Quelles sont les obligations à connaître pour tenir la comptabilité du traiteur ?
Le traiteur peut exercer son activité comme entrepreneur individuel (EI, EURL) ou au sein d’une société (SASU, SARL, SAS). Il n’a pas besoin de diplôme, sauf pour devenir charcutier-traiteur ou boucher-traiteur. Le métier comprend deux services principaux : la préparation de plats pour la vente à emporter et l’organisation d’événements. Ce sont deux dimensions à prendre en compte dans la comptabilité du traiteur, qui intègre de nombreuses obligations.
Assurez-vous de faire le bon choix de statut juridique, car il détermine le cadre légal de votre entreprise, mais aussi vos obligations comptables. Par exemple, si vous optez pour la création d’une entreprise individuelle, la gestion comptable est généralement simplifiée, avec la tenue d’un livre comptable qui fait état des recettes et des dépenses. Par contre, pour la création d’une SAS ou d’une SARL, la comptabilité est plus stricte, incluant la gestion d’un bilan comptable, d’un compte de résultat, et la présentation annuelle des comptes aux associés. N’hésitez pas à contacter notre cabinet d’expert-comptable pour bénéficier de conseils avisés.
Tenir sa comptabilité de traiteur
Les traiteurs sont des commerçants et, comme tels, doivent tenir une comptabilité à jour. Cela implique d’enregistrer l’ensemble des opérations (encaissements et paiements) de la journée : stocks, charges fixes, salaires du personnel, cotisations sociales, amortissement du fonds de commerce, facteurs, et bénéfices. En restauration comme dans les autres métiers de fourniture de services, le livre de caisse peut servir à enregistrer toutes les rentrées d’argent, indépendamment du mode de paiement. Ces opérations se retrouvent ensuite dans les tableaux de bord de votre logiciel de comptabilité ou de votre plateforme digitale.
Présenter des états financiers (bilan comptable et compte de résultat)
Toutes les entreprises doivent tenir leurs comptes à jour et présenter des états financiers en fin d’exercice, sauf en micro-entreprise. Ces états comprennent un bilan (actifs et passifs) et un compte de résultat (produits et charges : tout ce qui constitue la vie de l’entreprise pendant l’année comptable). Le cas échéant, il faut aussi produire une annexe, mais seulement au-delà de seuils de chiffre d’affaires, de bilan et de personnel. Demandez à votre comptable pour traiteur de faire le point sur vos obligations.
Élaborer et transmettre une liasse fiscale à l’administration
Élaborée par un professionnel de la comptabilité, la liasse fiscale permet à l’administration de calculer le montant de l’impôt à payer, et à l’entreprise de présenter sa santé financière à ses partenaires. Elle est constituée d’une déclaration de résultat et de nombreux tableaux annexes.
Déclarer son chiffre d’affaires
À intervalles réguliers (tous les mois ou tous les trois mois) le traiteur doit déclarer son chiffre d’affaires, à partir duquel seront calculées ses cotisations sociales et ses taxes. Différents statuts juridiques entraînent différentes obligations : il est donc préférable de se faire assister par un comptable.
Facturer ses clients et ses fournisseurs
La facturation d’un restaurateur doit se faire conformément aux normes en vigueur. Notez que les entreprises ont l’obligation d’adopter la facturation électronique et d’utiliser, dans ce but, une plateforme digitale adaptée. Vous devez aussi accepter les factures dématérialisées émises par vos partenaires commerciaux.
Réaliser un audit certifié afin de justifier de la régularité des comptes
La réalisation d’un audit certifié, confiée à un commissaire aux comptes, permet de justifier de la régularité et de la sincérité des comptes de votre activité. L’audit témoigne de la réalité des comptes de votre commerce.
Quelles sont les spécificités comptables d’un traiteur ?
La comptabilité du traiteur revêt des particularités par rapport à celles des autres métiers de la restauration. Quelles sont-elles ?
Les dépenses liées aux événements
Le traiteur est amené à organiser des événements pour le compte de ses clients. Ce type de prestation suppose d’enregistrer avec soin toutes les dépenses associées à la mise en place de l’événement : aliments et boissons, mais aussi location de la salle, personnel nécessaire pour le service, acheminement des mets jusqu’au lieu de la réception, et autres coûts.
