Expert-comptable pour les chauffeurs VTC et taxis

En tant que chauffeur VTC, vous êtes aussi entrepreneur. En fonction du statut juridique que vous avez choisi pour créer votre entreprise, vous avez l’obligation de tenir une comptabilité rigoureuse et de satisfaire des exigences à la fois fiscales et sociales. Mais ce n’est pas tout : une comptabilité bien suivie est aussi la clé pour éviter les erreurs (et les pénalités qui vont avec) et optimiser vos revenus. Afin de vous simplifier la vie, vous pouvez vous faire accompagner par un expert-comptable VTC : un professionnel qui maîtrise les tenants et aboutissants de la comptabilité des chauffeurs privés. Keobiz vous explique tout ce que vous devez savoir pour exercer votre activité avec sérénité.

Bien gérer sa comptabilité de VTC : pourquoi est-ce essentiel ?

Quelle que soit la forme juridique choisie lors de la création de votre entreprise, vous êtes dans l’obligation de remplir des obligations comptables et fiscales. Mais au-delà des contraintes, la tenue d’une comptabilité conforme permet d’éluder les sanctions, de piloter efficacement votre activité et d’optimiser vos revenus (tout en maîtrisant vos charges). Des problématiques qui viennent s’ajouter aux aspects pratiques de votre activité – à savoir : la conduite et la satisfaction des clients – et que vous pouvez déléguer en toute confiance à un expert-comptable pour VTC.

Respecter vos obligations comptables et fiscales

La réglementation impose aux chauffeurs VTC de tenir une comptabilité conforme aux exigences légales, celles-ci étant amenées à varier en fonction de la structure juridique (micro-entreprise, SASU/SAS, EURL/SARL). Dans la plupart des cas, il s’agit de suivre les recettes et les dépenses, d’établir un bilan comptable en fin d’exercice et de transmettre à l’administration des documents fiscaux particuliers, sauf pour les micro-entrepreneurs qui bénéficient d’une comptabilité allégée. Par ailleurs, il est nécessaire de déclarer régulièrement le chiffre d’affaires et la TVA (si vous êtes assujetti).

Eviter les erreurs et les pénalités 

Le non-respect des obligations légales, mais aussi les erreurs commises lors des déclarations fiscales, sont susceptibles de se traduire par des sanctions financières, par des pénalités et des majorations, voire par un redressement fiscal. À titre d’exemple, un simple retard dans une déclaration de TVA ou une estimation erronée du montant de l’impôt sur les sociétés peut avoir des conséquences sérieuses. Le concours d’un expert-comptable VTC permet de prévenir ces risques et de vous focaliser entièrement sur le bon déroulement de votre activité.

Piloter efficacement votre activité VTC

La comptabilité est une manière de suivre les rentrées et les sorties d’argent dans le cadre de votre activité de chauffeur. Mais c’est aussi une façon de piloter celle-ci avec un maximum d’efficacité, en particulier sur le plan financier : gestion de la trésorerie, calcul du chiffre d’affaires et estimation du bénéfice net une fois les charges déduites (cotisations sociales et commissions prélevées par les plateformes). En somme, la gestion comptable permet de s’assurer de la rentabilité des courses et d’anticiper les besoins de trésorerie au plus près de la réalité.

Optimiser vos revenus

Autre point important : une comptabilité rigoureuse vous aide à optimiser vos revenus et vos charges. Avec une vision globale de vos finances, vous avez toute latitude pour faire les bons choix comptables, mais aussi pour actionner les leviers qui vous permettront de réduire vos charges et d’augmenter vos recettes. Par exemple, en déduisant plus de frais professionnels, en limitant votre rémunération directe au profit des dividendes (moins taxés), et en bénéficiant des exonérations fiscales auxquelles vous avez droit. Cela suppose toutefois d’avoir des connaissances bien particulières, ce qui rend indispensable le recours à un expert-comptable VTC.

Quel statut juridique pour créer une entreprise VTC (et quelles implications comptables) ?

