Déclaration de TVA : le guide pratique pour 2025

Vous avez créé votre entreprise ? Vous vous posez de nombreuses questions sur votre future déclaration de TVA ? La taxe sur la valeur ajoutée est l’une des composantes fondamentales de la fiscalité professionnelle, mais aussi l’une des plus complexes : il est donc essentiel de bien connaître les obligations déclaratives qui vous concernent en fonction de la nature de votre activité et de votre régime fiscal. Quand et comment faire une déclaration de TVA ? Comment fonctionne cette mécanique fiscale ? Quelles sont les erreurs à éviter ? Keobiz vous livre un mode d’emploi complet pour tout comprendre.

Qu’est-ce que la TVA ?

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est un impôt indirect sur la consommation que les entreprises collectent sur les biens et prestations de services vendus avant de la reverser à l’État. Suivant un fonctionnement cyclique, elle peut ensuite être déduite des dépenses affectées à l’activité professionnelle, donc des achats réalisés par les entreprises.

Cette taxe joue un rôle majeur au sein de l’économie française. Elle représente une source importante de financement pour l’État et contribue ainsi à l’équilibre des finances publiques. Dans le même temps, elle constitue un levier de compétitivité pour les entreprises, la TVA payée sur les achats professionnels pouvant être déduite de la TVA collectée (un mécanisme qui diminue le coût des investissements et des charges d’exploitation). Enfin, la TVA est aussi un levier de transparence dans la mesure où elle est clairement indiquée sur les factures remises aux clients.

Les différents taux de TVA

Différents taux de TVA s’appliquent sur les opérations réalisées en France, en fonction de la nature du service ou du bien vendu. On en distingue quatre :

• Le taux normal de 20 %, qui est le plus couramment appliqué et englobe la plupart des biens et des services.
• Le taux intermédiaire de 10 %, applicable à des biens et services spécifiques (par exemple bois de chauffage, médicaments non remboursés par la Sécurité sociale, droits d’entrée des musées, des zoos et de certains monuments, restauration, traitement des déchets ou travaux d’amélioration qui ne bénéficient pas du taux réduit de 5,5 %).
• Le taux réduit de 5,5 %, qui concerne de nombreuses marchandises, parmi lesquelles l’essentiel des produits alimentaires, les équipements et services pour les personnes handicapées, les livres, les protections hygiéniques pour les femmes, la billetterie de spectacle vivant et de cinéma, ou encore les travaux d’amélioration de la qualité énergétique des logements.
• Le taux particulier de 2,1 %, réservé à des produits très spécifiques, notamment les médicaments remboursables par la Sécurité sociale, les ventes d’animaux vivants de boucherie et de charcuterie à des acheteurs non assujettis, et certaines publications de presse.

Les différents régimes de TVA

Par ailleurs, toutes les entreprises ne sont pas redevables de la même manière, et ne sont pas soumises aux mêmes obligations pour leurs déclarations de TVA. À ce titre, il faut distinguer trois régimes d’imposition principaux :

• Le régime de franchise en base correspond à une exonération de TVA : l’entreprise ne collecte pas la taxe sur ses ventes, mais ne peut pas non plus la déduire de ses achats. Le bénéfice de la franchise de TVA est réservé aux professionnels et aux sociétés qui ne dépassent pas des plafonds de chiffre d’affaires, fixés en fonction de la nature des activités exercées (voir tableau ci-dessous).

(En cas de dépassement du seuil de franchise durant l’année en cours, la TVA devient applicable au 1^er janvier de l’année suivante. Lorsque le seuil majoré est franchi, l’entreprise devient assujettie dès le jour du dépassement et doit remplir une déclaration pour la période concernée.)

• Le régime réel simplifié permet à l’entreprise assujettie de déclarer sa TVA une fois par an. Ce régime de TVA est accessible lorsque le chiffre d’affaires n’excède pas 840 000 € pour les ventes et les services d’hébergement, et 254 000 € pour les services et les activités libérales. Il faut aussi que le montant annuel de TVA soit inférieur à 15 000 €.

• Le régime réel normal s’applique au-delà du seuil fixé pour le réel simplifié, ainsi qu’aux entreprises déclarant plus de 15 000 € de TVA durant l’année.

Ces régimes ne sont pas figés : les entreprises qui relèvent de la franchise en base peuvent opter pour le régime réel simplifié, et celles qui relèvent de ce dernier peuvent choisir le régime réel normal, indépendamment du montant de chiffre d’affaires. Par exemple, un micro-entrepreneur peut demander à bénéficier du régime réel à tout moment.

