Tous les gérants (majoritaires, minoritaires, non associés) et salariés peuvent percevoir des indemnités kilométriques pour leurs déplacements professionnels.
Le calcul s’appuie sur le barème officiel annuel : type de véhicule, puissance fiscale, distance annuelle parcourue.
Le remboursement est exonéré de charges sociales pour la SARL et non imposable pour le bénéficiaire, sous condition de justificatifs rigoureux.
Le gérant majoritaire (TNS) doit appliquer les mêmes règles, avec une vigilance accrue de l’administration sur les justificatifs.
Vous utilisez votre véhicule personnel pour les besoins de votre SARL ? Le remboursement de vos frais de déplacement via les indemnités kilométriques (IK) est une solution courante et fiscalement avantageuse, à condition de respecter des règles précises. De la définition au calcul, en passant par la comptabilisation et les justificatifs,
Créez votre entreprise en ligne, rapidement et gratuitement
Je me lanceIndemnités kilométriques en SARL : de quoi s’agit-il ?
Les indemnités kilométriques (IK) sont des sommes versées par une entreprise à son dirigeant ou à un salarié pour compenser les frais engagés lors de l’utilisation de son véhicule personnel (voiture, scooter, vélo…) à des fins professionnelles.
Ce système de remboursement forfaitaire est basé sur un barème officiel publié chaque année par l’administration fiscale. Il couvre de manière globale les dépenses suivantes :
- L’achat du véhicule et sa dépréciation.
- Les frais d’entretien et de réparation.
- Le carburant.
- Les primes d’assurance.
- Les pneus.
Ce remboursement forfaitaire est avantageux car il est exonéré de charges sociales pour la SARL et non imposable sur le revenu pour le bénéficiaire, sous réserve de respecter scrupuleusement les conditions d’application.
Qui peut percevoir des indemnités kilométriques dans une SARL ?
Toutes les personnes agissant pour le compte de la société ne sont pas logées à la même enseigne. Le droit au remboursement dépend de leur statut.
Le cas du gérant de SARL selon son statut
Le statut social du gérant est déterminant. Il est essentiel de bien comprendre la différence entre la gérance majoritaire et minoritaire, un sujet clé dans la gestion d’une SARL.
- Gérant minoritaire ou égalitaire : Il est assimilé-salarié au regard de la Sécurité sociale. À ce titre, il peut bénéficier du remboursement de ses indemnités kilométriques dans les mêmes conditions qu’un salarié classique.
- Gérant majoritaire : Il est considéré comme travailleur non-salarié (TNS). Il peut également se faire rembourser ses frais kilométriques. Les règles de calcul et de justification sont les mêmes, mais une grande rigueur est attendue par l’administration.
- Gérant non associé : Qu’il soit assimilé-salarié ou non, il peut aussi prétendre aux IK pour ses déplacements professionnels.
Le cas des salariés de la SARL
Les salariés de l’entreprise utilisant leur véhicule personnel pour des missions professionnelles (visite de clients, déplacements sur un chantier, etc.) peuvent se faire rembourser leurs frais via les indemnités kilométriques, sans aucune ambiguïté.
En revanche, un associé qui n’exerce aucune fonction (ni de gérance, ni de salariat) au sein de la SARL ne peut pas prétendre au versement d’indemnités kilométriques.
Quelle que soit votre situation (gérant ou salarié), la clé d’un remboursement sécurisé réside dans la qualité de vos justificatifs. En cas de contrôle fiscal, l’administration examinera avec attention la réalité et le caractère professionnel de chaque déplacement déclaré.
Quelles conditions faut-il respecter pour être remboursé ?
Pour que les indemnités kilométriques soient déductibles pour la SARL et non imposables pour vous, trois conditions cumulatives doivent être remplies.
Véhicule personnel, déplacement professionnel et justificatifs
1. Le véhicule ne doit pas appartenir à la société : Vous devez être propriétaire du véhicule, ou votre conjoint, ou un membre de votre foyer fiscal. La carte grise doit pouvoir le prouver. Un véhicule en leasing ou en location longue durée (LLD) à votre nom est également éligible.
2. Le déplacement doit être strictement professionnel : Le trajet doit être réalisé dans l’intérêt direct de l’entreprise. Les déplacements personnels ou les trajets inhabituels sans lien avec l’activité sont exclus.
3. Des justificatifs précis doivent être tenus : Pour chaque déplacement, vous devez conserver une trace écrite mentionnant la date, le lieu de départ et d’arrivée, l’objet du déplacement (ex: “rendez-vous client Dupont”), le nom du client ou du prospect, et le nombre de kilomètres parcourus.
Checklist des justificatifs à conserver :
- Une note de frais détaillée pour chaque période (mois ou trimestre).
- La copie de la carte grise du véhicule utilisé.
- Les agendas, emails ou bons de commande prouvant l’objet des rendez-vous.
- Les éventuels tickets de péage ou de stationnement (à rembourser en plus).
Quels trajets et quels frais sont admis ou exclus ?
Les indemnités kilométriques couvrent les frais liés à l’usage du véhicule (carburant, usure, assurance…).
En revanche, elles n’incluent pas :
- Les frais de péage.
- Les frais de stationnement.
- Les intérêts d’emprunt si le véhicule a été acheté à crédit.
Ces frais annexes peuvent être remboursés en plus des IK, sur la base de leurs montants réels et sur présentation des factures correspondantes.