En phase de création d’entreprise, vous devez choisir un statut juridique adapté à la nature de l’activité et à vos perspectives de développement à moyen terme. Mais ce choix est aussi déterminant pour une autre raison : la structure juridique influe sur l’ampleur des obligations comptables, fiscales et sociales. Par conséquent, il est essentiel de bien comprendre toutes les implications de cette décision. Pour vous aider, faisons le point sur les différents statuts accessibles et sur leurs implications comptables.

Notez que nous nous intéressons en priorité aux structures limitées à une seule personne (entreprise en nom propre ou entité unipersonnelle avec un associé unique), qui sont les plus fréquemment choisies par les chauffeurs VTC. Mais rien ne vous empêche de créer une structure à plusieurs associés, par exemple pour mettre en place une société de transport disposant d’une flotte de véhicules et d’employés.

La micro-entreprise

La micro-entreprise n’est pas un statut juridique en tant que tel, mais un régime fiscal spécifique de l’entreprise individuelle.

Souvent choisi par les professionnels du transport qui lancent leur activité, ce régime se caractérise par sa simplicité de gestion. En effet, les cotisations sociales sont directement proportionnelles au chiffre d’affaires réalisé (et ramenées à zéro en cas de recettes nulles) et l’entrepreneur a la possibilité de bénéficier du versement libératoire de l’impôt sur le revenu en dessous d’un revenu fiscal de référence.

En contrepartie, le chiffre d’affaires est plafonné à 77 700 € par an (chiffres 2025) et les frais professionnels ne sont pas déductibles, ceux-ci étant couverts par l’abattement forfaitaire appliqué par l’administration fiscale.

Au régime normal, celui de l’entreprise individuelle, ces limites ne s’appliquent plus : il est possible de déduire l’ensemble des charges et des frais professionnels. Mais même en l’absence de chiffre d’affaires, vous devez verser une cotisation sociale minimale égale à 5 346 € par an.

Notez que les obligations comptables diffèrent en fonction du régime choisi : 

• Le micro-entrepreneur doit seulement tenir à jour un livre des recettes encaissées, avec enregistrement chronologique des opérations. Un total des recettes doit être effectué tous les 3 mois.
• L’entrepreneur individuel doit comptabiliser tous les mouvements qui affectent son patrimoine dans des journaux comptables (livre-journal et grand livre). Les règles applicables sont celles de la comptabilité d’engagement.

La SASU

La société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) est une option privilégiée par les chauffeurs VTC qui ambitionnent de développer leur activité. La SASU, en particulier, consiste à exercer comme associé unique, ce qui vous permet de prendre toutes les décisions stratégiques.

Pour autant, la création d’une SASU implique des démarches plus complexes, avec rédaction des statuts et publication d’un avis de constitution dans un journal d’annonces légales (entre autres). La gestion de la société nécessite également de tenir une comptabilité complète avec enregistrement chronologique des mouvements d’argent et établissement des documents fiscaux indispensables – bilan, compte de résultat et annexe comptable.

Du côté du régime fiscal, la SASU relève de l’impôt sur les sociétés par défaut, avec option possible pour l’impôt sur le revenu, mais pour une durée limitée. Quant au président, il est libre de répartir ses revenus comme il l’entend entre salaire et dividendes, avec des conséquences fiscales distinctes.

Enfin, la protection sociale du président est fortement étendue et similaire à celle d’un salarié, à l’exception de l’assurance chômage (pour laquelle il est possible de cotiser en complément).

L’EURL

L’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) est une alternative pertinente si vous souhaitez vous appuyer sur une structure mieux encadrée et plus sécurisée, sans compliquer votre gestion quotidienne. C’est un statut idéal pour un chauffeur dont l’activité est en croissance et qui se sent à l’étroit dans le régime de la micro-entreprise ou de l’entreprise individuelle.

Comme dans le cas de la SASU/SAS, les démarches de création sont assez lourdes et la comptabilité doit être complète. En matière fiscale, l’EURL est soumise à l’impôt sur le revenu, mais il est possible d’opter pour l’impôt sur les sociétés si celui-ci s’avère plus intéressant. Le cas échéant, les dividendes sont exonérés de charges sociales, sauf lorsque leur montant excède 10 % du capital social.

