Le président de SASU peut se faire rembourser ses km en utilisant son véhicule personnel ; le remboursement n’est ni imposable ni chargé socialement.
Conditions clés : véhicule au nom du président (ou conjoint/PACS), déplacements strictement professionnels.
Le calcul suit le barème officiel annuel selon type, puissance et distance, et constitue une charge déductible pour la SASU.
Justificatifs requis : carnet de bord détaillé, copie de la carte grise, note de frais et règlement bancaire en faveur du président.
En tant que président d’une SASU, vous utilisez probablement votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels. La gestion des indemnités kilométriques (IK) est une solution efficace pour que votre société vous rembourse ces frais. Ce mécanisme permet à la SASU de déduire ces dépenses de son résultat imposable, tandis que le remboursement que vous recevez n’est ni imposé ni soumis à cotisations sociales.
Ce guide pratique vous explique tout ce que vous devez savoir pour gérer vos indemnités kilométriques en SASU en toute conformité : conditions, calcul, justificatifs et erreurs à éviter.
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Je me lanceIndemnités kilométriques en SASU : définition et principe
Les indemnités kilométriques sont un remboursement forfaitaire versé par la SASU à son président (ou à un salarié) qui utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels.
Leur objectif est de compenser l’ensemble des coûts liés à l’utilisation du véhicule :
L’usure du véhicule (dépréciation)
Les frais d’entretien et de réparation
Les pneus
Le carburant
L’assurance automobile
Ce système repose sur un barème officiel publié chaque année par l’administration fiscale. Il simplifie la gestion des frais en évitant de devoir collecter et justifier chaque dépense de carburant ou de maintenance. Pour la SASU, ces indemnités représentent une charge déductible, réduisant ainsi son bénéfice imposable. Pour le dirigeant, ce remboursement de frais n’est pas considéré comme une rémunération et est donc exonéré d’impôt sur le revenu et de charges sociales.
Dans quels cas le président de SASU peut se faire rembourser ses kilomètres ?
Véhicule personnel du dirigeant
Le véhicule utilisé doit appartenir personnellement au président de la SASU. La carte grise (certificat d’immatriculation) doit être à son nom, ou éventuellement au nom de son conjoint ou partenaire de PACS, à condition qu’il soit utilisé à titre professionnel. Il n’est pas possible de se faire rembourser des indemnités kilométriques pour un véhicule qui est déjà la propriété de la SASU ou qui est loué par elle (crédit-bail, LLD).
Déplacements professionnels éligibles et cas à exclure
Seuls les déplacements effectués dans l’intérêt direct de l’activité de la SASU sont éligibles au remboursement.
Sont considérés comme des déplacements professionnels :
Les visites chez des clients ou des prospects.
Les rendez-vous avec des fournisseurs ou des partenaires.
Les déplacements pour se rendre à des salons professionnels, des formations ou des séminaires.
Les trajets entre deux lieux de travail distincts de la société.
Le cas du trajet domicile-travail : En règle générale, le trajet quotidien entre le domicile du président et le siège social de la SASU n’est pas considéré comme un déplacement professionnel remboursable via les indemnités kilométriques. Il est assimilé à une dépense d’ordre personnel. Des exceptions peuvent exister, mais elles sont très encadrées et doivent être justifiées par des contraintes spécifiques liées à l’activité.
Comment calculer les indemnités kilométriques en SASU ?
Kilométrage, puissance fiscale et barème applicable
Distance parcourue (d) : Vous devez additionner le nombre total de kilomètres professionnels parcourus sur une période donnée (généralement le mois ou l’année).
Puissance fiscale (CV) : La puissance administrative de votre véhicule, indiquée sur la carte grise. Le barème varie en fonction de cette puissance.
Barème kilométrique officiel : Publié chaque année par l’administration, il fixe un taux par kilomètre en fonction de la puissance du véhicule et de la distance totale parcourue dans l’année.
Le barème kilométrique est susceptible d’évoluer chaque année. Avant tout calcul, assurez-vous de consulter la version la plus récente sur le site officiel des impôts (impots.gouv.fr) ou auprès de votre expert-comptable.
Exemple simple de calcul
Prenons l’exemple d’un président de SASU, dont l’activité de consultant freelance l’amène à beaucoup se déplacer.
Véhicule : Voiture de 5 CV.
Distance professionnelle parcourue sur l’année : 8 000 km.
Le calcul se base sur la tranche correspondante du barème. Pour un véhicule de 5 CV et une distance entre 5 001 km et 20 000 km, la formule pourrait être (selon le barème en vigueur) : (d x 0,339) + 1 320 €.
Le calcul serait donc :
(8 000 km x 0,339) + 1 320 = 2 712 + 1 320 = 4 032 €
La SASU pourra donc rembourser 4 032 € au président. Cette somme sera une charge déductible pour l’entreprise et ne sera pas imposable pour le dirigeant.
[image alt=”Checklist des informations nécessaires pour une note de frais kilométrique en SASU”]
Quels frais sont couverts ou non par l’indemnité kilométrique ?