La TVA intracommunautaire

Une autre composante du mécanisme de TVA mérite d’être mentionnée : celle de la taxe dite « intracommunautaire ». Les règles de la TVA intracommunautaire s’appliquent aux échanges commerciaux réalisés entre des entreprises situées dans des pays différents, mais membres de l’Union européenne. En substance :

• La TVA est redevable sur la plupart des achats et des ventes de biens effectués dans l’Union : elle est appliquée et exigible dans le pays dans lequel les biens sont consommés par le consommateur final.
• La TVA est prélevée sur les services au moment de leur exécution dans chaque pays.
• Elle doit être déclarée via des services spécifiques (DEB ou DES).

Comment fonctionne la déclaration de TVA ?

La déclaration de TVA désigne une formalité administrative consistant à informer le fisc des montants collectés et versés durant une période spécifique.

En pratique, toute personne (physique ou morale) assujettie à la TVA doit déclarer la taxe collectée sur les opérations imposables : prestations de services ou ventes de biens. Cela concerne donc toute société et tout entrepreneur individuel relevant du régime réel simplifié ou normal. Il peut s’agir d’une déclaration annuelle, réalisée avant de remplir le formulaire 2042 C-PRO dédié aux impôts (en tenant compte de la taxe collectée durant l’année civile précédente), ou encore d’une déclaration mensuelle ou trimestrielle en fonction du régime d’imposition et des seuils de TVA. Avec, potentiellement, le versement d’acomptes selon des dates et des modalités précises. En contrepartie, il est possible de déduire la TVA payée aux fournisseurs (dans la section « Biens constituant des immobilisations » du formulaire dédié), voire de bénéficier du remboursement d’un crédit de TVA, idéalement avec le concours d’un expert-comptable. Pour aller plus loin, n’hésitez pas à consulter les contenus suivants :

• Quel régime de TVA choisir en SASU ?
• Tout savoir sur le formulaire DAS 2.
• L’autoliquidation de TVA dans le BTP.
• Tout comprendre sur la TVA en EURL.
• TVA sur l’assurance.

Pour chaque entreprise assujettie, la déclaration de TVA récapitule l’ensemble des opérations commerciales imposables. Elle recense :

• La TVA collectée par l’entreprise sur les biens et services facturés à ses clients.
• La TVA déductible, correspondant au montant payé par l’entreprise pour l’achat de biens ou de services. Pour ce faire, il est essentiel de conserver l’ensemble des factures justifiant les dépenses, afin de pouvoir les présenter en cas de contrôle.
• La TVA nette, qui renvoie au montant reversé par l’assujetti à l’administration fiscale, une fois sa propre taxe déduite. On l’obtient en soustrayant la TVA déductible de la TVA collectée. Si le solde est négatif, l’entreprise bénéficie d’un crédit de TVA qu’elle peut se faire rembourser.

Elle est effectuée par la personne physique (en entreprise individuelle), par le dirigeant de la société, ou encore par le professionnel mandaté pour s’occuper de la comptabilité.

Quand effectuer votre déclaration de TVA ?

La déclaration de TVA doit être effectuée à différents moments en fonction du régime applicable, sauf dans le cas de la franchise en base qui ne donne lieu à aucune démarche spécifique (et qui doit être explicitement mentionnée sur les factures).

Le cas du régime simplifié

Au régime réel simplifié, la déclaration de TVA est effectuée chaque année, au plus tard le 2^e jour ouvré qui suit le 1^er mai. Elle porte sur les opérations réalisées entre le 1^er janvier et le 31 décembre de l’année précédente. Lorsque l’exercice social de l’entreprise est clôturé à une autre date que le 31 décembre, elle doit être déposée dans les trois mois qui suivent la clôture.

La déclaration de TVA annuelle donne lieu au paiement de deux acomptes, calculés sur la base du montant dû l’année précédente.

• Un premier acompte est versé en juillet, entre le 15 et le 25 du mois (il correspond à 55 % du montant dû l’année précédente).
• Un second acompte est versé en décembre (il correspond à 40 % du même montant).
• Le solde éventuel est payé au moment de la télétransmission.

Le cas du régime normal

Au régime réel normal, la déclaration de TVA est déposée chaque mois par défaut. La date butoir de télétransmission dépend de la forme juridique de l’entreprise et de son emplacement géographique : entre le 16 et le 24 du mois qui suit la période concernée.

Pour connaître votre jour limite de déclaration, vous pouvez consulter votre espace professionnel en ligne sur le site de l’administration fiscale.

Enfin, si le montant annuel de la TVA est inférieur à 4 000 €, il est possible d’opter pour une déclaration trimestrielle.

Comment déclarer la TVA ?

Quel que soit le régime de TVA dont vous dépendez, la déclaration doit obligatoirement être télétransmise. Autrement dit : il faut déclarer la TVA en ligne. Cette formalité s’accompagne du télépaiement de la taxe, celle-ci étant prélevée automatiquement sur le compte bancaire de l’entreprise à l’échéance.