En revanche, le gérant est affilié au régime social des travailleurs indépendants, avec une protection moindre et des cotisations à verser même en cas de chiffre d’affaires nul.

Quelles sont les obligations comptables spécifiques d’un chauffeur VTC ?

Selon le statut choisi, vos obligations comptables sont plus ou moins lourdes. Mais il faut également tenir compte des spécificités de votre activité de VTC, c’est-à-dire des règles qui s’appliquent à cette profession en particulier. De quelles obligations parle-t-on, exactement ? Et en quoi un cabinet d’expertise comptable peut-il s’avérer incontournable ? C’est ce que nous vous proposons de découvrir dans cette section, en explorant dans le détail ce que vous devez faire au quotidien pour rester en conformité avec la législation.

L’obligation de tenue des registres comptables

L’étendue de cette obligation dépend de la structure juridique. De façon générale, il convient de tenir plusieurs documents :

• Un livre-journal qui enregistre les opérations comptables dans l’ordre chronologique (entrées et sorties d’argent),
• Un grand livre qui récapitule les comptes de façon plus détaillée,
• Un bilan comptable, un compte de résultat et une annexe.

En micro-entreprise, il suffit de tenir un livre des recettes.

L’obligation de facturation

En tant que chauffeur privé, vous êtes amené à transporter des passagers d’un point à un autre, avec réservation préalable obligatoire. Or, chaque course donne lieu à l’édition d’une facture qui doit être remise au client, sauf lorsque la prestation n’excède pas 25 € TTC (et que le passager n’en fait pas expressément la demande).

Chaque facture doit comporter des mentions obligatoires adaptées aux particularités de la profession de chauffeur :

• Le numéro de la facture (suivant une séquence chronologique sans interruption),
• La date d’émission,
• Les coordonnées de l’entreprise (nom ou dénomination sociale, forme juridique, adresse, numéro SIREN ou SIRET),
• Le numéro de TVA si l’entreprise est assujettie ou la mention « TVA non applicable conformément à l’article 293 B du CGI » en cas de franchise en base,
• L’identité du client,
• Les détails de la prestation (date de la course, distance totale parcourue, montant TTC et HT en euros, montant de la TVA et taux applicable, nombre de passagers transportés et modalités de paiement),
• Les informations relatives à l’assurance responsabilité civile de l’entrepreneur (nom et coordonnées de l’assureur, numéro de contrat, étendue géographique de la couverture).

En cas de doute, n’hésitez pas à demander conseil à votre expert-comptable VTC.

L’obligation de déclarer la TVA

Dès lors que votre entreprise est assujettie à la TVA, vous devez déclarer et reverser la taxe en respectant un calendrier spécifique. Ainsi, la déclaration est mensuelle ou trimestrielle au régime réel normal, et annuelle si vous relevez du régime réel simplifié. Si vous bénéficiez de la franchise en base (en dessous de 37 500 € par an en 2025), vous ne devez pas collecter ni déclarer la TVA.

Là où les choses se compliquent, c’est qu’il existe différents taux applicables aux activités de VTC. À titre d’exemple, le taux normal de 20 % s’applique aux formules de tarification à l’heure indépendantes de la distance parcourue, tandis qu’un taux réduit de 10 % est prévu lorsque la tarification est directement liée à la distance parcourue. Par ailleurs, les plateformes de transport (Uber, Bolt ou autre) facturent leurs prestations avec des taux spécifiques, ce qui complexifie encore la gestion comptable.

À cela, il faut ajouter le mécanisme de récupération de la TVA sur les dépenses liées au véhicule utilisé dans l’exercice de l’activité – si vous relevez du régime réel. Le droit à déduction suppose de détenir une facture originale du fournisseur comportant visiblement le taux et le montant de la taxe, et s’opère à partir du moment où la TVA devient exigible. Cette déduction concerne :

• Le prix d’acquisition du véhicule ou les loyers versés pour l’utilisation d’une voiture en location,
• Les dépenses de carburant,
• Les frais de réparation et d’entretien.

