Calcul du coût d’un salarié : comment ça marche ?

Le coût d’un salarié ne se limite pas au montant du salaire net indiqué en bas de la fiche de paie : il faut également tenir compte de la rémunération brute et des cotisations patronales à verser aux organismes compétents. De fait, il est important de connaître à l’avance le coût global des employés que vous envisagez de recruter, ainsi que les conséquences de ces dépenses sur votre budget prévisionnel. Comment faire ? Découvrez comment utiliser à bon escient le simulateur fourni par l’Urssaf.

La rémunération du salarié, ça marche comment ?

La rémunération est versée au salarié en contrepartie du travail fourni pour l’entreprise. Elle comprend le salaire de base, mais aussi les primes et les avantages en nature, ainsi que les majorations prévues par la législation, par un accord collectif, ou par la convention collective de branche. Son montant exact est librement fixé lors d’une négociation entre l’employeur et le futur salarié, dans le respect des dispositions légales et conventionnelles :

• Son montant ne peut pas être inférieur au salaire minimum interprofessionnel de croissance, soit 11,88 euros bruts de l’heure et 1 801,80 euros bruts par mois pour 35 heures de travail.
• Son montant doit être le même, à travail équivalent, pour les femmes et les hommes (principe d’égalité salariale).
• Son montant est utilisé pour calculer diverses indemnités, par exemple dans le cadre d’une rupture conventionnelle.

Par ailleurs, les modalités de paiement sont définies par la loi : le versement du salaire est effectué une fois par mois, à date fixe, avec la possibilité de demander un acompte à quinzaine (sauf refus exprimé par l’entreprise).

Pour vous aider, Keobiz met à disposition un calculateur du temps de travail de votre salarié, essentiel pour la gestion des salaires.

Le salaire comprend communément un brut et un net. Le brut correspond à la totalité des sommes perçues par le salarié, conformément à ce que prévoit le contrat de travail. Le net correspond au montant perçu après déduction des charges qui financent la protection sociale, mais avant le prélèvement à la source. Sur la fiche de paie, celui-ci est signalé de la façon suivante : « net à payer avant impôt sur le revenu ». On trouve aussi le « net à payer » après calcul de l’impôt.

Au salaire viennent s’ajouter d’éventuelles primes et gratifications, dont le versement peut être rendu obligatoire par le contrat de travail, par un accord collectif, par une convention de branche, par l’usage (à savoir un ensemble de règles non écrites) ou par l’engagement unilatéral de l’entreprise. Il peut s’agir de primes annuelles (comme le 13^e mois ou la participation), de primes relatives au rattrapage du coût de la vie, de primes liées à la personne (pour récompenser son assiduité, sa ponctualité ou son ancienneté), ou de primes relatives à des conditions de travail spécifiques (par exemple des conditions pénibles ou dangereuses, ou encore du travail de nuit).

Enfin, les avantages en nature désignent des biens mis à la disposition du salarié en complément de son salaire. Par exemple de la nourriture, un véhicule ou un logement de fonction. Ces avantages sont intégrés à la rémunération dans divers cas de figure : pour contrôler le respect du salaire minimum, déterminer le montant des indemnités à verser (congés payés, licenciement ou indemnité compensatrice de préavis), calculer les contributions sociales et évaluer les revenus à déclarer aux impôts.

Parfois l’employeur doit compenser des dépenses, comme quand un véhicule personnel est utilisé à des fins professionnelles. Calculez le montant dû à votre salarié avec le calculateur d’indemnités de frais kilométriques de notre cabinet d’expert-comptable.

Pourquoi calculer le coût d’un salarié ?

Le coût du salarié va au-delà du salaire net qui apparaît sur la fiche de paie. Il intègre notamment les compléments de rémunération prévus par la convention collective ou par un accord d’entreprise, ainsi que les charges patronales et les contributions sociales, mais aussi les déductions à appliquer pour la complémentaire santé (les cotisations du salarié à la mutuelle étant mentionnées sur la fiche de paie) et les frais annexes liés à l’embauche. Par exemple, l’entreprise peut vouloir évaluer le coût d’un salaire au Smic avec les charges patronales intégrées, ou déterminer une indemnité de congés payés pour un CDD. Ou un particulier peut avoir besoin d’estimer le Cesu total à déclarer pour les salaires des personnes qu’il embauche à domicile (voir à ce propos notre article sur le Cesu employeur).

Or, s’il est essentiel de connaître le coût total d’un salarié en amont du recrutement, c’est que cette information constitue un élément clé de la gestion du budget prévisionnel de l’entrepreneur. Cela est dû au fait que la rémunération du personnel représente une part importante des coûts de fonctionnement. C’est donc un moyen pour gérer les finances de l’entreprise et anticiper sa rentabilité en faisant les bons choix quant à l’attribution des ressources, mais aussi pour améliorer sa compétitivité.

Comment calculer le coût d’un salarié ?

Pour calculer le coût global du salarié, il faut tenir compte du salaire et des charges (l’ensemble des cotisations sociales, qu’elles soient salariales ou patronales), et pour cela faire la distinction entre le salaire net, brut et super-brut.

Le salaire net

Le salaire net désigne la rémunération réellement perçue par le salarié une fois toutes les contributions déduites du montant brut, en intégrant divers éléments comme le salaire mensuel, les primes et les avantages en nature. Ces montants sont donc retenus avant de convertir le brut en net.

salaire brut – cotisations salariales

Les cotisations salariales (qui représentent environ 23 % du brut) correspondent à la part du coût social de l’emploi qui est assumée directement par l’employé. Elles englobent plusieurs contributions spécifiques de la protection sociale du salarié, comme l’assurance maladie et l’assurance chômage (Urssaf), l’assurance retraite (Agirc-Arrco), la contribution sociale généralisée (CSG) et la contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS).

