stratégie de départ : blinder votre projet restaurant → Emplacement, local, marché : votre stratégie de rentabilité → Financer son établissement CHR : guide pour convaincre les banques

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Le plan de trésorerie : le juge de paix

Attention, un restaurant rentable peut mourir par manque de trésorerie. C’est pourquoi ce tableau est sans doute le plus important. Contrairement au compte de résultat qui raisonne en termes de “charges” et de “produits”, le plan de trésorerie suit les flux d’argent réels, mois par mois.

Il liste toutes les entrées (encaissements clients, apport, déblocage du prêt) et toutes les sorties (paiement des fournisseurs, des salaires, du loyer, de la TVA, remboursement du prêt). Il vous permet de visualiser votre solde bancaire à la fin de chaque mois et, surtout, d’anticiper les creux. Un “trou” de trésorerie en mars ? Vous le savez dès aujourd’hui et pouvez prévoir une solution, comme un découvert autorisé négocié à l’avance. C’est l’outil qui vous permet vraiment de dormir sur vos deux oreilles.

Le chiffrage et le business plan sont la dernière grande étape avant de chercher vos financements et de vous lancer pour de bon, après avoir vérifié toutes les réglementations et obligations légales. C’est une montagne, mais une fois gravie, la vue est claire. Vous avez une feuille de route solide pour piloter votre établissement vers le succès et préparer sereinement le lancement et les opérations au quotidien.

Hugues Husson De Sampigny Expert-comptable depuis plus de 20 ans et président de Keobiz Finance

Hugues Husson de Sampigny, expert-comptable, pilote les activités réglementées de Keobiz depuis 2021. Avec plus de 20 ans d’expérience en finance, audit et gestion, il a occupé des postes stratégiques chez Companeo, Ernst & Young et PwC. Aujourd’hui, il accompagne l’expansion de Keobiz Finance, en mettant l’accent sur l’excellence opérationnelle et la création de valeur durable.