Concernant le trajet domicile-travail, la règle est stricte : il n’est en principe pas considéré comme un déplacement professionnel remboursable via les IK, car il relève de la convenance personnelle. Des exceptions existent, notamment si le domicile est éloigné du lieu de travail pour des raisons indépendantes de la volonté du dirigeant ou salarié. La prudence est de mise sur ce point.
[image alt=”Tableau de bord d’une voiture avec un carnet de notes pour le suivi des kilomètres professionnels en SARL”]
Comment calculer l’indemnité kilométrique en société ?
Le calcul des IK repose sur une formule simple qui combine la distance parcourue et un taux fixé par l’administration.
Utiliser le barème kilométrique en vigueur
L’administration fiscale publie chaque année un barème officiel. Ce barème varie en fonction de deux critères :
- La puissance fiscale du véhicule (exprimée en chevaux fiscaux, CV).
- Le nombre total de kilomètres professionnels parcourus dans l’année.
La formule de calcul est généralement : (Distance parcourue en km x Coefficient) + Majoration fixe (selon la tranche)
Les barèmes sont mis à jour annuellement. Avant tout calcul, il est impératif de consulter le barème de l’année en cours directement sur le site officiel de l’administration fiscale (impots.gouv.fr) ou sur service-public.fr. Ne vous fiez pas à des chiffres non sourcés ou datés.
Exemple simple de calcul
Prenons l’exemple d’un consultant indépendant en SARL qui utilise sa voiture personnelle de 5 CV.
- Il a parcouru 12 000 km à titre professionnel sur l’année.
- Le barème (fictif pour cet exemple) pour un véhicule de 5 CV et une distance supérieure à 5 000 km est : (d x 0,357) + 1 395 €.
Le calcul de son indemnité annuelle sera :
(12 000 km x 0,357) + 1 395 € = 4 284 € + 1 395 € = 5 679 €
La SARL pourra lui rembourser 5 679 €. Cette somme sera une charge déductible pour l’entreprise et un revenu non imposable pour lui.
Comment comptabiliser les indemnités kilométriques en SARL ?
La comptabilisation des IK est une écriture simple mais qui doit être correctement enregistrée pour garantir la déductibilité de la charge. Le suivi rigoureux des dépenses est une étape clé qui mène à l’approbation des comptes annuels.
L’indemnité calculée est enregistrée au débit du compte 6251 “Voyages et déplacements”.
En contrepartie, on crédite :
- Le compte 455 “Comptes courants d’associés” s’il s’agit du remboursement du gérant associé.
- Le compte 421 “Personnel – Rémunérations dues” s’il s’agit d’un salarié.
Cette écriture constate à la fois la charge pour l’entreprise et la dette de l’entreprise envers le gérant ou le salarié, qui sera soldée par un paiement effectif.
Traitement fiscal et risques en cas d’erreur
Correctement gérées, les indemnités kilométriques sont un outil d’optimisation intéressant.
- Pour la SARL : Elles constituent une charge entièrement déductible du résultat fiscal, ce qui diminue l’impôt sur les sociétés (IS).
- Pour le bénéficiaire : Elles ne sont soumises ni à l’impôt sur le revenu, ni aux cotisations sociales.
Cependant, en cas de contrôle, l’administration fiscale peut rejeter la déduction des indemnités si les justificatifs sont insuffisants, si les calculs sont erronés, ou si le caractère professionnel des déplacements n’est pas avéré. Les conséquences peuvent être lourdes :
- Réintégration des sommes dans le résultat imposable de la SARL, avec pénalités de retard.
- Requalification des indemnités en rémunération pour le bénéficiaire, soumises à l’impôt et aux charges sociales.
La rigueur est donc votre meilleure alliée. Un accompagnement par un expert-comptable permet de sécuriser ces pratiques et d’éviter tout risque de redressement.
FAQ :
Quelle est l'indemnité kilométrique pour un gérant de SARL ?
L’indemnité se calcule en appliquant le barème kilométrique officiel publié par l’administration fiscale. Le montant dépend de la puissance fiscale de son véhicule personnel et du nombre total de kilomètres professionnels parcourus sur l’année. Qu’il soit majoritaire ou minoritaire, le mode de calcul reste le même.
Comment comptabiliser les indemnités kilométriques versées au gérant d'une SARL ?
Les indemnités kilométriques sont enregistrées comme une charge pour la société. On débite le compte 6251 “Voyages et déplacements” et on crédite le compte courant d’associé du gérant (compte 455) du montant total des indemnités dues.
Quels autres frais peut-on passer sur une SARL ?
Une SARL peut déduire de nombreuses charges, à condition qu’elles soient engagées dans son intérêt direct et justifiées. Cela inclut les frais de repas, les frais de déplacement (billets de train, avion), les frais de documentation, les loyers, les fournitures de bureau, les frais de communication, etc. La nature exacte des frais déductibles dépend de l’activité exercée, comme pour lesprofessions libéralesou lesartisans et commerçants.
Puis-je me rembourser les péages et le stationnement en plus des IK ?
Oui. Les frais de péage et de stationnement ne sont pas inclus dans le barème forfaitaire des indemnités kilométriques. Ils peuvent donc être remboursés en plus, pour leur montant réel, à condition de fournir les justificatifs correspondants (reçus, factures).
Le trajet domicile-travail est-il remboursable en SARL ?
En principe, non. Le trajet entre le domicile et le lieu de travail habituel est considéré comme une dépense d’ordre privé. Il n’ouvre donc pas droit au remboursement via les indemnités kilométriques. Des exceptions très encadrées existent, mais elles doivent être justifiées par des circonstances particulières. Il est conseillé de valider ce point avec votre expert-comptable.