Le salaire brut

Le salaire brut renvoie au montant versé au salarié avant la déduction des charges salariales, mais après la déduction des cotisations dues par l’entreprise. Celles-ci correspondent à la part versée par les employeurs aux organismes chargés du recouvrement, et servent à financer la protection sociale du salarié : allocations familiales, assurance chômage, assurance vieillesse, retraite complémentaire. À cela, il faut parfois ajouter la taxe sur les salaires, les cotisations diverses (au Fonds national d’aide au logement, à la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie, à la formation professionnelle), et le versement mobilité.

La formule de calcul est la suivante :

salaire net + cotisations salariales

Calculées en pourcentage, elles représentent entre 22 et 42 % du salaire brut et augmentent avec le niveau de rémunération, en grande partie du fait de la cotisation retraite complémentaire.

Le salaire super-brut 

On emploie le terme « super-brut » pour se référer au coût global du salarié pour l’entreprise (ou « total chargé », ou encore « coût employeur ») : il s’agit du salaire net auquel on ajoute les cotisations salariales et patronales.

salaire brut + cotisations patronales

Ce montant est égal au coût réel du salarié. À titre d’exemple, un employé qui perçoit un salaire net (avant impôt) de 2 000 € coûtera 3 299 € à l’entreprise. Mais tout dépend du type de contrat, du statut du salarié (selon qu’il est cadre ou non), de la taille et de la localisation de l’entreprise – entre autres paramètres.

Les charges indirectes

Certains coûts n’entrent pas dans le calcul du « total chargé », mais doivent néanmoins être anticipés lors de l’embauche d’un salarié. Ces charges indirectes comprennent :

• Les coûts liés au processus de recrutement mis en place par les RH : la publication de l’offre d’emploi, l’organisation des entretiens, et éventuellement la rémunération du prestataire sollicité pour identifier les meilleurs candidats sur le marché.
• Les coûts liés à l’onboarding du nouveau collaborateur, à sa formation par les managers, et à sa montée en compétences.
• Les coûts liés à l’équipement et au matériel destinés au nouveau salarié pour garantir sa productivité.
• Les titres-restaurant dont l’entreprise prend une partie à sa charge (entre 50 et 60 %).
• Les primes exceptionnelles versées au salarié.
• La prise en charge des frais de transport entre le domicile et le lieu de travail (la participation financière de l’entreprise doit couvrir au minimum 50 % du coût).

Comment réduire le coût d’un salarié ?

Le coût du salarié ne peut pas faire l’objet d’une modulation importante, les dispositions relatives à la rémunération étant fixées par la loi (ou par la convention de branche propre à chaque métier) et le montant des charges, par le législateur. Néanmoins, il existe un certain nombre de dispositifs conçus pour encourager les entreprises à embaucher en allégeant le coût du travail.

En voici une sélection :

• La réduction générale des cotisations dues par l’entreprise, anciennement « réduction Fillon » (aussi appelée « zéro cotisation Urssaf »), permet de baisser le montant des charges patronales versées par l’entreprise pour les salaires qui n’excèdent pas 2 882,88 euros bruts par mois. Cette baisse des contributions est le prolongement de l’ancien Crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi (CICE).
• La déduction forfaitaire patronale permet à l’entreprise de déduire un montant forfaitaire de ses charges si elle emploie moins de 250 salariés et que ceux-ci font des heures supplémentaires.
• Le taux réduit d’allocations familiales (3,45 % au lieu de 5,25 %), applicable aux salariés dont la rémunération n’excède pas 3,5 fois le Smic.
• Le taux réduit de la cotisation maladie (7 % au lieu de 13 %), applicable aux salariés dont la rémunération n’excède pas 2,5 fois le salaire minimum.
• Les taux réduits appliqués à certaines professions : les journalistes, les artistes du spectacle, les mannequins et les professionnels de santé.
• L’exonération conférée par le statut de Jeune entreprise innovante, de croissance ou universitaire (pour une entreprise créée avant le 31 décembre 2025), dans la limite de 235 500 euros (montant annuel par établissement).
• L’exonération « aide à domicile » pour les entreprises de services à la personne, les organismes habilités au titre de l’aide sociale ou ayant passé une convention avec un organisme de Sécurité sociale, et les centres communaux ou intercommunaux d’action sociale.

La bonne nouvelle, c’est que ces exonérations peuvent être cumulées.

Comment utiliser notre simulateur de calcul du coût d’un salarié ?

Le simulateur en ligne mis en place par le site mon-entreprise.urssaf.fr vous permet d’évaluer rapidement le coût d’une embauche, en vous renseignant sur le salaire net mensuel de votre futur employé et le coût total que cela représente pour votre entreprise, à des fins de compétitivité.

Pour évaluer ce coût, il vous suffit d’indiquer, au choix :

• Un coût total.
• Un salaire brut.
• Un salaire net.
• Un salaire net d’impôt.

Une fois le résultat obtenu, il est possible d’affiner la réponse en remplissant les pages du formulaire numérique situé en dessous du simulateur : type de contrat, durée du travail, statut du salarié, convention applicable, indemnités de transport – et bien d’autres informations.

Cet outil permet d’estimer le montant mensuel de l’ensemble des cotisations et contributions et le coût total de la rémunération à prévoir lors d’une embauche, ainsi que le salaire net après impôt qui sera versé à l’employé. L’estimation prend en compte l’application, régulièrement mise à jour, des charges sociales, des réductions de cotisation et de l’impôt sur le revenu au taux dit « neutre ».