La complexité de ces processus (application du bon taux de TVA et déduction de la taxe pour vos dépenses) suppose de travailler en collaboration avec un professionnel aguerri : un expert-comptable pour VTC.

L’obligation de déclaration fiscale et sociale

Ces déclarations ne sont pas spécifiques des chauffeurs de VTC. En fonction de la forme juridique et du régime d’imposition, vos revenus sont soumis à l’IR ou à l’IS.

• Dans le cadre de l’impôt sur le revenu, vous déclarez le bénéfice de votre entreprise ainsi que votre rémunération (ou seulement le chiffre d’affaires pour une micro-entreprise). La déclaration est annuelle et le prélèvement de l’impôt à la source se fait mensuellement ou trimestriellement, sauf à opter pour le versement libératoire.
• Dans le cadre de l’impôt sur les sociétés (SASU par défaut ou EURL sur option), l’imposition s’applique au bénéfice généré par la société : la différence entre le chiffre d’affaires et les dépenses engagées – y compris la rémunération versée au dirigeant. Le taux d’imposition est de 15 % sur la part du bénéfice allant jusqu’à 42 500 €, puis de 25 % au-delà. La déclaration est annuelle et les versements sont trimestriels, sous forme d’acomptes.

Pour ce qui est des cotisations sociales versées à l’Urssaf, tout dépend de la forme juridique. Elles sont déclarées et versées chaque mois ou trimestre, via des cotisations calculées directement sur le chiffre d’affaires (micro-entreprise) ou via des montants provisionnels avec régularisation des charges l’année suivante (entreprise individuelle, EURL, SASU).

Quels services spécifiques sont proposés par les experts-comptables pour VTC ?

Concrètement, quels services peut vous offrir un expert-comptable VTC ? Il faut comprendre que les missions d’un professionnel de la comptabilité spécialisé dans le transport de personnes répondent à l’ensemble des besoins des chauffeurs privés. Un expert-comptable vous aide ainsi à :

• Créer votre structure juridique en tenant compte de vos besoins et de vos perspectives de développement, et en prenant en charge les formalités indispensables (rédaction des statuts, publication d’un avis de constitution, enregistrement de l’activité sur le guichet de l’INPI).
• Tenir votre comptabilité dans le respect des obligations qui vous incombent : facturation, enregistrement des opérations dans les registres comptables, établissement des comptes annuels et conservation des pièces justificatives (notamment pour la déduction des frais professionnels). Lorsque la certification des comptes annuels est indispensable, vous bénéficiez des services d’un commissaire aux comptes.
• Suivre les commissions prélevées par les plateformes avec lesquelles vous travaillez.
• Gérer vos déclarations fiscales et sociales, ainsi que vos versements obligatoires.
• Gérer votre trésorerie en suivant vos encaissements et vos décaissements, et en optimisant vos flux financiers. Cela vous donne une vision d’ensemble de votre activité et vous permet d’ajuster votre stratégie en temps réel.
• Optimiser vos revenus en identifiant les déductions fiscales pertinentes et en suivant de près la réglementation en vigueur pour trouver les leviers spécifiques à actionner.
• Éviter les erreurs et les oublis, par exemple dans la déclaration de la TVA ou dans la comptabilisation des frais professionnels à déduire du chiffre d’affaires pour connaître le bénéfice imposable. Vous avez ainsi la certitude que votre entreprise reste en conformité avec la législation, limitant les risques de subir des pénalités.
• Développer votre activité au moment opportun : choix d’un nouveau statut mieux adapté à votre nouveau projet, établissement d’un business plan, réalisation d’une étude de marché et recherche de financements.

Le principal avantage d’un expert-comptable pour VTC (inscrit à l’Ordre des experts-comptables) réside dans sa connaissance pointue du secteur, ce qui lui permet de vous conseiller au plus près de vos besoins et de vous guider dans les décisions à prendre. Il s’agit donc d’un investissement judicieux qui, au passage, vous fait gagner un temps précieux et vous donne toute latitude pour vous focaliser sur le développement de votre activité.