Le barème kilométrique est forfaitaire, ce qui signifie qu’il couvre la majorité des frais. Cependant, certaines dépenses engagées lors du déplacement peuvent être remboursées en plus.
Frais inclus dans le barème :
Carburant, assurance, entretien, réparations, usure du véhicule. Vous ne pouvez pas demander un remboursement séparé pour ces postes.
Frais non inclus (remboursables en plus) :
Les frais de péage et de stationnement peuvent être remboursés en plus des indemnités kilométriques. Il en va de même pour les frais de repas ou d’hébergement lors de missions plus longues. Pour cela, il est impératif de conserver les justificatifs correspondants (tickets de péage, factures de parking, notes de restaurant).
Comment justifier et comptabiliser une note de frais kilométrique ?
La rigueur est essentielle. En cas de contrôle fiscal ou URSSAF, l’administration exigera des preuves tangibles de la réalité et du caractère professionnel des déplacements.
Mentions à conserver sur la note de frais
Chaque demande de remboursement doit être accompagnée d’une note de frais détaillée. Elle doit comporter au minimum :
La date du déplacement.
Le motif du déplacement (ex: “Rendez-vous client M. Dupont”).
Le lieu de départ et le lieu d’arrivée.
Le nombre de kilomètres parcourus.
Le calcul du montant de l’indemnité due.
Il est conseillé de tenir un registre précis, par exemple dans un tableur, pour suivre tous les déplacements de l’année.
L’absence de justificatifs ou des notes de frais incomplètes exposent la SASU à un risque de redressement. L’administration peut réintégrer les sommes versées dans le bénéfice imposable de la société et les considérer comme un complément de rémunération pour le dirigeant, soumis à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.
Pièces justificatives et bonnes pratiques de contrôle
Conservez tous les éléments pouvant attester de la réalité de vos déplacements : e-mails de confirmation de rendez-vous, agenda professionnel, tickets de péage ou de parking même s’ils sont remboursés à part. L’utilisation d’une application mobile de suivi GPS peut également constituer une preuve fiable du kilométrage effectué. Pour une gestion sans faille, de nombreux entrepreneurs se tournent vers une solution de création de SASU incluant un suivi comptable rigoureux.
Indemnités kilométriques ou véhicule de société : quelle option choisir ?
Le choix entre l’utilisation de son véhicule personnel avec remboursement d’IK et l’acquisition d’un véhicule par la SASU dépend de plusieurs facteurs.
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Indemnités kilométriques (véhicule personnel)
Avantages : Simplicité administrative, pas d’avantage en nature à déclarer si le barème est respecté. Idéal pour un kilométrage professionnel modéré.
Inconvénients : Le remboursement est plafonné par le barème. Le dirigeant assume personnellement l’achat et les aléas du véhicule.
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Véhicule de société
Avantages : Tous les frais (achat, assurance, carburant, entretien) sont directement pris en charge par la société. Potentiellement plus avantageux pour un très fort kilométrage.
Inconvénients : Gestion plus complexe. Si le véhicule est aussi utilisé à titre personnel, cela constitue un avantage en nature qui doit être évalué et ajouté à la rémunération du président, le soumettant aux cotisations sociales et à l’impôt.
En général, si vous parcourez moins de 15 000 à 20 000 km professionnels par an, le système des indemnités kilométriques est souvent plus simple et plus avantageux. Au-delà, une étude comparative avec l’aide de votre expert-comptable est recommandée pour évaluer l’option du véhicule de société.
[image alt=”Comparaison entre le remboursement par indemnités kilométriques et l’option du véhicule de société”]
FAQ :
Quels sont les frais kilométriques déductibles pour une SASU ?
Les frais kilométriques déductibles pour une SASU correspondent au remboursement des déplacements professionnels de son dirigeant (ou d’un salarié) utilisant son véhicule personnel. Le montant déductible est calculé sur la base du barème kilométrique officiel, en fonction de la distance parcourue et de la puissance fiscale du véhicule.
Comment calculer une indemnité kilométrique en société ?
Le calcul se fait en multipliant la distance professionnelle parcourue par le taux en euros fixé par le barème kilométrique de l’administration fiscale. La formule exacte dépend de la tranche kilométrique annuelle et de la puissance fiscale (CV) du véhicule. N’oubliez pas de vérifier le barème de l’année en cours.
Quels frais peut-on passer sur une SASU ?
Outre les indemnités kilométriques, une SASU peut déduire de nombreuses autres charges professionnelles, à condition qu’elles soient engagées dans son intérêt et dûment justifiées : frais de repas, frais de déplacement non couverts par les IK (péages, parking), achat de matériel, honoraires (expert-comptable), loyers, etc.
Quelle est l'indemnité kilométrique qu'un dirigeant peut déduire ?
Le dirigeant ne “déduit” pas personnellement l’indemnité. C’est la SASU qui déduit cette charge de son résultat. Le montant que le dirigeant peut se faire rembourser sans imposition correspond au total des kilomètres professionnels effectués, valorisé selon le barème officiel. Tout dépassement de ce barème sans justification serait considéré comme un complément de rémunération.