Considérons maintenant deux cas de figure, selon que vous réalisez vos déclarations vous-même ou que vous les confiez à un expert-comptable.

Déclarer la TVA soi-même

Tout se déroule sur votre espace professionnel du site de l’administration fiscale via le système d’échange de formulaires informatisés (EFI). Une fois connecté, vous devez cliquer sur « TVA » dans l’encadré « Mes services », juste en dessous de « Déclarer ». Vous êtes automatiquement redirigé vers le tableau affichant le formulaire adapté à votre régime déclaratif ainsi que la date limite de dépôt.

• La déclaration mensuelle ou trimestrielle est effectuée via le formulaire n°3310-CA3.
• La déclaration pour l’année est effectuée via le formulaire n°3517-S-CA12. Elle s’ajoute aux télédéclarations des deux avances réalisées par le biais de la déclaration n°3514-SD.

Une fois la déclaration remplie, vous pouvez confirmer ou corriger le montant de la TVA à payer. Le tableau suivant affiche les coordonnées bancaires enregistrées pour le télépaiement, qu’il faut valider. Puis un dernier écran récapitule le montant dû et l’échéance fixée pour le prélèvement.

Confier la déclaration à un comptable

Si vous confiez cette tâche à un comptable, celui-ci passe par le système d’échange de données informatisées (EDI) pour transmettre directement à l’administration les informations nécessaires à la déclaration et au paiement de la TVA.

Déclarer la TVA déductible

Le mécanisme de la TVA déductible permet aux entreprises de récupérer la taxe payée sur leurs achats professionnels : celle-ci correspond à la différence entre le prix HT et le prix TTC. Elle est ensuite déduite de la TVA collectée, c’est-à-dire du montant facturé par l’entreprise à ses clients lors de la vente de biens ou de prestations de services. Lorsque la première est supérieure à la seconde, l’entité assujettie bénéficie d’un crédit de TVA qu’elle peut imputer sur ses déclarations futures ou choisir de se faire rembourser.

La TVA n’est toutefois déductible que si trois conditions sont respectées : 

• L’entreprise est assujettie.
• La dépense est engagée dans le cadre de l’activité professionnelle.
• Le montant de la TVA figure sur un document justificatif.

La partie déductible de la TVA doit être déclarée dans le même formulaire que la taxe collectée, au niveau du cadre « TVA déductible ».

Conséquences en cas de retard déclaratif

Si vous dépassez la limite fixée pour votre déclaration de TVA, votre entreprise s’expose à des sanctions :

• Des intérêts de 0,20 % par mois de retard si la déclaration n’est pas produite dans les délais (plus une majoration de 5 % en cas de défaut de règlement ou de paiement partiel ou tardif).
• Une majoration de 10 % du montant à payer si le dépôt intervient dans les 30 jours de la mise en demeure ou avant son émission.
• Une majoration de 40 % si le dépôt intervient au-delà de 30 jours après mise en demeure.
• Une majoration de 80 % en cas d’oublis, d’erreurs ou de manquements graves et répétés de la part de l’entreprise. Pour l’administration fiscale, il s’agit alors de manœuvres frauduleuses.

Quelles sont les erreurs courantes lors d’une déclaration de TVA (et comment les éviter) ?

Vous aurez compris que la déclaration de TVA est un exercice délicat nécessitant de prêter attention à de nombreux points et de respecter des formalités rigoureuses. Nous avons dressé une liste des erreurs courantes commises par les entreprises et les entrepreneurs au moment de déclarer leur TVA en ligne :

• Se tromper sur le montant de la TVA déductible à appliquer, faute d’avoir pris en compte l’ensemble des dépenses éligibles. Le risque : reverser un montant trop important.
• Commettre une erreur sur le montant de la TVA collectée, ce qui peut entraîner une sous-déclaration, elle-même sanctionnée par l’administration fiscale.
• Dépasser la date limite de dépôt de la déclaration, avec des pénalités à la clé.
• Choisir le mauvais régime d’imposition et se tromper sur les calculs à effectuer et/ou sur les dates d’exigibilité.
• Se méprendre lors du remplissage du formulaire, sachant que toute omission ou erreur de saisie peut se traduire par des sanctions.

Pour éviter ces erreurs, deux solutions (complémentaires) s’offrent à vous :

• Utiliser un outil en ligne pour évaluer le montant de la taxe à reverser sur vos ventes, notamment notre calculateur de TVA.
• Confier vos déclarations à un professionnel de la comptabilité, par exemple un conseiller du cabinet d’expertise Keobiz. Un expert prend en charge tout ou partie de votre gestion comptable et de votre gestion fiscale.