L’enregistrement et le suivi des factures fournisseurs
Les fournisseurs sont essentiels au bon fonctionnement d’une activité de traiteur : distributeurs de produits frais, grossistes, maraîchers et autres. En ayant affaire à un grand nombre d’interlocuteurs, vous multipliez les factures à traiter dans votre comptabilité, ainsi que les risques pesant sur votre trésorerie. Ce qui augmente mécaniquement la lourdeur de vos tâches : ces factures doivent être enregistrées avec rigueur et donner lieu à un suivi des paiements et des éventuels retards.
La diversité des achats et des coûts
Les restaurateurs font face à une grande diversité des achats, ainsi qu’à des coûts fixes et variables. C’est le cas en raison de la saisonnalité du métier, qui influe sur la demande : les stocks et les effectifs augmentent ou diminuent en fonction des périodes de l’année. Un suivi rigoureux de la trésorerie est donc indispensable, si possible avec le concours d’un comptable spécialisé.
La ventilation des recettes par mode de paiement
Autre particularité : la ventilation des recettes par mode de paiement plutôt que par client (difficile en raison du nombre de ventes aux particuliers). En restauration, les paiements se font de multiples manières : espèces, carte bancaire, titres-restaurant, chèques, virements. Chaque règlement doit faire l’objet d’une écriture comptable dans la bonne case. Un bon logiciel de comptabilité pour traiteur intègre de base une fonction dédiée qui présente le total par mode de paiement.
Le coulage
Dans le secteur de la restauration, le « coulage » désigne les différences constatées entre les achats décaissés et les stocks : en bref, la marchandise disparue. Le coulage résulte d’un problème de gestion du stock, d’une erreur humaine (de commande ou de saisie), d’une mauvaise rotation, ou encore d’un vol. C’est un point déterminant de la comptabilité du traiteur.
Quelles sont les particularités fiscales d’un traiteur ?
Au-delà des obligations comptables, l’activité de traiteur se caractérise par des particularités sur le plan de la fiscalité. Celles-ci sont tout aussi importantes à connaître.
Les dépenses du compte 6257
Le compte 6257 (« réceptions ») est réservé à l’enregistrement des dépenses associées à l’organisation d’événements par le restaurateur, en sous-traitance à la demande de ses clients. Ces dépenses incluent les coûts de location du lieu où se déroule l’événement, les frais de restauration, et les coûts afférents à la réception. Par ailleurs, ces charges peuvent être déduites du chiffre d’affaires dans certaines limites.
La déductibilité de certaines dépenses (et ses limites)
Certaines dépenses, dont celles qui sont enregistrées dans le compte 6257, sont déductibles du résultat fiscal de l’entreprise. Il existe toutefois des conditions à respecter, ainsi que des plafonds imposés par la réglementation. Pour être éligibles, ces dépenses doivent être en lien direct avec l’activité de restauration.
La TVA pour certains frais de réception
Dans le cadre de la prestation de services en réception, certains frais sont soumis à la TVA. Vous devez enregistrer rigoureusement les dépenses concernées afin de pouvoir récupérer la TVA déductible.
Un taux de TVA qui varie
L’activité de traiteur se caractérise par l’application de plusieurs taux de TVA en fonction de la situation. Il faut différencier les plats et les boissons prévus pour une consommation immédiate (10 %), les boissons alcoolisées (20 %) et les aliments et boissons vendus scellés à emporter (5,5 %). Cette complexité explique la nécessité de faire appel à un comptable spécialisé pour traiteur.
Quels sont les avantages d’un comptable en ligne ?
En théorie, vous pouvez gérer votre comptabilité de traiteur par vos propres moyens, à l’aide d’un logiciel de compta ou même d’une simple feuille de calcul. En pratique, en raison des obligations nombreuses qui vous concernent et des enjeux auxquels vous faites face (avec un risque important d’erreur), vous avez intérêt à vous faire accompagner par un comptable en ligne. Quels avantages allez-vous en tirer ?
- Vous allez gagner beaucoup de temps. La tenue comptable en restauration est aussi complexe que chronophage, ce qui est incompatible avec votre charge de travail. D’où l’intérêt de déléguer votre comptabilité de traiteur à quelqu’un qui s’occupe de tout : tenue des comptes, déclarations fiscales et sociales, réalisation des inventaires et des bilans.
- Vous suivez votre activité en temps réel via une plateforme de comptabilité en ligne, accessible à tout instant, et dotée de tableaux de bord riches en indicateurs pertinents. Vous savez à tout moment où vous en êtes du chiffre d’affaires, de la trésorerie et des stocks. Vous composez vous-même vos tableaux de bord en fonction de vos besoins.
- Vous profitez de conseils au moment de créer votre entreprise : nécessité ou non d’avoir obtenu un diplôme ou de justifier de qualifications professionnelles, choix parmi les statuts juridiques possibles (EI, EURL, SASU, SARL, SAS, SA), règles d’hygiène propres au métier.
- Vous bénéficiez de l’accompagnement d’un comptable pas cher en ligne : un professionnel qui propose des tarifs attractifs, adaptés aux besoins des petites entreprises de restauration. Un expert-comptable en ligne prend en charge les mêmes tâches qu’un comptable de proximité, tout en étant plus disponible et moins coûteux.
Vous avez besoin d’un accompagnement pour réaliser votre comptabilité en service à la personne ? Vous cherchez un expert-comptable pour les charcutiers, pour un ostéopathe libéral ou encore un expert-comptable spécialisé pour psychologue pour prendre en charge vos obligations comptables ?
Votre cabinet d’expertise comptable en ligne Keobiz est à vos côtés, quels que soient votre secteur d’activité ou votre métier. Déclarations fiscales, choix du statut juridique, gestion comptable, fiscalité, déclaration de patrimoine, optimisation de la trésorerie, gestion des clients, etc. Nos experts vous aident à prendre les bonnes décisions et à maximiser la rentabilité de votre entreprise.
Quels tarifs pour un expert-comptable spécialisé en traiteur ?
Tout dépend de la taille de votre activité, de votre profil fiscal, des missions comptables à déléguer et des tarifs appliqués. Chez Keobiz, nous avons à cœur de proposer des services adaptés aux besoins spécifiques des restaurateurs, pour un coût raisonnable. Nos forfaits d’accompagnement en comptabilité de traiteur démarrent à 49 € HT par mois.
Vous employez déjà un expert-comptable à Paris ou à Lyon et vous n’êtes pas satisfait de son travail ? Sachez que la responsabilité de l’expert-comptable peut être engagée, notamment s’il commet des erreurs. Pour éviter ce genre de situation, adressez-vous à un cabinet d’expert comptable agréé par l’Ordre des experts-comptables.
Questions fréquentes posées par les clients du cabinet Keobiz
Quel compte comptable pour un traiteur ?
La comptabilité du traiteur intègre de nombreux enregistrements comptables. Vous devez comptabiliser les achats dans un seul compte en cours d’année (par exemple, le compte 607) et tenir un relevé des quantités vendues (en l’état ou utilisées pour les buffets). Une partie du compte 607 doit être basculée en fin d’année vers les comptes 601, 602 ou 603 réservés aux achats pour les prestations de buffet.
Quand utiliser le compte 6068 ?
Le compte 6068 (« achats d’autres matières et fournitures ») est utilisé par les restaurateurs pour enregistrer, par exemple, les achats de matériel pour l’emballage des produits alimentaires ou la décoration pour les événements, mais sans intention de tenir un stock (sinon, c’est le compte 6026 qu’il faut employer).
Quand utiliser le compte 6234 ?
Le compte 6234 est utilisé pour enregistrer l’achat de cadeaux faits par l’entreprise à ses clients ou à ses partenaires. Dans le cas d’un traiteur, cela concerne des produits alimentaires et des boissons. Lorsqu’ils sont fabriqués par l’entreprise, ils peuvent être comptabilisés dans le compte 6232 (« échantillons »). Attention aux règles fiscales qui s’appliquent aux cadeaux.
Quand utiliser le compte 6281 ?
Le compte 6281 sert à enregistrer les cotisations professionnelles de l’entreprise, ainsi que les cotisations versées à un centre de gestion. Cela ne concerne pas les frais liés au recrutement du personnel, qui sont enregistrés dans le compte 9284.
